Control de gastos
Plantilla Excel para el control de gastos de la empresa
Descarga esta plantilla de Excel de control de gastos e ingresos de la empresa y conoce y gestiona el ahorro de cada mes.
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Mireya Ruiz
HR Consultant
13 de marzo, 2025
La gestión y el control de los gastos de un negocio puede suponer todo un reto si no se realiza con una herramienta adecuada. Para ello puedes apostar por una plantilla Excel de control de gastos o por un software de recursos humanos como Sesame HR donde básicamente puedes registrar el balance de los gastos y los ingresos mensualmente.
Mantener un registro detallado y preciso de todos los gastos ayuda a las empresas a controlar el flujo de efectivo, planificar presupuestos, identificar áreas de ahorro, y garantizar el cumplimiento de las obligaciones fiscales. Las plantillas de Excel son herramientas efectivas y accesibles para llevar un ordenado control de gastos de la empresa.
Descarga la plantilla de control gastos en Excel
Prueba esta plantilla de Excel para registrar los gastos de tu negocio y empieza a simplificar la gestión financiera y contable. Se trata de una plantilla de Excel sencilla y completamente gratuita que puedes editar y personalizar para usarla en tu organización las veces que sea necesario.
Sin embargo, si prefieres ir un paso más allá, en lugar de contar con una plantilla para el control de gastos en Excel, puedes contar con una app de control de gastos o un software que te ayude a gestionar los gastos, automatizar tareas, clasificarlos fácilmente, obtener informes para facilitar la toma de decisiones y mucho más.
¿Cómo usar la plantilla de Excel para la gestión de los gastos?
Si no sabes cómo hacer una hoja de cálculo para ingresos y gastos, no lo dudes más y descarga esta plantilla de Excel perfecta para llevar un control básico de los gastos de una empresa diarios o mensuales. Sin tener que aprender a usar fórmulas y funciones de Excel tediosas y sin tener que hacerla desde cero, solo tienes que pulsar sobre el botón de «descarga» y abrirlo en tu ordenador para empezar a completar los datos y la información de tu negocio. ¡Así de sencillo!
Crear una estructura financiera estable, un balance de gastos e conocer las inversiones futuras puede ayudar a una empresa a supervisar y registrar todos los movimientos que se realizan con el dinero.
La plantilla de control de gastos en formato Excel consta de dos hojas de cálculo: la lista y el desglose o la evolución de los años, veamos la información que recoge cada una de ellas:
- En la lista vamos a incluir los ingresos y gastos respecto a una fecha, puedes añadir la fecha, el concepto y la cantidad o el precio.
- Por otro lado, en desglose se actualizan los datos automáticamente si los cambias en la primera pestaña de la plantilla de Excel y conocerás con detalla los ingresos, gastos y el ahorro anual.
- Como puedes comprobar en el formato de control de gastos en Excel está creada para hacer de calculadora de gastos de la empresa y realizar el seguimiento de los gastos de manera sencilla.
Consejos para el uso eficiente de la plantilla
- Categorías claras: define categorías de gastos claras y específicas para facilitar el análisis.
- Entrada de datos consistente: asegúrate de que todos los datos se introduzcan de manera consistente, siguiendo el mismo formato.
- Protección de datos: utiliza la función de protección con contraseña para evitar modificaciones accidentales o no autorizadas.
- Respaldo regular: haz copias de seguridad del archivo regularmente para evitar la pérdida de datos.
Beneficios de usar la plantilla de control de gastos de la empresa
Implementar una plantilla de control de gastos en una empresa ofrece múltiples beneficios que contribuyen a una gestión financiera más eficiente y efectiva. A continuación, se destacan algunas de las principales ventajas:
- Registro detallado y organizado: una plantilla permite documentar minuciosamente cada gasto e ingreso, facilitando la organización y seguimiento de las finanzas empresariales.
- Mejora en la toma de decisiones: al disponer de datos financieros precisos y actualizados, los gestores pueden tomar decisiones informadas que favorezcan la rentabilidad y sostenibilidad del negocio.
- Identificación de áreas de ahorro: el análisis de los registros financieros permite detectar patrones de gasto innecesarios o excesivos, lo que facilita la implementación de estrategias para reducir costos y optimizar recursos.
- Cumplimiento de políticas internas: personalizar la plantilla según las políticas de gastos de la empresa garantiza que todos los desembolsos se realicen conforme a las directrices establecidas, evitando gastos no autorizados.
- Automatización y reducción de errores: las plantillas de Excel permiten automatizar cálculos y procesos, minimizando errores humanos y reduciendo el tiempo dedicado a tareas administrativas.
- Facilitación de auditorías y cumplimiento fiscal: un registro financiero ordenado simplifica las auditorías internas y externas, asegurando el cumplimiento de las obligaciones fiscales y normativas vigentes.
- Planificación y previsión financiera: mantener un historial de gastos e ingresos permite elaborar presupuestos más realistas y prever necesidades financieras futuras, contribuyendo a una planificación estratégica más acertada.
Sesame HR: la mejor solución para el control de gastos de empresa
Sesame HR se posiciona como una solución integral y eficiente para el control de gastos empresariales, ofreciendo múltiples funcionalidades que optimizan la gestión financiera. A continuación, se destacan las principales ventajas de utilizar este software:
Centralización de la gestión de gastos
Sesame HR permite visualizar y gestionar todos los gastos de la empresa desde una única plataforma centralizada, eliminando la necesidad de utilizar múltiples herramientas y facilitando el seguimiento financiero.
Automatización del registro de gastos
Los empleados pueden registrar sus gastos de forma inmediata y sencilla, simplemente subiendo fotografías de los recibos a la plataforma. Esta automatización reduce errores y agiliza el proceso de documentación.
Seguimiento en tiempo real
La plataforma ofrece visibilidad inmediata de todos los gastos, permitiendo a los gestores aceptar, rechazar o solicitar información adicional sobre los gastos registrados por los empleados en tiempo real.
Integración con tarjetas corporativas
Sesame HR proporciona tarjetas físicas y virtuales para que los empleados realicen pagos corporativos. Estas tarjetas están integradas en la plataforma, lo que facilita el registro automático de gastos y reduce la necesidad de reembolsos en nómina.
Exportación sencilla de datos
La herramienta permite exportar los datos de gastos de manera rápida y compatible con otras herramientas financieras, simplificando la contabilidad y el análisis financiero.
Gestión de gastos de kilometraje
Además de los gastos habituales, Sesame HR facilita la gestión de gastos de kilometraje, permitiendo definir el precio por kilómetro y registrar recorridos, todo sin necesidad de herramientas adicionales.
Ahorro de tiempo y recursos
La automatización y centralización que ofrece Sesame HR resultan en un ahorro significativo de tiempo en la gestión de cada ticket y en la administración general de gastos, permitiendo al equipo financiero enfocarse en tareas más estratégicas.
Sesame HR se destaca como una solución completa para el control de gastos empresariales, proporcionando herramientas que facilitan la gestión, aumentan la transparencia y mejoran la eficiencia operativa. ¿Quieres optimizar el control de gastos de tu empresa? Regístrate y obtén una prueba gratis de Sesame HR por 14 días.
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