Base de datos de empleados
Plantilla de base de datos de empleados
Encuentra aquí una plantilla de base de datos de empleados en Excel, que puedes descargar de forma gratuita y gestionar la información de tus empleados.
Base de datos de empleados
Encuentra aquí una plantilla de base de datos de empleados en Excel, que puedes descargar de forma gratuita y gestionar la información de tus empleados.
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Mireya Ruiz
HR Consultant
4 de diciembre, 2024
En el departamento de recursos humanos mantener organizada toda la información es una prioridad. Imagina tener que gestionar todos los datos relacionados con los trabajadores de una empresa de más de 500 empleados y con mucho movimiento. Este trabajo se puede volver mucho más sencillo utilizando una plantilla de base de datos de empleados.
Esta plantilla resulta idónea para aquellos profesionales que busquen tener toda la información en un documento, al que puedan acudir cuando es necesario, y también a aquellas pequeñas empresas que no cuentan con softwares dedicados a estas gestiones, como puede ser Sesame.
Las pequeñas y medianas empresas (PYME) necesitan gestionar eficientemente la información de sus empleados para asegurar una administración fluida y eficaz de los recursos humanos. Una plantilla de base de datos de empleados bien diseñada puede ser una herramienta fundamental para organizar y acceder rápidamente a la información relevante sobre el personal.
Esta base de datos de trabajadores en Excel permite registrar todos los datos personales y de interés de los trabajadores. Esto facilita muchísimo las incorporaciones recientes. Guardar todos los datos en una base de datos en Excel facilita mucho su posterior localización cuando surge la necesidad de consultar algunos de los datos.
Una base de datos de empleados es un sistema organizado que permite almacenar, gestionar y acceder a toda la información relevante sobre los empleados de una empresa. Para las PYME, una plantilla de Excel puede ser una solución práctica y accesible para mantener esta información de manera estructurada y fácilmente accesible. A continuación, se describe cómo funciona esta plantilla y cómo puede implementarse en una PYME.
La plantilla de base de datos de empleados debe estar organizada de manera que sea fácil de usar y permita un acceso rápido a la información. A continuación, se describe la estructura básica de la plantilla, incluyendo las principales secciones y los datos que debe contener cada una de ellas.
Para que una base de datos de empleados sea eficiente, debe contener los siguientes datos:
Incluye detalles sobre el puesto y las condiciones laborales del empleado.
Registra la formación académica y profesional del empleado, así como los cursos y certificaciones obtenidos.
Registra las evaluaciones de desempeño del empleado, incluyendo feedback, objetivos y resultados.
Registra las ausencias, permisos y vacaciones del empleado.
La plantilla de base de datos de empleados debe incluir funcionalidades que faciliten la gestión de la información y la generación de informes. A continuación, se describen algunas de las funcionalidades clave.
La plantilla debe permitir buscar y filtrar la información de los empleados de manera eficiente. Esto puede lograrse utilizando las funciones de filtro y búsqueda de Excel, que permiten encontrar rápidamente la información relevante.
La plantilla puede incluir fórmulas y cálculos automáticos para facilitar la gestión de los datos. Por ejemplo, puede calcular automáticamente la antigüedad del empleado en la empresa, el total de días de vacaciones disponibles o el salario acumulado.
La plantilla debe permitir la generación de informes personalizados, como informes de ausencias, evaluaciones de desempeño, formación y desarrollo, etc. Esto puede lograrse utilizando tablas dinámicas y gráficos en Excel.
La seguridad de los datos es fundamental, especialmente cuando se maneja información personal y sensible. La plantilla debe estar protegida con contraseñas y tener permisos de acceso limitados para garantizar que solo el personal autorizado pueda acceder y modificar la información.
El primer paso es diseñar la plantilla de base de datos en Excel. Esto implica crear las diferentes hojas de trabajo para cada sección (información básica, información laboral, formación y desarrollo, evaluaciones de desempeño, ausencias y permisos) y definir las columnas y celdas necesarias para cada tipo de información.
El siguiente paso es recopilar los datos de los empleados y completarlos en la plantilla. Es importante asegurarse de que la información sea precisa y esté actualizada. Esto puede implicar la colaboración con los empleados y otros departamentos para obtener la información necesaria.
Una vez que se han recopilado y registrado los datos, es posible que sea necesario personalizar la plantilla para adaptarla a las necesidades específicas de la empresa. Esto puede incluir ajustes en las fórmulas, la creación de informes personalizados y la configuración de permisos de acceso.
El personal que utilizará la plantilla debe recibir capacitación adecuada para asegurarse de que comprenda cómo ingresar y gestionar la información de manera efectiva. Esto puede incluir formación sobre el uso de Excel, la entrada de datos, la generación de informes y la seguridad de los datos.
Finalmente, la plantilla de base de datos debe mantenerse y actualizarse regularmente para asegurarse de que la información esté siempre actualizada y precisa. Esto puede implicar la revisión periódica de los datos, la actualización de la información de los empleados y la generación de informes regulares.
Si la base de datos de empleados se que queda un poco corta porque sois muchos empleados en tu empresa o porque necesitas otro tipo de gestión. ¡Te recomendamos Sesame HR!
A continuación, podrás descubrir algunas de las ventajas que giran en torno a la implementación de un software de Recursos Humanos como Sesame HR, por ejemplo:
La base de datos de empleados archiva toda la información y documentos de los empleados dentro de su ficha personal, sean internos o externos. Puedes archivar y consultar los datos personales, salarios, contactos, certificaciones, incentivos, competencias, entre otros.
También permite gestionar de una forma sencilla un enorme número de empleados. Esto lo podemos hacer gracias al sistema de filtros y búsqueda avanzada. Así, podemos encontrar fácilmente a la persona que buscamos dentro de la base de datos.
Gracias a esta herramienta digital podrás seleccionar qué información deseas almacenar en cada ficha respectiva y en la base de datos de empleados. Se te proporcionará una configuración básica dividida en diferentes secciones temáticas. Sin embargo, también puedes agregar, borrar o modificar campos para obtener los datos que deseas y tenerlos siempre a tu alcance.
Mediante las diversas secciones de la plataforma, el departamento de RRHH podrá tener una visión general del personal. También tiene a disposición la lista de incentivos asignados a los colaboradores, todos los documentos cargados a lo largo de los años, los cursos de la empresa, etcétera.
La base de datos de empleados puede visualizarse junto a la sección de nóminas, de tal manera que se puede importar los datos necesarios. Entre dichos datos se incluyen las vacaciones acumuladas o los permisos otorgados. Dicha información puede visualizarse directamente en la ficha del empleado y también utilizar los informes y las búsquedas internas para completar todas las evaluaciones estratégicas.
Como ya lo hemos conversado, una base de datos de empleados eficaz es fundamental para cualquier empresa. Esto, gracias a que les permite tener centralizada y organizada miles de datos respecto a los empleados. Una de las formas en las que le puedes sacar el máximo provecho, es consultando los datos al momento de realizar una nómina.
Para nadie es un secreto lo estresante que puede resultar elaborar una nómina de empleados. Sin embargo, con la implementación de esta base de datos de empleados, este dolor de cabeza puede ser algo pasajero. Gracias a que tendrás toda la información al alcance de tus manos para así poder realizar dicha nómina de forma fácil y rápida.
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