24 de octubre, 2024

¿No sabes qué hay detrás de una plantilla de matriz RACI? Responsible. Accountable. Consulted. Informed. O lo que es lo mismo: RACI. Esas son las palabras que se esconden tras este acrónimo inglés.

Si es la primera vez que escuchas el término matriz RACI, debes saber que lo que se encuentra tras él es una herramienta de asignación de roles y responsabilidades en la gestión de tareas.

Es, por tanto, una herramienta que nos permite gestionar la productividad, haciendo que el trabajo permanezca mejor organizado y coordinado.

No es lo mismo que la plantilla de gestión de proyectos. Puesto que en este caso hablamos de una tabla que nos permite repartir las responsabilidades.

Así, lo que verdaderamente hacemos es definir las tareas de los proyectos en base a las tareas. Este concepto es muy importante en lo que a project & people management se refiere.

¿Por qué? Porque genera entornos cómodos de trabajo para aumentar la motivación y el nivel de implicación o participación de cada proyecto, facilitando la comunicación interna entre los miembros de un equipo.

¿Qué es el formato RACI?

La matriz RACI es una herramienta de gestión de proyectos que sirve para definir claramente las responsabilidades de cada miembro del equipo en relación a cada tarea o entregable.

¿Qué conceptos componen la matriz RACI?

Su nombre proviene de las iniciales de las cuatro funciones principales que asigna:

R (Responsible): persona que realiza el trabajo y es responsable de su ejecución.
A (Accountable): quien toma las decisiones finales y asume la responsabilidad ante el éxito o fracaso.
C (Consulted): aquellos que son consultados por su experiencia o conocimientos, y proporcionan asesoría.
I (Informed): los que necesitan ser informados sobre el progreso y resultados, pero no participan activamente.

¿Qué beneficios tiene la matriz RACI?

Uno de los principales beneficios que presenta la matriz RACI lo encontramos en la gestión de las cargas de trabajo, puesto que evita la sobrecarga de trabajo. Pero además destacamos estas 3 otras ventajas que nos ayudarán a llevar la coordinación de los proyectos a otro nivel.

Cumplimiento de los tiempos de trabajo

Cada miembro del equipo sabe en todo momento cuál es el trabajo que debe llevar a cabo, porque así queda pautado en la plantilla de la matriz RACI.

De esta forma, todos los proyectos y tareas correspondientes de los mismos se cumplen en tiempo y forma. Todos los componentes conocen su cometido y el tiempo en el que deberán completar su trabajo.

Mejor ejecución de las tareas

Como todo está planeado y fijado, hay menores probabilidades de duplicar tareas y establecer revisiones en todo momento para que paso a paso se pueda tener un mejor feedback del trabajo desempeñado.

De este modo, es mucho más fácil alcanzar los objetivos planteados y las expectativas se van cumpliendo porque nos encontramos ante una gestión eficiente.

Una buena alternativa para tener una mejor planificación de tareas y proyectos es contar con software de control horario como Sesame HR, que tiene una funcionalidad específica para ello.

Mejora de la coordinación en proyectos a mediana o gran escala

Esto se traduce en mayor satisfacción laboral. Cuando nos encontramos ante un proyecto de menor envergadura, detallar específicamente cada tarea puede ser tedioso. Y, en lugar de beneficiarnos, la organización es más compleja y se distorsionan las tareas.

En cambio, cuando nos encontramos ante proyectos de gran envergadura, observamos que el trabajo está bien organizado, se va cumpliendo y las partes responsables controlan al detalle lo que va sucediendo. Evitando así los problemas que puedan ir surgiendo.

Como decíamos en líneas anteriores, la matriz RACI nos permite establecer un rol de responsable (R), de aprobador (A), de consultado (C), y de informado (I).

Así, establecer a cada persona con una función específica sin importar su rango permite trabajar de forma mucho más cómoda, con unos canales de comunicación excelentes y llevando un seguimiento de principio a fin a lo largo de todo el proceso.

¿Cómo debes hacer uso de la plantilla de matriz RACI?

En las siguientes líneas encontrarás una plantilla de matriz RACI que podrás descargar y personalizar por completo. Pero antes de nada, te contamos qué debes tener en cuenta en su funcionamiento para sacarle el máximo partido posible.

Lo primero que debes tener en cuenta para hacer un uso correcto de la plantilla de matriz RACI es establecer roles adecuados de cara al establecimiento del responsable, aprobador, consultado e informado.

Además, un aspecto positivo a valorar de la matriz RACI es que podrás incorporar de forma adicional más responsables, informados y consultados.

Al mismo tiempo, deberás establecer un orden de prioridades en el trabajo, de tener claros los objetivos, implementar las KPIs a las que se recurrirán para conseguirlos. Y así sucesivamente. La plantilla debe estar preparada para cubrir todas las necesidades y tareas de un proyecto.

Por último, también es importante contemplar los posibles vacíos de acción para así solventar los problemas que puedan llegar a surgir.

¿Qué contiene esta plantilla de matriz RACI?

Esta plantilla de matriz RACI que encontrarás a continuación contiene apartados para añadir actividades, colaboradores y responsabilidades. Así, en esta plantilla descubrirás:

Una hoja con las funciones del proyecto de forma específica.
La asignación de las funciones del proyecto a un rol determinado.
Cómo llevar un seguimiento de las funciones de cada proyecto con base en el empleado.
Una hoja con la explicación y funcionamiento de la plantilla.

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