Onboarding digital, el plan de acogida de una empresa | Guía práctica |

20 de octubre, 2021

¿Qué es el onboarding digital en la empresa?

El onboarding digital es un elemento clave en la gestión de personal. Se trata del proceso de transformación digital que guiará los primeros pasos de los nuevos trabajadores de la empresa incluso desde antes de incorporarse a su nuevo puesto de trabajo.

Beneficios del onboarding digital en RRHH

Entre otras cosas, los procesos de onboarding sirven para facilitar la adaptación e integración de un empleado a su nuevo ámbito laboral.

En los últimos tiempos, los procesos de onboarding están tomando una especial relevancia ante el problema de la alta rotación de personal que sufren las empresas debido a la escasez de mano de obra.

El 40% de los nuevos empleados abandona su trabajo en el primer mes y sólo la mitad de los empleados logra superar el primer año.

—  Equifax Workforce Solutions

Retener talento con onboarding digital

Pasar por un plan de onboarding digital de empleados es una forma de que el trabajador sienta que la empresa se preocupa por él. De este modo, la empresa refuerza su marca y fideliza a los nuevos trabajadores. Estos se sienten más identificados que cuando no hay proceso de onboarding, y es más difícil que se marchen antes de acabar su contrato.

Preparar a todos por igual

El plan de acogida de una empresa también es una forma de facilitar la igualdad de oportunidades entre los trabajadores de la empresa. Los recién incorporados parten de 0, y pasar por el mismo proceso de inducción permitirá detectar aquellos más talentosos de aquellos con más dificultades para adaptarse a su nuevo puesto de trabajo.

Facilita la adaptación

Todos hemos sido el nuevo en alguna ocasión, y sabemos lo difícil que es llegar a un nuevo puesto de trabajo donde hay unas dinámicas, rutinas y formas de trabajar. Cuesta coger el ritmo de trabajo y ponerse a la altura de los demás. El onboarding digital pretende acelerar el proceso de adaptación, un win-win para la empresa y para el nuevo empleado.

Identifica carencias en trabajadores

A lo largo del proceso de onboarding digital también se pueden detectar las carencias o aspectos a mejorar en los trabajadores que no se han identificado en el proceso de selección. Está claro que no existe un trabajador perfecto, y detectar cuanto antes estos fallos permitirá formarlos para solucionar esas carencias y optimizar mejor su trabajo.

Otras

Por todo esto que hemos visto, el plan de acogida para nuevos empleados ayuda a mejorar la productividad. Al reducir el proceso de inducción y cubrir cuanto antes la vacante, esta es mayor. Además, el nuevo empleado dispondrá de las herramientas y mecanismos necesarios para trabajar de forma segura, lo que reduce el riesgo de accidente o de errores.

Offboarding vs onboarding digital. ¿Por qué disponer de él en la empresa?

Si el onboarding digital de empleados es el proceso de bienvenida a la empresa, el offboarding sirve para la despedida de los empleados. Cuando un trabajador anuncia que dejará su puesto, acaba su contrato o va a ser despedido, el plan de offboarding nos guiará en el intento de conseguir una salida lo menos traumática posible para empresa y trabajador.

Transición ordenada

En el mejor de los casos, podemos hacer que el trabajador saliente trabaje unos días junto a su sustituto para que este vaya conociendo la idiosincrasia de su nuevo puesto de trabajo. Es una forma de unir offboarding y onboarding digital, y los efectos del cambio de trabajador sobre la productividad de la empresa o el equipo de trabajo serán mínimos.

Cierre de actividades pendientes

Cuando un trabajador anuncia su marcha, es muy posible que tenga proyectos o tareas por finalizar. Si no puede acabarlos, siempre es interesante que deje las indicaciones adecuadas para que el resto del equipo, o quien lo sustituya, pueda acabarlos con éxito. Ahí radica la importancia de respetar los plazos de preaviso antes de la marcha.

Buena relación con extrabajadores

La forma en que salen los empleados tiene un efecto directo sobre la reputación de la marca. Por eso, es importante que la organización se esfuerce en mantener una buena relación con unos antiguos trabajadores que, quién sabe, quizá vuelvan a la compañía en un futuro. Facilitar la salida mediante un buen proceso de offboarding habla bien tanto de la empresa como de sus dirigentes.

Gestión de asuntos legales

Cuando un trabajador sale de la empresa, ya sea de forma voluntaria o forzada, la empresa debe cumplimentar el papeleo. Si tiene un buen plan de offboarding, no pasará por alto ningún aspecto legal y tramitará correctamente la documentación. Así, se evitan los conflictos con el antiguo empleado o denuncias por despido improcedente.

Otros

En el proceso de offboarding el trabajador también deberá devolver las tarjetas, material, coche o teléfono de empresa y otros beneficios que tenga. También es un buen momento para hacer una encuesta de offboarding donde le interroguemos por las razones de su salida y su experiencia en la empresa. Los resultados ayudarán a retener talento en el futuro.

El plan de onboarding digital de una empresa. Cómo hacer un proceso de acogida.

El plan de acogida de una empresa debe diseñarse incluso antes de que se ponga en marcha el proceso de selección de personal. En la mayoría de empresas hay una parte del proceso de onboarding digital igual para todos los trabajadores y otra que cambia según el departamento donde se produce la incorporación o las responsabilidades que asumirán los nuevos trabajadores.

Fases del proceso de incorporación

Podemos identificar hasta tres fases diferentes del proceso de onboarding digital según el momento en que se encuentra el candidato. A diferencia de lo que muchos puedan pensar, el plan de acogida para nuevos empleados no comienza su primer día, sino desde que se le anuncia la contratación. Tampoco acaba el primer día, sino que se puede alargar meses.

• Pre-onboarding (email de bienvenida, manual de acogida del empleado…). Una vez ofrecido el empleo y aceptado, le haremos llegar al nuevo trabajador un email de bienvenida, además del Manual de acogida de la empresa. Es como una guía de onboarding digital con toda la información de utilidad para su primer día en la empresa y en su trayectoria. También es importante aprovechar para formalizar el contrato y el resto de documentación antes de su incorporación.

• Sesión de bienvenida (visita y presentación, organigrama…). El primer día de trabajo debe incluir obligatoriamente una sesión de bienvenida: un tour por la sede de la empresa, una presentación general, alguna actividad de team building para conocer a sus nuevos compañeros… Como parte del proceso de onboarding, también hay que presentar el organigrama y facilitar al nuevo empleado los medios de trabajo necesarios, claves o contraseñas.

• Seguimiento de onboarding digital. Primeras semanas (reuniones…). Siempre es interesante que los primeros días haya un mentor que acompañe al nuevo empleado. A ser posible, será alguien de su equipo de trabajo o incluso el empleado al que sustituye, si cohabitan durante un tiempo. Hay que programar reuniones de seguimiento para identificar qué ayuda necesita. Cuando acabe, podemos solicitar feedback de cara al futuro y mejorar nuestro proceso de onboarding digital si es necesario.

Consejos para realizar un onboarding digital en remoto

La contratación de trabajadores en remoto es cada vez más habitual. Tanto la crisis provocada por el coronavirus como las posibilidades de acceder a talentos de otros ámbitos geográficos hacen que esta sea una opción más que interesante. En este contexto, las tareas de onboarding digital son más importantes si cabe.

• Herramientas de comunicación interna. En primer lugar, habrá que proporcionar al trabajador en remoto el acceso a las herramientas de comunicación interna que se utilizan en la organización. Las salas de Skype de la empresa, el uso de Zoom o Slack o el acceso al chat interno son fundamentales y su conocimiento debe ser prioritario en nuestro proceso de onboarding digital.

El software de rrhh de Sesame es de gran ayuda en este sentido porque incorpora de manera integral funcionalidades como el chat interno de empresa, portal del empleado con comunicados y alertas o la programación de reuniones de seguimiento de los empleados  One to one fácilmente.

• Herramientas para teletrabajar y formación. También, podemos utilizar el gestor documental de Sesame HR en el seguimiento de la formación. Hay que asegurarse de que los trabajadores en remoto tienen acceso a las diferentes herramientas que se utilizan para trabajar o al módulo de formación de la empresa. Si no es así, hay que tratar de solucionar cuanto antes estos problemas, si es posible durante el desarrollo del mismo proceso de onboarding digital.

• Herramientas de productividad. Muchas empresas cuentan con un gestor de tareas que facilita la gestión de los equipos en remoto. Una vez más, es fundamental durante el proceso de onboarding digital, añadir al nuevo trabajador a este gestor además de añadir su perfil a los informes de RRHH. Otra funcionalidad muy interesante de Sesame son las reuniones one to one, fundamentales para el seguimiento inicial.

• Email de bienvenida, manual de empleado y presentación. Tanto el email de bienvenida como el Manual de acogida de la empresa y la presentación de los compañeros son parte fundamental de cualquier plan de acogida de una empresa, ya sea presencial o en remoto como es el caso del onboarding digital. Los dos primeros hay que enviarlos cuanto antes para que el nuevo trabajador se adapte cuanto antes a su nuevo puesto de trabajo.

• Compartir organigrama (puesto, responsabilidades, superior…). Cuando trabajamos en la oficina, rápidamente nos quedamos con las caras de todos. Esto es más difícil en el teletrabajo, así que será fundamental hacer llegar a los empleados en remoto el organigrama de la empresa. Es fundamental el el proceso de onboarding digital, dejar claro quiénes son los superiores, qué puesto ocupa en el organigrama corporativo y las responsabilidades que asumirá.

• Control horario. El hecho de trabajar a distancia no exime a la empresa de llevar un seguimiento y control horario. Contar con una herramienta como el software de recursos humanos de Sesame es crucial, pues no solo lleva un registro de las horas trabajadas sino que indica qué trabajadores están conectados o cuáles no. Así es más fácil saber quién está trabajando y el trabajador se sentirá más seguro al conocer en el mismo proceso de onboarding digital que cuenta con una tecnología que contabiliza el tiempo que dedica al trabajo.

Cómo hacer un proceso de offboarding. ¿Cómo despedir a un miembro del equipo?

Ya sabemos cómo dar la bienvenida a un trabajador mediante un proceso de onboarding digital, pero como veíamos al comienzo de esta guía el offboarding es igual de importante que el plan de acogida. Acabar bien la relación laboral siempre es positivo, y el proceso de salida de empleados de la organización se puede dividir en cuatro fases o etapas diferentes.

1. Planificación del offboarding

Detrás de cada despido es necesaria una planificación. Puede estar relacionado con la caída de la producción, cuestiones disciplinarias o simplemente el fin de un contrato. La empresa debe estar segura de la necesidad de despedir a un empleado, ya que la productividad de la organización se resentirá. La decisión debe estar pensada y planificada. Si planificamos el onboarding digital el offboarding también tenemos que tenerlo en cuenta.

2. Comunicación en privado

El trabajador despedido es el primero que debería enterarse del despido. Las formas son muy importantes, y esto significa que debemos comunicar la noticia en persona y en privado, al igual que hacemos en el onboarding digital. Cuanto antes se comunique, mejor ya que así se evita la propagación de rumores o filtraciones que dañen el ambiente de trabajo. También acelera el proceso.

3. Comunicación a RRHH

Recursos Humanos deberá preparar todo el papeleo relacionado con el despido del trabajador, así que habrá que comunicarle la baja cuanto antes. De este modo, nos aseguramos de que tiene la documentación preparada el día que se produce el cese, además del finiquito o cualquier aspecto legal a tener en cuenta.

4. Cómo y cuándo informar a la plantilla de la salida del trabajador

Si se ha comunicado con premura la noticia al trabajador, es fácil que él mismo lo haya comunicado a los compañeros. Esto puede generar una crisis de imagen o reputación, además de generar incertidumbre. Por eso, es importante comunicar a todo el equipo de trabajo el cese, sus razones y la nueva situación cuanto antes para acabar con la crisis.

Software de onboarding digital. ¿Qué debe tener toda herramienta para nuevas incorporaciones en la empresa?

¿Qué podemos pedirle a la herramienta con la que haremos el onboarding de empleados? Básicamente, hay que buscar una herramienta funcional que nos permita reducir el volumen de trabajo del equipo de recursos humanos. Una checklist para no olvidarnos de nada es fundamental, pero hay más elementos que no deberíamos perder de vista.

Checklist de onboarding y offboarding

Seguir una checklist es la mejor forma de no dejarnos nada olvidado en el proceso de onboarding digital de empleados. Básicamente, hay que preparar la lista con todos los elementos a tener en cuenta, desde el envío del manual de acogida de la empresa hasta las diferentes reuniones de seguimiento pasando por la entrega de documentación o la firma del contrato. Lo mismo pasa con el offboarding.

Comunicación interna

Para que la empresa funcione correctamente y sea productiva, la comunicación interna debe ser constante y fluida. El software de recursos humanos de Sesame tiene la misión de acortar las distancias entre trabajadores, pero también entre departamentos o con la dirección. Así, se facilita una comunicación tanto en horizontal como vertical. Las funcionalidades de Sesame que acompañan al importante checklist de onboarding digital, como el chat interno de empresa o el portal del empleado con comunicados y alertas favorecen esta importante tarea.

Gestor documental

Tanto la llegada como la salida de un trabajador generan una importante cantidad de papeleo que la empresa deberá gestionar y conservar, y tener contemplada en los procesos de onboarding digital y offboarding. Contar con un software de gestión documental como Sesame reduce considerablemente este trabajo, pues facilita su almacenamiento y nos permite acceder a los documentos buscados rápidamente. Así, ahorramos tiempo respecto a otros sistemas de gestión.

Organigramas

Toda empresa tiene un organigrama que los nuevos trabajadores deberían conocer. Tan importante es saber quién es el CEO o el director general de la organización como el responsable del proyecto en el que trabaja o de su departamento. Por eso, en el proceso de onboarding digital no puede faltar un organigrama completo de la empresa, destacando los perfiles con los que se tenga más contacto.

Tendencias y tipos de onboarding digital

El onboarding digital de empleados no es ajeno a las modas, y las tendencias van evolucionando. Implicar a todos los empleados o hacer que se sientan como en casa desde el primer día son algunas de ellas. El uso de apps como Sesame para agilizar los procesos, el employer branding o el uso de herramientas de firma digital son cada vez más comunes.

Utilizar materiales audiovisuales

Además de los soportes documentales como el Manual de Acogida, puede ser interesante utilizar vídeos audiovisuales grabados por los propios managers que faciliten los procesos de incorporación de empleados haciéndolos más sencillos y entretenidos.

Implicar a los trabajadores en el plan de acogida

La bienvenida a un nuevo trabajador no debe ser exclusiva de la dirección de la empresa. Los que se convertirán en sus compañeros también deberían formar parte del plan de acogida de nuevos empleados, e implicar a todo el equipo en el onboarding digital siempre es positivo. De este modo, se facilita la integración y todos se conocerán mucho antes.

Plan de acogida original (regalos de bienvenida…)

La originalidad siempre es un plus. Refuerza el employer branding, y sirve para motivar todavía más al recién llegado. Los regalos de bienvenida, como los productos corporativos, deben formar parte de  los procesos de onboarding digital ya que siempre son una forma de comenzar con buen pie. Una sesión de team building el primer día o una comida con la dirección son una buena forma de empezar la relación laboral.

Gamificación en el onboarding

Mediante los juegos se realizan actividades que el empleado debe realizar para conseguir un reto. Estas pueden ser: preparar documentación, realizar cursos, realizar las tareas que indica el mentor, etc. La mezcla de gamificación y onboarding ayuda en el aprendizaje del nuevo empleado facilitando la rapidez de asimilación de procesos.

Cómo hacer onboarding y offboarding con Sesame

No vamos a destacar ahora la importancia de contar con un software de onboarding digital como Sesame que nos ayude a completar los procesos de onboarding y offboarding. Lo que sí que haremos es explicarte todo lo que puedes hacer de la mano de Sesame para que tu proceso de inducción y el programa de offboarding sean efectivos.

Checklist de onboarding y offboarding

Tareas pendientes centralizadas y compartidas

Cualquier incorporación o salida de la empresa tiene unas características en común. Siempre hay que cumplir con determinados protocolos y trámites legales, y contar con la checklist tanto para el onboarding digital de empleados como en el offboarding nos permite asegurarnos de que no pasamos nada por alto. Es la primera parte del proceso, común a cada trabajador.

Personalización para cada candidato

Pero cada empleado es un mundo, y necesitaremos personalizar la experiencia de bienvenida o despedida. La segunda parte de la checklist de onboarding digital está orientada a esa persona en concreto. Hay que tener en cuenta qué responsabilidades asumirá, sus tareas y objetivos, quiénes serán los responsables de su trabajo y sus compañeros, etc.

Información actualizada

Por último, hay que asegurarse de que la información que proporcionamos en el onboarding digital está actualizada. De nada sirve el plan de acogida para nuevos empleados si presentamos un organigrama desfasado o el manual de acogida del empleado no incluye las nuevas instalaciones de la organización. Aunque se pueden reutilizar de un proceso de onboarding para otro, hay que comprobar la actualidad de la información.

Comunicación interna

Sesame también nos facilita la comunicación interna con el nuevo trabajador, pero también entre los diferentes miembros del equipo de recursos humanos responsables del proceso de onboarding u offboarding. Tan importantes son las reuniones de seguimiento al principio de la relación laboral como las de despedida antes de que se extinga.

Gestor documental

Tanto en el proceso de inducción como en la salida, hay que estar especialmente atentos a la gestión de la documentación. Utilizar un gestor documental como Sesame es la mejor opción para gestionar los diferentes documentos que se generan durante el proceso de contratación o en la despedida de cualquier empleado.

Organigramas

Todas las empresas, por pequeñas que sean, cuentan con un organigrama. Un trabajador recién llegado tardará unos días en familiarizarse con él, especialmente si trabaja en remoto. Por eso, es interesante que el Manual de bienvenida para nuevos empleados que se proporciona en el proceso de onboarding digital incluya el organigrama de la empresa actualizado, haciendo especial hincapié en el departamento donde desarrollará su actividad.

Cómo realizar un Manual de acogida de una empresa para el onboarding digital

A lo largo de esta guía de onboarding digital hemos hablado varias veces del Manual de empleado. No nos hemos equivocado cuando decimos que son las instrucciones de la empresa, pues en él deben aparecer todos los aspectos que el nuevo empleado debería tener en cuenta desde su primer día de trabajo. Vamos a conocerlos.

Mensaje de bienvenida

La educación es lo primero, y cualquier Manual de acogida de la empresa debe comenzar con un mensaje de bienvenida a las nuevas incorporaciones. Debe ser algo breve, que no ocupe más de una página -o una diapositiva-. Trataremos de ser motivadores e inspirar a los nuevos empleados para que den el 100% desde su llegada a la organización.

Reseña histórica

Nuestra historia dice quiénes somos, de dónde venimos y hacia dónde vamos. Por eso, una buena forma de introducir al empleado en la empresa es con una breve reseña histórica. En ella explicaremos el origen, cómo se formó y los diferentes hitos que ha conseguido la compañía a lo largo de su trayectoria, independientemente de si es larga o corta.

Valores corporativos

La historia de la empresa puede ir acompañada de los valores corporativos. Hay dos opciones: o se definen los valores con los que cuenta la empresa o aquellos que quisiera alcanzar. Ambas son igual de válidas, pues muchas compañías refuerzan su plantilla con el objetivo de conquistar unos valores que son inalcanzables con su equipo actual.

Código de vestuario

¿Hay que ir de traje y corbata? ¿Están permitidos los looks informales? ¿Hay un uniforme de empresa? En esta parte del Manual de empleado hay que disipar todas las dudas sobre el dress code. Un buen ejercicio es preguntarte qué dudas puede haber -o preguntarlo a los propios empleados- y contestarlas.

Horarios + descansos y pausas

Seguramente esta cuestión salió durante la entrevista de trabajo, pero para evitar nuevas dudas o malentendidos con el equipo de recursos humanos estos asuntos deberían quedar plasmados en el Manual. También la forma en que se realiza el control de horas trabajadas, además de la gestión de las horas extra.

Permisos, bajas y vacaciones

Otro foco de conflicto entre empleados, RRHH y dirección puede ser la gestión de los permisos, las bajas o las vacaciones. Un buen Manual de empleado explicará cómo se solicitan todas las vacaciones y ausencias, en qué casos pueden solicitarse, a quién o la antelación con la que hay que hacerlo, aunque esa información también aparezca en el convenio de la empresa.

Prevención de riesgos laborales

Un aspecto clave para la seguridad de la empresa es la prevención de riesgos laborales. Más allá de los cursos que puedan hacerse, en el Manual de acogida de la empresa deben aparecer las claves para trabajar de forma segura. No podemos olvidar añadir toda la información relacionada con la mutua de accidentes: cuándo y cómo contactar, número de póliza…

Herramientas informáticas

Los trabajadores tendrán acceso a una serie de herramientas informáticas. Es importante que sepan a qué herramientas puedan acceder y qué uso se hará de ellas. No hay que pasar por alto la gestión de incidencias, especialmente a quién reportar los problemas y qué hacer cuando la tecnología no funciona.

Formaciones

Contar con un plan de formación o plan de carrera siempre es un reclamo para los trabajadores. Si la empresa cuenta con uno, debe aparecer en el Manual de empleado. Tampoco faltarán las opciones de formación que ofrezca, las bonificaciones o ayudas a la formación o la persona de contacto en RRHH encargada de este aspecto.

Trámites

Cualquier empresa está sujeta a unos trámites, desde la solicitud de días libres a la aportación de documentos o la solicitud de las retenciones para la Renta. Algunos pueden aparecer definidos a lo largo del Manual de acogida para nuevos empleados, pero otros deberán especificarse en este punto. De nuevo hay que incluir la persona o departamento de contacto para realizar los trámites.

Instalaciones

Por una parte, habrá una breve reseña de las diferentes instalaciones con las que cuenta la empresa. Por otra, habrá que indicar cómo se pueden reservar o solicitar su uso, y tampoco faltarán las indicaciones para un buen uso de las instalaciones y equipamiento de la empresa. Aquí se puede incluir el cuidado de las herramientas de trabajo.

Cyberseguridad

Cada día dependemos más de la cyberseguridad, así que se antoja indispensable dedicarle un capítulo del Manual de empleado. Más allá de los consejos básicos (gestión de contraseñas, no dejar los equipos desatendidos sin bloquear) también resulta interesante explicar cómo trabaja la empresa en materia de protección de datos de los trabajadores.

Beneficios sociales

¿Qué beneficios para el empleado ofrece la empresa? De nuevo, estamos ante una información que pudo salir durante la entrevista de trabajo, o incluso aparecer en el convenio o el contrato laboral. Sin embargo, es interesante dedicar un apartado del Manual de acogida a los beneficios sociales, explicando a la plantilla cómo solicitarlos o beneficiarse de los mismos.

Comunicación interna

Por último, hay que hablar de la comunicación interna. El software de RRHH de Sesame facilita la comunicación dentro del propio departamento, entre equipos de trabajo, entre proyectos, con los jefes y/o supervisores… Los trabajadores deben conocer las herramientas y canales para comunicarse con sus compañeros. Si no es así, la organización no funcionará bien.