KPIs de Recursos Humanos: guía de indicadores estratégicos

29 de noviembre, 2024

Detrás de las siglas KPI se esconde el concepto Key Performance Indicator. Se trata de la unidad de medida de los resultados de acciones o actividades específicas. Los KPIs de Recursos Humanos son la referencia que se toma a la hora de analizar y evaluar los diferentes procesos que se llevan a cabo en los departamento de gestión de Recursos Humanos de la empresa. Nos permiten detectar los éxitos o deficiencias de la organización.

También conocidos como indicadores estratégicos, son una referencia muy versátil. Se pueden aplicar en aspectos como el reclutamiento, la evaluación del desempeño o la formación. Así, es más fácil establecer una serie de objetivos y saber si se cumplen, en qué grado, si se están haciendo las acciones adecuadas para alcanzarlos, etc. Midiendo resultados, es más fácil que la empresa pueda crecer.

¿Qué son los KPI de Recursos Humanos?

Los KPIs de recursos humanos toman especial relevancia en la actualidad ante la guerra de retención de talento a la que están haciendo frente las empresas. Medir objetivamente los datos que disponemos de nuestros recursos humanos es fundamental a la hora de recompensar y desarrollar a los trabajadores, en definitiva para crear una buena experiencia del empleado para ellos.

Además generan más compromiso en el empleado, por lo que participan en la reducción del absentismo y la reducción de la tase de rotación de personal.

El conocimiento que tenemos hoy en día de las personas a través de los datos es vital para la transformación de la función de RRHH

Miguel Charneco, director de RRHH Arvato Supply Chain Solutions Spain

¿Cómo deben ser los indicadores de gestión en Recursos Humanos?

Si quieres contar con unos KPIs de Recursos Humanos eficientes, deben cumplir con la regla SMART: serán específicos, medibles, alcanzables, relevantes y temporales. Solo de este modo seremos capaces de plantear una serie de objetivos realistas para la organización y los podremos medir correctamente. Se trata de una fórmula de lo más simple que nos permite obtener excelentes resultados.

• Específicos: todos los KPIs de recursos humanos deben hacer referencia a una tarea o acción en concreto, deben ser lo más específicos y concisos posibles. Por ejemplo, “aumentar un 5% la producción” es un indicador mucho más concreto que si hablamos de “incrementar la producción”. El hecho de ser específicos nos permite cumplir con el resto de requisitos de los indicadores SMART.
• Medibles: de este modo, cuando el indicador es específico, también será medible. Lo que no se puede medir no se puede interpretar, y no nos servirá de nada. Si no es medible, no se pueden interpretar los datos. Recuperando el ejemplo anterior, no será lo mismo incrementar la producción en un 1,5% que en un 4,7%.
• Alcanzables: hay que ser realistas y fijar objetivos que se puedan alcanzar en las condiciones actuales de la empresa. ¿Tiene sentido intentar duplicar la producción con la misma fuerza laboral? No parece el escenario más realista. Establecer objetivos o indicadores inalcanzables no tiene ningún sentido, hay que tener en cuenta la realidad de la empresa en el momento de fijarlos.
• Relevantes: del mismo modo que utilizaremos indicadores alcanzables, buscaremos que tengan relevancia para la empresa. Es imprescindible trabajar con métricas que aportan información de valor a la organización, que nos ofrezcan datos a partir de los cuales podamos mejorar nuestra forma de trabajar. Si son irrelevantes para el modelo de negocio o la productividad de la empresa, nos los podemos ahorrar.
• Temporales: por último, es importante incidir en el carácter temporal de los indicadores de gestión en RRHH. Cada KPI de recursos humanos debe estar limitado en el tiempo. De vuelta al ejemplo inicial, podemos plantear el aumento del 5% de la producción en un año, un semestre, un trimestre… Además, hay que evaluar y analizar el indicador periódicamente introduciendo las correcciones necesarias.

KPIs de Recursos Humanos más importantes y sus fórmulas

Antes de profundizar en alguno de los indicadores de RRHH más importantes, conviene recalcar que la relevancia de los indicadores depende de cada empresa. Cuestiones como el tamaño, el número de trabajadores, el volumen de trabajo o incluso el sector al que se dedica influyen en la importancia que pueda tener cada KPI de recursos humanos. A continuación os presentamos algunos de los más destacados.

Rotación de personal

La rotación de personal se trata de un indicador relativo al nivel de permanencia de los empleados en la organización. En un escenario ideal este KPI de recursos humanos no pasará del 5%, aunque lógicamente cuanto más baja sea esta tasa, mejor. También, es interesante conocer las causas de una elevada rotación. Si se debe a las renuncias de la propia plantilla, la dirección debería intervenir.

Índice de rotación de personal

Para calcular el índice de rotación de personal nos basaremos en la relación porcentual entre el volumen de entradas y salidas durante un periodo de tiempo determinado. Así, utilizaremos la fórmula:

(Personas contratadas durante el periodo considerado + personas desvinculadas) / promedio efectivo

Este concepto se consigue sacando la media del número de empleados al principio y al final del periodo. El resultado se multiplica por 100 para obtener el porcentaje.

Absentismo laboral

El absentismo es uno de los grandes lastres de cualquier empresa. Con este KPI de recursos humanos, medimos las ausencias de nuestros empleados a su lugar de trabajo en periodos normales -esto excluye las vacaciones, días libres, etc.-. Es uno de los KPIs de RRHH más importantes, pues permite detectar tendencias problemáticas cuando hay un alto absentismo por faltas, atrasos o incluso permisos. A la empresa le sale caro.

Tasa de ausentismo laboral

Hay varias fórmulas para calcular el ausentismo laboral. Nosotros os proponemos utilizar la fórmula:

Número total de horas de ausentismo / Número total de horas planificadas x 100

Esta nos permite obtener el porcentaje de absentismo laboral que hay en la empresa. Así, también se tienen en cuenta las horas no trabajadas por retrasos, empleados que salten antes de hora, etc.

Costo de ausencia

Es innegable que el absentismo laboral tiene un coste para la empresa, y calcularlo es tan simple como sumar los gastos derivados de la ausencia. Entre otras cosas, tendremos en cuenta las cotizaciones a la seguridad social, las horas extra que habrá que abonar a otros empleados por hacer el trabajo del ausente o el coste de contratar a un sustituto.

Clima laboral

Otro de los indicadores de Recursos Humanos que no podemos perder de vista es el ambiente de trabajo. La inversión en mejorar el clima laboral y reforzar el índice de satisfacción de la plantilla está más que justificada, pues es el primer paso para tener un equipo de trabajo comprometido con la organización. Cuanto mejor sea el ambiente, mayor productividad.

Las encuestas de clima laboral son un excelente termómetro a la hora de preguntar a nuestros empleados por su satisfacción laboral. Podemos cuestionarlos directamente, ofreciendo varias respuestas a elegir, por ejemplo una escala del 1 al 10 o del 1 al 5. También podemos hacer preguntas relacionados con los diferentes aspectos que influyen en la satisfacción y extraer conclusiones.

Las encuestas de satisfacción también nos permiten medir el employee engagement, el grado de compromiso que hay entre la plantilla. Podemos cuestionarlos sobre la confianza en la empresa, el cuidado en el entorno, comunicación, logros y reconocimientos… Otros KPIs de RRHH como el absentismo o la tasa de rotación también son indicadores del compromiso de los colaboradores.

Índice de competitividad salarial

La ratio de competitividad salarial se calcula con la siguiente fórmula:

Salario medio ofrecido por la empresa / salario medio en el sector

En caso de querer compararte con otra empresa, en vez del sueldo medio sectorial utilizaremos el de la competencia. Si el resultado es superior a 1, la empresa es salarialmente competente; si no llegamos a 1 significa que otras empresas pagan más.

Proceso de selección y contratación

La eficiencia de los procesos de selección de personal es otro indicador muy relevante en la gestión de recursos humanos. Sin lugar a dudas, el tiempo medio de contratación es uno de los más importantes, pero tenemos otros KPIs de recursos humanos como la tasa de conversión que nos permiten optimizar estos procesos para reducir costes asociados a la contratación.

Tiempo medio de contratación

Se trata de un indicador que mide el tiempo que discurre desde la publicación de la vacante hasta la contratación de la persona que la ocupará. Utilizaremos la siguiente fórmula con el objetivo de calcular la eficiencia. Tan importante es que el resultado sea bajo como contratar a la persona adecuada.

Días invertidos en X procesos de selección / Número de procesos de selección

Productividad y costes de la empresa

Una de las misiones más destacadas de recursos humanos es analizar el rendimiento de la plantilla. Muchas organizaciones han adoptado el modelo de trabajo por objetivos, lo que facilita en gran medida el seguimiento y aumento de la productividad laboral. Contamos con un par de indicadores clave para saber si nuestra plantilla es productiva o si hace falta una mejor gestión del capital humano.

Con este indicador sabremos si el resultado del proceso de selección ha sido el adecuado. En un escenario ideal, el tiempo medio se irá reduciendo de un objetivo a otro lo que significa que el trabajador es cada vez más productivo. Eso sí, cuestiones como el volumen de tareas que debe afrontar o incluso los factores personales pueden producir alteraciones. Por eso utilizaremos el promedio.

Tasa de productividad

Por una parte, podemos hacer un seguimiento personalizado de cada trabajador. Por otra, tenemos mecanismos como la siguiente fórmula que nos revelarán la productividad de nuestros equipos. Si quieres unos resultados más precisos, puedes utilizar como referencia el rendimiento o las horas trabajadas.

Total de ventas durante un periodo / Total de empleados en la empresa

Gestión de personal

De nada sirve contratar a los mejores profesionales si eres incapaces de mantenerlos en la empresa. En este capítulo encontramos indicadores como la tasa de abandono, la permanencia media en la empresa o la satisfacción interna que nos ayudarán a optimizar la estrategia de gestión de personal. Hay dos aspectos clave que no puedes pasar por alto.

Retención de talento

Hay varias fórmulas para calcular la rotación de talento. Nosotros os proponemos hacer el cálculo de la rotación de personal mediante la fórmula. Cuanto más baja sea, mayor será la retención del talento.

Número de personas que dejan la empresa en un periodo / Promedio de empleados en esa etapa x 100

Tasa de promoción interna

Ofrecer planes de carrera y la posibilidad de progresar en la organización es fundamental para retener el talento. Esta tasa se obtiene mediante la siguiente fórmula:

Número de empleados ascendidos en el periodo analizado / Número total de empleados en dicho periodo.

Cuanto mayor sea esta tasa, menos talento tendrás que buscar fuera de la organización.

Formación y capacitación de la fuerza laboral

La formación es un KPI de Recursos Humanos con el que pretendemos obtener información sobre cómo mejorar la productividad de tus empleados. Para ello, es importante saber cuántas horas desempeña cada persona en su puesto, además de sus conocimientos técnicos, teóricos y prácticos relacionados con el rol que desempeña.

Esta información, es muy importante para adaptar la formación a cada uno de nuestros empleados y por ello, los informes de RRHH deben recopilar todos estos datos actualizados. Aquí se enmarca la necesidad de una formación constante para tener una plantilla actualizada.

Accidentes laborales

No hace falta decir que el objetivo es tener 0 accidentes laborales en la organización. Sin embargo es inevitable que se produzcan pequeños incidentes en el lugar de trabajo. En este caso, lo que se pretende es conocer la tasa de accidentabilidad y sus causas. Si los accidentes siguen un patrón, es más fácil incidir en la prevención de riesgos laborales y minimizar las posibilidades de accidente.

Accidentabilidad laboral

La tasa de accidentabilidad se calcula mediante la fórmula (Número de accidentes x 1.000.000) / (Número de horas trabajadas – personas expuestas). Más allá del resultado que podamos obtener con este cálculo, deberíamos tener en cuenta otras variables como las consecuencias -días de baja, coste, etc.-, que dependen de la gravedad del accidente.

¿Cómo hacer un KPI de Recursos Humanos?

A la hora de elaborar un KPI de RRHH es fundamental definirlos adecuadamente desde el principio. Más allá del nombre que decidas ponerle, hay que especificar al máximo el objetivo, además de la forma en que se medirá. También es imprescindible indicar la fuente de donde obtendremos la información para su evaluación y la frecuencia o periodicidad con que revisaremos el indicador.

• Nombre del indicador
• Objetivo
• Concepto
• Unidad de medida
• Fuentes de origen
• Fórmula
• Frecuencia
• Meta

¿Para qué sirve un cuadro de mando de RRHH?

Un cuadro de mando de Recursos Humanos, también conocido como Balanced Scored, es una herramienta de gestión empresarial que mide integralmente el desarrollo y los resultados de los indicadores RRHH.

De esta manera, ofrece a dicho departamento una perspectiva estratégica y general. Permiten recoger toda la información necesaria y completar un seguimiento del crecimiento empresarial en todo lo relacionado con la productividad y la consecución de los objetivos establecidos por la empresa.

Con el cuadro de mando, la empresa tendrá un acceso inmediato a la información más relevante, en especial al momento de gestionar los objetivos. Entre otras cosas, permiten hallar las irregularidades, las malas decisiones que se puedan tomar y los fallos más críticos. Pero también pueden conseguir las causas de dichos problemas para que la compañía pueda anticiparse a ellos.

Se pueden visualizar de una manera totalmente gráfica. Es muy eficiente y cada vez más universal. Esto se ha logrado gracias a la digitalización que se ha instaurado a las pymes, no tan solo en las grandes empresas.

Entre todo lo anteriormente mencionado, es justo donde nace la importancia de establecer un cuadro de mando de recursos humanos ideal para la empresa. De esta manera podrás descubrir tanto los puntos críticos, como ya lo mencionábamos, como los puentes fuertes y clave de tu corporación. Esto te permitirá atacar a los problemas y fomentar y destacar aún más las cualidades que consigas.

¿Por qué implementar el cuadro de mando de Sesame HR?

Implementar el cuadro de mando de RRHH del software de Sesame HR es una decisión estratégica que permite a las empresas gestionar y analizar su información de recursos humanos de manera eficiente, centralizada y visualmente intuitiva.

Este sistema transforma los datos en insights clave, ayudando a tomar decisiones fundamentadas para mejorar la productividad, la satisfacción de los empleados y los resultados del negocio. A continuación, te explicamos por qué deberías integrarlo en tu empresa:

Centralización de datos en tiempo real

El cuadro de mando de Sesame HR agrupa toda la información de RRHH en un solo lugar, desde el control horario hasta las encuestas de clima laboral, facilitando el acceso a métricas clave. Además, ofrece datos en tiempo real, asegurando que las decisiones se basen en la información más reciente y precisa.

Visualización intuitiva y personalizable

Presenta los datos de manera clara y comprensible, utilizando gráficos, tablas y otros formatos visuales para facilitar su interpretación. Como usuario puedes personalizar el cuadro de mando para mostrar solo las métricas más relevantes para tu empresa o departamento, como rotación, absentismo, o evaluaciones de desempeño.

Toma de decisiones fundamentada

Analiza patrones en el comportamiento laboral, como el rendimiento o la satisfacción de los empleados, para anticipar problemas y actuar de forma proactiva.

Optimización de procesos y ahorro de tiempo

Genera reportes detallados de forma automática, eliminando tareas manuales y liberando tiempo para el equipo de Recursos Humanos. Conecta el cuadro de mando con herramientas como gestión de turnos, nóminas o encuestas, ofreciendo una visión integral de los procesos.

Impulso a la estrategia empresarial

Asegura que las políticas de RRHH estén alineadas con las metas estratégicas de la empresa, ayudando a construir una fuerza laboral eficiente y comprometida. Utiliza métricas de satisfacción y clima laboral para fortalecer la reputación de tu empresa como empleador atractivo.

Cumplimiento normativo y auditorías

Sesame HR garantiza el cumplimiento de normativas como el RGPD, protegiendo los datos de los empleados. Facilita la preparación de informes para inspecciones laborales y auditorías, mostrando métricas claras y precisas.

Retorno de inversión claro

Al optimizar la gestión de RRHH y prevenir problemas como alta rotación o absentismo, el cuadro de mando contribuye a mejorar la eficiencia operativa.

El cuadro de mando de RRHH de Sesame HR es mucho más que una herramienta de gestión; es un aliado estratégico que convierte los datos en decisiones inteligentes. Su capacidad para centralizar, analizar y visualizar información clave permite a las empresas optimizar procesos, mejorar la experiencia del empleado y alcanzar objetivos de negocio con mayor eficacia.

¡Regístrate, obtén la prueba gratuita de 14 días para usar la herramienta e impulsa la transformación digital de tus Recursos Humanos con Sesame HR!

Te recomendamos también

Paso a paso para implementar KPIs en la empresa

¿Cuáles son los KPIs básicos en tu estrategia de People Analytics?

Implementa tu modelo de gestión del talento humano con éxito