Guía para hacer un manual de empleados eficazmente

24 de enero, 2025

En toda mediana o gran empresa que se precie ha de existir un buen manual de empleados, y más si se tratan de empresas en plena expansión. Te aseguramos que se trata de una herramienta muy útil en el momento en el que la empresa comienza a aumentar considerablemente su plantilla.

Es por ello que en este artículo vamos a contarte todo lo que debes saber para confeccionar un manual de empleados para tu empresa y mejorar el proceso de onboarding de tu empresa. ¡Toma nota de nuestros consejos!

¿Para qué se utiliza un manual de empleados?

Los manuales de empleados, o también conocidos como manual de procedimientos o de políticas, se tratan de herramientas muy útiles que dan a los miembros del equipo las pautas durante su estancia en la empresa.

El primer día en una empresa puede ser complicado, ¿verdad? Te encuentras perdido, no conoces a nadie, y no estás al tanto de las políticas de la empresa. ¡Es aquí donde entra el manual de empleado! Se trata del documento que se encarga de dar la bienvenida a los empleados y ofrece las pautas a seguir en el puesto de trabajo, siendo así una guía de onboarding para establecer el mejor proceso de incorporación.

Normalmente en los manuales de empleados se tratan detalles prácticos como las vacaciones, los beneficios de la empresa o los procedimientos de comunicación, pero también son un excelente documento para presentar al equipo de trabajo, los valores de la compañía, etc.

Es por ello que no hay un formato universal para realizar un manual de empleados, puede ser fresco y cercano o más formal y sobrio, ¡todo vale! Eso sí, siempre será un plus que se adecue a la imagen de la empresa y sus valores.

Así pues el manual de empleado se trata de una especie de Biblia en la que los nuevos empleados encuentran todo lo necesario el día de la incorporación. En él debe residir toda la información relevante de la empresa, por ello se trata de un documento de gran utilidad.

Beneficios del manual de empleados

Lo entendemos, hacer un manual de empleados puede ser costoso, requiere planificación y tiempo y puede que estos factores te hagan pensar que no necesitas uno. Es por ello que vamos a contarte todas las ventajas de contar con un manual de empleados en la empresa.

• Ayuda a los nuevos empleados a ubicarse rápidamente. Nueva oficina, nuevas caras, nuevo puesto… Los primeros días es difícil ubicarse, por ello el manual de empleados es perfecto para ayudar a nuevos empleados a enterarse de todo de forma rápida.
• Resuelve dudas sobre las políticas empresariales. Sin el manual, el departamento de rrhh suele ser bombardeado con preguntas frecuentes sobre días de vacaciones, festividades, horarios, reglas…
• Mejores políticas en el trabajo, puesto que documenta todo lo que un empleado ha de conocer sobre su puesto de trabajo.
• Difusión de los valores de la empresa. El documento sirve para transmitir y dejar claros los valores que defiende o persigue una empresa, así como sus objetivos. Es una oportunidad para contar la historia de la compañía y su visión.
• Claridad. Se trata de un documento que deja claro qué se espera del trabajador y qué va a ofrecer la empresa. Es por ello que puede evitar muchos malentendidos o situaciones peores. Todo queda documentado y todos los trabajadores tienen una copia, por lo que no pueden existir reproches en un futuro.
• Todo en un mismo lugar. Las compañías suelen tener documentadas sus políticas y procedimientos, pero a menudo estas se pierden, quedan archivadas donde no todo el mundo tiene acceso o se realizan comunicaciones por otras vías como correos electrónicos o softwares de comunicación como Skype. El manual de empleados recoge todo lo esencial en un único lugar.

¿Qué apartados esenciales debe incluir un manual de empleados?

Vale, te hemos convencido contándote por qué deberías contar con un manual de empleados en tu empresa, ¿verdad? ¡pues es el momento de ponerse manos a la obra! Y como sabemos que enfrentarse ante un documento en blanco puede ser vertiginoso, vamos a contarte qué es lo que debe incluir un buen manual de empleado.

Eso sí, ten en cuenta, que como hemos explicado antes, cada empresa es un mundo, por lo que existen muchísimos tipos de manuales. Nosotros te vamos a contar qué apartados vemos indispensables.

Mensaje de bienvenida

Empieza con un mensaje dando la bienvenida al trabajador a la empresa. Te recomendamos que sea motivador e inspiracional, pero no ocupes más de una hoja o diapositiva en ello.

Reseña histórica

¡El momento de contar la trayectoria de la empresa! Explica cómo y cuando se formó y los hitos más grandes a lo largo del tiempo.

Valores corporativos

Aquí deberás explicar cuáles son los valores que definen tu empresa, o cuáles son aquellos que quieres alcanzar. ¿Es una empresa joven? ¿Dinámica?¿Tecnológica?¿Con espíritu de equipo? ¡Cuéntalo todo!

También es un buen momento para explicar los objetivos o aspiraciones de la empresa.

Código de vestuario

En algunas empresas existen normas sobre el vestuario, o incluso se utilizan uniformes, como es el caso de restaurantes o clínicas. Si es el caso de tu empresa en el manual de empleado debes detallar todo lo relacionado con esto.

Disipa las dudas sobre cómo han de acudir vestidos, la higiene personal, la proporción de los uniformes de trabajo…. Piensa en las preguntas que pueden tener los empleados y trata de responderlas.

Horarios + descansos y pausas

Se trata de información muy importante por los trabajadores, por lo que para evitar constantes preguntas al departamento de RRHH, o dudas, lo mejor es que quede bien reflejado en el manual de empleado.

Permisos

En este apartado se debe explicar cómo se solicitan los permisos laborales en la empresa, así como cuáles son los casos en los que estos se pueden solicitar.

Sobre este tema, recuerda que puedes incluso adjuntar modelos de solicitudes de permisos de ausencias para facilitar muchísimo el trabajo a los empleados.

Bajas

¿Qué sucede con las bajas en la empresa? ¿Cómo se deben comunicar? ¿Qué sucede si el trabajador enferma? Todo ello debe quedar reflejado de forma correcta en el documento.

Vacaciones

En este apartado del manual del trabajador debes explicar cuántos días de vacaciones le corresponden, así como el procedimiento de solicitud de vacaciones que se emplea en la empresa. De esta manera el empleado estará informado y el departamento de recursos humanos podrá realizar una correcta gestión de las vacaciones de los empleados.

Prevención de riesgos laborales

A parte de realizar un curso de riesgos laborales, los trabajadores deben contar con un documento e instrucciones sobre la prevención de riesgos en el puesto de trabajo. En este documento se pueden dar pinceladas, y remitir a un documento o curso más extenso.

Ofrece también información sobre la mutua de accidentes con la que cuenta la empresa, y cómo ponerse en contacto con esta, así como los casos en los que debe realizarse.

Abastecimiento y herramientas informáticas

Explica cuáles son las herramientas informáticas de las que disponen los trabajadores y cómo pueden hacer uso de ellas. También debes explicar cómo gestionar cualquier tipo de incidencia relacionada con estas.

Formaciones

¿Tu empresa cuenta con un plan de formaciones? Si es así, o incluso si existen bonificaciones empresariales para la formación, ¡hazlo saber!

Trámites

¡El papeleo! Debes explicar cómo se tratan los trámites en la empresa. ¿De forma on-line? ¿A través del departamento de recursos humanos? Documenta bien todos los procesos que pueda necesitar realizar el trabajador.

Cuidado de las instalaciones

En este apartado puedes explicar cómo son las instalaciones con las que cuenta la empresa. Salas de reuniones y cómo reservarlas, cafeterías, salas comunes… ¡Todo!

Además de ello, es importante que expliques cómo realizar un buen uso de las instalaciones de la empresa. También puede apuntar cuál es el correcto uso de algunos elementos que así lo requieran, siempre en pro de prevenir riesgos y facilitar la convivencia entre todos los trabajadores.

Por último, si los empleados utilizan herramientas de trabajo proporcionadas por la empresa, es imprescindible que indiques cómo deben cuidarlas y manejarlas. ¡Ah! Tampoco te olvides de recordar la responsabilidad de los empleados con el cuidado de su puesto de trabajo, sea cual sea, este debe estar en las mejores condiciones.

Cyberseguridad

Si tu empresa lo requiere, explica cómo se trabaja la cyberseguridad, así como la protección de los datos de los empleados. La correcta gestión de las contraseñas y la seguridad de los equipos electrónicos que emplea la empresa deben ser piezas clave. ¡Realiza una formación sobre todo esto si es necesario!

Beneficios sociales

Algunas empresas cuentan con bonos sociales o beneficios, algunos ejemplos pueden ser checkes de comida, descuentos en algunos lugares, servicio de guardería, actividades de bienestar, retribución flexible… Explica a los empleados cómo pueden beneficiarse de todo ello.

Cómo nos comunicamos

Explica cómo se realiza la comunicación interna de la empresa, además de proporcionar los datos de todos los contactos que puedan necesitar dentro de la empresa: departamento de recursos humanos, directores de proyectos, supervisores, jefes… Todo debe quedar claro y los trabajadores deben saber cómo comunicarse con los demás miembros de la empresa.

¿Cómo te ayuda Sesame HR a cumplir el manual de empleados?

El manual de empleados es un documento esencial para establecer las normas, valores y políticas de una empresa. Sin embargo, garantizar su cumplimiento puede ser un desafío si no se cuenta con las herramientas adecuadas. Aquí es donde Sesame HR se convierte en un aliado estratégico, facilitando la gestión, comunicación y monitoreo de las políticas establecidas en el manual de empleados.

Centralización del manual de empleados

Sesame HR permite almacenar y centralizar el manual de empleados en un solo lugar accesible para todo el equipo, desde cualquier dispositivo. Esto elimina la necesidad de versiones físicas o dispersas en distintas plataformas.

Los empleados pueden consultar el manual en cualquier momento, asegurando que siempre tengan acceso a la información actualizada.

Comunicación efectiva de políticas

Puedes compartir el manual con todos los empleados al momento de su incorporación o cuando se realicen actualizaciones, garantizando que estén informados de las políticas de la empresa. Además, configura alertas para notificar a los empleados sobre cambios en el manual o recordatorios para revisarlo periódicamente.

Gestión del onboarding y aceptación del manual

Sesame HR facilita que los nuevos empleados firmen el manual de forma digital durante el proceso de onboarding, asegurando que hayan leído y aceptado las políticas. El sistema permite verificar quién ha revisado y firmado el manual, generando un registro automático para auditorías o revisiones internas.

Monitoreo del cumplimiento de políticas

Puedes monitorear actividades relacionadas con las políticas del manual, como cumplimiento de horarios, solicitudes de vacaciones o reportes de incidencias, asegurándote de que los empleados sigan las directrices establecidas.

El sistema de roles de Sesame HR garantiza que cada empleado acceda únicamente a la información y documentos que correspondan a su posición, respetando las políticas del manual.

Capacitación y desarrollo continuo

Si el manual requiere que los empleados participen en formaciones específicas, como normativas de seguridad o políticas internas, Sesame HR permite planificar y gestionar estos programas de capacitación.

Puedes registrar y monitorizar qué empleados han completado las capacitaciones asociadas al manual, asegurando un cumplimiento total.

Personalización según la cultura organizacional

Sesame HR permite personalizar los flujos de trabajo y los accesos al manual para que estén alineados con los valores y políticas específicas de tu organización. Por lo tanto, promueve la transparencia al garantizar que todos los empleados entiendan las políticas, normas y beneficios incluidos en el manual

Informes y auditorías

Genera informes detallados sobre el estado del cumplimiento del manual, como porcentajes de empleados que han revisado y firmado el documento. Al centralizar toda la información, tienes todo lo necesario para inspecciones internas o externas, asegurando el cumplimiento normativas.

Sesame HR no solo facilita la gestión del manual de empleados, sino que también asegura su cumplimiento al automatizar procesos, mejorar la comunicación y ofrecer herramientas de seguimiento en tiempo real. Al centralizar y digitalizar el acceso al manual, la plataforma transforma una tarea compleja en un proceso eficiente y transparente.

¿Quieres garantizar que todos cumplan con las políticas de tu empresa? Con Sesame HR, la gestión del manual de empleados nunca ha sido tan sencilla. Regístrate, obtén una prueba gratis por 14 días y compruébalo por ti mismx.

Guía para realizar un manual para el empleado

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