Guía estratégica para la gestión de RRHH

21 de abril, 2022

Introducción a la gestión de RRHH

La gestión de RRHH hace referencia a las prácticas, políticas y decisiones en aras del bienestar de los trabajadores dentro de la empresa, manteniendo el foco en el desarrollo del negocio.

Gracias a ella, podemos aprovechar al máximo el capital humano de la organización, potenciar el desempeño del empleado y su crecimiento profesional. Abarca muchas funciones, y su fin es un uso eficiente y eficaz de los recursos humanos para cumplir los objetivos.

Los Recursos Humanos no es algo que hacemos. Es lo que hace funcionar nuestro negocio.

Steve Wynn

Funciones de la gestión de RRHH

• Gestión de empleados. Uno de los primeros objetivos de la gestión de RRHH hace referencia un uso eficaz del talento humano disponible. La gestión de empleados engloba desde la política retributiva de la organización hasta los programas de formación, desarrollo de planes de carrera o la política de evaluación del desempeño.
  Todo ello, sin pasar por alto el refuerzo de la relación entre empleados y dirección.

• Talento y cultura corporativa. Otro de los objetivos de la gestión de RRHH es el desarrollo del talento. Ofrecer a los trabajadores el espacio ideal para su crecimiento, conciliando los objetivos individuales de cada colaborador con los objetivos de la empresa. Paralelamente al desarrollo del talento está el desarrollo de la cultura corporativa. Nos ayuda a implantar políticas o comportamientos éticos en los equipos de trabajo.

• Gestión del tiempo. La importancia de la gestión del tiempo para el éxito de la empresa es innegable. Entre otras cosas, nos permite conocer la productividad de los trabajadores, la necesidad de reforzar los equipos de trabajo, etc. Más allá de la obligación legal de controlar las horas trabajadas por cada empleado, una gestión del tiempo eficiente nos ayudará a optimizar todavía más el capital humano del que disponemos.

Áreas de gestión de la fuerza laboral

Muchas veces tendemos a pensar que la gestión de recursos humanos se limita a asignar tareas o colocar al empleado en un puesto de trabajo, pero nada más lejos de la realidad.
La gestión de RRHH afecta las diferentes áreas de gestión de la fuerza laboral. Tener esto claro e identificar los distintos aspectos afectados será fundamental para gestionar correctamente el talento humano.

Procesos de selección de personal y reclutamiento

El equipo de recursos humanos debe hacer un seguimiento de los procesos de reclutamiento de personal y selección lo más completo posible para garantizar que las contrataciones se ajustan a lo que busca la empresa.

Un análisis en profundidad de la vacante a ofrecer y sus características, de las habilidades y competencias de los candidatos nos ayudarán a contratar al empleado que mejor encaja.

Onboarding

El onboarding es la culminación del proceso de selección, uno de los momentos donde más influye la gestión de RRHH. Hay que preparar a los nuevos colaboradores para que su adaptación a la empresa sea lo más rápida posible, un proceso que debe comenzar antes de la incorporación efectiva al nuevo puesto de trabajo.

Evaluación del desempeño

¿Los trabajadores están en la posición adecuada? La evaluación del desempeño nos ayuda a analizar el rendimiento de cada empleado y tomar las medidas adecuadas para potenciarlo. Otra de sus funciones es identificar el talento oculto en la empresa. Así, en vez de buscarlo fuera y esperar a que se adapte a la organización podemos confiar en el talento interno, un estímulo más para la plantilla.

Gestión de la formación del empleado

Una empresa seria contará con planes de carrera y formación para sus colaboradores. Estar al día es imprescindible para seguir siendo competitivos, y la formación, reciclaje o actualización de los empleados es otro aspecto decisivo en la gestión de recursos humanos. Las necesidades de formación pueden detectarse mediante la evaluación de desempeño, y nos ayudará a trabajar de forma más eficaz.

Recompensa y beneficios para el empleado

La política retributiva es un aspecto muy sensible. Si queremos triunfar, necesitamos una política salarial bien definida y estructurada. Por una parte, nos ayuda a definir bandas salariales, bonus e incentivos y beneficios como la retribución flexible, beneficios sociales, etc. Por otra parte nos permite evitar cualquier tipo de desigualdad entre empleados, una desigualdad que puede dar paso a conflictos y malestar entre los trabajadores.

People analytics (análisis de datos)

Las técnicas de People Analytics son un excelente recurso en la gestión de equipos de trabajo. El análisis de datos permite identificar tendencias, medir el rendimiento, la eficiencia en el uso de los recursos que tenemos, el ambiente de trabajo, el seguimiento de la cultura corporativa, el éxito de los procesos de selección, el nivel de absentismo… Cuestiones que nos ayudarán a gestionar mejor el capital humano del que disponemos.

Comunicación interna

No nos cansamos de repetir la importancia de la comunicación interna para el éxito de cualquier empresa. Una comunicación interna eficiente permite una gestión de recursos humanos de forma mucho más eficiente, pues el contacto constante entre las bases y la dirección permite a esta detectar las necesidades de la empresa en relación a la plantilla y responder a sus demandas.

Promoción interna y planes de carrera

Una buena gestión de RRHH implica el desarrollo de planes de carrera para los colaboradores. En ellos se establecen las condiciones que ambas partes deben cumplir para tratar de potenciar al máximo el potencial de cada persona.

De este modo, podemos crear una cantera de talento en la organización, supervisando en todo momento la evolución de la trayectoria profesional de nuestros colaboradores y ayudándoles a mejorar.

Clima laboral

No podemos perder de vista la importancia de un buen ambiente de trabajo para que nuestros empleados ofrezcan el máximo rendimiento. Por clima laboral entendemos tanto la relación de los trabajadores con sus compañeros, jefes y subalternos; pero también la posibilidad de contar con todas las herramientas necesarias para desempeñar su tarea con éxito.

Administración

Esto último se enmarca dentro de la administración de la empresa, que debe ser eficiente si no queremos tener problemas. Cuestiones rutinarias como la asignación de turnos, el anuncio de los mismos a los empleados o el pago regular de las nóminas forman parte de la gestión de la fuerza laboral.

Modelos de gestión de RRHH

Uno de los aspectos más interesantes de la gestión de RRHH es que no hay un modelo único: se pueden aplicar diferentes metodologías con un excelente resultado en función de las necesidades de la empresa.

La clave está en hacer un buen uso de cada modelo, teniendo en cuenta las características de nuestra empresa, del capital humano del que disponemos y las necesidades organizativas que tenemos.

Gestión del talento humano

La gestión del talento humano hace referencia a la capacidad de la organización para atraer talento, retenerlo y desarrollarlo en función de los objetivos de la empresa. No podemos limitar la gestión de RRHH a la contratación de determinados perfiles, sino que habrá que trabajar con el capital humano del que disponemos para prepararlo de cara a los retos y necesidades del futuro.

Experiencia de empleado

El employee experience es fundamental para fidelizar al talento y evitar su fuga. Su influencia es patente especialmente en las nuevas generaciones, más exigente que las anteriores.

Por eso, muchos equipos de RRHH apuestan por enfoques como design thinking y employee journey map. Ofrecer una experiencia positiva no solo refuerza la fidelización, también nos permite ser más productivos y potencia la imagen de marca.

People Analytics

People Analytics no deja de ser el Big Data aplicado a los recursos humanos. Nos permite saber cómo se sienten los trabajadores, analizar su rendimiento y tomar las mejores decisiones para empresa y trabajadores en función de los datos.

Así, podemos mejorar la gestión del capital humano, reforzar la relación con la dirección o tener una visión más completa del desempeño de los equipos de trabajo. Permite ofrecer formación o desarrollo a la carta, reforzando el bienestar de los trabajadores y la productividad.

Cambio estilo de liderazgo

La plantilla evoluciona, pero a menudo nos encontramos con líderes anclados en el pasado. Los nuevos líderes necesitan habilidades diferentes a las de sus predecesores.

Solo así podrá haber líderes digitales, capaces de dirigir equipos, mantener a la gente conectada y apostar por la innovación en la organización. Un buen líder necesita unas habilidades en el campo digital que a menudo echamos de menos.

Digitalización del departamento de recursos humanos

Dentro de la gestión de recursos humanos, el departamento de RRHH tiene un rol fundamental en la digitalización de la empresa. Es un papel a dos niveles: digitalizarse a sí mismo y digitalizar la fuerza laboral.

La adaptación de su forma de trabajar, por ejemplo mediante un software de recursos humanos que le ayude a optimizar su trabajo, es un primer paso para alcanzar este doble objetivo.

Políticas de diversidad e inclusión

La propia evolución de nuestra sociedad hace que en muchas empresas convivan perfiles de diferentes rangos de edad o procedencia. En este sentido, las empresas están obligadas a seguir una serie de parámetros de transparencia que permitan detectar y solucionar los problemas de desigualdad de género, raciales o diferencias entre compensaciones y recompensas. Es algo fundamental para una buena gestión de RRHH, evitando el conflicto.

Pasos del plan estratégico de gestión de RRHH

¿Quieres crear un plan de gestión de RRHH para tu empresa? Todo comienza con el diseño del organigrama de la organización. A partir de aquí podemos asignar funciones y responsabilidades a los diferentes miembros de la misma.

El siguiente paso será fijar la política de RRHH -cómo seleccionar a los candidatos, qué requisitos necesitan- y definir sueldos y horarios. Deben ajustarse a la realidad de la organización.

El último paso será establecer el sistema de promociones. No olvides que el plan debe actualizarse periódicamente.

Herramientas de gestión de RRHH

No hace falta decir que para sacar adelante tu plan de gestión de recursos humanos, dicho departamento deberá contar con las herramientas adecuadas para gestionar la fuerza laboral de la empresa.

Si no lo dotamos de los recursos necesarios, el equipo de recursos humanos tendrá serios problemas a la hora de cumplir con su misión. ¿De qué herramientas hablamos? Hay un sinfín de recursos.

Canales de comunicación interna

Trabajar la comunicación interna es fundamental para el éxito de cualquier organización, y la gestión de recursos humanos no es ninguna excepción. Entre otras cosas, permite reforzar el compromiso de los empleados y su productividad.

Soluciones como el chat interno o el envío de comunicados internos, además de las alertas y notificaciones, ayudan a potenciarla.

Portal del empleado

Dentro de las vías de comunicación interna, no podemos perder de vista la importancia del portal del empleado. Este recurso sirve para facilitar la comunicación entre trabajadores, RRHH y los mánagers de la organización.

Permite gestionar desde un único lugar las funciones, tareas y procesos relacionados con los empleados. Fundamental para cualquier departamento de recursos humanos.

Software de reclutamiento y selección de personal

Nos ayuda a diferentes niveles. Por una parte, sirve para publicar las ofertas de empleo en nuestro propio portal de empleo o en los más destacados del sector.

Por otra parte, permite filtrar currículums para preseleccionar a los mejores candidatos y agilizar el proceso de selección. Un ATS permite un completo seguimiento del candidato a todos los integrantes de RRHH.

Software de onboarding

Ofrecer un buen proceso de onboarding a nuestros nuevos empleados es el primer paso para facilitar su adaptación e integración en la empresa.

Soluciones como Sesame HR nos permiten, entre otras cosas, crear un checklist de onboarding para no olvidar ninguna tarea o asignar tareas para ofrecer la mejor acogida posible.

Base de datos de empleados

Una de las herramientas clave para facilitar el trabajo de recursos humanos es la base de datos de empleados. Permite gestionar a los trabajadores de la empresa, además de recabar información de cara a futuras contrataciones, recolocaciones, ascensos, etc.

En cualquier momento podemos consultar los datos, que también nos permiten extraer conclusiones sobre el ambiente de trabajo o para desarrollar la planificación laboral.

Gestor documental

A lo largo del día a día de la empresa, se mueven todo tipo de documentos. Un gestor documental no dejas de ser una ayuda para la gestión de RRHH, tratamiento y conservación de los documentos de la organización.

Basta con un par de clics para localizar el documento, mucho más eficiente que si lo imprimimos y lo archivamos en papel. Y mucho más sostenible.

Informes de RRHH

Una buena herramienta de gestión de RRHH como Sesame HR genera una serie de informes que nos permiten optimizar la fuerza de trabajo de la empresa. Entre otras cosas, permiten medir la productividad y rentabilidad de proyectos, llevar el control horario o salarial, tenemos indicadores de recursos humanos, etc.

Puedes detectar tendencias, solucionar problemas y aprovechar mejor los recursos de la organización.

Software de preparación de nóminas

Preparar las nóminas a mano es una pérdida de tiempo, además de abrir la puerta al error humano. En cambio, contar con un software de preparación de nóminas facilita la automatización del proceso, ahorrando mucho tiempo y minimizando el riesgo de error humano.

De hecho, los datos del control horario pueden volcarse directamente en el gestor de nóminas. También puedes automatizar su envío a los trabajadores.

Encuestas

Las encuestas son uno de los mejores recursos para la gestión del capital humano, especialmente en lo referente al ambiente de trabajo. Las encuestas de clima laboral permiten detectar tensiones o potenciales problemas en la organización, anticiparse a los mismos y trabajar en aras de un mejor ambiente laboral. Bien utilizadas, tienen un gran potencial a la hora de conocer las inquietudes y solicitudes de la plantilla.

Control horario

No olvides que el registro del control horario es obligatorio por ley. Pero más allá de esta obligación, un software de gestión de recursos humanos nos ofrece la posibilidad de que los trabajadores fichen desde su propio móvil, facilitando el trabajo desde casa o en la calle. También es un aliciente más a la hora de apostar por el horario flexible.

Gestor de turnos

Cuando la empresa trabaja por turnos, estos deben ser equitativos. Especialmente, cuando hay un turno de noche. Contar con un software de recursos humanos permite organizar correctamente los turnos de trabajo, respetando los correspondientes descansos entre turnos y haciendo una distribución equitativa de los mismos. Así, evitamos que surjan desigualdades y conflictos en la plantilla.

Gestor de vacaciones

La gestión de vacaciones y ausencias es uno de los grandes quebraderos de cabeza para los responsables de recursos humanos.

Contar con una solución como Sesame HR permite organizar las vacaciones de los trabajadores de la mejor forma, evitando que todos coincidan. Los trabajadores pueden solicitar vacaciones, días libres, etc., y la empresa gestiona fácilmente estas ausencias.

Bolsa de horas extra

Cuando el volumen de actividad de la empresa no es equitativo a lo largo del año, es fácil que surja una bolsa de horas extra. Si contamos con la solución adecuada, podremos adaptar la jornada laboral de la plantilla a la actividad laboral, compensando las horas extra realizadas en los momentos de menos demanda de trabajo.

La clave está en saber cuántas horas ha trabajado un empleado o si tiene horas extra pendientes de compensar.

Tipos de software de gestión de RRHH

En el mercado encontramos varios tipos de software de gestión de recursos humanos. Cada uno puede cubrir una serie de funciones para la gestión de RRHH, aunque solo Sesame HR ofrece una cobertura total en lo referente a funcionalidades.

Elegir el software de gestión de recursos humanos más completo es decisivo a la hora de proporcionar una herramienta realmente útil y práctica al equipo de RRHH.

• Gestión de nóminas. Es una función fundamental a la hora de simplificar los procesos administrativos y contables en relación con la gestión de la nómina.
  Un programa de este calibre nos permite recopilar información sobre horas trabajadas, horas extra, asistencia, ausencias, impuestos o deducciones. Así, automatizamos la elaboración y envío de nóminas en función de los datos obtenidos.

• Control horario (gestión del tiempo). Insistimos una vez más en la obligación de llevar un control horario. En este sentido, contar con un software de control horario permite saber las horas trabajadas por cada empleado, si se han hecho horas extra, etc., gestionando el tema de trabajo. Para ello, basta con que el empleado lo instale y fiche las entradas y salidas cada día.

• Reclutamiento y selección de personal. Utilizar un software de reclutamiento nos permite agilizar el proceso de selección de personal para cubrir cuanto antes las vacantes, minimizando el daño económico y de productividad que causan las vacantes.
  Podemos filtrar currículums más rápido, separando el grano de la paja; llevar un seguimiento de candidatos o detectar aquellos aspirantes con más talento para convocarlos a una entrevista de trabajo.

• Sistema de gestión de recursos humanos (SGHR). Estos programas sirven para integrar, gestionar y automatizar muchos procesos rutinarios de RRHH en una única plataforma. De este modo, descargamos de un trabajo repetitivo al equipo de recursos humanos, que podrá centrarse en otras tareas más importantes.
  Entre las funciones que incluyen, la organización y gestión de los detalles de los trabajadores o la información organizativa de la propia compañía.

• Experiencia del empleado. A través de la propia evaluación del desempeño o mediante encuestas de clima laboral, podemos detectar el engagement del trabajador con la marca. Cuando la experiencia del empleado es buena, será más productivo y fiel a los valores y objetivos de la empresa.
  Sin embargo, cuando un trabajador no disfruta de una buena experiencia es más fácil que se marche a otra empresa. Habrá que buscar solución al problema.

Transformación digital y gestión de recursos humanos

Llegados a este punto, es innegable admitir que la transformación digital de la empresa ha facilitado la gestión de RRHH. Contamos con una serie de recursos impensables hace unos años que nos permiten sacar el máximo partido a nuestros colaboradores.

Desde los ATS hasta la gestión documental o el control horario, contar con un software de gestión de recursos humanos es la mejor decisión que puede tomar cualquier empresa.

Protección de datos personales

No olvides que esta transformación digital de la gestión de RRHH debe ir acompañada de la protección de los datos personales de los trabajadores. Se trata de un derecho fundamental de cualquier persona, y RRHH debe cuidarlo.

Por eso, un control de la información, la eliminación de aquella poco relevante o incluso innecesaria y una buena protección es básico si no queremos llevarnos ningún susto.