Guía Formación de Empleados y desarrollo profesional

16 de mayo, 2022

Importancia de la formación de empleados para conseguir los objetivos

La formación de los empleados es fundamental para el progreso de la organización y forma parte de toda buena estrategia de gestión de RRHH. Cuando los incorporamos a nuestro equipo de trabajo, los empleados deben estar bien formados y preparados para asumir sus tareas. Sin embargo, el mundo de la empresa avanza y cambia a gran velocidad. Una plantilla actualizada nos hará ser más competitivos, si no formamos a los trabajadores tanto ellos como la empresa quedarán desfasados.

Además en la actualidad, los empleados son cada vez más exigentes a la hora de que las empresas dispongan para ellos de planes de formación personalizados. Es por ello, que las organizaciones deben dedicar suficientes recursos a esta labor de desarrollo y potenciación de sus empleados, para asegurar la retención del mejor talento y mantener bajas tasas de rotación .

Sólo hay algo peor que formar a tus empleados y que se vayan. No formarlos para que se queden.

Henry Ford

Tipos de formación en la empresa

Sin lugar a dudas, tener un plan de formación de empleados es el primer paso para mantener a nuestros equipos de trabajo actualizados. Y un aspecto fundamental para que nuestro plan de formación sea exitoso es saber qué tipos de formación podemos ofrecer a nuestros empleados. Se puede diferenciar entre formación obligatoria -en la jornada laboral- y no obligatoria -fuera del horario de trabajo-, además de estos tipos:

• Formación continua: implica una mejora constante de la plantilla, pues se inicia en el momento en que el trabajador se une a la empresa y finaliza cuando la abandona. Es una formación de empleados ajustada a las necesidades y tendencias del sector, que permite tener equipos de trabajo siempre actualizados.
• Formación bonificada: cuando una empresa cotiza en la Seguridad Social, cuenta con unos créditos para ofrecer formación a la plantilla. No debe abonar ningún importe por la misma, puesto que está totalmente subvencionada; y además, tiene el derecho a elegir tanto quién imparte los cursos como la modalidad formativa que se utiliza.
• Formación externa: se da cuando la empresa ofrece a los trabajadores que se formen por su cuenta. De todos los tipos de formación de empleados, la externa es la menos habitual pero aun así se pueden encontrar organizaciones que facilitan a sus empleados la realización de carreras universitarias y postgrados, cursos de formación profesional, etc.
• Talleres, cursos…: son formaciones a priori más cortas que las anteriores, pero que también nos ofrecen excelentes resultados. Asociamos los cursos a una formación más teórica y los talleres a una más práctica e informal, seguramente más motivador. Muchas veces es lo mismo, pero la empresa suele hablar de talleres, y no de cursos, para darle un enfoque más atractivo para la plantilla.

Cómo diseñar un plan de formación de empleados

Más allá de conocer los diferentes tipos de formación de empleados que tenemos disponibles, hay una serie de pasos para diseñar el plan de formación profesional que no deberías pasar por alto. Hay que tener en cuenta las necesidades formativas de la organización, qué habilidades o capacidades se quieren trabajar; pero no puedes pasar por alto la opinión de los trabajadores. Ellos saben mejor que nadie en qué deberían formarse.

1. Analiza las necesidades formativas y el mercado laboral

Obviamente, el primer paso será saber qué necesidades formativas y de reskilling tenemos. Para ello, hay que analizar las fortalezas y debilidades de tu equipo, investigar en qué aspectos puede crecer y a partir de ahí establecer las necesidades que cubriremos mediante la formación de empleados. También hay que tener en cuenta las oportunidades que ofrece el mercado laboral y cómo preparar a tu equipo para aprovecharlas.

2. Escoge público objetivo en función de sus competencias profesionales

Podemos formar a toda la empresa, o podemos centrarnos en una serie de trabajadores en concreto. Por eso, es fundamental realizar una buena gestión del talento y conocer los diferentes perfiles profesionales que tenemos y saber cuál queremos potenciar en base a esas necesidades. Selecciona a los trabajadores que podrán aplicar en su día a día laboral los conocimientos o habilidades que adquieran, aquellos a los que les hará mayor provecho.

3. Redacta los objetivos concretos del plan de formación interna

Estos dos primeros pasos del plan de formación de empleados no se entenderían sin unos objetivos. Por eso estableceremos unos objetivos concretos para la formación. Hay que señalar en qué áreas nos centraremos, fijando objetivos a corto, medio y largo plazo. Esto nos permitirá orientar los siguientes pasos del plan en la dirección adecuada para que sea un éxito.

4. Diseña el temario y el contenido de los cursos

Los contenidos de los cursos se establecerán en función de los objetivos. Llegados a este punto ya sabemos a quién formar y qué formación ofreceremos, así que estableceremos el temario. Este es un buen punto para elegir qué tipo de formación de empleados ofrecemos, y en qué modalidad: presencial, cursos online, casos prácticos, clases magistrales…

5. Selecciona los formadores más comunicativos

¿Quién impartirá la formación? Aquí tenemos dos opciones, ambas igual de interesantes. Por una parte, podemos recurrir a la formación externa, especialmente cuando se trata de materias nuevas para la plantilla. Por otra parte, podemos contar con un formador de la propia plantilla, un perfil cualificado con buenas dotes de comunicación que se ocupe de formar a sus propios compañeros.

6. Establece un sistema para evaluar los resultados de tus recursos humanos

A la hora de analizar el resultado del curso, es fundamental tener un sistema de evaluación de los resultados. Por eso, en el plan de formación de empleados dedicaremos un capítulo a este sistema evaluador. Entre los aspectos a tener en cuenta tenemos la satisfacción de los trabajadores con el curso, la utilidad o la motivación, tanto a la hora de hacer el curso como con el resultado. Puedes obtener resultados cualitativos y cuantitativos.

7. Programa la formación del personal

Es importante establecer cuánto durará la formación de empleados, cuándo se llevará a cabo y dónde. Es una cuestión más importante de lo que parece, especialmente cuando se trata de cursos realizados en horario de trabajo. Los participantes deberán fichar la entrada y salida como si de una jornada laboral se tratase. No podemos pasar por alto la duración, elegir los mejores días según la previsión de carga de trabajo o la disponibilidad de instalaciones en la propia empresa.

8. Analiza los resultados y reorienta si es necesario

Una vez finalizada la formación, hay que estudiar si se han cumplido los objetivos y los cursos han tenido el efecto deseado en nuestros trabajadores. Si ha sido así, el plan de formación de empleados ha sido un éxito; si no es así, hay que analizar el por qué e introducir los cambios necesarios para reorientar la formación y enfocarla al cumplimiento de dichos objetivos.

Cómo mejorar la formación de empleados

Si tu empresa ya cuenta con un plan de formación de empleados, este siempre es susceptible de mejorar. Sin lugar a dudas, utilizar un software para la gestión de la formación es una de las formas que tenemos de mejorar, pero hay más. A continuación vamos a analizar las claves para que la formación de nuestra plantilla sea realmente eficiente, ajustada tanto a lo que exige el mercado como a las necesidades de la organización.

Mejora los recursos que la empresa invierte en formación

¿Se invierte lo suficiente en formación de los empleados? Es una pregunta que cualquier empresa debería hacerse. Podemos calcular la inversión media en formación por empleado, y compararla con las de otras empresas o con la media del sector. Esto nos puede decir si hacemos el esfuerzo adecuado o no. Más allá de la cuestión económica, la calidad de los cursos y los trabajadores que se forman son otros aspectos que podemos mejorar.

Analiza y aprovecha los cursos subvencionados

No podemos pasar por alto los cursos subvencionados por organismos públicos, ya sea con fondos europeos, nacionales, autonómicos o locales. Presentan la ventaja de que el coste para la empresa es mínimo, y nos permiten ganar competitividad. Aprovechar las diferentes convocatorias nos ayudará a ofrecer una mejor formación a la plantilla.

Diseña la formación para responder a las necesidades del mercado laboral

La formación de empleados no puede ser ajena a las necesidades del mercado laboral. Por eso, hay que trabajar con perspectiva a corto, medio y largo plazo. Orientaremos los contenidos de la formación a las exigencias del mercado laboral, adaptada siempre a las características de la empresa. Esto nos permite estar a la vanguardia de las novedades, además de formar a los líderes del futuro.

Ten en cuenta el proceso de aprendizaje de cada persona

Cada persona es un mundo, y no todo el mundo aprende al mismo ritmo. Hay que tener en cuenta los tiempos de cada trabajador y el plan de carrera profesional que se ha definido para él. Del mismo modo que no todos son igual de productivos, a la hora de formarse también encontraremos empleados que se forman más rápido que otros. Es algo que debes tener en cuenta especialmente cuando se trata de formación online: cada uno la completará a su ritmo.

Consejos clave para la gestión de la formación de personal

Otro aspecto a tener en cuenta cuando hablamos de formación de los empleados es la importancia de ofrecer un aliciente a los trabajadores para que se formen. Muchas veces, nuestro equipo verá la formación como una obligación, una imposición de la empresa. Si no hay motivación, no será fácil que completen los cursos. Pero tenemos mecanismos para motivar a la plantilla para formarse.

Recompensa el esfuerzo con nuevas posibilidades laborales

Una de las razones para apostar por la formación de los empleados es que puedan asumir nuevas responsabilidades. La plantilla espera que su esfuerzo se recompense, y hay que actuar en consecuencia. Si ven que se forman y no evolucionan laboralmente, el efecto desánimo empezará a hacer de las suyas y los trabajadores dejarán una formación que no se ve recompensada.

Además con la formación de empleados conseguiremos mejorar la experiencia del empleado y con ello su motivación laboral y compromiso.

Promociona internamente los cursos de formación

Por muy interesantes que sean los cursos, si no hay promoción del curso, es difícil que tenga éxito. Una buena promoción debe incluir las fechas, temario, habilidades y capacidades que se van a mejorar, las ventajas que les aportará, el perfil de la persona que los imparte… De nada nos sirve invertir en formación de los empleados si a la hora de la verdad los trabajadores no se enteran de que la ofrecemos.

Formación de empleados en riesgos laborales

Si hablamos de formación de empleados es imprescindible dedicar un apartado a la prevención de riesgos laborales. Se trata de una formación en muchos casos obligatoria para que una persona pueda desempeñar una tarea. Debe estar ajustada a las características del puesto de trabajo; y entre otras cosas nos ayuda a reducir incidentes y accidentes, mejorando la productividad.

Ventajas de usar un software para la gestión de la formación de empleados

El hecho de contar con un software de recursos humanos como puede ser Sesame HR te facilita la creación de los planes de formación de empleados y desarrollo. Es mucho más fácil detectar las carencias y necesidades formativas de tus equipos de trabajo y desarrollarlos para alcanzar el máximo rendimiento. Además, nos ayuda a mejorar nuestro potencial como marca empleadora, atrayendo y reteniendo talento.