Vacaciones y ausencias
Consejos para la gestión eficiente de vacaciones y ausencias de empleados
Optimiza la gestión de vacaciones y ausencias con software especializado en calendarios. Simplifica y automatiza tus procesos. ¡Léenos!
¿Necesitas ayuda?
Sara González
HR Consultant
15 de abril, 2025
¿Estás pensando en cómo mejorar la gestión de vacaciones y ausencias de tu empresa? Entre coordinar las solicitudes y comunicar los cambios, puede convertirse en una verdadera pesadilla logística.
Pero no te preocupes, en este artículo te daremos algunos consejos prácticos para simplificar la gestión de vacaciones y ausencias de forma eficiente con ayuda de un gestor de vacaciones.
¿Quién organiza las vacaciones en una empresa?
Esta es la pregunta del millón. En un escenario ideal, recursos humanos debería encargarse de esta labor. Hay empresas donde los directivos se autoproclaman responsables de gestionar vacaciones. Lo que puede resultar un problema, en caso de no conocer las necesidades reales de la organización.
El departamento de Recursos Humanos debería tener en cuenta la mano de obra necesaria durante las vacaciones.
Con la ayuda de los responsables de cada equipo o departamento, podrán configurar el calendario de vacaciones de la plantilla. Al fin y al cabo, estos conocen mejor que nadie la realidad de cada departamento.
Es importante señalar que las tareas de RRHH no se limitan a gestionar el descanso de la plantilla.
Como responsables, tendrán que diseñar la política de vacaciones de la organización. Se trata de un recurso fundamental para evitar errores al repartir los días de vacaciones.
Una política de vacaciones clara facilitará las cosas. Tanto a los responsables de gestionar vacaciones como a los propios trabajadores.
Sabrán a qué atenerse, cómo se reparten los días y, lo más importante, cómo y cuándo solicitar las vacaciones. Son las “instrucciones” para solicitarlas.
Ten en cuenta que, para evitar conflictos, la política de vacaciones debe ser lo más precisa posible. No hay lugar para los malentendidos.
Se trata de uno de los documentos que facilitaremos a cada empleado durante el onboarding. Todos los colaboradores deben conocer la política de vacaciones.
Descarga gratis la mejor guía para la gestión de vacaciones de los empleados
¿Te cuesta organizar las vacaciones de tu equipo sin conflictos ni caos? Descubre cómo simplificar la planificación, mantener la productividad y cumplir con la normativa con nuestra guía completa.
Ventajas de tener responsables de gestionar las vacaciones
Sin lugar a dudas, la principal razón para tener responsables de gestionar vacaciones será la coherencia.
Podremos seguir unas pautas en la gestión de vacaciones, asignándolas en función de los principios previstos. De este modo, la actividad empresarial se verá afectada lo menos posible.
Otra de las razones para encargar esta tarea a RRHH es que conocen como nadie las necesidades de la organización. Por una parte, sabrán cuál es el momento en que menos manos de obra se necesita.
No es fácil saber cuántos trabajadores se pueden ausentar a la vez, o recolocar a los que se quedan.
Por otra parte, RRHH también será la responsable de contratar a los sustitutos. El hecho de gestionar ellos mismos las vacaciones permitirá a este departamento activar el proceso de selección de personal. No podemos dejar la búsqueda de trabajadores para el final, o la empresa se resentirá.
¿La empresa puede elegir los días de vacaciones de los trabajadores?
Los responsables de gestionar vacaciones se encargarán de aprobar o rechazar las solicitudes. Pero la empresa no puede asignar unilateralmente los días de vacaciones a sus empleados.
Ten en cuenta que las vacaciones vienen reguladas por el Estatuto de los Trabajadores y por el convenio.
Elegir las vacaciones es un derecho de los trabajadores. Así lo dice el propio Estatuto de los Trabajadores en su artículo 38. Pero como hemos dicho, esto no siempre es posible.
También conviene señalar que cada organización tiene sus propias características. Por ejemplo, en la mayoría de casos las vacaciones se concentran en agosto.
Pero otras empresas tienen ahí su pico de trabajo. Por eso, es importante ofrecer a la plantilla la posibilidad de elegir entre varias opciones.
Lo idea es elegir las vacaciones de mutuo acuerdo entre trabajador y empresa. Ya hemos dicho que contar con una política de empresa clara es fundamental en este sentido.
También gestionar las vacaciones con antelación. Así, los trabajadores también pueden conciliar su vida profesional y familiar.
¿Cómo llevar el control de vacaciones de los empleados?
Para la gestión de vacaciones y ausencias de tus empleados, es importante implementar algunas buenas prácticas.
Política de vacaciones
En primer lugar, establece una política clara de vacaciones que especifique el número de días de vacaciones a los que tienen derecho los empleados, así como los periodos en los que se pueden disfrutar.
Esta política debería comunicarse a todos los empleados y estar disponible en el gestor documental.
Planificación con antelación
A continuación, planifica con antelación. Anima a tus empleados a solicitar sus vacaciones con al menos 4 semanas de antelación. Esto te dará tiempo para organizar los turnos y asegurarte de que el departamento no se quede corto de personal.
Pide a tus empleados que entreguen un informe de tareas antes de irse de vacaciones para facilitar la cobertura de sus tareas.
Sistemas rotativos
Es importante tener en cuenta los deseos de tus empleados a la hora de conceder vacaciones, pero también debes asegurarte de que las necesidades de la empresa se cubren.
Podría ser útil implementar un sistema de rotación o calendario de turnos para asegurarte de que todos tienen la oportunidad de tomarse vacaciones en los periodos más populares.
Software de gestión de vacaciones
Finalmente, asegúrate de tener un sistema para registrar y hacer un seguimiento de las vacaciones y ausencias de tus empleados.
Un software de gestión de recursos humanos como Sesame HR puede automatizar este proceso y proporcionarte visibilidad sobre quién está de vacaciones y cuándo. Esto te ayudará a planificar mejor y evitará confusiones.
Comunicación interna para la gestión de vacaciones y ausencias
Una buena comunicación interna es clave para gestionar de forma eficiente las vacaciones y ausencias en tu empresa.
Como director de RRHH, es importante que establezcas procesos claros de solicitud y aprobación de vacaciones, y que los comuniques de manera efectiva a todos los empleados.
Explica detalladamente los pasos que deben seguir los trabajadores para solicitar sus vacaciones, ya sea mediante correo electrónico, intranet o directamente en el software de RRHH. Para ello, puede ser útil crear un manual de referencia.
Tus trabajadores deben saber:
- A quién debe dirigirse.
- Qué plataforma usar.
- Tiempo de antelación.
Cuanto más clara sea esta información, menor será el margen de error y las posibles confusiones.
Aprobación de las solicitudes de vacaciones
También es recomendable que informes a los empleados de cuándo se les notificará la aprobación o denegación de sus solicitudes de vacaciones. Esto les permitirá planificar mejor sus días libres y les dará tranquilidad durante el proceso.
Por otro lado, asegúrate de comunicar cualquier cambio en los procedimientos de vacaciones con suficiente antelación.
Otro aspecto importante es informar a los compañeros de departamento o equipo cuando uno de ellos solicite vacaciones o ausencias.
De esta forma podrán redistribuir las tareas y responsabilidades para garantizar la continuidad del trabajo. También puedes valorar la opción de delegar temporalmente algunas funciones en otros empleados.
En definitiva, una comunicación interna fluida es imprescindible para la gestión de las vacaciones y ausencias de una manera eficiente.
¿Qué dice la ley sobre el derecho de las vacaciones en España?
En España, el derecho a las vacaciones anuales retribuidas está regulado por el Artículo 38 del Estatuto de los Trabajadores, que establece lo siguiente:
Todo trabajador tiene derecho a un período de vacaciones anuales retribuidas de 30 días naturales como mínimo. Este período puede ser ampliado mediante convenio colectivo o contrato individual, pero nunca reducido.
Las vacaciones no pueden ser sustituidas por una compensación económica, salvo en el caso de extinción del contrato laboral, en cuyo caso se abonarán las vacaciones no disfrutadas.
Hay que tener en cuenta que el período o períodos de disfrute de las vacaciones se fijarán de común acuerdo entre el empresario y el trabajador, conforme a lo establecido en los convenios colectivos sobre planificación anual de las vacaciones. En caso de desacuerdo, la jurisdicción social determinará la fecha de disfrute.
Además, las vacaciones deben disfrutarse dentro del año natural en que se devengan. No obstante, si coinciden con una incapacidad temporal, el trabajador podrá disfrutarlas una vez finalice dicha incapacidad, siempre que no hayan transcurrido más de 18 meses desde el final del año en que se originaron.
Es importante destacar que los 30 días naturales incluyen todos los días del calendario, es decir, también sábados, domingos y festivos. Sin embargo, algunos convenios colectivos pueden establecer las vacaciones en días laborables, lo que generalmente se traduce en 22 días laborables al año.
Por último, hay que recordar que las empresas tienen la obligación de informar a sus trabajadores sobre los días de vacaciones que les quedan antes de finalizar el año. Si no lo hacen y el trabajador no puede disfrutar de sus vacaciones, la empresa podría estar obligada a permitir su disfrute fuera del plazo habitual, incluso durante el año siguiente.
¿Cómo se calculan los días de vacaciones en España?
En España, el cálculo de los días de vacaciones se basa en lo establecido por el Estatuto de los Trabajadores y puede variar según el convenio colectivo o contrato individual. A continuación, se detallan los aspectos clave para entender cómo se calculan:
Tipos de días de vacaciones
- Días naturales: incluyen todos los días del calendario, es decir, de lunes a domingo, incluyendo festivos. El mínimo legal es de 30 días naturales por año trabajado, lo que equivale a 2,5 días por mes trabajado.
- Días laborables: excluyen los fines de semana y festivos. Muchos convenios colectivos establecen 22 días laborables por año, lo que corresponde a 1,83 días por mes trabajado.
Si un trabajador no ha completado el año completo de trabajo, las vacaciones se calculan proporcionalmente al tiempo trabajado. Por ejemplo:
- Días naturales: 2,5 días × número de meses trabajados.
- Días laborables: 1,83 días × número de meses trabajados.
Por ejemplo, si un empleado ha trabajado 6 meses y el convenio establece 30 días naturales de vacaciones anuales:
¿Quién tiene prioridad a la hora de elegir vacaciones?
En España, la elección de las fechas de vacaciones debe realizarse de común acuerdo entre la empresa y el trabajador, conforme al artículo 38 del Estatuto de los Trabajadores. Sin embargo, cuando varios empleados solicitan las mismas fechas y no es posible concederlas a todos, se aplican ciertos criterios de prioridad:
- Cargas familiares: los trabajadores con responsabilidades familiares, especialmente aquellos con hijos en edad escolar, suelen tener preferencia para disfrutar de sus vacaciones durante los períodos de descanso escolar. Esta práctica busca facilitar la conciliación entre la vida laboral y familiar.
- Antigüedad: en igualdad de condiciones, la antigüedad en la empresa puede ser un factor determinante. Los empleados con más tiempo en la organización podrían tener prioridad en la elección de fechas.
- Convenio colectivo o acuerdos internos: algunas empresas establecen criterios específicos en sus convenios colectivos o políticas internas, como rotaciones anuales o sistemas de turnos, para garantizar un reparto equitativo de las vacaciones entre los empleados.
Es importante que estos criterios sean transparentes y conocidos por todos los empleados para evitar conflictos. En caso de desacuerdo, el trabajador puede acudir a la jurisdicción social para que se determine la fecha de disfrute de las vacaciones.
Implementa Sesame HR para la gestión de vacaciones y ausencias en tus empleados
Actualmente, en el mercado español existen diversas herramientas tecnológicas que pueden ayudarte con la gestión de vacaciones y ausencias de tus empleados.
Contar con un software de gestión del personal como Sesame HR te permitirá ahorrar tiempo y dinero, optimizar recursos y mejorar la experiencia del empleado:
- Automatiza los procesos de gestión de vacaciones y ausencias. Un software de RRHH puede encargarse de calcular automáticamente los días de vacaciones que le corresponden a cada empleado según la legislación vigente, llevar un registro de los días consumidos y los pendientes, y notificar a los empleados. Esto te evitará tener que realizar estos cálculos y seguimientos manualmente.
- Centraliza toda la información en un único lugar. Podrás ver de un vistazo el calendario de vacaciones de toda la empresa. Además de consultar rápidamente los días de vacaciones disponibles de cada empleado, y tener acceso al historial de vacaciones de cualquiera de ellos.
- Facilita la comunicación interna entre empleados y responsables. Tanto empleados como responsables podrán solicitar o aprobar vacaciones directamente en la plataforma, recibiendo notificaciones automatizadas en cada paso del proceso. Esto agiliza los flujos de trabajo y reduce malentendidos.
- Optimiza la planificación de recursos. Al tener visibilidad de las vacaciones futuras de tus empleados con antelación, podrás planificar mejor cómo cubrir esas ausencias y asegurar que cuentas con el personal necesario en todo momento. Esto es especialmente útil en épocas de mayor carga de trabajo.
Invertir en una herramienta tecnológica para la gestión de vacaciones y ausencias puede reportarte importantes beneficios a corto y largo plazo.
Ventajas de contar con un gestor de vacaciones
A la hora de organizar el calendario de vacaciones de tu empresa, es importante seguir algunas pautas para que la gestión de vacaciones y ausencias resulte lo más eficiente posible.
1. Cumplimiento del calendario laboral
En el ámbito español, es fundamental comenzar cualquier proceso sobre gestión de vacaciones con el calendario laboral establecido según el BOE.
Para ello, deberás asegurarte de que en tu sistema estén introducidos los festivos nacionales correspondientes. Además, deberás asegurar que los festivos autonómicos y locales sean los correctos.
2. Personalización según necesidades
Desde el esquema de días libres disponibles por año hasta las políticas de acumulación de tiempo, deberás personalizar cada detalle para reflejar la identidad y las necesidades específicas de tu equipo.
3. Visualización clara y efectiva
Con herramientas como Sesame HR, la visualización del calendario de vacaciones se convierte en un juego de niños.
Adiós a las hojas de cálculo interminables. Ahora tendrás acceso a una interfaz intuitiva que te permitirá ver de un vistazo quién está de vacaciones, quién está disponible y cuándo.
¡Ahorra tiempo y evita conflictos con esta herramienta fácil de usar!
4. Integración con otras funcionalidades
Con un software de RRHH como Sesame HR, puedes sincronizar fácilmente los datos del calendario de vacaciones con las otras funcionalidades que utilices. Lo que significa menos tiempo perdido en la administración.
Seguir estos consejos te ayudará a estructurar un calendario de vacaciones eficiente. Y es que facilitar las vacaciones a tus empleados no solo es una obligación legal, también es una inversión en su bienestar y motivación.
Invierte en herramientas que te ayuden en esta tarea, como el software de RRHH de Sesame HR, y verás cómo tu empresa gana en eficiencia. Regístrate y obtén una una demostración gratis por parte de nuestros especialistas. Descubre cómo optimizar la gestión de los descansos de tu equipo con pocos clics.
¿Necesitas ayuda?
Soy Ronny Navarrete, consultor de
Recursos Humanos en Sesame HR. Reserva una reunión con mi equipo para ayudarte.
