12 de enero, 2024

Estás al frente de una gran empresa y necesitas optimizar los procesos de control de tareas para aumentar la productividad. Sabes que el uso de las herramientas adecuadas puede marcar la diferencia, pero con tantas opciones en el mercado no sabes por dónde empezar.

En este artículo te presentamos cómo son las mejores apps con gestor de tareas para grandes empresas que te ayudarán a rentabilizar tu negocio.

¿Cómo son las herramientas más efectivas para el control de tareas?

Hoy en día existen diversas herramientas de gestión de tareas y proyectos más eficientes. Estas aplicaciones, conocidas como software de control de empleados, te permiten organizar las tareas del equipo, establecer recordatorios, realizar un seguimiento del progreso y colaborar con tu equipo.

Ventajas de las apps de control de tareas

Las mejores opciones de software de control de tareas utilizan la nube, lo que significa que puedes acceder a tus tareas desde cualquier dispositivo con conexión a Internet. Por ello, podrás disfrutar de ventajas como:

Acceso desde cualquier lugar: esto garantiza la flexibilidad y la disponibilidad constante de la información, facilitando el trabajo remoto.
Sincronización en tiempo real: las herramientas en la nube ofrecen sincronización automática, lo que significa que cualquier actualización realizada por un miembro del equipo se refleja instantáneamente para todos los demás.
Integración con otras aplicaciones: integraciones con calendarios, plataformas de comunicación y suites de productividad permiten una experiencia de usuario más completa.
Personalización de flujos de trabajo: permite adaptar la herramienta a las necesidades específicas de cada equipo. Poder definir procesos, estados de tareas y campos personalizados contribuye a una mayor eficiencia y coherencia en la gestión de proyectos.
Seguridad y control de acceso: priorizan la seguridad de la información y ofrecen controles de acceso robustos. Garantizar la confidencialidad y la integridad de los datos es crucial, especialmente en entornos empresariales.

Sin duda, la combinación de estas características en una app de control de tareas contribuye a optimizar la organización, la colaboración y el rendimiento de los equipos, asegurando el éxito en la ejecución de proyectos.

Funciones de las herramientas de gestión de tareas y proyectos

Las herramientas de control de tareas más avanzadas ofrecen una gran variedad de funciones útiles para optimizar los procesos en tu negocio.

Al implementar una solución integral como Sesame HR, dispondrás de todas las funcionalidades necesarias para mejorar la productividad de tus empleados y la rentabilidad de tu compañía.

Asignación y seguimiento de tareas

Una de las principales funciones que deben incluir las herramientas de gestión de tareas es la posibilidad de asignar responsabilidades a los miembros de tu equipo y hacer un seguimiento del progreso de los proyectos.

Podrás designar tareas a usuarios específicos, establecer fechas de entrega y añadir comentarios sobre el trabajo realizado. De esta forma, tendrás una visión general del estado de cada tarea y podrás verificar que se cumplan los plazos acordados.

Panel de control

Un panel de control centralizado te permitirá supervisar todas las tareas, proyectos y empleados de un vistazo. Podrás filtrar por estado, responsable, prioridad y otros criterios para localizar rápidamente la información que necesitas.

El panel de control es una herramienta imprescindible para dirigir tu negocio de forma eficiente.

Integración con el calendario

Las mejores apps de control de tareas se integran perfectamente con tu calendario. De este modo, las tareas programadas, reuniones y otros eventos aparecerán automáticamente en el calendario de los usuarios responsables.

Esta función garantiza que tus empleados tengan siempre a mano toda la información necesaria para desempeñar su trabajo.

Notificaciones automáticas

Las notificaciones automáticas son otra función esencial en cualquier sistema de control de tareas.

Permiten configurar alertas que avisen a los usuarios sobre tareas próximas a vencer, comentarios nuevos, cambios en el estado de un proyecto, etc.

Las notificaciones a tiempo real aumentan la productividad al mantener a todos los miembros del equipo actualizados sobre los avances.

Reportes e informes

Los reportes e informes de RRHH son indispensables para medir el rendimiento de tus empleados y la rentabilidad de tu empresa.

Las herramientas de control de tareas más completas te ofrecen toda esta información en cómodos paneles de datos para que puedas mejorar tu gestión.

Cómo mejorar la eficiencia en el control de tareas y proyectos

Para conseguir una mayor eficiencia en la gestión de tareas y proyectos, es necesario implantar buenas prácticas y herramientas adecuadas. Te explicamos algunas de las claves para optimizar el control de tareas.

1. Definir objetivos claros y alcanzables

Lo primero es establecer metas específicas y realistas. Debes determinar plazos de entrega y responsables para cada tarea dentro de tu herramienta de gestión.

Teniendo en cuenta los recursos y capacidades disponibles. Es importante involucrar a los empleados en este proceso para aumentar su motivación y compromiso.

2. Priorizar las tareas

No todas las tareas tienen la misma importancia, así que debes clasificarlas por prioridad en función de su urgencia e impacto en los objetivos.

De esta forma podrás centrarte en lo verdaderamente importante y no perder el tiempo con cuestiones secundarias. Te recomendamos utilizar herramientas con matrices de priorización.

3. Realizar un seguimiento continuo

Una vez iniciado el proyecto, es fundamental llevar a cabo un control periódico del avance de las tareas para detectar posibles desviaciones o retrasos.

Debes comprobar con ayuda de calendarios visuales que se cumplen los plazos establecidos y tomar medidas correctivas si es necesario, como reasignar recursos o modificar el plan de acción.

4. Optimizar la comunicación

La coordinación entre los distintos departamentos y empleados involucrados es esencial para el éxito de cualquier proyecto.

Procura fomentar el feedback constante con ayuda de las notificaciones automáticas en la app de control de tareas. De esta forma podrás resolver dudas, detectar oportunidades de mejora y asegurar que todo el mundo trabaja de forma alineada.

5. Elegir las herramientas adecuadas

Hoy en día existen múltiples apps de control de tareas que pueden facilitar en gran medida la gestión de tareas y proyectos.

Te recomendamos evaluar distintas opciones en función de tus necesidades específicas y elegir aquellas que se adapten mejor a tu cultura organizativa.

Soluciones como Sesame HR te permitirán integrar el control de tareas con otras funcionalidades, como el control horario y People Analytics.

Los errores más comunes en la gestión de tareas y proyectos

Uno de los mayores errores en el control de tareas y proyectos es no definir claramente los objetivos y el alcance. Si los empleados no entienden exactamente lo que se espera de ellos, es probable que el proyecto se desvíe y no se completen las tareas críticas a tiempo.

Esto puede derivar en otros problemas más complejos, que te explicaremos a continuación.

Falta de priorización

Un error común es no priorizar adecuadamente las tareas. Cuando todo parece urgente porque no sabemos cuáles son los objetivos principales, es fácil perder de vista lo realmente importante.

Es necesario determinar qué tareas son críticas para el éxito del proyecto y centrarse en ellas primero. Puedes utilizar herramientas como matrices de priorización para clasificar las tareas por importancia e impacto.

Micromanagement

El micromanagement puede ser perjudicial para la productividad laboral. Debes delegar tareas y confiar en que los empleados pueden manejarlas.

Eso sí, es importante realizar un seguimiento del progreso y brindar orientación cuando sea necesario, pero no debes controlar cada pequeño detalle. Esto puede hacer que los empleados se sientan poco valorados.

Falta de comunicación

Finalmente, muchos proyectos se desvían porque no se realiza un seguimiento adecuado del progreso. Es fundamental programar reuniones regulares para comunicar el estado de las tareas, identificar cualquier obstáculo y realizar ajustes según sea necesario.

Sin una comunicación interna constante, es fácil que las cosas se salgan de control y las fechas límite se pasen por alto. Si puedes dominar estos elementos, estarás en camino hacia una mayor eficiencia en tu organización.

Con las herramientas adecuadas y un buen plan de acción, conseguirás que tu equipo rinda al máximo y cumpla los objetivos de una forma más eficiente.

Aprovecha las ventajas que ofrecen plataformas como Sesame HR. Si quieres, puedes probar una demostración de 14 días de nuestro software de RRHH para renovar el control de tareas en tu empresa. ¡No esperes más!

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Tiago Santos

HR Influencer en Sesame HR | Web | + posts

Profesional de 𝐇𝐑 con experiencia dedicado a fomentar 𝐜𝐨𝐦𝐮𝐧𝐢𝐝𝐚𝐝𝐞𝐬 𝐜𝐨𝐥𝐚𝐛𝐨𝐫𝐚𝐭𝐢𝐯𝐚𝐬 fuertes entre líderes de RRHH. Como fundador del 𝐇𝐑 𝐂𝐥𝐮𝐛 y la 𝐇𝐑 𝐂𝐨𝐦𝐦𝐮𝐧𝐢𝐭𝐲, utilizo mis más de 15 años de experiencia para mejorar el panorama profesional de los líderes de RRHH.

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