15 de marzo, 2024

¿Estás buscando una manera de centralizar tus pagos y hacer que tus empleados sean más productivos? Las tarjetas de gastos personalizadas pueden ser la solución.

En este artículo te explicaremos qué son, cómo funcionan y los 10 principales beneficios que te aportan. Descubre cómo esta sencilla herramienta puede ayudarte en el control de gastos. ¡Sigue leyendo y aprende a sacarles el máximo partido!

Tarjetas de gastos personalizadas: qué son y cómo funcionan

Las tarjetas de gastos personalizadas son tarjetas de pago exclusivas para tus empleados que les permiten realizar compras de trabajo sin tener que adelantar dinero de su bolsillo.

A menos que sean tarjetas prepago, estas están vinculadas a una cuenta de gastos de la empresa, por lo que los empleados no tendrán que preocuparse por su gestión.

Además, podrán ser tanto en formato físico como digital, e incluso pueden contratarse ambos formatos de forma simultánea.

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¿Cómo funcionan las tarjetas de gastos?

Las tarjetas de gastos personalizadas funcionan de la siguiente manera:

Personalización: establece límites de gastos, restricciones de categorías o períodos de tiempo específicos para el uso de la tarjeta. Usa la aplicación móvil o la plataforma en línea asociada con la tarjeta.
Asignación de fondos: asigna fondos específicos a la tarjeta de gastos personalizada desde la cuenta principal.
Control y seguimiento en tiempo real: monitorea sus transacciones en tiempo real a través del panel.
Alertas y notificaciones: recibe alertas y notificaciones cuando se realice una transacción y se esté llegando al límite. Detectarás cualquier actividad fraudulenta de manera rápida.
Seguridad: bloquea y desbloquea la tarjeta temporalmente a través de la aplicación móvil en caso de ser necesario.

Sin duda, las tarjetas de gastos corporativos te ofrecen un mayor control y visibilidad sobre los hábitos de gasto de tus empleados.

Para quién son las tarjetas de gastos personalizadas

Las tarjetas de gastos personalizadas están pensadas para empresas que necesitan gran versatilidad y control sobre sus pagos. Al ser empresas de gran tamaño, es importante conservar la trazabilidad de todos y cada uno de los gastos realizados para evitar el fraude.

Para los empleados

Las tarjetas de gastos personalizadas facilitan la vida a tus empleados. No tendrán que adelantar dinero de su bolsillo y luego esperar el reembolso correspondiente.

Podrán pagar directamente con la tarjeta de la empresa y rendir cuentas de forma sencilla mediante el sistema de gestión de gastos.

Para la empresa

Para tu organización, las tarjetas de gastos personalizadas suponen un antes y un después. Por un lado, permiten un control total de los gastos, ya que todas las compras quedan registradas de forma automática en el software de gestión.

Además, al asociar cada tarjeta a un empleado, es posible llevar un seguimiento individualizado.

A la larga, son una herramienta que optimiza la gestión económica y mejora la productividad de la empresa.

En definitiva, las tarjetas de gastos personalizadas son útiles tanto para empleados como para empresas. Sin duda, una herramienta imprescindible para agilizar trámites y optimizar procesos.

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10 beneficios de ofrecer las tarjetas de gastos personalizadas

Son muchos los beneficios de ofrecer tarjetas de gastos personalizadas a tus empleados. Estas ventajas también repercutirán en la efectividad de tu empresa, así que no pierdas de vista este listado:

5 beneficios para el empleado

Los principales beneficios para el empleado de las tarjetas de gastos hechas a medida se pueden resumir en cinco:

1. Automatización de procesos

La gestión de los gastos de tus empleados se simplificará gracias a que los pagos con tarjeta quedan registrados automáticamente.

Esto permitirá agilizar el proceso de rendición de cuentas, ahorrando tiempo tanto a empleados como al departamento financiero.

2. Facilidad de uso

Las tarjetas de gastos personalizadas son fáciles de usar tanto para tus empleados como para ti.

En caso de tener una tarjeta física, tus empleados podrán reportar sus gastos rápida y eficientemente a través de la app móvil.

Los justificantes quedarán guardados en el gestor documental, y tú podrás aprobarlos con un simple clic.

3. Ahorro de tiempo

Al automatizar y centralizar el proceso de pago, reporte y aprobación de gastos, tus empleados ahorrarán un montón de tiempo que antes dedicaban a capturar recibos y revisar informes en papel o Excel.

Al quitarles la carga de tener que capturar y reportar manualmente sus gastos, tus empleados podrán enfocarse en tareas de mayor valor añadido.

4. Mayor flexibilidad y comodidad

Con las tarjetas de gastos personalizadas, tus empleados podrán cubrir sus gastos laborales cuando sea necesario y desde cualquier sitio.

Esto les dará más flexibilidad y tranquilidad, sin tener que preocuparse por los reembolsos.

5. Información al día

Las tarjetas de gastos empresariales ofrecen un control total sobre los gastos de tus empleados. Podrás ver en tiempo real información detallada sobre el uso de cada tarjeta, lo que te permitirá detectar posibles errores o malos usos.

De esta forma, tus empleados también podrán aplicar las correcciones necesarias en sus reportes y se actualizarán en tiempo real para que las apruebes.

En definitiva, ofrecer tarjetas de gastos personalizadas a tus empleados es una forma sencilla de mejorar su eficiencia en la gestión de pagos.

5 Beneficios para la empresa

Las tarjetas de gastos personalizadas también ofrecen varios beneficios para tu empresa.

1. Mayor control de gastos

Con una solución de tarjetas de gastos personalizadas, puedes establecer límites de gasto específicos para diferentes tipos de gastos. Por ejemplo, puedes fijar un límite máximo para comidas o viajes.

Podrás ver fácilmente los gastos por empleado, departamento, categoría o cualquier otra dimensión.

Tendrás una visión consolidada de todos los gastos de la empresa en un único lugar.

2. Procesos simplificados

Las soluciones de tarjetas de gastos personalizadas automatizan y simplifican el proceso de gestión de gastos. Tus empleados pueden enviar notificaciones de gastos con la información principal. El administrador recibe estas notificaciones y puede revisar, aprobar, rechazar o solicitar más información de manera rápida y eficiente.

No más papeleo, no más hojas de cálculo complicadas. Todo se gestiona de forma eficiente en una única plataforma.

3. Detección de fraude

Podrás establecer políticas de gastos, límites y aprobaciones según tus necesidades. Recibirás alertas cuando se incumplan para tomar acciones correctivas rápidamente.

Además, contar con trazabilidad completa de los gastos y poder analizar patrones te permitirá detectar posibles casos de fraude o mal uso de fondos para corregir tus cuentas.

4. Seguimiento presupuestario

Podrás hacer un mejor seguimiento del presupuesto asignado a gastos y recibir alertas cuando se esté por superar para tomar medidas correctivas.

Podrás obtener los informes de gastos que necesites en el formato que quieras para tomar mejores decisiones: por empleado, departamento, categoría de gasto, etc.

Si usas una herramienta de control de gastos, podrás exportar directamente los gastos aprobados para incorporarlos a tu contabilidad de forma automática.

5. Integración del software

Si optas por un software con variedad de funcionalidades y posibilidad de integración por API, tus empleados perderás menos tiempo en variedad de tareas, como:

Gestión de tarjetas de crédito.
Control de gastos.
Gestión de nómina de empleados.
Retribución flexible.

El intercambio de datos entre herramientas y la automatización de procesos conduce a una mayor productividad laboral para tu empresa.

👉 Sin duda, las herramientas integradas ofrecen importantes beneficios tanto para tus empleados como para tu organización. ¿Te gustaría saber cómo un software cómo el de Sesame HR podría ayudarte con la nómina de tus empleados y mucho más? ¡Pide una demo!

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Tarjetas de gastos personalizadas de Sesame, ¿cómo funcionan?

Las tarjetas de gastos personalizadas de Sesame HR son fáciles de configurar y usar.

Configuración inicial. Crea tu cuenta en la plataforma de Sesame y asegúrate de incluir el control de gastos.
Genera tus tarjetas de gastos personalizadas. Fija los límites de gasto por empleado, categorías de gasto permitidas y periodos de uso.
Aprobación. Tus empleados deberán subir los comprobantes de sus gastos a la plataforma para que tú los puedas revisar y aprobar.
Análisis e informes. Consulta el histórico de gastos para obtener todo tipo de informes sobre los gastos de tus empleados para que puedas analizarlos y optimizarlos.

👉 En definitiva, las tarjetas de gastos personalizadas de Sesame HR te permiten digitalizar y optimizar la gestión de los gastos de tu empresa de una forma sencilla, cómoda y eficiente. Pide una demo gratuita y prueba nuestro sistema. ¡No te arrepentirás!

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Ricardo López

HR Payroll Specialist en Sesame HR | Web | + posts

Ricardo López ha forjado una carrera sólida en el ámbito de recursos humanos, destacándose en la administración de nóminas, gestión de relaciones laborales, y asesoramiento en el área de empleo. Su formación académica en derecho laboral y recursos humanos, combinada con su experiencia en empresas como Zeus - Smart Visual Data, Sesame HR, y Grupo Noa's, le ha permitido desarrollar una comprensión integral de la dinámica laboral y la gestión de personal.

Con una experiencia de más de 10 años, ha desarrollado una habilidad probada en la administración de beneficios, la documentación de recursos humanos, y la orientación laboral, Ricardo sigue contribuyendo al desarrollo eficiente y humano de las organizaciones en las que trabaja.

10 beneficios de ofrecer tarjetas de gastos personalizadas a tus empleados