9 de febrero, 2024

¿Estás buscando la mejor manera de gestionar la tarjeta para gastos de empresa? Te explicamos para qué sirve y las ventajas que ofrece.

También te mostraremos cómo implementar el control de gastos con un software de RRHH como Sesame HR. ¡Sigue leyendo para saber más!

¿Qué es una tarjeta para gastos de empresa?

Una tarjeta de gastos empresariales es una herramienta fundamental para facilitar los gastos de tus empleados durante sus actividades laborales.

Permite a los trabajadores pagar por bienes y servicios sin tener que adelantar su dinero personal.

Tipos de tarjetas para gastos de empresa

Existen varios tipos de tarjetas para gastos de empresa:

Tarjetas de débito: el importe de cada compra se deduce directamente de tu cuenta bancaria.
Tarjetas de crédito: tienes un límite de crédito y pagas el saldo cada mes. Ofrecen más seguridad y beneficios, pero también intereses más altos si no pagas a tiempo.
Tarjetas prepago: depositas dinero en la tarjeta que luego puedes gastar. Son más seguras porque solo puedes gastar el saldo que tienes, pero no ofrecen crédito.
Tarjetas híbridas: combinan las ventajas de un débito y un crédito.

Con esta información, estarás en condiciones de elegir una tarjeta para gastos de empresa que se adapte perfectamente a tus necesidades empresariales.

Gastos de empresa pagados con tarjeta personal

Lo ideal es que tus empleados no tengan que adelantar dinero de su propio bolsillo por gastos de trabajo.

Por otra parte, también es importante limitar el uso de las tarjetas para gastos de empresa. Ya que en ningún caso deberían usarse para gastos personales por parte de los empleados.

Por eso, recuerda fijar límites de gasto por empleado y establece las categorías aceptadas para mantener el control. Por lo general, los gastos de representación para actividades laborales sí serán aceptados.

Con un software como Sesame HR, podrás gestionar de forma sencilla tus tarjetas para gastos de empresa.

Tarjeta de empresa para gastos personales

Existe una situación de fraude cuando un empleado sin autoridad para disponer de los recursos de la entidad intenta cargar gastos que no le corresponden a la empresa.

Especialmente si no tiene intención de reintegrar dichas cantidades.

Esto puede incluir el pago de un taxi para fines personales o la factura de una comida familiar, por ejemplo.

Una vez más, es fundamental establecer políticas de gastos adecuadas y aplicar límites prácticos para prevenir este tipo de situaciones.

La facturación detallada, con ayuda de una aplicación como la de Sesame HR, te permitirá llevar un registro de todos los gastos para poder gestionarlos debidamente.

Consejos para gestionar tu tarjeta para gastos de empresa

Si tus empleados tienen a su disposición una tarjeta para gastos de empresa, es importante administrarla de manera responsable. Sigue estos consejos para evitar problemas y asegurarte de que se utilice correctamente:

1. Designa un administrador de tarjetas

Asigna a un empleado responsable, como el director financiero o el contable, para supervisar el uso de las tarjetas de la empresa y garantizar que los gastos sean legítimos.

Deberán revisar los extractos de las tarjetas mensualmente y aprobar los recibos con una aplicación como la de Sesame HR.

2. Establece límites de gasto claros

Determina límites de gasto por empleado, departamento y categoría de gasto.

Por ejemplo, puede que los gastos de viaje tengan un límite más alto que las comidas.

Comunícales estos límites a los titulares de las tarjetas para que sepan cuánto pueden gastar.

3. Exige recibos para todos los gastos

Instruye a los empleados para subir al sistema todos los recibos, facturas y otra documentación para respaldar los cargos realizados con las tarjetas para gastos de empresa.

De esta forma, los podrás centralizar en tu gestor documental.

4. Revoca el acceso cuando sea necesario

Si un empleado se va de la empresa o ya no necesita una tarjeta, asegúrate de cancelar su tarjeta de inmediato.

Esto evitará cargos no autorizados y reducirá el riesgo de fraude.

5. Utiliza un software de gestión de gastos

Un sistema de gestión de gastos como Sesame HR puede ayudarte a administrar tus tarjetas para gastos de empresa de manera más eficiente.

Podrás expedir tus propias tarjetas de débito, configurar controles de gastos y realizar un seguimiento de su uso en tiempo real. ¡Simplifica el proceso y ahorra tiempo!

Ventajas de pagar con tarjeta para gastos de empresa

Gestionar una tarjeta para gastos de empresa presenta varias ventajas para tu negocio. Pagar los gastos de tu empresa con una tarjeta específica para este fin te permitirá:

Controlar mejor los gastos. Podrás verificar todos los cargos en un solo lugar y hacer un seguimiento del dinero que se gasta.
Mejorar la eficiencia. No tendrás que reembolsar a tus empleados por gastos legítimos de la empresa.
Generar informes de gastos. Podrás generar informes detallados para analizar tus gastos por categoría.
Aumentar la productividad laboral. Tu departamento financiero podrá sistematizar y automatizar la gestión de gastos de forma cómoda.

¿A qué esperas para implementar la tuya con Sesame HR?

Controla tu tarjeta para gastos de empresa con Sesame HR

Con Sesame HR y su funcionalidad de gestión de gastos, podrás supervisar fácilmente todas las transacciones realizadas con tarjetas para gastos de empresa.

Integra tu solución de pago. Ahora Sesame HR te permitirá contratar tu tarjeta para gastos de empresa. Esto simplifica enormemente el proceso de gestión de pagos.
Registra y aprueba gastos desde cualquier lugar. Tanto tú como tus empleados podréis registrar gastos desde vuestros teléfonos móviles, tablets u ordenadores cuando estéis de viaje. Sesame HR permite adjuntar facturas digitales y etiquetarlo según la categoría correspondiente.
Establece límites de gasto personalizados. Puedes fijar límites de gasto por empleado, departamento o categoría para evitar excesos. Por ejemplo, podrías limitar los gastos de restaurante a 300 € mensuales por persona.
Analiza gastos e identifica oportunidades de ahorro. Las tablas integradas en Sesame HR te permitirán analizar fácilmente tus gastos totales. Podrás detectar áreas con gasto excesivo.

En definitiva, un software de RRHH como Sesame HR te ayudará a gestionar de forma eficiente tus tarjetas para gastos de empresa. ¿A qué esperas para probarlo? Pide ya tu demostración de 14 días. ¡No te arrepentirás!

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Ricardo López

HR Payroll Specialist en Sesame HR | Web | + posts

Ricardo López ha forjado una carrera sólida en el ámbito de recursos humanos, destacándose en la administración de nóminas, gestión de relaciones laborales, y asesoramiento en el área de empleo. Su formación académica en derecho laboral y recursos humanos, combinada con su experiencia en empresas como Zeus - Smart Visual Data, Sesame HR, y Grupo Noa's, le ha permitido desarrollar una comprensión integral de la dinámica laboral y la gestión de personal.

Con una experiencia de más de 10 años, ha desarrollado una habilidad probada en la administración de beneficios, la documentación de recursos humanos, y la orientación laboral, Ricardo sigue contribuyendo al desarrollo eficiente y humano de las organizaciones en las que trabaja.

Cómo gestionar la tarjeta para gastos de empresa