9 de febrero, 2024

¿Estás preocupado por el control de los gastos de tus empleados? Resulta realmente difícil mantener un ojo sobre todos esos cargos en las tarjetas corporativas. Pero no temas, hay maneras de facilitar el seguimiento.

En este artículo, te mostraremos algunos consejos prácticos para monitorizar los gastos en tarjetas corporativas. ¡Sigue leyendo para saber más!

¿Qué es una tarjeta corporativa?

Una tarjeta corporativa es una tarjeta de crédito emitida por un banco a nombre de una empresa. Se usa para pagar gastos de viaje y otros gastos comerciales de los empleados.

Política de gastos

Para controlar los gastos con tarjetas corporativas, es importante establecer políticas claras sobre su uso.

Debes definir qué tipo de gastos están permitidos, límites de gasto por empleado y requisitos de presentación de informes.

Límites de gasto

Fija límites de gasto mensuales o anuales por empleado en función de sus responsabilidades.

Revisa periódicamente los extractos bancarios para asegurarte de que se respetan. Puedes usar software como Sesame HR para automatizar este proceso.

Gastos permitidos

Especifica qué categorías de gastos están permitidas, como viajes de trabajo o pagos a proveedores.

Prohíbe gastos personales. Usa listas de comprobación para clasificar los gastos.

Presentación de informes

Exige a los empleados que presenten recibos y explicaciones detalladas de todos los gastos. Revisa minuciosamente los informes para detectar gastos no autorizados. Toma medidas disciplinarias cuando sea necesario.

Con un buen control y seguimiento, las tarjetas corporativas pueden ser una herramienta útil. Pero sin supervisión, los gastos pueden salirse de control rápidamente. Asegúrate de dedicar el tiempo necesario a gestionarlas correctamente.

Ventajas de las tarjetas corporativas para tu empresa

Las tarjetas corporativas te permiten tener un control exhaustivo sobre los gastos de tus empleados. Pero esa no es su única ventaja. ¿Quieres conocer el resto?

Seguridad

Las tarjetas corporativas ofrecen más seguridad que el dinero en efectivo. En caso de robo o extravío, puedes bloquear la tarjeta al instante y evitar que se realicen pagos fraudulentos.

Tus empleados también se sentirán más tranquilos al no tener que transportar grandes cantidades de dinero.

Registro de pagos

Todos los pagos realizados con tarjetas corporativas quedan registrados, lo que te permite llevar un control detallado de en qué se gasta el dinero.

Esto facilita enormemente la conciliación bancaria y la elaboración de informes.

Fidelización de proveedores

El pago con tarjetas corporativas permite crear relaciones más estrechas con tus proveedores. Ellos apreciarán la comodidad y fiabilidad de cobrar de forma electrónica y segura.

Además, algunas entidades ofrecen programas de fidelización vinculados al uso de tarjetas que pueden reportar ventajas para tu empresa.

En definitiva, las tarjetas corporativas simplifican la gestión financiera de tu empresa y aportan importantes beneficios en términos de control y seguridad.

Cómo controlar la tarjeta corporativa

Si no sabes cómo controlar los gastos pagados con la tarjeta corporativa, aquí te dejamos las claves.

Utiliza un software de gestión

Un software de gestión como Sesame HR te permite tener un control total sobre los gastos de tus empleados con tarjeta corporativa.

Podrás ver todas las compras y transacciones en tiempo real, establecer límites de gasto personalizados y recibir alertas cuando se superen.

De esta forma, evitarás sorpresas desagradables en la factura de la tarjeta corporativa.

Establece límites de gasto claros

Comunica a tus empleados los límites de gasto permitidos para usar la tarjeta corporativa.

Puedes establecer límites globales, límites por transacción o límites por tipo de gasto (comida, transporte, etc.).

Deja claro qué gastos están permitidos y cuáles están prohibidos. Esto evitará malentendidos y reducirá el riesgo de fraude o uso indebido de la tarjeta corporativa.

Realiza auditorías periódicas

De forma periódica, realiza auditorías de los gastos de tus empleados con tarjeta corporativa. Solicita los comprobantes de todas transacciones para verificar que sean gastos de trabajo legítimos.

Esto mantiene a los empleados alerta y reduce el riesgo de fraude.

Capacita a los empleados

Es importante capacitar a los empleados sobre el uso correcto de las tarjetas corporativas y las políticas de la compañía al respecto.

Deben conocer los conceptos de gasto permitidos, límites establecidos y procedimiento para justificar los gastos. La capacitación continuada en este tema es clave para optimizar la gestión de estos medios de pago.

Revisa periódicamente las políticas

Las políticas de uso de tarjetas corporativas deben revisarse periódicamente para detectar posibles áreas de mejora.

Quizá sea necesario establecer límites más restrictivos para determinados empleados o áreas de la compañía.

La revisión periódica de políticas es fundamental para mantener un control eficiente sobre estos gastos.

Con estas medidas conseguirás maximizar los beneficios de ofrecer tarjetas corporativas a tus empleados, al tiempo que reduces los riesgos y mantienes los gastos bajo control.

Gestiona tu tarjeta corporativa con Sesame HR

Con herramientas como Sesame HR puedes administrar los gastos de tu tarjeta corporativa de forma sencilla y efectiva.

Simplemente define unas reglas claras, establece límites de gasto y categorías permitidas.

Así podrás tener visibilidad sobre todos los gastos, evitar abusos y a la vez dar libertad a tus empleados para que hagan sus gastos de trabajo sin excesiva burocracia.

Y si quieres saber más del software de RRHH de Sesame HR, sigue leyendo en nuestra sección de recursos. ¡Prueba a implementar nuestras recomendaciones!

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Ricardo López

HR Payroll Specialist en Sesame HR | Web | + posts

Ricardo López ha forjado una carrera sólida en el ámbito de recursos humanos, destacándose en la administración de nóminas, gestión de relaciones laborales, y asesoramiento en el área de empleo. Su formación académica en derecho laboral y recursos humanos, combinada con su experiencia en empresas como Zeus - Smart Visual Data, Sesame HR, y Grupo Noa's, le ha permitido desarrollar una comprensión integral de la dinámica laboral y la gestión de personal.

Con una experiencia de más de 10 años, ha desarrollado una habilidad probada en la administración de beneficios, la documentación de recursos humanos, y la orientación laboral, Ricardo sigue contribuyendo al desarrollo eficiente y humano de las organizaciones en las que trabaja.

Cómo controlar los gastos de tus empleados con tarjeta corporativa