Características de un software de gestión de personal de calidad

25 de julio, 2024

Ya sea porque una empresa está aspirando escalar de nivel o moverse a un mercado distinto, necesitará un buen plan. Los recursos humanos deben estar alineados con la misión y la visión de la empresa. En este sentido, las características de un software de gestión cumplen un papel importante.

Actualmente, estos software tienen la capacidad de gestionar tareas mucho más complejas de las que podían anteriormente.

Cada vez, con capaces de realizar más funciones que permiten gestionar los recursos humanos con mayor facilidad. Y con ello, la parte del gestor de tareas de los trabajadores de manera eficaz.

10 Características de un software de gestión

Entonces, ¿cuáles son las características de un software de gestión? ¿Cuáles son los beneficios principales y la mejor forma de aprovecharlos?

Aquí, en Sesame HR, estamos comprometidos con el desarrollo del talento en todas las áreas. Para esto, aquí te compartiremos 10 características que debes considerar cuando contrates un software de gestión de personal.

Estamos seguros de que te será muy útil para elegir el mejor programa para gestión del personal.

1. Base de datos segura

Cuando se trata de gestión de personal, los datos son la clave. Por lo tanto, un buen software de gestión de recursos humanos necesita una base de datos de empleados segura para almacenar y proteger toda la información relacionada con tu empresa.

Esta base de datos segura te dará tranquilidad al saber que los datos están protegidos y siempre disponibles para su uso. Además, el software permite configurar niveles de acceso diferentes para todos los usuarios dentro de tu organización.

La seguridad de los datos es una prioridad en cualquier software de gestión. Debe contar con medidas robustas de seguridad para proteger la información sensible de la empresa y los empleados. Esto incluye el cifrado de datos, control de acceso basado en roles, y copias de seguridad regulares.

Esto te ayudará a asegurarte de que la información confidencial no llegue a usuarios no autorizados.

2. Distintos roles de usuarios

Una de las principales características de un software de gestión es que puede asignar distintos roles a los usuarios, permitiéndoles acceder a funcionalidades personalizadas según sus responsabilidades.

El software de gestión del personal te concede permisos adecuados para cada usuario administrador para que puedan realizar tareas administrativas como la configuración general, gestión de empleados y despliegue de los datos del área financiera.

Los usuarios comunes solo tendrán acceso a aquellas áreas relacionadas con su trabajo como consulta de beneficios y controles remunerativos, entre otros.

Además, el sistema te permite definir las reglas de acceso según el rol del usuario para brindarte un excelente control sobre qué información pueden ver y editar cada uno. Esta herramienta es vital para garantizar la seguridad en el desempeño laboral.

3. Fomento de la comunicación

Interactuar con los empleados de forma eficiente también es fundamental entre las características de un software de gestión. Para esto, un buen software te asegurará que la comunicación interna fluya entre todos los que usan el sistema. Desde los jefes hasta los trabajadores.

Esto puede ayudar a que la empresa sea más productiva y rentable al dar información instantánea sobre los cambios y mejoras en curso.

Además, el software de gestión debería darte herramientas para proporcionar feedback a tus empleados para ayudarlos a mejorar su trabajo.

Esto puede ser tan simple como una herramienta para registrar sus objetivos y evaluaciones de desempeño. La tecnología es el elemento más importante para aumentar las capacidades de comunicación interna en tu empresa.

4. Gestión de empleados

Una buena herramienta de gestión de recursos humanos se caracteriza por ofrecer una variedad de funcionalidades para la gestión de tus empleados.

Esto incluye desde el registro y seguimiento de información como sus datos personales, ausencias y vacaciones hasta la asignación automática de turnos.

Un buen software hará todo lo necesario para simplificar la administración del personal, así como velar por la seguridad de sus datos.

Las funcionalidades de recursos humanos son fundamentales en cualquier software de gestión de personal. Esto incluye la gestión de la nómina, el seguimiento de la asistencia, la administración de beneficios, y la gestión de datos de los empleados. Estas funciones deben estar integradas de manera que permitan una gestión integral y eficiente del personal.

Un excelente software te permitirá crear perfiles personalizados para cada empleado, facilitando así la identificación más rápida de su información personal. Esto facilita el control y seguimiento de información importante y ahorra tiempo a los encargados de RRHH.

5. Diseño pensando en el usuario

Otra característica de un software de gestión es que tiene un diseño pensando en el usuario. El software debe tener una interfaz intuitiva y fácil de usar, con una visión general de todos los datos relevantes.

Un buen software de gestión debe tener una interfaz intuitiva y fácil de usar. Esto asegura que los usuarios puedan navegar y utilizar el sistema sin necesidad de una formación extensiva. La simplicidad en el diseño y la accesibilidad son cruciales para maximizar la adopción y el uso efectivo del software.

Esto ayudará a los empleados a encontrar y comprender la información necesaria de manera rápida y sencilla.

6. Basado en la nube

Una de las características de un software de gestión es que debe estar basado en la nube. Esto significa que podrás acceder a la información de tu empresa desde cualquier lugar y en cualquier momento.

Algo extremadamente útil si tienes empleados trabajando desde casa o en diferentes ubicaciones geográficas, ya que todos tendrán acceso y pueden colaborar entre sí sin importar la ubicación.

En el mundo actual, la capacidad de acceder al software de gestión de personal desde cualquier lugar y dispositivo es esencial. El software debe ofrecer acceso remoto seguro y ser compatible con dispositivos móviles. Esto permite a los empleados y gerentes gestionar tareas y acceder a información importante sin importar su ubicación.

Además, utilizar un software de gestión de RRHH basado en la nube te ahorra muchos costes por mantenimiento. Ya que no necesitas un equipo para almacenar los datos y tampoco mucha memoria para guardarlos.

Tampoco necesitas preocuparte por las actualizaciones del software, ya que el proveedor se encarga de eso automáticamente.

7. Centralización de la información

Una de las características de un software de gestión es que debe ser capaz de centralizar todos los datos relacionados con el personal.

Esto significa que algunos datos, como la nómina o los contratos laborales, se almacenan en un único lugar para garantizar la seguridad y la exactitud de la información.

Además, con un sistema centralizado, todos los empleados tienen acceso a la misma información, lo que hace que el flujo de trabajo entre diferentes departamentos sea más suave.

Otra ventaja es que puedes establecer niveles de acceso diferentes para diferentes usuarios. Por ejemplo, algunas personas solo tendrán privilegios limitados en el sistema de RRHH mientras que otros tendrán acceso completo a los datos personales.

8. Informes dinámicos

Un software de gestión de recursos humanos que merece la pena es aquel que te ofrece informes de RRHH dinámicos. Esto significa que puedes filtrar datos, visualizarlos mediante gráficos y tablas al momento para hacer un seguimiento de la gestión de tu plantilla.

Los informes dinámicos te permiten medir el bienestar y la satisfacción de tus empleados, así como rastrear el desempeño individual y la productividad en conjunto.

La capacidad de generar informes detallados y realizar análisis es crucial para tomar decisiones informadas. El software debe ofrecer herramientas de reportes que permitan analizar el rendimiento de los empleados, la eficiencia de los proyectos y otros indicadores clave de desempeño (KPI). Estos informes ayudan a identificar áreas de mejora y a planificar estrategias efectivas.

De esta forma, puedes identificar áreas de mejora para maximizar el rendimiento a lo largo del tiempo.

9. Exportación de datos

¿Necesitas exportar información sobre tu personal rápidamente y de manera eficiente? Un buen software de gestión de recursos humanos debe permitir la exportación de datos.

Esto significa que la información en su base de datos se puede exportar a un archivo CSV, Excel o PDF para ser usada en el proceso de toma de decisiones. La exportación de datos también hace que sea más fácil transferir información sobre tu personal desde un software a otro.

Utilizar un software de gestión de RRHH con herramientas como exportaciones, mejorará enormemente el proceso al simplificar los requisitos para transferir información entre diferentes sistemas, lo que resulta en menos trabajo manual y mayor agilidad.

10. Notificaciones automáticas

¿Sabías que un buen software de RRHH cuenta con notificaciones automáticas? Esta característica resulta fundamental para mantener a todos informados y para que nada se quede fuera por falta de memoria.

Las notificaciones automáticas resultan extremadamente útiles para buenas experiencias de usuario. Por ejemplo, si un empleado se aproxima a su fecha límite para cumplir cierta tarea, el sistema le recordaría que le queda poco tiempo para cumplimiento.

De esta forma, el software de gestión de RRHH hace el trabajo por ti y te permite concentrarte en tus tareas más importantes. Así las cosas van más rápido y todos están al tanto de lo necesario.

Además, gracias a las notificaciones automáticas puedes alertar a los empleados sobre cambios en los planes laborales. Esto te permite ofrecerles la flexibilidad que necesitan para optimizar sus horarios, lo cual mejorará el ambiente laboral.

Beneficios de implementar un software de gestión de personal

Ahora ya conoces las características de un software de gestión de RRHH. ¿Pero qué beneficios te aportará contratar uno? Si aún tienes dudas, nosotros te las resolvemos.

Garantiza el cumplimiento de las obligaciones legales. En estos años, hemos apreciado cambios en las normativas de protección de datos y la aprobación de una ley de control horario. Y los sistemas de gestión de empleados simplifican estas tareas.
Mejoran los procesos internos. Los software de gestión de RRHH integran diversas funcionalidades. La integración total en una misma plataforma hace que el trabajo grupal sea más efectivo y eficiente.
Asegura la seguridad de los datos. Los software de gestión de empleados en la nube protegen la información y brindan unas medidas de seguridad que casi ninguna otra organización puede equiparar.
Contribuye a la optimización del ambiente laboral. Los programas para la gestión del personal ayudan a mejorar la productividad laboral. Recursos como la gestión del desempeño nos brindan una nueva manera de evaluar y dar feedback sobre el desempeño.
Mejor toma de decisiones. Con acceso a informes detallados y análisis de datos, los gerentes pueden tomar decisiones más informadas sobre la gestión del personal. Los datos sobre el rendimiento de los empleados, las tasas de absentismo, y otras métricas clave permiten identificar áreas de mejora y desarrollar estrategias para optimizar el rendimiento.
Ahorro de costes. Implementar un software de gestión de personal puede significar un ahorro significativo en costes operativos. Al reducir el tiempo y los recursos dedicados a tareas administrativas, las empresas pueden reorientar esos recursos hacia áreas más productivas. Además, la reducción de errores y el cumplimiento normativo ayudan a evitar sanciones y costos adicionales.
Cumplimiento normativo. La normativa laboral en España es compleja y está en constante evolución. Un software de gestión de personal ayuda a asegurar el cumplimiento de todas las regulaciones, desde la gestión de contratos hasta la administración de beneficios y el seguimiento de la jornada laboral. Esto reduce el riesgo de sanciones y protege a la empresa legalmente.

Sesame HR, el programa que reúne todas las características de un buen software de gestión

Programas como el software de RRHH de Sesame HR reúnen todas las características de un software de gestión. Por eso están en la capacidad de optimizar todos los procesos del departamento de recursos humano de cualquier empresa.

Desde la creación de informes o la elaboración de un plan de onboarding.

Básicamente, tendrás una cartera completa de herramientas centralizadas en un solo software. Si te interesa, puedes pedir una demo de 14 días. ¡Regístrate ya!

Cristina Martin

People and Talent Director en Sesame HR | Web | + posts

Profesional con amplia experiencia de más de 20 años en diferentes áreas de los Recursos Humanos (Selección, Formación, Prevención de Riesgos Laborales, Gestión de Personal). Experiencia en Dpto de Dirección: Amplia visión de la empresa y los RRHH.

Características de un software de gestión de personal