27 de noviembre, 2024

Desde que se promulgó la Ley de Control Horario se han popularizado los software de control horario.

Se trata de una herramienta de lo más interesante, tanto para los empresarios como para los propios empleados. Una solución que permite llevar el registro de horas trabajadas, a la vez que facilita la gestión empresarial.

Los programas o app de control horario son el sustituto natural de las arcaicas máquinas para fichar.

En un contexto donde el teletrabajo está a la orden del día, necesitamos una solución que se adapte a los nuevos tiempos. Y el software de gestión de horas de trabajo cumple de sobra con estas funciones.

Qué es el control de horario laboral

El control de horario laboral es un término que hace referencia a la gestión de las horas de trabajo que han realizado los empleados. Es una necesidad que tiene la empresa de conocer las horas de la jornada laboral de sus trabajadores, obteniendo un minucioso registro diario.

Este proceso implica registrar, monitorear y anotar las horas que los empleados dedican a sus labores, ya sea de forma presencial, remota o en modalidades mixtas. Para ello, tienen que incluir el inicio y fin de la jornada sin que perjudique a la flexibilidad laboral.

El objetivo principal del control del horario laboral es garantizar la eficiencia en el uso del tiempo, cumplir con las políticas internas de la empresa, y asegurar el cumplimiento de las leyes laborales.

Pasos para llevar un buen control de horario laboral

Para llevar un buen control de horario laboral en tu compañía, el equipo de Recursos Humanos puede seguir los siguientes pasos:

1. Escoger un sistema de registro

A la hora de implementar el control del horario de trabajo, es interesante utilizar un sistema confiable y eficiente con el que sea sencillo registrar las horas de trabajo. Este debe ir acorde a la política y la forma de trabajar de la compañía.

Existen muchas opciones entre las que escoger, como puede ser optar por un software de gestión de personal, aplicaciones móviles o incluso métodos más tradicionales como tarjetas de fichaje.

2. Establecer políticas de control de horario claras

Lo más eficaz para saber si se cumple el control de horario laboral es definir una política clara en relación con el mismo. En dicha política se deben concretar e incluir los siguientes puntos:

Las horas estándar de trabajo.
Los períodos de descanso.
Definir claramente las políticas relacionadas con el tiempo extra. Especificar cómo se solicita, aprueba y registra el tiempo extra, siempre cumpliendo con las regulaciones laborales.
Decidir si se permite la flexibilidad laboral o el teletrabajo y establecer cómo es el uso adecuado para registrar estas modalidades.

3. Automatizar el control horario laboral

El empleo de sistemas automatizados para controlar la jornada laboral, puede ahorrar mucho trabajo a la entidad. Con dicha automatización se reducen errores y se facilita la generación de informes de RRHH. Se puede considerar integrar el sistema de registro de tiempo con otros softwares de gestión de recursos humanos, como por ejemplo el de Sesame HR.

Para evitar problemas en el control del horario laboral y la utilización de estos sistemas, es interesante llevar a cabo revisiones periódicas de los registros de tiempo, pudiendo identificar a tiempo posibles discrepancias.

4. Formar a los empleados

Además de formar a aquellos que vayan a controlar el horario laboral en la entidad, también se deberá hacer con aquellos que lo vayan a usar. Para ello, se le deberá explicar las políticas y procedimientos a los miembros del equipo

También es aconsejable establecer y explicar el proceso de aprobación para las horas registradas. Esto puede incluir la aprobación por parte de los supervisores o jefes de departamento.

5. Fomentar la comunicación

Esto permitirá que los trabajadores comprendan la importancia del registro preciso y se sientan cómodos informando sobre cualquier problema o pregunta.

Para un mejor control del horario de los empleados se pueden ofrecer incentivos a aquellos que cumplan con los horarios y políticas de tiempo.

6. Mejora continua de las políticas de control de horario laboral

Para conocer si se debe mejorar algo, habrá que llevar a cabo auditorías periódicas con las que garantizar que el sistema de control del horario esté funcionando correctamente e identificar las áreas de mejora.

De igual manera, en caso de que sea necesario, habrá que ajustar la política y los procedimientos de control de horario laboral en la empresa a las nuevas necesidades.

¿Qué es un software de control horario?

Hablamos de un software de registro de jornada laboral, que nos permite conocer precisamente las horas trabajadas. Programas donde se registra el comienzo y el fin de la jornada laboral del trabajador.

Se pueden registrar los descansos, además de las horas extras realizadas por un empleado.

No podemos olvidar que en 2019 entró en vigor la Ley del control horario de los trabajadores. En la misma, se establece que las empresas deben llevar el registro del horario de los empleados.

Con ella, se pretenden evitar fraudes y abusos laborales. Por eso, además del control horario, la ley establece que:

El registro de la jornada laboral se guardará durante 4 años.
Estará disponible en todo momento para trabajadores, sindicatos o inspección de trabajo.
Los trabajadores conocerán la duración y distribución de su jornada laboral.
Los sindicatos conocerán las horas extra realizadas en la organización de forma mensual.

En caso de no cumplir la Ley de control horario, la empresa se enfrenta a una infracción grave. En cualquier momento, la Inspección de Trabajo y Seguridad Social pueden solicitar esta documentación.

Conviene señalar que el teletrabajo no nos exime del control horario. Aunque se trabaje desde casa, hay que controlar la jornada laboral.

¿Cómo funciona un software de control horario?

Un software de control horario es realmente fáciles de utilizar. Por ejemplo, en el caso de Sesame HR, solo necesitarás conexión a Internet para instalarlo.

Permite fichar desde la web o a través de la aplicación, desde el móvil del trabajador. Además, recibirán las notificaciones pertinentes.

Además del fichaje desde el móvil o el ordenador, también podemos establecer un punto de fichaje en la oficina. Por ejemplo, una tablet. De este modo, nos aseguramos de que fichan tanto los trabajadores presentes como en remoto. También podemos gestionar las ausencias con él.

Otro aspecto a destacar de los software de control de fichajes es que son 100% seguros. Así, para evitar la picaresca, podemos optar por el fichaje geolocalizado, que nos permite conocer desde dónde fichan los empleados.

Más allá de las funciones como programa para el registro de horas trabajadas, estas soluciones se integran en el panel del empleado.

Desde él mismo, el trabajador podrá hacer un seguimiento de la jornada laboral, horas extra, etc. También podrá utilizar su gestión de vacaciones o días libres, descargar las nóminas, etc.

Optimiza el control horario de tu empresa con Sesame HR

Sin lugar a dudas, la principal razón para incorporar un software de gestión de horas de trabajo es el cumplimiento de la normativa.

Ya hemos visto que estamos obligados al control y registro de las horas trabajadas. El software de control de presencia nos ayuda a cumplir con ello de forma fácil y eficaz.

Contar con una aplicación para fichar como Sesame HR nos permite “despreocuparnos” por esta cuestión. No hace falta ir persiguiendo las hojas de fichaje, o extraer constantemente los registros de la máquina de fichaje. Un trabajo automatizado que nos permitirá centrar los esfuerzos en asuntos de mayor importancia o relevancia. Pero hay más.

Facilidad de uso del software de control horario

Sesame HR es muy fácil de usar, incluso aquellos trabajadores con menos conocimientos tecnológicos serán capaces de fichar mediante un software de control horario.

Todo el mundo tiene un smartphone, y el fichaje es algo realmente cómodo. Ya hemos visto que se puede acceder desde cualquier dispositivo y en cualquier momento.

Minimiza el riesgo de error

Cuando llevamos el control de fichajes a mano, es fácil cometer algún error. Aunque sea de forma inconsciente, los errores humanos existen.

En cambio, un software de control horario elimina el error humano. El único fallo es que al trabajador se le olvide fichar un día. Incluso en este caso, el error se puede subsanar fácilmente.

Esto no solo garantiza una mayor precisión en el seguimiento del tiempo, sino que también facilita el cumplimiento de la normativa laboral vigente, evitando posibles sanciones por incumplimientos.

También es importante destacar que Sesame HR permite almacenar los archivos de fichajes de forma clara y ordenada. De este modo, podemos acceder a los mismos en cualquier momento.

Por ejemplo, si nos los solicitan trabajadores, sindicatos o la Inspección de Trabajo. Además, puedes hacer copias de seguridad periódicamente.

Informes automatizados

Sesame HR aporta una información veraz, muy difícil de manipular. Además, permite generar informes de RRHH automáticos. Con ellos, podemos analizar el rendimiento de la plantilla.

Por ejemplo, el control de horas extras nos permite conocer el número de horas adicionales que se realizan. Un exceso de las mismas puede ser un indicador de que necesitamos reforzar la plantilla.

Otro uso interesante es conocer cuántas horas se dedican a un proyecto o tarea. Información muy útil. Además, los informes pueden personalizarse para incluir diferentes métricas y periodos, facilitando el análisis y la planificación.

Notificaciones e incidencias

Otra de las ventajas de contar con un software de gestión de horas de trabajo como Sesame HR son las notificaciones. Conoceremos cualquier incidencia en tiempo real, de modo que nos resultará más fácil resolverlas a tiempo. Así, minimizamos problemas y logramos que la incidencia sea menor.

Los trabajadores también reciben notificaciones en la app de control horario. Así, en caso de completar las horas extras que pueden realizar, reciben un aviso.

Cumplimiento de la normativa laboral

En España, el cumplimiento de la normativa laboral es un aspecto crucial para cualquier empresa. El Real Decreto-ley 8/2019 establece la obligatoriedad del registro de la jornada laboral, y el incumplimiento de esta normativa puede acarrear sanciones significativas.

El uso de un software de control horario como Sesame HR garantiza que tu empresa cumple con esta normativa, proporcionando registros precisos y accesibles que pueden ser auditados en cualquier momento por las autoridades laborales.

La gestión eficiente del tiempo de trabajo tiene un impacto directo en la productividad de la empresa. Al proporcionar una visión clara y precisa de cómo se utiliza el tiempo, Sesame HR permite identificar áreas de mejora y optimizar los recursos.

Además, la automatización de tareas administrativas libera tiempo para que los responsables de recursos humanos puedan centrarse en tareas de mayor valor añadido, como la planificación estratégica y el desarrollo del talento.

Mejora de la satisfacción de los empleados

La transparencia en la gestión del tiempo y la precisión en el registro de las horas trabajadas también contribuyen a mejorar la satisfacción de los empleados.

Al asegurar que las horas extras y las ausencias se registran y compensan correctamente, los empleados se sienten más valorados y reconocidos. Esto, a su vez, mejora el clima laboral y reduce la rotación de personal.

Adaptabilidad y escalabilidad

Sesame HR es altamente adaptables y escalable, lo que significa que puede ajustarse a las necesidades específicas de tu empresa, independientemente de su tamaño o sector.

Además, su escalabilidad permite que el software crezca junto con tu empresa, añadiendo nuevas funcionalidades y capacidades según sea necesario.

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Cristina Martin

People and Talent Director en Sesame HR | Web | + posts

Profesional con amplia experiencia de más de 20 años en diferentes áreas de los Recursos Humanos (Selección, Formación, Prevención de Riesgos Laborales, Gestión de Personal). Experiencia en Dpto de Dirección: Amplia visión de la empresa y los RRHH.

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