30 de enero, 2025

Una empresa funciona gracias a las personas. Sin embargo, los nuevos modelos de trabajo, como el remoto, han llevado a las empresas a incrementar el uso de ciertos métodos de vigilancia de la actividad de sus trabajadores. Un software de control de empleados puede ser muy útil para ello.

Para entender qué es un software de gestión de personal, aquí te dejamos algunas informaciones clave. ¡No te la pierdas!

¿Qué es un software de control de empleados?

Cuando se habla de software de control de empleados se hace referencia a un programa que permite a los responsables de equipo obtener información acerca de la actividad informática de su equipo durante sus horas de trabajo.

Los software para el control horario de empleados ayudan a tener en cuenta la productividad, así como la eficiencia de los mismos.

En otras palabras, su finalidad es controlar la actividad online de los miembros de su plantilla para que los responsables puedan evaluar cómo trabaja una persona y a qué dedica su tiempo.

Estos softwares para el control de los empleados suelen responder a preguntas como las siguientes:

Si nuestra plantilla está activa o no durante el horario de trabajo
La cantidad de tiempo que pasan en Internet.
Conocer si están pasando tiempo en las redes sociales.

¿Cómo funciona un software de control de empleados?

Un software de control de empleados funciona como una herramienta digital que permite a las empresas monitorear y gestionar la asistencia, el desempeño y la productividad de sus trabajadores. Su funcionamiento varía según la solución elegida, pero generalmente sigue estos principios:

Registro de asistencia y horarios

Los empleados pueden fichar su entrada y salida mediante diferentes métodos:

Aplicaciones móviles
Web o software de escritorio
Relojes biométricos (huella dactilar o reconocimiento facial)
Tarjetas RFID o PIN

Además, algunas herramientas incluyen geolocalización y captura de imagen para validar fichajes remotos.

Monitoreo de productividad

Algunas soluciones registran el tiempo dedicado a tareas y proyectos. Se pueden generar reportes sobre el uso de aplicaciones, páginas web y actividad en la computadora. De hecho, algunas plataformas permiten capturas de pantalla o grabaciones de actividad (ideal para teletrabajo).

Gestión de ausencias y vacaciones

Los empleados pueden solicitar días libres o vacaciones dentro del sistema. Los gerentes aprueban o rechazan solicitudes de forma digital. Se lleva un control automatizado de permisos, bajas médicas y ausencias.

Reportes y análisis de datos

Genera informes sobre horas trabajadas, horas extras, retrasos y eficiencia. Ayuda a identificar patrones de productividad y posibles mejoras en la gestión del tiempo. Proporciona métricas clave para la toma de decisiones en recursos humanos.

Integraciones con otros sistemas

Se puede sincronizar con software de nóminas para calcular pagos automáticamente. Algunas herramientas se integran con plataformas de gestión de proyectos o CRMs. Además, facilita la conexión con sistemas de seguridad y acceso a oficinas.

Pasos para implementar un software de control de empleados

Antes de implementar un software de control de empleados es conveniente tener en cuenta ciertos pilares en los que se cimientan estos sistemas:

Los objetivos a alcanzar.
El estado en el que se encuentra en la actualidad.
Las necesidades de la entidad.

Por ello, para implantar un programa para el control de la plantilla y que tenga éxito se deben conocer estas pautas antes y seguir los siguientes pasos:

1. Analizar las necesidades de la compañía

Las conclusiones que se hayan extraído del análisis realizado acerca de las necesidades de la entidad condicionarán el resto de decisiones del proceso. Se trata de un paso fundamental a la hora de implementar un software de control de empleados.

Dependerá entre otros factores de la organización, pudiendo encontrar diferentes necesidades a cubrir.

2. Definir los objetivos de este software

Cuando ya se conocen las necesidades de una empresa, entonces el siguiente paso será definir objetivos y metas que se quieren cumplir con dicho software de control de empleados.

Hay que recordar que las metas a obtener con el programa deben estar sujetas a los objetivos generales de la organización. Además, se deberá asignar un responsable del proyecto, el cual se encargará de presentar las razones de dicho plan al resto de la organización.

3. Establecer las prioridades

A raíz de ciertas necesidades y objetivos se deberá determinar el tipo de software para control de empleados o los módulos que se quieren incorporar al departamento. Cuando se cuenta con un sistema de gestión de personal como el de Sesame HR, se agiliza este proceso, ya que solo habrá que seleccionar los módulos que más se adecúen.

Estos programas se deben ajustar a un presupuesto disponible. Por lo tanto, se establecerán las prioridades con base en los retos que se quieran superar y el presupuesto disponible.

4. Escoger e implementar el software

Para ello habrá que apoyarse en los criterios que se han marcado con anterioridad e informarse de ciertas características o especificaciones técnicas, así como escuchar las opiniones de otras personas u clientes sobre dichas herramientas.

A la hora de implementar dicha herramienta habrá que comunicarlo a la plantilla y ver si dicho sistema se acepta bien o no. Así el Reglamento de Protección de Datos Europeo es el que protege al empleado, ya que según el mismo se debe comunicar qué tipo de control y cómo se va a realizar con el software de control de empleados.

Asimismo, si se trata de un trabajo en remoto en el que el trabajador pone el ordenador, puede negarse a la instalación de dicho software para el control horario de empleados.

5. Elegir el método de implementación del software

En la actualidad se pueden escoger dos formas de instalar dichos softwares de control de empleados como puede ser:

Modo silencioso: sin que los empleados se enteren.
Transparencia: prioriza la honestidad.

En España, las compañías tienen derecho tanto a vigilar como a controlar el uso de cualquier dispositivo que se haya proporcionado al trabajador. Si bien, para que sea legal, el uso de softwares de control de empleados deben cumplir varios requisitos:

Debe ser una necesidad justificada por el tipo de trabajo realizado.
No existen otras alternativas menos intrusivas para dicho objetivo.
Los beneficios que la empresa obtenga no son mayores a los perjuicios del empleado.
Transparencia, ya que el personal debe haber sido informado previamente de dicho control.

6. Supervisión del software de control de empleados

El software para el control horario de los empleados debe ser supervisado de forma periódica para garantizar que siga siendo efectivo. La supervisión puede ser realizada por la dirección, el personal de auditoría interna o un auditor externo.

Por otro lado, supervisión debe incluir una evaluación de los siguientes aspectos:

El ambiente de control.
Los riesgos identificados y evaluados.
Las actividades de control implementadas.
Los sistemas de comunicación interna.

La implementación de un sistema de control interno es una tarea importante que requiere un esfuerzo continuo. No obstante, un software de control de empleados efectivo puede ayudar a la entidad a proteger sus recursos y lograr sus objetivos.

Otros consejos para implementar un sistema de control interno

A la hora de implementar un software de control de empleados en tu entidad debes tener en cuenta los siguientes consejos:

Involucrar a todos los niveles de la organización en el proceso de implementación.
Adaptar el sistema de control interno a las necesidades específicas de la entidad.
Ser realista en cuanto a lo que puede lograr el sistema de control interno.

¿Cuáles son los mejores software de control de empleados?

En la actualidad, existen diversas soluciones de software para el control y gestión de empleados que ayudan a las empresas a optimizar procesos y mejorar la productividad. A continuación, se presentan algunas de las opciones más destacadas:

Sesame HR

Seame HR es un software de Recursos Humanos que incluye funcionalidades de control horario, gestión de ausencias y vacaciones, y generación de informes. Su interfaz intuitiva facilita la adopción por parte de los empleados y el equipo de recursos humanos.

ClickUp

ClickUp es una plataforma integral de productividad que ofrece herramientas para la gestión de proyectos, seguimiento del tiempo y colaboración en equipo. Permite registrar el tiempo de trabajo en tiempo real o de forma manual, facilitando el control de las tareas y la asignación de recursos.

Bizneo HR

Bizneo HR es un software de recursos humanos que incluye un módulo de control horario. Ofrece funcionalidades como fichaje desde múltiples dispositivos, geolocalización y planificación de descansos. Es una solución completa para la gestión del tiempo y la asistencia de los empleados.

Jibble

Jibble es una herramienta de control horario que permite a los empleados fichar mediante reconocimiento facial y seguimiento por GPS. Ofrece informes detallados y es compatible con dispositivos móviles y de escritorio, lo que facilita su uso en diferentes entornos laborales.

Rippling

Rippling es una plataforma que combina la gestión de recursos humanos y TI. Facilita la administración de empleados, nóminas y asistencia en una sola interfaz. Es especialmente útil para empresas que buscan una solución integral para la gestión de su personal.

Al seleccionar un software de control de empleados, es importante considerar las necesidades específicas de la empresa, el tamaño del equipo y las funcionalidades requeridas para garantizar una gestión eficiente y adaptada a las particularidades de la organización.

¿Cómo te ayuda Sesame HR en el control de tus empleados?

Sesame HR es un software de gestión de Recursos Humanos que facilita el control y la administración de empleados en las empresas. Sus principales funcionalidades ayudan a optimizar procesos y mejorar la eficiencia en la gestión del personal. Algunas de ellas son:

Registro de jornada laboral: permite fichar entradas y salidas desde dispositivos móviles, ordenadores o tablets. También, ofrece geolocalización para empleados que trabajan en remoto o en campo. Lo más importante es que cumple con normativas laborales sobre control horario.
Gestión de ausencias y vacaciones: facilita la solicitud y aprobación de días libres de forma digital. Reduciendo así la carga administrativa del departamento de recursos humanos.
Supervisión del desempeño y productividad: Sesame HR Proporciona informes y métricas sobre las horas trabajadas y el rendimiento de los empleados. Además, permite evaluar la productividad en función del tiempo dedicado a tareas y proyectos.
Automatización de procesos administrativos: este software genera reportes de nómina con datos de horas trabajadas y ausencias. Digitaliza documentación y contratos para un acceso rápido y seguro.
Integraciones con otras herramientas: se conecta con software de nóminas, contabilidad y gestión de proyectos. Por lo que permite una administración centralizada de todos los procesos de recursos humanos.

Beneficios de usar Sesame HR

En resumen, los beneficios de contar con Sesame HR son:

Ahorro de tiempo en tareas administrativas.
Mayor transparencia en la gestión del tiempo y asistencia.
Mejora en la organización y planificación de los equipos.
Cumplimiento de regulaciones laborales sobre control horario y gestión de empleados.

Sesame HR es una solución eficiente para empresas que buscan mejorar el control y la gestión de su personal de manera automatizada y sencilla.

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Profesional con amplia experiencia de más de 20 años en diferentes áreas de los Recursos Humanos (Selección, Formación, Prevención de Riesgos Laborales, Gestión de Personal). Experiencia en Dpto de Dirección: Amplia visión de la empresa y los RRHH.

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Cómo implementar un software de control de empleados

¿Qué es un software de control de empleados?