30 de octubre, 2023

Controlar las visitas externas de clientes y proveedores en muchas ocasiones puede ser complicado para una empresa. Por eso, los sistemas de control de acceso son una solución eficaz, con la que conocer quién está en la compañía en ese momento.

Si quieres saber más sobre qué es un sistema de control de acceso y cómo escoger el más adecuado para el control horario en tu entidad, en este artículo te contamos todo lo que necesitas saber. ¡Sigue leyendo para descubrir más!

Qué es un sistema de control de acceso

Los sistemas de control de acceso para empresas son un sistema electrónico que ha sido diseñado para permitir o restringir la entrada de personas o vehículos a las compañías, prestando especial atención a ciertas áreas que requieran de una mayor protección.

Se trata de una solución de seguridad con la que identificar y controlar los movimientos del personal y de los visitantes en un determinado edificio. Con ellos se puede limitar el acceso de cada usuario según una serie de permisos de seguridad que deben haber sido definidos previamente en una plataforma de gestión o aplicación.

Estos sistemas de control de acceso registran y controlan de forma electrónica la información básica de los visitantes, entre otros datos. De igual forma, proporcionan herramientas de seguimiento de invitados.

Además, permiten llevar a cabo un claro control de horario laboral del personal, notificando a los interesados sobre las fechas y horas de dichas visitas.

Cómo se implementa un sistema de control de acceso

Ya sabes qué es un sistema de control de acceso, pero ¿cómo implementarlo correctamente? Solo habrá que seguir los siguientes pasos:

Evaluar las necesidades de la entidad

Antes de escoger el sistema de control de acceso para tu compañía se deben determinar cuáles son las necesidades de seguridad de la empresa y qué se quiere conseguir con el mismo. Para ello se deben responder a las siguientes preguntas:

¿Qué zonas o recursos se deben proteger y debería restringirse el acceso?
¿Cuál es el flujo de personas que hay dentro de la empresa y qué puntos de la misma son los más vulnerables?
¿Existen riesgos de seguridad tanto internos como externos?
¿Cómo se quiere controlar el sistema de acceso de los empleados?
¿Qué regulaciones o normativas deben cumplirse?

Seleccionar la solución de control de acceso adecuada

Una vez que las necesidades y riesgos han sido evaluados, se establecen los objetivos y la finalidad del sistema de control de acceso adecuado. Hoy en día existen varios tipos de softwares para ello que pueden complementarse con los de gestión de Recursos Humanos como el de Sesame HR.

En la actualidad se pueden encontrar dos tipos de sistemas de control de acceso de empleados como son:

Sistema local de control de acceso para empresas: consta de un repositorio digital de la información recopilada de las personas. Facilitan la gestión de las visitas y siguen un plan de implantación del software adecuado. Al usar una red local, estos ofrecen una mayor seguridad reduciendo la filtración de datos.
Sistemas de control de acceso en la nube: en este caso los datos que se recopilan se alojan de forma segura en la nube. Las personas que se encuentran al otro lado de la pantalla pueden tener accesos a ellos desde cualquier lugar. Implica menos mantenimiento y facilita la integración de otros programas.

La mayoría de sistemas de control de acceso para empleados requieren de tarjetas de identificación o diferentes aplicaciones móviles para el control de horas y presencia. La elección de una u otra dependerá de las necesidades de cada organización.

Diseño e instalación

Para diseñar un sistema de control de acceso de empleados, lo primero que se debe hacer es elaborar un mapa de acceso, con un esquema de autorizaciones en el que se encuentren los días, horas, funciones y operaciones a realizar por cada uno de los colaboradores.

De esta forma, se pueden seleccionar las áreas restringidas y los niveles de autorización para cada empleado o visitantes. Este diseño debe ser eficiente y ajustarse a las necesidades de las compañías.

Integrar con el software de gestión de RRHH

Para estar al día de nuevas contrataciones o despidos, el sistema de control de acceso de empleados debe estar al día con otros softwares de gestión de RRHH, como el de Sesame HR. De esta manera, se podrá automatizar la asignación de niveles de acceso.

Asimismo, se puede tener información instantánea sobre las personas que trabajan y las responsabilidades de cada empleado.

Capacitar al personal

Una vez instalado e implementado el sistema de control de acceso de personal, se debe capacitar al personal que trabajará con dichos softwares. No obstante, todos los trabajadores deben entender cómo funcionan dichos programas, así como saber a qué áreas tienen acceso y las consecuencias de un mal uso.

Mantener y actualizar el programa

Como todas las herramientas online, los sistemas de control de acceso de los empleados deben actualizarse y realizarse el mantenimiento regular para que sigan siendo eficientes. Para ello, contar con un plan de mantenimiento es primordial, marcando así las inspecciones y pruebas de funcionamiento periódicas.

Ventajas de contar con un sistema de control de acceso

Los sistemas de control de acceso tienen múltiples beneficios para las compañías. Las principales son:

Mejora la seguridad y la protección de datos: ayudan a prevenir el acceso no autorizado a las instalaciones y áreas sensibles de la empresa. Esto puede incrementar la protección de los empleados, los activos y la información de la entidad.
Afecta a la gestión de recursos humanos: llevando un registro de las entradas y salidas de los trabajadores, lo que puede ser útil para fines de gestión de horarios y asistencia.
Aumenta la eficiencia: al agilizar el proceso de entrada y salida de las instalaciones.
Reduce los costes de gestión: al prevenir posibles delitos y accidentes.
Facilita las inscripciones y registros de cada persona que accede al centro.
Se registran notificaciones instantáneas sobre accesos y se informa al receptor de cualquier información adicional.

Ahora que ya conoces qué es un sistema de control de acceso y cómo funciona, solo queda implementarlo en tu compañía de forma sencilla. Si tienes cualquier duda sobre software de RRHH no dudes en pasarte por el blog de Sesame HR. ¡Te esperamos!

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Cristina Martin

People and Talent Director en Sesame HR | Web | + posts

Profesional con amplia experiencia de más de 20 años en diferentes áreas de los Recursos Humanos (Selección, Formación, Prevención de Riesgos Laborales, Gestión de Personal). Experiencia en Dpto de Dirección: Amplia visión de la empresa y los RRHH.

Qué es un sistema de control de acceso y cómo implementarlo

Qué es un sistema de control de acceso