16 de enero, 2024

¿Estás buscando implementar un sistema de gestión de turnos en tu empresa, pero no sabes por dónde empezar? Te traemos las claves para optimizar los procesos de tu departamento sin tener que invertir horas de investigación.

En este artículo te contaremos todo lo que necesitas saber sobre la gestión de turnos para que puedas tomar la mejor decisión para tu negocio.

¿Qué es un sistema de gestión de turnos?

Un sistema de gestión de turnos es una herramienta digital que ayuda a organizar y administrar los horarios de trabajo de los empleados. Permite crear turnos, asignar empleados a los mismos y realizar un seguimiento del cumplimiento.

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Estos sistemas suelen incluir:

Un calendario de turnos donde se muestran los turnos y se asignan los empleados.
Una base de datos de empleados con su información.
Herramientas para crear diferentes tipos de turnos.
Funciones para solicitar ausencias y vacaciones.
Integración con el control horario para transferir los datos de asistencia y la bolsa de horas extra.

Un buen software de gestión de turnos te permite optimizar la organización del trabajo, reducir costes y mejorar la experiencia de los empleados.

Sin duda, se ha convertido en una herramienta imprescindible para cualquier departamento de RRHH.

Cómo funciona un sistema de gestión de turnos

Un sistema de gestión de turnos es una herramienta digital diseñada para automatizar y optimizar la planificación de turnos de trabajo. Los mejores sistemas de gestión de turnos ofrecen varias funcionalidades, que te contaremos a continuación.

Creación de plantillas de turnos

Puedes configurar diferentes plantillas de turnos según las necesidades de cada departamento o tipo de puesto. Esto agiliza el proceso de planificación.

Asignación automática de turnos

El software puede asignar los turnos de forma automática con base en las preferencias introducidas en el sistema. También permite asignaciones manuales.

Gestión de solicitudes

Los empleados pueden solicitar cambios de turnos, días libres o vacaciones a través de la plataforma. El responsable puede aprobar o denegar las solicitudes de forma rápida.

Vistas personalizadas

Puedes configurar vistas específicas para los empleados o los administradores. Cada perfil visualizará solo la información relevante para ellos.

Alertas y notificaciones

El sistema notifica a los empleados sus turnos asignados y cualquier cambio. También avisa a los responsables en caso de ausencias.

Informes de RRHH

Genera informes de RRHH sobre horas trabajadas, ausencias, costes, etc. Esto sirve para analizar la productividad y eficiencia de los turnos.

Integración con el software de RRHH

Los mejores sistemas se integran con tu software de Recursos Humanos para compartir datos de empleados, contratos y nóminas. Esto evita duplicar información y ahorra tiempo.

Un buen software de gestión de turnos, como el de Sesame HR, te permitirá planificar y optimizar los turnos de tus empleados de forma eficiente.

¿Cómo son los mejores sistemas de gestión de turnos?

Los mejores sistemas de gestión de turnos son aquellos que facilitan el trabajo de RRHH de manera digital e inteligente.Deben ser capaces de automatizar y optimizar procesos que de otra manera serían tediosos y propensos a errores humanos.

Así pues, un buen sistema de gestión de turnos debe tener las siguientes características:

Automatización de procesos

Los mejores sistemas automatizan tareas como la asignación de turnos con base en las preferencias de los empleados, la carga de trabajo de cada área, o los descansos obligatorios. Esto ahorra un tiempo valioso a los responsables de turnos.

Optimización de recursos

Un software inteligente es capaz de optimizar los turnos para maximizar la productividad laboral de cada empleado y área, teniendo en cuenta factores como experiencia, habilidades y disponibilidad.

Esto se traduce en una mejora de la eficiencia general de la empresa.

Accesibilidad

Los mejores sistemas permiten el acceso desde cualquier dispositivo con conexión a Internet.

Esto facilita la consulta y modificación de turnos tanto para los empleados como para los responsables de RRHH, aumentando la transparencia.

Análisis de datos

Un buen software de gestión de turnos registra datos históricos que permiten realizar análisis para detectar áreas de mejora.

Por ejemplo, gracias a People Analytics podrás detectar el exceso de horas extra.

Seguridad

Es fundamental que el sistema cumpla con la LOPD, garantizando la confidencialidad de los datos de empleados y empresa.

Los mejores softwares utilizan medidas de seguridad como el cifrado de datos y autenticación de usuarios.

En definitiva, un buen sistema de gestión de turnos debe ser una herramienta inteligente que optimice los procesos de RRHH, ahorre tiempo, mejore la productividad y aumente la satisfacción

Cómo elegir un sistema de gestión de turnos

¡Bien! Has decidido que necesitas un sistema de gestión de turnos digital para tu departamento de RRHH. Ahora, ¿cómo escoges la mejor opción? Hay algunos factores clave a considerar.

Deberás verificar si estos sistemas de gestión de turnos cumplen necesidades como:

Planificación de turnos en pocos clics. El software debe ser fácil de usar e intuitivo, sin requerir una formación compleja. Debe permitir la autogestión de los empleados y reducir la carga administrativa de RRHH. Una interfaz moderna y amigable es clave.
Seguridad y confidencialidad. Los datos de tus empleados y la información de turnos deben estar protegidos. Busca un sistema con altos estándares de seguridad y encriptación de datos.
Asistencia y soporte. Elegir un proveedor que ofrezca una asistencia rápida y soporte técnico de calidad es importantísimo. De nada sirve un software si no recibes ayuda cuando la necesitas.
Planes de negocio. Los costes de las soluciones de gestión de turnos varían. El precio depende de las funciones y el número de usuarios. Compara varias opciones en función de tus necesidades antes de decidirte por una.

En conclusión, al elegir un sistema de gestión de turnos, debes valorar principalmente su funcionalidad, facilidad de uso, seguridad, soporte y coste.

Una vez analizadas estas características en los distintos softwares del mercado, podrás tomar la mejor decisión para el control de turnos.

Sesame HR, tu software de gestión de turnos

Te presentamos Sesame HR, un sistema de gestión de turnos pensado para optimizar este proceso en tu empresa.

Con Sesame HR podrás digitalizar por completo la gestión de turnos, olvidándote de planillas Excel o cuadrantes en papel. Nuestro software te permitirá:

Crear turnos personalizados con base en tus necesidades. Ya sea por departamento, ubicación, tipo de puesto, etc.
Podrás definir diferentes plantillas de turnos. Indicando días laborables, horarios, descansos obligatorios, y toda la información relevante.
Una vez tengas tus plantillas configuradas, el sistema se encargará de asignar los turnos a tus empleados de forma automática, respetando sus contratos y preferencias.
Tus trabajadores podrán solicitar días libres directamente en la plataforma, y tú recibirás las notificaciones para poder aprobarlas o rechazarlas.

Con Sesame HR tendrás una visión global de la planificación de turnos en tu empresa en tiempo real. Podrás verificar rápidamente si algún día o franja horaria se encuentra descubierta, y reasignar turnos con un solo clic.

La interfaz visual e intuitiva te permitirá optimizar al máximo los recursos, respetando siempre el tiempo de descanso entre turnos.

Digitaliza este proceso crítico con el mejor sistema de gestión de turnos para tu empresa. Si quieres ahorrarte complicaciones, Sesame HR es tu mejor opción. ¡Pide YA una demostración de 14 días de nuestro software de RRHH!

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Cristina Martin

People and Talent Director en Sesame HR | Web | + posts

Profesional con amplia experiencia de más de 20 años en diferentes áreas de los Recursos Humanos (Selección, Formación, Prevención de Riesgos Laborales, Gestión de Personal). Experiencia en Dpto de Dirección: Amplia visión de la empresa y los RRHH.

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