22 de octubre, 2024

Gran parte del éxito de cualquier organización depende de una eficiente administración de sus RRHH. Los empleados son el activo más valioso de una empresa, por lo que hay que proporcionarles todos los recursos que necesitan para su productividad. Implementar un sistema de gestión de Recursos Humanos puede optimizar esta gran carga de trabajo.

Estos sistemas no solo simplifican y automatizan tareas administrativas, sino que también proporcionan insights valiosos que pueden mejorar la toma de decisiones y optimizar la gestión de RRHH.

Qué es un sistema de gestión de Recursos Humanos

Un sistema de gestión de Recursos Humanos o HRMS por sus siglas en inglés, (“Human Resources Management System”) es un software que ayuda a administrar todas las tareas relacionadas con el personal. Automatiza de forma digital la mayoría de estas tareas para agilizarlas.

Características principales:

Automatización de procesos: reduce la carga administrativa mediante la automatización de tareas repetitivas.
Acceso centralizado: proporciona un acceso centralizado a toda la información de los empleados, mejorando la organización y la disponibilidad de datos.
Análisis de datos: facilita la recopilación y el análisis de datos para apoyar la toma de decisiones informadas.
Seguridad: asegura la protección de datos sensibles a través de medidas de seguridad robustas.

Está diseñado para que todas las funciones de RRHH puedan realizarse desde una misma aplicación, centralizándolas. No solo permite llevarlas a cabo de una forma más fácil, sino que puede aportar un plus en la elección y contratación de nuevos empleados, seguimiento del tiempo y asistencia, administración de nóminas, formación, etc.

Está diseñada para aumentar la productividad laboral y quitarle una gran carga de trabajo rutinario al departamento de RRHH. Así, pueden dedicar gran parte del tiempo a los asuntos más importantes de su trabajo.

Según las necesidades de cada organización y sus recursos, pueden contratar la gestión de recursos humanos para administrar una sola parte de la empresa, o el pack para agilizar todos los procesos de recursos humanos.

Tipos de gestión de Recursos Humanos

Un sistema de gestión de recursos humanos está formado por muchas herramientas, cada una de las cuales tiene una función. Es por esto que una empresa puede hacerse con un software que las incluya todas o solo con las que les interese.

1. Reclutamiento

Las funciones concretas de cada sistema de gestión de RRHH de reclutamiento depende de la herramienta contratada. Por lo que deberás asegurarte de las funciones que contiene aquella que escojas. En general, este programa de recursos humanos permite automatizar las fases de la selección y reclutamiento de personal en una misma plataforma.

El objetivo es que solo lleguen al final del proceso las personas más preparadas y con el perfil más adecuado para el trabajo ofertado. Para ello, suele ofrecer varios servicios:

Publicar ofertas mediante el multiposting.
Crear bases de datos con la información de los aplicantes.
Facilitar la comunicación con los aspirantes o automatizar ciertas notificaciones.
Realizar pequeñas entrevistas y evaluaciones.
Filtrar los currículums con relación a los criterios demandados por la empresa.
Testar a los candidatos con herramientas novedosas como pruebas psicométricas o scorecards.

Utilización por managers:

Identificación de talento: los managers pueden utilizar el sistema para identificar rápidamente a los candidatos más cualificados.
Seguimiento de progresos: permite a los managers realizar un seguimiento del progreso de cada candidato a lo largo del proceso de selección.
Evaluaciones objetivas: facilita la realización de evaluaciones objetivas mediante la estandarización de criterios de evaluación.

2. Base de datos de Recursos Humanos

Es el utilizado para almacenar, organizar y manejar de forma sencilla la información relacionada con el personal de la empresa. Todo ello de forma segura y siguiendo las normas de confidencialidad. En concreto, se utiliza para:

Almacenar datos de empleados. El sistema permite mantener el registro actualizado con datos desde su contratación hasta las horas de entrada y salida diarias.
Capacitaciones. El software guarda las actividades de formación y desarrollo realizadas por cada empleado. Esto permite evaluar su progreso.
Gestionar documentos. Organizar todo el papeleo en función de varias métricas como el tipo de contrato de trabajo, certificación de capacitación, entre otros.
Tramitar incentivos y beneficios. Los registros del trabajo de cada empleado ayuda a calcular los incentivos que debe recibir. También sirven para administrar los beneficios ofrecidos como seguros de salud, planes de jubilación, etc.
Portal de empleados. Los trabajadores pueden visualizar sus datos y solicitar vacaciones o comunicarse con RRHH, entre otras acciones.

Utilización por managers:

Acceso a información relevante: los managers pueden acceder rápidamente a la información relevante de sus equipos, mejorando la toma de decisiones.
Seguimiento del desempeño: permite a los managers hacer un seguimiento continuo del desempeño y el desarrollo de sus empleados.
Planificación y organización: facilita la planificación y organización de recursos humanos de manera más efectiva.

3. Evaluación del desempeño

Está enfocado en la evaluación del desempeño y en analizar el rendimiento de cada uno de los empleados. Su objetivo es aumentar el talento de la plantilla, averiguando el potencial de cada uno de los componentes y sus carencias. Así, puedes impulsar las primeras hasta convertirlos en los mejores de esa área y resolver las segundas.

De esta forma, es más sencillo determinar los objetivos, seguir los logros, realizar evaluaciones periódicas y brindar retroalimentación constructiva. También facilita reconocer si una persona posee las competencias y habilidades requeridas para cada puesto de trabajo.

Utilización por managers:

Evaluación objetiva: los managers pueden realizar evaluaciones objetivas basadas en datos cuantificables y criterios claros.
Desarrollo del talento: identifica áreas de mejora y desarrolla planes de acción para el desarrollo del talento.
Reconocimiento y recompensa: ayuda a reconocer y recompensar a los empleados por su buen desempeño.

A partir de los resultados de la evaluación, el sistema ayuda a diseñar planes de desarrollo personalizados para cada empleado. Además, los resultados de las evaluaciones pueden utilizarse para tomar decisiones estratégicas.

4. Capacitación y desarrollo

Está diseñado para planificar, implementar y gestionar los programas de capacitación y desarrollo para mejorar las habilidades y competencias del personal. Para saber con exactitud qué formación necesita la plantilla, la gestión de Recursos Humanos para evaluar el desempeño es la herramienta ideal.

El grueso de este software de gestión del personal es el diseño de los programas de capacitación. Se incluye la búsqueda o creación de cursos y actividades de formación, calendarización para encontrar el momento óptimo, y el registro de participantes y asistencia.

Utilización por managers:

Identificación de necesidades de formación: ayuda a identificar las necesidades de formación y desarrollo de los empleados.
Seguimiento del progreso: permite a los managers seguir el progreso de los empleados en los programas de formación.
Desarrollo de carrera: facilita la planificación del desarrollo de carrera y el crecimiento profesional.

Además, también permite elaborar informes de RRHH con el impacto de la formación y realizar un seguimiento para ello. Los resultados obtenidos servirán para mejorar esta área de la empresa.

5. Control horario

Es muy útil para gestionar todo lo relacionado con el control horario y tiempos de trabajo. Introduciendo datos básicos de los empleados te ayudará a componer los turnos rotativos todas las semanas de forma automática.

Utilización por managers:

Optimización de recursos: ayuda a optimizar la asignación de recursos y gestionar mejor el tiempo de trabajo.
Seguimiento de productividad: permite a los managers seguir y analizar la productividad de sus equipos.
Gestión de ausencias: facilita la gestión de permisos, ausencias y vacaciones, asegurando que siempre haya suficiente personal disponible.

Por otro lado, guarda las horas de entrada y de salida de cada uno de ellos. Esto facilita el cálculo del salario y de las vacaciones que le corresponden a cada uno. Además, a través del portal de empleados podrán solicitar vacaciones, informar de ausencias médicas, recibir notificaciones, etc.

Para qué se utiliza un sistema de gestión de Recursos Humanos

Como hemos visto, los managers podrán utilizar el software de una forma u otra para la gestión de RRHH. Teniendo todo lo anterior en cuenta, se deduce que suelen usan estos sistemas para:

Gestionar la información del personal a su cargo.
Seguir el desempeño de sus trabajadores.
Ver los registros de control horario, administrar permisos y solicitudes de tiempo libre, y asegurarse de que se cumplen las políticas horarias.
Distribuir de forma eficiente las tareas dentro de su equipo.
Compartir información importante, anuncios y actualizaciones.
Identificar oportunidades de desarrollo profesional.
Tomar decisiones estratégicas para su grupo.

¿Cuáles son las principales tendencias en la gestión de recursos humanos?

Como gestor de Recursos Humanos o manager de equipo, es muy importante que conozcas las principales tendencias en la gestión de Recursos Humanos en la actualidad. Estas reflejan un enfoque en la tecnología, el bienestar del empleado y la adaptación a nuevas formas de trabajo. Algunas de las más destacadas son:

Digitalización y automatización: uso de software y herramientas tecnológicas para automatizar tareas administrativas (como nóminas o fichaje).
Teletrabajo e híbrido: el trabajo remoto se ha consolidado como una opción permanente.
Bienestar y salud mental: enfoque en el equilibrio entre la vida laboral y personal.
People Analytics: uso de datos para mejorar la toma de decisiones de RRHH.
Formación continua y reskilling: capacitar a los empleados para nuevas habilidades y fomentar el desarrollo personal.
Diversidad e inclusión: creciente interés en promover la igualdad y un entorno inclusivo.
Experiencia del empleado: mayor atención a la satisfacción y motivación del trabajador.

¿Por qué usar Sesame HR como sistema de gestión de Recursos Humanos?

Ahora que ya sabes qué es un sistema de gestión de Recursos Humanos y su importancia para las empresas en la actualidad, te recomiendo que conozcas el software de Sesame HR.

Una plataforma de RRHH centralizada que te permite cumplir con todas las tareas que te acabo de mencionar de forma digital, sencilla y ahorrando tiempo y errores. Algunas de sus ventajas principales son:

Registro de jornada automatizado: permite cumplir con la normativa de control horario en España, con un fichaje digital fácil de usar.
Gestión de turnos y horarios: Organiza los turnos de manera eficiente, mejorando la planificación y reduciendo errores.
Gestión de ausencias y vacaciones: Centraliza solicitudes y aprobaciones, facilitando el control y la transparencia.
Informes y análisis: Proporciona datos en tiempo real sobre la productividad y la asistencia del personal.
Experiencia de usuario: Ofrece una interfaz intuitiva para empleados y gestores.

Recuerda que Sesame HR no solo ayuda a automatizar tareas repetitivas, sino que también optimiza la gestión del talento y fomenta la eficiencia organizacional. Si lo deseas, puedes comprobarlo por ti mismo; regístrate y solicita una prueba gratuita por 14 días y lleva la gestión de RR.HH. de tu empresa al siguiente nivel.

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★★★★☆

Cristina Martin

People and Talent Director en Sesame HR | Web | + posts

Profesional con amplia experiencia de más de 20 años en diferentes áreas de los Recursos Humanos (Selección, Formación, Prevención de Riesgos Laborales, Gestión de Personal). Experiencia en Dpto de Dirección: Amplia visión de la empresa y los RRHH.

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