15 de noviembre, 2023

¿Quieres mejorar la eficiencia de tus procesos de nómina? Parte de la solución pasa por generar mandatos SEPA en nóminas para automatizar las transferencias bancarias. Con este sencillo paso, podrás agilizar el proceso de los pagos, reducir errores y optimizar uno de los procesos clave de tu empresa.

En este artículo te explicaremos qué es exactamente este tipo de mandato y cómo generarlo. Si buscas mejorar la gestión de nóminas de tu equipo de Recursos Humanos, has llegado al lugar indicado. ¡Sigue leyendo para saber más!

¿Qué es un SEPA bancario para nóminas?

Un mandato SEPA para nóminas es una orden de pago que autoriza a tu banco a transferir fondos de tu cuenta a la de tus empleados en la fecha de pago acordada. Al utilizarlo, tus empleados recibirán su salario puntualmente. En otras palabras, es una forma de domiciliar las nóminas de tus empleados.

Estos surgen con la normativa SEPA (Single Euro Payment Area) de 2014, una normativa europea para establecer las normas de cobro y pago en 32 países de la Unión Europea.

Tipos de ficheros SEPA

Existen varios tipos de ficheros SEPA para facilitar las transacciones financieras. De hecho, dentro de los diferentes tipos de ficheros, se encuentran:

CORE (estándar): es el tipo de fichero más común, utilizado para transacciones entre particulares y/o empresas.
B2B (empresa a empresa): diseñado específicamente para transacciones entre empresas y/o autónomos.
COR1: esta variante ofrece un procesamiento más rápido de las transferencias en comparación con el estándar CORE. Es utilizado principalmente para pagos urgentes entre empresas y/o particulares, y no suele usarse en este tipo de procedimientos.

Estos tipos de ficheros tienen variaciones en los requisitos y en los plazos de procesamiento, adaptándose a diferentes necesidades de pago y prioridades de transacciones. Para no caer en errores en la gestión de nóminas online, verifica con tu banco con cuántos días de antelación tienes que dar la orden para poder pagar los salarios a tiempo.

¿Para qué sirve el mandato SEPA en nóminas?

El mandato SEPA en nóminas desempeña un rol significativo al ofrecer una serie de ventajas específicas que optimizan tus procesos financieros:

Homogeneizar sistemas de pago: este acuerdo europeo permite estandarizar los pagos de salarios, lo que facilita la eficiencia en los sistemas de pago.
Realizar transacciones en euros: al cumplir con los estándares, el mandato facilita las transferencias de nómina en euros, promoviendo transacciones ágiles dentro de la zona SEPA.
Establecer la frecuencia de pago: aunque el mandato no determina la frecuencia de pago, su implementación contribuye a agilizar y automatizar los procesos, lo que puede favorecer la puntualidad en los pagos.
Gestionar el riesgo y las comisiones: al seguir los estándares, el mandato contribuye a minimizar los riesgos asociados a las transacciones financieras. Además de reducir las comisiones, maximizando así la eficiencia de tus pagos.

Estos puntos destacan la importancia integral del mandato SEPA en nóminas, al impulsar la eficiencia, seguridad y estandarización en los pagos de salarios dentro del marco financiero europeo.

Cómo generar el mandato SEPA en nóminas

Para generar el mandato SEPA en las nóminas de tus empleados, primero debes tener en cuenta algunos aspectos importantes.

Este mandato permite agilizar el pago de las nóminas y ofrecer mayor comodidad a tus empleados. Aprovecha las ventajas de la banca electrónica y de los softwares de RRHH para simplificar la preparación de nóminas en tu empresa.

1. Digitaliza la gestión bancaria y de nóminas

El mandato SEPA en nóminas te permitirá gestionar los pagos de forma digital y centralizada. Al generarlo, podrás abonar los salarios de tus empleados directamente en sus cuentas bancarias.

Para ello, lo ideal es que digitalices la gestión bancaria y de nóminas en tu empresa. Por una parte, deberás verificar que cuentas con el acceso a la banca electrónica.

Y por la otra, deberás contar con un programa de nóminas como el de Sesame HR. Con su ayuda, puedes automatizar diferentes partes del proceso de la gestión de nóminas de tu plantilla.

2. Reúne los datos básicos

Antes de generar este mandato, deberás pedir a tu banco la información básica para realizar los pagos. Para ello, necesitarás conocer su portal y en qué apartado efectuar la gestión de las remesas y los ficheros. También necesitarás datos como:

El sufijo de acreedor.
El código BIC del banco.
La información adicional oportuna.

También necesitarás recolectar los datos de tus empleados en una base de datos, como su IBAN y el importe a pagar cada mes.

3. Aprueba las nóminas

También, deberás generar y aprobar las nóminas de tus empleados. Para ello, puedes contar con la ayuda de un software como el de Sesame HR.

Te ayudaremos a recopilar los datos de las incidencias en nóminas en cómodas tablas para tu asesoría. Y si prefieres prescindir de la ayuda de una asesoría, puedes pedir que nuestros expertos realicen las nóminas mes a mes por ti.

4. Genera un resumen de pagos

Cuando las nóminas ya estén correctamente generadas y sean aprobadas, llega el momento de generar un fichero con el resumen de pagos de nóminas a realizar.

Será necesario generar lo que se conoce como mandato SEPA en nómina. Este documento bancario autorizará a tu entidad financiera a realizar transferencias periódicas en una misma remesa. En este caso, para abonar los salarios a cada uno de los empleados.

5. Adjunta el documento al banco

Una vez generado el resumen de pagos a realizar, es importante adjuntar los datos a tu banca electrónica para que los empleados puedan cobrar sus salarios.

De esta forma, tu banco podrá proceder al pago de los salarios puntualmente en la fecha que hayas establecido.

Además, al ser un proceso estandarizado, te garantiza la máxima seguridad y eficiencia en el pago de tus nóminas. ¡No te olvides de este importante paso!

Para cerrar el mandato SEPA para las nóminas, deberás confirmar y firmar la operación.

Con estos sencillos pasos habrás generado el mandato para poder realizar los pagos de nómina a tus empleados de forma ágil.

Gestiona tus nóminas con Sesame HR

Con Sesame HR, puedes simplificar el proceso de gestión de nóminas. De esta manera, puedes acelerar el proceso hasta que llegue el momento de enviar el mandato SEPA de nóminas y garantizar el pago a tus empleados.

Así que ya lo sabes, gestionar las nóminas de tus empleados no tiene por qué ser complicado. Con la ayuda de las herramientas adecuadas como el software de RRHH de Sesame HR, puedes automatizar varias fases de tus nóminas. ¡Pide una demostración de 14 días para comprobarlo!

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Ricardo López

HR Payroll Specialist en Sesame HR | Web | + posts

Ricardo López ha forjado una carrera sólida en el ámbito de recursos humanos, destacándose en la administración de nóminas, gestión de relaciones laborales, y asesoramiento en el área de empleo. Su formación académica en derecho laboral y recursos humanos, combinada con su experiencia en empresas como Zeus - Smart Visual Data, Sesame HR, y Grupo Noa's, le ha permitido desarrollar una comprensión integral de la dinámica laboral y la gestión de personal.

Con una experiencia de más de 10 años, ha desarrollado una habilidad probada en la administración de beneficios, la documentación de recursos humanos, y la orientación laboral, Ricardo sigue contribuyendo al desarrollo eficiente y humano de las organizaciones en las que trabaja.

¿Cómo generar el mandato SEPA para las nóminas y para qué sirve?