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PortugalVacaciones y ausencias
Quiénes son los responsables de la gestión de vacaciones y sus ventajas
Los responsables de gestionar vacaciones pueden abrumarse por un exceso de información en fechas clave. ¡Ayúdalos con software y léenos!
¿Necesitas ayuda?
Miguel Ángel Díaz
HR Consultant
17 de enero, 2023
Quizá te parezca algo superfluo, pero organizar las vacaciones es clave para el éxito de cualquier empresa. Siempre tenemos la productividad y los resultados en mente. Para ello, una buena organización será decisiva. Y es fundamental conocer a los responsables de gestionar vacaciones.
Ten en cuenta que se trata de una decisión decisiva. Una mala gestión de las vacaciones puede hacer que la productividad caiga en picado.
Los (pocos) trabajadores que no estén de vacaciones no podrán asumir toda la carga de trabajo. Pero también nos arriesgamos a enfadar a nuestra plantilla. Así que puede ser buena idea optar por la ayuda de un gestor de vacaciones y ausencias.
¿Quién organiza las vacaciones en una empresa?
Esta es la pregunta del millón. En un escenario ideal, recursos humanos debería encargarse de esta labor.
Hay empresas donde los directivos se autoproclaman responsables de gestionar vacaciones. Lo que puede resultar un problema, en caso de no conocer las necesidades reales de la organización.
Recursos Humano debería tener en cuenta la mano de obra necesaria durante las vacaciones.
Con la ayuda de los responsables de cada equipo o departamento, podrán configurar el calendario de vacaciones de la plantilla. Al fin y al cabo, estos conocen mejor que nadie la realidad de cada departamento.
Es importante señalar que las tareas de RRHH no se limitan a gestionar el descanso de la plantilla.
Como responsables, tendrán que diseñar la política de vacaciones de la organización. Se trata de un recurso fundamental para evitar errores al repartir los días de vacaciones.
Una política de vacaciones clara facilitará las cosas. Tanto a los responsables de gestionar vacaciones como a los propios trabajadores.
Sabrán a qué atenerse, cómo se reparten los días y, lo más importante, cómo y cuándo solicitar las vacaciones. Son las “instrucciones” para solicitarlas.
Ten en cuenta que, para evitar conflictos, la política de vacaciones debe ser lo más precisa posible. No hay lugar para los malentendidos.
Se trata de uno de los documentos que facilitaremos a cada empleado durante el onboarding. Todos los colaboradores deben conocer la política de vacaciones.
Ventajas de tener responsables de gestionar las vacaciones
Sin lugar a dudas, la principal razón para tener responsables de gestionar vacaciones será la coherencia.
Podremos seguir unas pautas en la gestión de vacaciones, asignándolas en función de los principios previstos. De este modo, la actividad empresarial se verá afectada lo menos posible.
Otra de las razones para encargar esta tarea a RRHH es que conocen como nadie las necesidades de la organización. Por una parte, sabrán cuál es el momento en que menos manos de obra se necesita.
No es fácil saber cuántos trabajadores se pueden ausentar a la vez, o recolocar a los que se quedan.
Por otra parte, RRHH también será la responsable de contratar a los sustitutos. El hecho de gestionar ellos mismos las vacaciones permitirá a este departamento activar el proceso de selección de personal. No podemos dejar la búsqueda de trabajadores para el final, o la empresa se resentirá.
Tampoco podemos pasar por alto que Recursos Humanos debería llevar al día el control de ausencias. A lo largo del año, nuestros trabajadores pueden haber consumido días libres de sus vacaciones. Algo parecido pasa con las horas extras. ¿Cuántas se pueden convertir en días libres?
Software para gestionar las vacaciones
Los responsables de gestionar vacaciones pueden recurrir a un software de control de vacaciones.
Esta es una de las diferentes funciones de Sesame HR, que nos ayudará en esta cuestión. Se trata de un recurso mediante el que podemos simplificar la gestión de las vacaciones de los trabajadores.
La aplicación cuenta con un panel de gestión de vacaciones. En él aparecen las ausencias previstas de sus trabajadores, además de la información de empleados y managers. Ellos son los protagonistas.
Los empleados solo tienen que solicitar las vacaciones y/o días libres mediante la aplicación.
El propio programa les dice cuántos días de vacaciones tienen disponibles, de modo que podrán organizarlos. También los festivos, o los días en que la empresa cierra por vacaciones.
Estas solicitudes llegan a los managers. El equipo de RRHH será el responsable de gestionar las ausencias de las vacaciones.
Aprobarán o rechazarán la solicitud de los empleados, que recibirán una notificación con la decisión. Si es positiva, la ausencia se refleja en el panel de vacaciones.
Un recurso de este tipo también nos permite diseñar cadenas de aprobación de vacaciones. Así, seleccionamos a los responsables de gestionar las vacaciones.
Por ejemplo, RRHH será el primer filtro, pero el departamento donde trabaja el empleado dará el visto bueno final a su solicitud.
¿La empresa puede elegir los días de vacaciones de los trabajadores?
Los responsables de gestionar vacaciones se encargarán de aprobar o rechazar las solicitudes. Pero la empresa no puede asignar unilateralmente los días de vacaciones a sus empleados.
Ten en cuenta que las vacaciones vienen reguladas por el Estatuto de los Trabajadores y por el convenio.
Elegir las vacaciones es un derecho de los trabajadores. Así lo dice el propio Estatuto de los Trabajadores en su artículo 38. Pero como hemos dicho, esto no siempre es posible.
También conviene señalar que cada organización tiene sus propias características. Por ejemplo, en la mayoría de casos las vacaciones se concentran en agosto.
Pero otras empresas tienen ahí su pico de trabajo. Por eso, es importante ofrecer a la plantilla la posibilidad de elegir entre varias opciones.
Lo idea es elegir las vacaciones de mutuo acuerdo entre trabajador y empresa. Ya hemos dicho que contar con una política de empresa clara es fundamental en este sentido.
También gestionar las vacaciones con antelación. Así, los trabajadores también pueden conciliar su vida profesional y familiar.
¿Quieres saber más sobre la gestión de ausencias y vacaciones de los trabajadores? En el blog de Sesame HR encontrarás las claves para una gestión más eficiente de estos aspectos con ayuda de software de RRHH.
Ricardo López ha forjado una carrera sólida en el ámbito de recursos humanos, destacándose en la administración de nóminas, gestión de relaciones laborales, y asesoramiento en el área de empleo. Su formación académica en derecho laboral y recursos humanos, combinada con su experiencia en empresas como Zeus - Smart Visual Data, Sesame HR, y Grupo Noa's, le ha permitido desarrollar una comprensión integral de la dinámica laboral y la gestión de personal.
Con una experiencia de más de 10 años, ha desarrollado una habilidad probada en la administración de beneficios, la documentación de recursos humanos, y la orientación laboral, Ricardo sigue contribuyendo al desarrollo eficiente y humano de las organizaciones en las que trabaja.
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