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Registro de trabajo: ¿qué dice la nueva ley?
Te explico, de forma sencilla, qué dice la nueva ley sobre el registro de trabajo en España. ¿Qué novedades hay sobre la jornada laboral?
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Alba Gijón
HR Consultant
10 de enero, 2025
El registro de trabajo es uno de los temas que más preocupación ha generado en el ámbito laboral en los últimos años. En este contexto, la ley que regula el registro de jornada laboral ha dado lugar a nuevos desafíos y cuestiones que deben aclararse para asegurar el cumplimiento adecuado por parte de las empresas.
¿Sabes todo lo que un software de control horario puede hacer por ti? A continuación te explicamos todo lo que debes saber acerca del registro de trabajo. ¡Toma nota!
¿Qué es el registro de trabajo?
El registro de trabajo o registro de jornada laboral es el sistema mediante el cual una compañía debe recoger las horas trabajadas por su plantilla. Esta práctica tiene que respetar sus derechos laborales.
Tiene como objetivo garantizar que los trabajadores no superen los límites de jornada establecidos por la ley y palabras, el registro de trabajo permite a los empleadores y su equipo tener un control claro sobre las horas que se dedican a las labores laborales.
Así pues, la jornada laboral debe estar claramente definida, y las horas de entrada y salida de cada empleado deben ser guardadas. Este registro debe cumplir con los requisitos establecidos por la ley para asegurar la transparencia y la correcta compensación por las horas trabajadas.
¿Qué dice la ley sobre el registro laboral?
En 2019, el Real Decreto-ley 8/2019 introdujo una reforma que establece la obligación para todas las empresas de llevar un registro de jornada laboral de sus empleados. Esta ley fue promulgada con el objetivo de combatir los abusos laborales relacionados con las horas extra no registradas y garantizar el cumplimiento de los derechos de los trabajadores.
Dicha normativa establece que todas las empresas, sin importar su tamaño o sector, deben llevar un registro de la jornada laboral de todo su equipo.
Del mismo modo, la ley establece que el registro de trabajo debe ser detallado e incluir, al menos, los siguientes datos:
- La hora de entrada y salida de cada miembro del equipo.
- La duración de las pausas, en caso de que se produzcan.
- La jornada completa trabajada, diferenciando entre las horas ordinarias y las extra, si las hubiera.
El registro de trabajo debe hacerse de manera diaria, es decir, que se deben apuntar las horas de cada jornada laboral, sin excepciones. La ley no especifica un formato en particular, pero los registros deben ser accesibles para los inspectores en caso de una inspección.
Además, los registros deben ser almacenados durante un mínimo de cuatro años, lo que ayuda a que la entidad y la plantilla puedan consultar los datos cuando sea necesario. Dicho registro de trabajo debe ser preciso y actualizado, para evitar posibles sanciones por parte de las autoridades laborales.
¿Cómo cumplir la ley de registro de trabajo?
El cumplimiento de la ley sobre el registro de trabajo puede parecer complicado al principio, pero con el software de control horario y un enfoque organizado, es muy sencillo. Solo se deben seguir los siguientes pasos:
1. Implementar un sistema de registro adecuado
El primer paso para cumplir con la ley es contar con un sistema de registro de jornada laboral que sea eficiente y seguro. El sistema debe permitir la entrada de datos de manera sencilla, detallada y actualizada, asegurando que no haya fallos ni omisiones en el registro de las horas trabajadas.
En este sentido, uno de los métodos más prácticos y fiables es el uso de un software de control horario como el que ofrece Sesame HR. Estas herramientas están diseñadas para facilitar la gestión de los registros de trabajo, permitiendo que los empleados registren sus horas de entrada y salida de forma digital en cualquier lugar.
2. Utilizar un software de control horario
El uso de un software de control horario no solo facilita la tarea de controlar las horas trabajadas, sino que también ofrece un sinfín de beneficios adicionales. Con herramientas como Sesame HR, se puede gestionar de manera eficiente el registro de jornada, realizar informes detallados y automatizar procesos relacionados con las horas extra, descansos y otros aspectos relacionados con el tiempo laboral.
Este tipo de programa de registro de trabajo está diseñado para facilitar el cumplimiento de la ley. Así se proporciona una solución intuitiva, accesible y con la garantía de que todos los datos registrados son verificados y almacenados de manera segura, permitiendo consultar el historial en cualquier momento.
3. Facilitar el acceso al registro para los empleados
Otro punto importante para cumplir con la ley es garantizar que los trabajadores puedan acceder a su registro de jornada de manera sencilla. Más allá de registrar las horas, la legislación establece que los empleados tienen derecho a conocer el total de las horas trabajadas, por lo que deben poder consultar los registros cuando lo necesiten.
Pueden consultar dichos registros a través de los software de control horario modernos, disponibles para ordenador y móvil. De esta manera, los trabajadores pueden verificar sus horas trabajadas, consultar las horas extra y tener acceso a los informes correspondientes, lo que mejora la transparencia y evita posibles conflictos laborales.
4. Gestionar las horas extra de manera correcta
Asimismo, la normativa también hace especial énfasis en el control de las horas extra, por lo que es necesario que el registro de trabajo refleje correctamente las horas adicionales trabajadas por cada miembro. Para evitar sanciones, es fundamental contar con un sistema que identifique las horas extra de manera clara y que permita su compensación o retribución según lo establecido en el convenio colectivo o el contrato de trabajo.
Los software de control horario automatizan este proceso ahorrando tiempo, sino que también reduce el riesgo de errores.
5. Realizar auditorías periódicas
Una vez implementado el sistema de registro de jornada, habrá que realizar auditorías periódicas para asegurarse de que se está cumpliendo la ley y que el sistema está funcionando correctamente. Las auditorías permiten detectar posibles fallos o inconsistencias en los registros y tomar medidas correctivas antes de que se produzca una inspección laboral.
El software de control horario como Sesame HR también generan informes detallados sobre el registro de jornada, lo que facilita la tarea de realizar auditorías y usarlos como prueba en caso de inspecciones o reclamaciones.
Un sistema de registro de trabajo puede tener un control de las horas de cada empleado de forma sencilla. Con la prueba gratuita de Sesame HR durante 14 días, podrás comprobar los beneficios de este tipo de software. ¿A qué esperas para probarlo?
Profesional con amplia experiencia de más de 20 años en diferentes áreas de los Recursos Humanos (Selección, Formación, Prevención de Riesgos Laborales, Gestión de Personal). Experiencia en Dpto de Dirección: Amplia visión de la empresa y los RRHH.
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Soy Ronny Navarrete, consultor de
Recursos Humanos en Sesame HR. Reserva una reunión con mi equipo para ayudarte.
