23 de septiembre, 2024

Como responsable de una empresa de más de 50 trabajadores, gestionar el registro de jornada laboral de tus empleados puede convertirse en una auténtica pesadilla. Entre turnos, horas extra y demás, llevar un control manual de todas las incidencias horarias de tu plantilla se convierte en una misión imposible.

Además, en el entorno empresarial actual, la gestión adecuada del registro de jornada laboral se ha convertido en una necesidad imprescindible para cumplir con la normativa y mejorar la eficiencia organizativa.

Pero no te preocupes, te traemos los pasos para que simplifiques este proceso al máximo. Además, te desvelaremos las ventajas de implementar el control horario en las grandes empresas. ¿Te quedas a descubrirlo? ¡Te esperamos!

¿Qué es el registro de jornada laboral?

El registro de jornada laboral es la obligación legal de todas las empresas de anotar diariamente las horas de inicio y finalización de la jornada de cada empleado, incluyendo las pausas y descansos que estos realicen.

El objetivo principal es garantizar que los trabajadores no excedan la duración máxima de la jornada laboral establecida en la ley y en sus contratos de trabajo, protegiendo así sus derechos.

¿Cuándo fue obligatorio el registro de jornada laboral?

La Ley de registro de jornada laboral fue aprobada por el Gobierno de España con el objetivo de garantizar que los empleados sean compensados por todas las horas extraordinarias que trabajen.

Esta obliga a las empresas a llevar un registro de las horas de trabajo de sus empleados y a consignar esta información en un registro, que también incluya una bolsa de horas extra.

En concreto, estamos hablando del Real Decreto-ley 8/2019, de 8 de marzo, de medidas urgentes de protección social y de lucha contra la precariedad laboral en la jornada de trabajo.

Por tanto, las empresas deben registrar la hora de inicio y fin de la jornada de cada trabajador, conservar estos registros durante al menos cuatro años y ponerlos a disposición de los empleados, sus representantes y la Inspección de Trabajo y Seguridad Social cuando se soliciten. El incumplimiento de esta normativa puede acarrear sanciones significativas para las empresas.

¿Qué pasa si el trabajador no registra su jornada?

Debes tomarte muy en serio el registro de jornada laboral de tus empleados. Si no cumples con esta obligación, la Inspección de Trabajo puede imponerte multas consideradas graves.

Las empresas que no cumplan con la normativa de registro de jornada laboral se enfrentan a multas que varían según la gravedad de la infracción:

Las infracciones leves pueden oscilar entre los 60 y 625 euros.
Mientras que las infracciones graves pueden suponer multas de entre 626 y 6.250 euros.
En casos de infracciones muy graves, las multas pueden alcanzar los 187.515 euros.

Además de las sanciones económicas, las empresas que no gestionen correctamente el registro de jornada laboral pueden enfrentarse a demandas por parte de los empleados, pérdida de reputación y conflictos laborales.

👉 Por lo tanto, más vale prevenir que curar. Asegúrate de implementar un sistema de registro horario efectivo para evitar consecuencias legales y garantizar el cumplimiento de los derechos de tus trabajadores.

¿Cuántos años hay que guardar el registro de jornada laboral?

En España, según lo establecido por el Real Decreto-ley 8/2019 sobre el registro de jornada laboral, las empresas están obligadas a conservar los registros de la jornada laboral durante al menos 4 años.

Además, estos registros deben estar disponibles para su consulta tanto por los empleados, como por los sindicatos (si los hay) y por la Inspección de Trabajo y Seguridad Social, en caso de que se requiera una revisión. Durante este periodo de 4 años, las empresas deben garantizar que el acceso a los registros sea sencillo y que puedan ser entregados de manera inmediata en caso de inspección.

No cumplir con esta normativa puede conllevar sanciones económicas, por lo que es importante llevar un control riguroso de estos registros.

Claves del registro obligatorio:

Registro de horarios de entrada y salida de los empleados.
Disponibilidad de los registros para posibles inspecciones durante un periodo mínimo de 4 años.
Inclusión de las pausas o descansos no retribuidos, como las pausas para comer.
Flexibilidad en los métodos utilizados para llevar a cabo este registro, siempre que sean fiables y objetivos.

Importancia del registro de jornada para las empresas

La gestión del registro de jornada trabajadores no solo responde a una obligación legal, sino que también aporta numerosos beneficios para las empresas. Un sistema adecuado de registro de trabajo permite:

Evitar sanciones legales: cumplir con la normativa evita sanciones económicas que pueden ser muy gravosas, especialmente en grandes empresas.
Optimización de los recursos humanos: con un buen control de las horas trabajadas, las empresas pueden identificar patrones de absentismo, optimizar la asignación de recursos y detectar problemas de productividad.
Transparencia: un registro claro de las horas trabajadas genera confianza entre empleados y empleadores, reduciendo conflictos relacionados con las horas extraordinarias o los descansos.

¿Cómo llevar un registro de horas de trabajo?

Existen múltiples formas de gestionar el registro de jornada laboral, dependiendo del tamaño de la empresa, la naturaleza del trabajo y las preferencias de la organización. A continuación, revisamos los principales métodos:

a) Métodos manuales

El uso de hojas de cálculo, libros de registro o documentos físicos es una forma tradicional de llevar el control de jornada laboral. Este sistema implica que los empleados anoten manualmente sus horas de entrada y salida cada día.

Ventajas: es simple y no requiere una inversión inicial significativa.
Desventajas: es propenso a errores humanos, manipulaciones y puede ser muy laborioso y poco eficiente para grandes equipos o empresas con múltiples sedes.

b) Sistemas electrónicos o digitales

El uso de herramientas digitales, como software de registro de horas laborales o sistemas de fichaje electrónicos, es la opción preferida por la mayoría de las empresas modernas.

Ventajas: automatiza el proceso, reduce errores, facilita la creación de informes y asegura la fiabilidad de los datos. Además, estas plataformas permiten gestionar el tiempo de trabajo remoto o flexible, mediante la geolocalización.
Desventajas: requiere una inversión inicial en tecnología y una adaptación del personal al nuevo sistema.

c) Fichajes biométricos

Algunas empresas optan por el uso de terminales de fichaje que utilizan tecnologías biométricas como huellas dactilares o reconocimiento facial para registrar las horas de los empleados.

Ventajas: asegura un alto nivel de precisión y minimiza las posibilidades de fraude, ya que el fichaje es personal e intransferible.
Desventajas: puede generar reticencias entre los empleados por motivos de privacidad y supone un mayor coste inicial.

d) Aplicaciones móviles y software en la nube

Para empresas con trabajadores en remoto o con movilidad constante, las aplicaciones de registro horario laboral que permiten fichar desde cualquier dispositivo móvil son la mejor solución.

Ventajas: flexibilidad, facilidad de uso y posibilidad de gestionar el registro de trabajo de empleados en diferentes ubicaciones. Además, estas plataformas suelen incluir otras funcionalidades como la gestión de ausencias, vacaciones y turnos.
Desventajas: requiere de una conexión a internet constante y puede necesitar una supervisión más detallada para evitar abusos.

¿Cómo gestionar la jornada laboral en grandes empresas?

En grandes empresas, el registro de jornada laboral de los empleados adquiere una nueva dimensión. Un gran volumen de datos que debes controlar sin perder de vista su fiabilidad. Para ello, te explicaremos todos los pasos para que gestiones la jornada laboral en tu empresa de forma más cómoda.

Por ejemplo, un buen software de control del tiempo te permite digitalizar la gestión de fichajes de tus empleados y garantizar el cumplimiento de la ley. Podrás recibir informes detallados de las horas trabajadas y la productividad.

1. Establece objetivos claros y medibles

Como responsable de RRHH, debes establecer objetivos claros y medibles para gestionar el registro de jornada laboral. ¿Qué quieres conseguir? ¿Reducir el absentismo laboral? ¿Mejorar la productividad? ¿Asegurar el cumplimiento legal? Defínelo y comunícaselo a tus empleados.

Define también qué se espera de cada empleado en términos de horas trabajadas y resultados. Esto no solo facilita el seguimiento, sino que también proporciona a los empleados una comprensión clara de sus responsabilidades.

2. Implementa sistemas de seguimiento

Implantar un sistema de seguimiento de la jornada laboral te permitirá llevar un control de los horarios de entrada y salida de tus empleados. De esta forma podrás detectar posibles incidencias como retrasos, ausencias o abandono del puesto de trabajo.

Pero no te olvides de establecer unas normas claras de funcionamiento. Deberás definir horarios y turnos. Comunícalos a la plantilla y supervísalos con ayuda de tu nueva herramienta.

3. Prioriza la conciliación laboral

Si quieres motivar a tus empleados, es fundamental respetar su vida personal y darles flexibilidad laboral. Cuando se sienten valorados, rinden más y están más comprometidos.

Con un software de control horario podrás gestionar sus horarios flexibles de forma ágil. Para ello, opta por opciones como el teletrabajo y ofréceles la posibilidad de fichar desde cualquier lugar.

Otra opción es adaptar sus jornadas en función de sus necesidades, y modificar sus horarios si tienen que ausentarse por unas horas, por ejemplo. De esta forma, conseguirás que tu empresa sea un lugar atractivo para trabajar donde prime el bienestar de las personas.

Esto no solo mejora la satisfacción de los empleados, sino que también puede contribuir a una mayor retención del talento.

4. Fomenta la comunicación efectiva

Una de las claves para gestionar eficientemente el registro de jornada laboral de tus empleados es fomentar una comunicación interna efectiva.

Es importante que compartas con ellos los motivos detrás de tus decisiones respecto al control de jornada laboral y toda la información relevante que afecta a toda la organización. Rompe las barreras, aboga por la plena confianza en tu equipo y la responsabilidad personal de cada individuo para cumplir con sus obligaciones de fichaje.

5. Evalúa la productividad laboral

Una vez tengas el software de registro de jornada laboral implementado, es importante hacer un seguimiento de los datos que arroja para mejorar la productividad laboral de tu equipo. Esta información te permitirá detectar picos de trabajo e identificar posibles áreas de mejora.

Con los reportes de asistencia podrás ver los días y horas donde hay más personal en la oficina. Esto te ayudará a distribuir mejor las tareas y evitar tiempos muertos. También, podrás detectar si hay algún día en específico donde la asistencia es baja para indagar si existe alguna razón de fondo.

Los reportes de horas extras te mostrarán cuáles son los puestos o proyectos que requieren de más tiempo para completarse. De esta forma, podrás evaluar si necesitas reforzar esos equipos o si los plazos establecidos son realistas.

Finalmente, un análisis del tiempo que cada empleado dedica a sus tareas principales puede revelar diferencias significativas de productividad. Con esta información podrás determinar si algunos roles necesitan mayor formación de empleados o supervisión para alcanzar los estándares esperados.

Gestionar la productividad de tus colaboradores es fundamental para el éxito de tu negocio. Un software de RRHH como el de Sesame HR te proporcionará datos precisos para tomar decisiones informadas y construir un equipo de alto desempeño.

Ventajas de controlar la jornada laboral para las grandes empresas

Una de las principales ventajas del registro de jornada laboral de tus empleados es poder optimizar los recursos de tu empresa. No solo cumplirás con la ley. También mejorarás tu productividad laboral.

¿No tienes claro en qué más se traduce esto? Te lo explicamos a continuación.

1. Registro preciso de las horas trabajadas

Como responsable, debes asegurarte de que el sistema de registro de jornada laboral sea preciso y refleje fielmente las horas trabajadas por tus empleados.

Esto implica contar con la información de la hora exacta de entrada y salida para poder generar informes de RRHH frente a posibles auditorías.

Si eliges un software de RRHH como Sesame HR, podrás gestionar de forma automática el registro de jornada laboral y obtener informes precisos sobre las horas trabajadas por tus empleados.

2. Visión realista de la productividad laboral

La productividad laboral es un tema complejo con muchas variables a considerar. Implementar el registro de jornada laboral te ayudará a tener una visión realista de lo que es posible lograr en tu organización.

Permite identificar patrones, detectar problemas e implementar soluciones efectivas para mejorar el rendimiento.

3. Gestión de RRHH mejorada

El registro de jornada laboral también te ayudará a mejorar la gestión de RRHH al proporcionar datos precisos sobre la disponibilidad y el desempeño de los empleados. Esto ayuda en la planificación de turnos, la distribución de tareas y la toma de decisiones estratégicas.

👉 Un software de RRHH integral como Sesame HR te permite digitalizar este proceso, automatizando el control de presencia y ausencias, entre otros. Conoce Sesame HR en solo 20 minutos con nuestro webinar diseñado especialmente para ti.

4. Fomento del teletrabajo

Con la ayuda del control horario, también te resultará más fácil fomentar el teletrabajo en tu empresa. Con esta medida, podrás reducir costes de infraestructura y aumentar la productividad de los empleados.

Eso sí, para ello deberás establecer una política de teletrabajo que defina qué puestos son elegibles y qué se espera de los empleados. Deja claro los horarios estipulados y la productividad que se espera.

5. Mayor bienestar laboral

La gestión del registro de jornada laboral es fundamental para velar por el bienestar de tus empleados. Al automatizar este proceso, podrás asegurarte de que nadie excede las horas máximas de trabajo y descansa lo suficiente, lo cual es requerido por ley.

Con un software de RRHH como Sesame HR, puedes digitalizar el registro de jornada laboral para simplificar la gestión de horarios. Tus empleados podrán fichar desde cualquier lugar mediante una app móvil, y tú tendrás acceso inmediato a informes con todos los datos. De este modo, podrás detectar posibles ineficiencias para corregirlas a tiempo.

En definitiva, digitalizar el registro de jornada es una decisión estratégica que, a la larga, se traducirá en mayor productividad, motivación y bienestar de tus empleados. Tu empresa y tu equipo te lo agradecerán.

Agiliza tu registro de jornada laboral con Sesame HR

¿Te cuesta trabajo controlar las horas que trabaja tu plantilla? La funcionalidad de registro de jornada laboral de Sesame HR te permite automatizar por completo este proceso. Tus empleados podrán fichar desde cualquier lugar simplemente usando su teléfono móvil o nuestra app web.

Además, nuestro software de Recursos Humanos está preparado para adaptarse a cualquier tipo de horario o calendario laboral. Gracias a nuestro registro de jornada laboral podrás olvidarte de largas tablas en Excel y de perseguir a tus empleados para conseguir sus fichajes manuales.

En un entorno empresarial en constante evolución, contar con una herramienta eficaz para la gestión del registro de jornada laboral es esencial. No solo garantiza el cumplimiento legal, sino que también optimiza la gestión de recursos humanos y mejora la productividad general de la empresa.

Con Sesame HR todo es automático, preciso y a tu alcance con tan solo un clic. Regístrate y solicita una prueba gratuita de 14 días de nuestro software de RRHH, y comprueba cómo el proceso de registro de jornada laboral se optimiza en toda tu empresa.

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★★★★☆

Cristina Martin

People and Talent Director en Sesame HR | Web | + posts

Profesional con amplia experiencia de más de 20 años en diferentes áreas de los Recursos Humanos (Selección, Formación, Prevención de Riesgos Laborales, Gestión de Personal). Experiencia en Dpto de Dirección: Amplia visión de la empresa y los RRHH.

Registro de jornada laboral: qué dice la ley y cómo optimizarlo

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