21 de octubre, 2024

¿Sabías que si no llevas a cabo el registro horario de trabajo en tu empresa puedes enfrentarte a una sanción importante?

Pero no solamente se trata de llevar un registro de jornada diario, también se debe realizar de una manera fiable y que compute las horas de cada empleado correctamente.

De hecho, más de un 20% de las compañías españolas han tenido que enfrentarse a inspecciones y posteriores sanciones por el control horario de sus empleados. Si no quieres que esto te suceda a ti, en Sesame HR te damos las claves para cumplir con la ley y evitarlo.

¿Qué es el registro horario de trabajo?

El registro horario de trabajo se realiza para poder garantizar que se cumplen los límites existentes en materia de descansos y jornada laboral. El objetivo es la creación de un marco jurídico para las empresas y para los trabajadores. Igualmente, para que, en caso de inspección, el proceso resulte más sencillo.

El control horario de trabajadores es obligatorio y, a través del mismo, se sientan las bases para terminar con la precariedad laboral. El objetivo es corregir los bajos salarios y la explotación salarial que sufren numerosos empleados. Así, viene señalado en el artículo 3 del Decreto Ley 8/19, de 8 de marzo.

Esta normativa obliga a las empresas a llevar un registro diario de la jornada laboral de sus empleados, incluyendo la hora de inicio y fin de la jornada.

Lo más recomendable es inclinarse por el soporte digital. De esta manera, los datos estarán disponibles tanto para los trabajadores como para una Inspección de Trabajo, e incluso para los representantes de los empleados.

Tips para llevar un registro horario de trabajo

Cumplir con el registro horario de trabajo puede resultar a priori algo sencillo. Sin embargo, la realidad es que hay que tener en cuenta ciertos aspectos fundamentales para evitar una sanción. Los principales son:

Un buen registro

El registro de jornada laboral en empleados a tiempo completo y parcial tiene que incluir cuándo se entra y cuándo se sale del trabajo cada día. En principio, y a no ser que venga indicado en el convenio colectivo, las pausas no deben registrarse. Sin embargo, se aconseja hacerlo.

Asegúrate de que todos los empleados comprendan la importancia del registro y cómo utilizar el software correctamente. Un buen registro debe ser fácil de usar, accesible para todos los empleados y cumplir con la normativa vigente.

Registro diario

No va a ser válido que registres el horario general de tu organización ni tampoco los cuadrantes. Debes seguir un método que registre las horas de los trabajadores para comprobar si han hecho horas extras o no. Este debería quedar recogido en el Convenio Colectivo de tu empresa.

Además, debe estar disponible para su consulta por parte de los empleados y las autoridades laborales durante al menos cuatro años.

Un método de registro efectivo

Existen varios métodos para llevar el registro horario de trabajo, desde sistemas manuales hasta soluciones digitales. Los métodos digitales ofrecen mayor fiabilidad, seguridad y eficiencia. Herramientas como las aplicaciones de control horario, los sistemas de fichaje biométrico o las soluciones basadas en la nube pueden ser excelentes opciones para garantizar un registro horario preciso y accesible.

Si usas un software específico, evitarás que surjan dudas sobre la información facilitada.

Digitalizar los documentos

En la actualidad, más de un 60 % de las empresas en España digitalizan sus documentos. ¿La razón? Los tendrás siempre localizados y almacenados en el servidor, o incluso en la nube. Así, evitarás que se pierda algún papel importante. Y por supuesto, un ahorro importante de espacio.

Además, las herramientas digitales suelen ofrecer funcionalidades adicionales, como la generación de informes y análisis de datos, que pueden ser de gran ayuda para la toma de decisiones.

¿Cuándo es obligatorio que el empresario registre la jornada?

En España, desde el 12 de mayo de 2019, es obligatorio que todas las empresas realicen el registro horario de trabajo diario de sus empleados, independientemente de su tipo de contrato (a tiempo completo o parcial).

Este registro debe reflejar la hora de inicio y fin de la jornada de cada trabajador. La normativa está regulada por el Real Decreto-ley 8/2019, cuyo objetivo es garantizar que se cumplan los límites de la jornada laboral y evitar abusos en cuanto a las horas extras no remuneradas.

Además, los registros deben conservarse durante al menos 4 años y estar a disposición de los empleados, sindicatos e Inspección de Trabajo en caso de requerimiento.

Real Decreto-ley 8/2019

El Real Decreto-ley 8/2019, de 8 de marzo, establece la obligación de registrar la jornada laboral en España. Este decreto tiene como objetivo principal garantizar el cumplimiento de la normativa sobre tiempos de trabajo y evitar el fraude en horas extraordinarias. Algunas características clave son:

Registro diario obligatorio: se debe registrar la hora de inicio y final de la jornada de cada trabajador.
Aplicación universal: Aplica a todos los empleados, independientemente de su tipo de contrato (tiempo completo o parcial).
Conservación de registros: las empresas deben conservar los registros durante al menos 4 años.
Acceso a los registros: los registros deben estar disponibles para los empleados, sindicatos y la Inspección de Trabajo si los solicitan.
Sanciones: el incumplimiento puede conllevar multas de hasta 6.250 euros.

Este decreto está diseñado para mejorar la transparencia y asegurar que se respeten las normas sobre la jornada laboral y horas extraordinarias.

¿Cómo se lleva a cabo el registro horario de trabajo si el empleado teletrabaja?

El registro horario durante el teletrabajo también tiene que realizarse. Los trabajadores de tu empresa que realicen sus labores en remoto, tienen que cumplir con las mismas obligaciones que el resto de los empleados.

Es más, precisamente, además de que se cuenta con más flexibilidad a la hora de realizar las tareas, se tiene una cantidad mayor de herramientas para registrar la actividad. Lo más recomendable es usar un software de control horario. Pero también se pueden considerar otras posibilidades.

Así pues:

Utiliza herramientas digitales. Las aplicaciones y plataformas de gestión del tiempo y asistencia son esenciales para el teletrabajo. Estas herramientas permiten a los empleados fichar desde cualquier lugar, lo que facilita el control y la gestión del tiempo de trabajo.
Establece políticas claras. Es importante que las políticas de registro horario sean claras y comprendidas por todos los empleados. Asegúrate de que todos sepan cómo y cuándo deben registrar su jornada laboral, y qué procedimientos seguir en caso de incidencias.
Fomenta la comunicación interna. La comunicación es clave en el teletrabajo. Mantén un canal de comunicación abierto y constante con tus empleados para resolver cualquier duda o problema relacionado con el registro horario.
Revisa los registros regularmente. Realiza revisiones periódicas de los registros horarios para asegurarte de que todo esté en orden y detectar cualquier posible irregularidad. Esto no solo ayuda a mantener el cumplimiento legal, sino que también te permite identificar áreas de mejora en la gestión del tiempo de trabajo.

Beneficios de un buen registro horario de trabajo

Un buen registro horario de trabajo ofrece numerosos beneficios tanto para la empresa como para los empleados:

Cumplimiento legal: garantiza el cumplimiento de la normativa laboral vigente, evitando sanciones y problemas legales.
Transparencia y confianza: fomenta un ambiente de transparencia y confianza, al garantizar que todas las horas trabajadas sean registradas y remuneradas correctamente.
Mejora de la productividad: permite una mejor gestión del tiempo de trabajo, lo que puede traducirse en una mejora de la productividad y eficiencia de los empleados.
Reducción de conflictos: minimiza los conflictos relacionados con el tiempo de trabajo y las horas extraordinarias, al ofrecer un registro claro y preciso de la jornada laboral.
Toma de decisiones informada: facilita la generación de informes y análisis de datos, que pueden ser de gran ayuda para la toma de decisiones y la planificación estratégica de la empresa.

Como has podido comprobar, el registro horario de trabajo es fundamental para cumplir con la ley. Pero igualmente para conseguir tener un equipo que esté comprometido con tu compañía y que se sienta respetado.

Optimiza el registro horario de tu empleado y cumple la ley

Cada departamento de una empresa puede tener necesidades y dinámicas diferentes en cuanto a la gestión del tiempo de trabajo. Por ello, es importante adaptar el sistema de registro horario a las particularidades de cada área.

Identifica las necesidades específicas

Analiza las características de cada departamento para entender sus necesidades en términos de registro horario. Por ejemplo, un departamento de producción puede requerir un sistema de fichaje biométrico, mientras que el equipo de ventas podría beneficiarse más de una aplicación móvil.

Personaliza las herramientas

Asegúrate de que la herramienta de registro horario que utilices sean flexibles y personalizables. Esto permitirá adaptarlas a las particularidades de cada departamento, facilitando su uso y mejorando la precisión del registro.

Capacita a los empleados

La formación es esencial para garantizar un uso correcto y eficiente del sistema de registro horario. Ofrece sesiones de capacitación para todos los empleados, enfocándote en las particularidades de cada departamento y asegurándote de que comprendan la importancia del registro y cómo utilizar las herramientas adecuadamente.

Monitoriza y ajusta

Realiza un seguimiento continuo del funcionamiento del sistema de registro horario en cada departamento. Esto te permitirá identificar posibles problemas y realizar los ajustes necesarios para mejorar la eficiencia y precisión del registro.

Prueba Sesame HR 14 días gratis

Si necesitas implementar u optimizar el registro horario de trabajo en tu empresa, puedes registrarte y solicitar una prueba gratis por 14 días de Sesame HR.

Con nuestro software, tus empleados podrán registrar los fichajes con precisión, ya que con Sesame HR se eliminan los registros manuales y la posibilidad de errores humanos.

Además, podrás cumplir con la ley de control horario que te acabamos de mencionar, mientras que ahorras tiempo en la gestión de este proceso.

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Cristina Martin

People and Talent Director en Sesame HR | Web | + posts

Profesional con amplia experiencia de más de 20 años en diferentes áreas de los Recursos Humanos (Selección, Formación, Prevención de Riesgos Laborales, Gestión de Personal). Experiencia en Dpto de Dirección: Amplia visión de la empresa y los RRHH.

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