14 de junio, 2024

Cada fin de mes, los empleados esperan que les llegue la nómina. Sin embargo, las nóminas pueden presentar problemas. Hay muchos factores que influyen en la gestión de la misma, desde las horas trabajadas a posibles bajas. Sin olvidar los pluses. En ese caso, habrá que reclamar la nómina incorrecta. ¿Sabes cuándo pueden reclamarte tus empleados?

Reclamar una nómina incorrecta puede ser un proceso crítico para cualquier empleado que detecte errores en su salario. Estos errores pueden variar desde cantidades incorrectas, falta de pago por horas extra, deducciones no autorizadas, hasta la omisión de bonificaciones o beneficios. Es esencial abordar estas discrepancias con prontitud y precisión para garantizar que los derechos salariales se respeten plenamente.

Cuándo reclamar una nómina incorrecta

Lo primero que debes tener claro es en qué casos se puede reclamar una nómina incorrecta. El caso más evidente es cuando no se paga la cantidad acordada. Puede ser porque la nómina presenta errores, o porque no se han incluido todos los elementos. Por ejemplo, las horas extras o complementos salariales.

Otra razón para reclamar la nómina son los retrasos considerables en el día de pago. En el contrato se establece el día de pago. Es posible que excepcionalmente se retrase algún día. El problema llega cuando la fecha de pago en la nómina se retrasa en exceso. Obviamente, también se puede reclamar el no abono de la nómina.

Errores comunes:

Horas incorrectas: discrepancias entre las horas registradas y las realmente trabajadas.
Deducciones erróneas: descuentos no autorizados o incorrectos.
Bonificaciones/Otros pagos: falta de inclusión de bonificaciones, comisiones, u otros incentivos.
Errores en retenciones: retenciones fiscales o de seguridad social incorrectamente calculadas.

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Cómo reclamar la nómina incorrecta

El procedimiento para reclamar una nómina incorrecta depende del error. No es lo mismo reclamar porque la nómina presenta fallos que reclamar un impago. Además, tenemos varias herramientas para hacer la reclamación. Tus empleados pueden abrir la vía judicial, pero hay alternativas que pueden ofrecer un resultado más rápido.

Pasos a seguir

Documentación: recopila toda la documentación pertinente. Esto incluye recibos de nómina, contratos de trabajo, registros de horas trabajadas, y cualquier comunicación con tu empleador.
Notificación inicial: contacta al departamento de Recursos Humanos o a tu superior inmediato. Expón claramente el error identificado y proporciona evidencia de soporte.
Solicitud formal: si la notificación inicial no resuelve el problema, envía una solicitud formal por escrito. Detalla los errores específicos y las cantidades reclamadas.
Sindicatos y representantes: si eres miembro de un sindicato, puedes solicitar asistencia para mediar en la reclamación.

Reclamar una nómina incorrecta

Los errores pueden ser simples despistes o malintencionados. Los primeros se pueden solucionar rápidamente. Basta con informar a los responsables de la empresa del error. Si actúan de buena fe, ofrecerán la solución al momento. Si no es así, habrá que tomar medidas. Recuerda que se pueden reclamar errores por:

Ausencia de pluses estipulados en el convenio colectivo o de empresa.
No se abonan las horas de trabajo, o las horas extras.
La nómina omite las pagas extraordinarias correspondientes.
No se incluye el pago de los salarios atrasados según lo acordado.

Cuando la empresa paga en el plazo pero hay errores, los empleados pueden solicitar la conciliación. No es un paso obligado previo a la reclamación judicial, pero sí que es recomendable. Agiliza el plazo de resolución y les evita situaciones desagradables con la empresa. Es lo que se conoce como procedimiento ordinario.

Para ello, deben acudir al Servicio de Mediación, Arbitraje y Conciliación de su comunidad autónoma, o el organismo equivalente. En cada territorio del Estado puede tener sus particularidades, aunque allí presentarán la papeleta de conciliación. De este modo, intentarán llegar a un acuerdo de buena fe.

Si no llegamos a un acuerdo amistoso con el empleado, puede que presente una demanda en el juzgado. Es lo que se conoce como proceso monitorio. Otra opción sería proponer la extinción del contrato con indemnización por despido improcedente, siempre que se hayan reiterado los impagos o los retrasos.

Reclamar errores en la nómina vía proceso monitorio

El proceso monitorio es un procedimiento judicial utilizado para reclamar deudas dinerarias, incluidas nóminas incorrectas, que sean líquidas, determinadas, vencidas y exigibles. Es una opción rápida y eficaz para resolver disputas salariales cuando el empleador no responde a reclamaciones informales.

Reclamar la nómina incorrecta en los juzgados no es tan fácil como pueda parecer. Es cierto que, a día de hoy, se pueden resolver bastante rápido. Sin embargo, esto no significa que se vaya a cobrar en breve. Además, esta opción está limitada a casos muy específicos:

Reclamaciones a empresas en situación de concurso.
Las cantidades exigibles o vencidas derivan de la relación laboral con exclusión clara de las reclamaciones colectivas.
La cantidad no supera los 6.000 euros.

Si se cumplen los requisitos, los empleados tendrán que completar un formulario con los datos del empresario deudor. En él deberán aportar el desglose de cuantías, conceptos y problemas que reclaman o las nóminas anteriores. También una copia del contrato de trabajo o su informe de vida laboral.

Si la justicia acepta la petición, se abre un plazo de 10 días para que la empresa abone la deuda. Si lo hace, esta se entrega al trabajador y el procedimiento queda archivado. Pero si no lo hace, podrán presentar una demanda en el juzgado de lo social. Así, el juez será el que decida.

Plazo para reclamar una nómina incorrecta

El plazo para reclamar una nómina incorrecta es de un año. Aun así, es aconsejable revisar mes a mes las incidencias en nómina para reclamarlas cuanto antes.

👉 Es posible que el mismo error se repita mes tras mes sin que nos demos cuenta. Cuando lo descubramos, quizá sea tarde para corregirlo. Para evitar este tipo de situaciones, puedes optar por un software de nóminas como Sesame HR.

Ten en cuenta que el reloj empieza a correr desde la fecha establecida para el pago. Esta no siempre coincide con la entrega de la nómina. Para que este plazo se detenga, el trabajador debe hacer la reclamación de forma fehaciente. Que se pueda demostrar que se ha producido.

La papeleta de conciliación entra en el concepto de forma fehaciente. También si hemos acudido al arbitraje, o si la empresa reconoce la deuda documentalmente. Cuando el error se produce en varias nóminas, cada una tiene su plazo de prescripción. Solo se pueden reclamar aquellas del último año.

Reclamar nómina incorrecta: cómo evitar errores

Reclamar la nómina incorrecta no es nada agradable. Ni para el trabajador ni para la empresa.

Prevención de errores en la nómina

Registro preciso de horas: mantén un registro personal de las horas trabajadas, incluidas horas extra, y compáralo con el registro de la empresa.
Verificación de deducciones: comprueba todas las deducciones realizadas, asegurándose de que estén autorizadas y correctamente calculadas.
Actualización de datos: asegúrate de que tus datos personales y bancarios están actualizados para evitar errores en la transferencia de pagos.

👉 Por eso, contamos con soluciones como Sesame HR que nos ayudan en la gestión de nóminas de la plantilla. Son herramientas especialmente útiles a la hora de gestionar las incidencias que acaban produciendo errores. ¿Te animas a probar nuestro software?

Puedes tener las nóminas automatizadas, pero esto no siempre es suficiente. Las horas extras, las bajas, las pagas extras, los complementos salariales, los bonus… Son cuestiones que acaban afectando a la hora de hacer una nómina. Además, puedes exportar las incidencias de nómina a Excel para enviarlas a tu gestor o asesor.

Estamos ante una cuestión capital para la experiencia del empleado. Los impagos o errores constantes en las nóminas dañan la reputación de la organización.

Un software de recursos humanos como Sesame HR nos ayuda a prevenir estos errores. Además, en el área de usuario nuestra plantilla puede tener su histórico de nóminas para descargarla cuando lo necesite.

Para saber más sobre la gestión de nóminas, te invitamos a leer los artículos relacionados en nuestro blog. ¡Encontrarás información de lo más útil!

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★★★★☆

Ricardo López

HR Payroll Specialist en Sesame HR | Web | + posts

Ricardo López ha forjado una carrera sólida en el ámbito de recursos humanos, destacándose en la administración de nóminas, gestión de relaciones laborales, y asesoramiento en el área de empleo. Su formación académica en derecho laboral y recursos humanos, combinada con su experiencia en empresas como Zeus - Smart Visual Data, Sesame HR, y Grupo Noa's, le ha permitido desarrollar una comprensión integral de la dinámica laboral y la gestión de personal.

Con una experiencia de más de 10 años, ha desarrollado una habilidad probada en la administración de beneficios, la documentación de recursos humanos, y la orientación laboral, Ricardo sigue contribuyendo al desarrollo eficiente y humano de las organizaciones en las que trabaja.

¿Cómo y cuándo reclamar una nómina incorrecta?

Cuándo reclamar una nómina incorrecta