Recibo de horas extras: ¿qué dice la ley sobre este documento?

24 de febrero, 2025

El control de la jornada laboral es un aspecto clave en la gestión de los Recursos Humanos. El registro y la compensación de las horas extras son obligaciones legales para las empresas y derechos fundamentales para los trabajadores. En este sentido, el recibo de horas extras garantiza la transparencia y cumplimiento normativo.

¿Quieres saber más sobre el recibo de horas extras? Te contamos todo lo que debes saber sobre la gestión de horas extras y las consecuencias de no entregar este documento. ¡No te lo pierdas!

¿Qué es un recibo de horas extras y para qué sirve?

Un recibo de horas extras es un documento que detalla las horas trabajadas por un empleado más allá de su jornada laboral ordinaria, así como la remuneración correspondiente. Su finalidad principal es garantizar la transparencia en el pago de las mismas y evitar fraudes laborales.

Tanto para el trabajador como para el empleador, este recibo es una prueba documental del cumplimiento normativo y puede ser utilizado como evidencia en caso de inspecciones laborales o conflictos.

Marco legal del recibo de horas extras en España

La regulación de las horas extras en España está contemplada en el Estatuto de los Trabajadores. Según el artículo 35, las horas extraordinarias son «aquellas horas de trabajo que se realizan fuera del horario laboral ordinario pactado en el contrato.»

Así pues, el estatuto contempla que las horas extra deben ser voluntarias, siempre que el convenio colectivo o el contrato no estipule lo contrario. Algunas claves de esta normativa son:

El límite de horas extras permitidas es de 80 horas al año, salvo en casos de fuerza mayor.
Éstas deben ser compensadas económicamente o con tiempo de descanso equivalente.
El registro de la jornada es obligatorio para todas las empresas desde la reforma laboral de 2019.

Así en febrero de 2025, se ha aprobado el anteproyecto de ley que rebaja la jornada laboral a 37,5 horas semanales con el mismo sueldo, y con esta reforma se incluyen diferentes tipos de sistemas de fichar por las que la compañía deberá entregar a cada miembro del equipo un recibo con las horas extras trabajadas.

Obligaciones del empleador

Las empresas deben garantizar un sistema de control horario fiable y accesible, que permita registrar la entrada y salida de su plantilla. Asimismo, dicho recibo y el registro de las horas debe ser accesible a la Inspección de Trabajo y de la Seguridad Social. Además, están obligadas a:

Informar al trabajador sobre la realización de horas extras y su compensación.
Entregar un recibo de horas extras junto con la nómina.
Conservar estos registros durante un tiempo mínimo de cuatro años.

¿Qué debe aparecer en un recibo de horas extras?

El recibo de horas extras debe aportar los datos necesarios para facilitar el control de las horas trabajadajas. Para ello, debe contener los siguientes datos esenciales :

Datos del trabajador y la empresa: incluye nombre completo, NIF/CIF y puesto de trabajo.
Período de cálculo: fechas en las que se han realizado dichas horas extras.
Número de horas extras: cantidad exacta de horas trabajadas fuera de la jornada ordinaria.
Tipo de compensación: se debe indicar si las horas se pagan o se compensan con días de descanso.
Valor económico: el importe total abonado por las horas extraordinarias.
Firma del trabajador y del empleador: ya sea en formato físico o digital.

Consecuencias legales de no proporcionar el recibo de horas extras

El incumplimiento en su registro y pago puede acarrear importantes sanciones económicas para las compañías que infrinjan dicha ley, como las siguientes:

Multas de hasta 7.500 euros por irregularidades en el registro de jornada (Ley de Infracciones y Sanciones en el Orden Social).
Sanciones por fraude laboral si se demuestra que no han sido compensadas correctamente.

Derechos del trabajador

En caso de que una entidad no entregue el recibo de horas extras o no las compense adecuadamente el empleado puede:

Reclamar el pago correspondiente ante la empresa.
Presentar una denuncia ante la Inspección de Trabajo y Seguridad Social.
Acudir a la vía judicial para exigir la compensación de las horas trabajadas.

¿Cómo implementar las horas extras en la empresa paso a paso?

Existen dos formas de implementar el recibo de horas extras, así como su correcta gestión. Estas se dan a través de:

Sistemas de registro

El primer paso para una correcta gestión de horas extras es establecer un sistema fiable de control horario. Algunas opciones incluyen:

Software de registro horario: herramientas digitales como Sesame HR permiten automatizar el proceso.
Hojas de registro manuales: es un método tradicional, aunque menos eficiente. No obstante, con la nueva ley será obligatorio contar con un sistema de registro digital y accesible.
Tarjetas de fichaje: el uso de sistemas biométricos o tarjetas RFID, cada vez más extendido.

Políticas internas

Las organizaciones deben establecer normativas claras sobre la realización, compensación y el recibo de horas extras. Algunos aspectos clave a definir son:

Cuándo y bajo qué condiciones se pueden realizar horas extras.
Criterios de compensación (pago o descanso).
Procedimiento para la solicitud y aprobación de horas extraordinarias.

Sesame HR: solución eficiente para el control de horas extras

Sesame HR es una solución integral que permite gestionar de manera eficiente el registro horario y el cálculo de horas extras. Su plataforma digital ofrece:

Registro automatizado de jornada laboral.
Cálculo y generación automática de recibos de horas extras.
Accesibilidad remota para empleados y empleadores.
Cumplimiento legal con la normativa vigente.

Utilizar Sesame HR aporta numerosos beneficios a las entidades y facilita la creación de recibos de horas extras. Entre otros beneficios están:

Reducción del riesgo de sanciones por incumplimiento legal.
Transparencia en la gestión del tiempo de trabajo.
Ahorro de tiempo y automatización de procesos administrativos.
Integración con otras herramientas de gestión de Recursos Humanos.

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Profesional con amplia experiencia de más de 20 años en diferentes áreas de los Recursos Humanos (Selección, Formación, Prevención de Riesgos Laborales, Gestión de Personal). Experiencia en Dpto de Dirección: Amplia visión de la empresa y los RRHH.

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¿Qué es un recibo de horas extras y para qué sirve?