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Quién es el responsable de la nómina de una empresa
Te contamos quién se encarga de la nómina en una empresa y cómo puedes agilizar este trabajo con las herramientas adecuadas.
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Miguel Ángel Díaz
HR Consultant
18 de septiembre, 2024
Una de las dudas más habituales es quién se encarga de la nómina de una empresa. Se trata de una pregunta que se pueden hacer los trabajadores, pero también los propios directivos. ¿Es cosa de contabilidad? ¿Recursos humanos se responsabiliza de las nóminas? ¿Hay un asesor para ello?
Deberías tener en cuenta que la nómina es una de las cuestiones más sensibles para la satisfacción laboral de cualquier organización. Los trabajadores deben cobrar el día acordado, pues del pago depende su estabilidad. Además, se trata de información confidencial, lo que nos exige un mayor cuidado con las mismas.
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¿Quién crea las nóminas de los trabajadores?
Antes de que la nómina llegue a nuestra plantilla, hay que crearla. Generalmente, la creación de las nóminas es responsabilidad del gestor o asesor. Salvo las empresas grandes, con más de 100 empleados que las crean de forma interna, acostumbramos a acudir a un tercero para crear las nóminas.
Esto no significa que vayan a gestionarlas, sino que crean el documento sobre el que se gestiona la nómina. En este sentido, podemos contar con gestores de nóminas como Sesame HR que hacen la misma función. Automatizar la creación de nóminas online permite agilizar este proceso, reduciendo la carga de trabajo sensiblemente.
El hecho de contar con este tipo de recursos no solo ayuda en la creación de las nóminas. También lo hace en la siguiente etapa, la gestión de las nóminas. Una vez tenemos el esqueleto de la misma, solo hay que completarla agregando datos.
👉 Con un software de RRHH podrás recopilar todas las incidencias, además de automatizar todo el proceso de gestión de nómina. ¿Quieres saber cómo funciona? Descarga esta guía que los expertos de Sesame HR han preparado para ti.
¿Quién gestiona las nóminas de los trabajadores?
La labor de recursos humanos “se limita” a la gestión de las nóminas de la plantilla. Es obligado utilizar las comillas, pues es el responsable de gestionar todas las incidencias en nómina. Aquí se incluyen desde las horas extras o las vacaciones a altas y bajas, maternidad o los cambios de los datos bancarios del empleado.
👉 Se trata de una información que RRHH traslada a la gestoría o al programa para la creación de la nómina. La necesidad de mantener actualizado el flujo de información entre ambas parte invita a contar con un software de RRHH como Sesame HR que facilite estas gestiones. ¡Pruébalo ya!
En caso contrario, habría que realizarlas mediante llamadas constantes o correos electrónicos. No hace falta decir que esto multiplica las posibilidades de error. Algo parecido ocurre cuando las pymes hacen sus nóminas en Excel. Podemos pasar datos por alto, y el resultado es una nómina errónea.
Responsabilidad de contabilidad en las nóminas
Ya hemos visto quién se encarga de la nómina de una empresa, pero hay otros departamentos que participan en el proceso. Es el caso del departamento de contabilidad de la empresa. Al fin y al cabo, son los responsables de los recursos económicos de la organización, y deberán dar la orden de pago de las nóminas.
Más allá de esto, deben registrar el adeudo tributario de la nómina tanto del empleador como del trabajador. También asegurar que la empresa recibe el pago de las retenciones, o conciliar el monto total pagado a los empleados. Hará un seguimiento del pasivo y las fechas de pago para cerciorarse de que se abonan los pagos.
Por esta razón, la colaboración entre recursos humanos y contabilidad es más que necesaria. El primero maneja los datos de los empleados, y el segundo el dinero. Esta colaboración es todavía más importante a la jora de calcular bonus o cuando se producen nuevas contrataciones en la plantilla.
También es cierto que algunas funciones se solapan. Es el caso del ingreso de datos, o la respuesta a las dudas y preguntas de los empleados. Por eso, muchas organizaciones -especialmente las grandes- cuentan con un departamento de nóminas que incluye perfiles de RRHH y de contabilidad.
Control interno de las nóminas
Otro de los departamentos de la organización que se puede ver involucrado en la gestión de nóminas es el de control interno. El hecho de contar con personal de diferentes equipos -RRHH y contabilidad- puede ayudar a que un departamento supere al otro y viceversa.
De este modo, la empresa garantiza un control interno que permita mantener la precisión y el cumplimiento de plazos. También es una forma de evitar errores en la confección de la nómina. A pesar de que no siempre sean fáciles de asumir, estas medidas de control interno son necesarias para garantizar la estabilidad y evitar malas praxis.
👉 Llegados a este punto, ya sabemos quién se encarga de las nóminas de una empresa. Parece lógico contar con software de RRHH como Sesame HR que, entre otras cosas, nos permite recopilar los datos que figuran en la misma. Por ejemplo, las horas trabajadas, horas extras o ausencias del empleado. ¿Te animas a probarlo?
También es interesante la función que permite descargar la nómina desde el portal del empleado. De este modo, los trabajadores disponen de una referencia donde se almacenan sus nóminas mes a mes. Así, es más fácil analizarlas, detectar errores o reclamarlos.
¿Quieres saber más sobre el control y gestión de nóminas? En el blog de Sesame HR encontrarás un montón de información relacionada con esta cuestión. También sobre las diferentes funciones del programa que te ayudan a crear y gestionar las nóminas, además de mejorar la experiencia de tus plantilla. ¡No te lo pierdas!
Ricardo López ha forjado una carrera sólida en el ámbito de recursos humanos, destacándose en la administración de nóminas, gestión de relaciones laborales, y asesoramiento en el área de empleo. Su formación académica en derecho laboral y recursos humanos, combinada con su experiencia en empresas como Zeus - Smart Visual Data, Sesame HR, y Grupo Noa's, le ha permitido desarrollar una comprensión integral de la dinámica laboral y la gestión de personal.
Con una experiencia de más de 10 años, ha desarrollado una habilidad probada en la administración de beneficios, la documentación de recursos humanos, y la orientación laboral, Ricardo sigue contribuyendo al desarrollo eficiente y humano de las organizaciones en las que trabaja.
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Soy Mireya Ruiz, consultora de
Recursos Humanos en Sesame HR. Reserva una reunión con mi equipo para ayudarte.
