10 de octubre, 2024

Afortunadamente, los trabajadores de baja tienen derecho a seguir cobrando su sueldo. Por lo menos, en la mayoría de casos. Hay alguna ligera excepción donde la baja no viene acompañada de la retribución. Lo que no todo el mundo tiene claro es quién paga la nómina de un trabajador de baja.

No es una cuestión baladí. Por norma general, el empresario es el que abona la nómina. Pero esto no significa que deba asumir el pago. En ocasiones, se trata de un pago delegado. Adelanta la nómina a sus trabajadores de baja y la Seguridad Social se la abona a posteriori.

La clave para saber quién paga la nómina de un trabajador la encontramos en el tipo de baja. No es lo mismo una baja por contingencias profesionales que una baja por contingencias comunes. A esto habría que añadir la duración de la baja, pues según el caso determinará el pagador.

¿Quién paga el sueldo a un trabajador de baja?

Este tipo de bajas son causadas por un accidente laboral o enfermedad profesional. Eso sí, este último concepto no está regulado. Sabemos que son las enfermedades contraídas fruto del trabajo realizado. Por eso, debe ser consecuencia de las actividades especificadas en el cuadro de enfermedades profesionales.

Si la enfermedad profesional no aparece en este cuadro, hay otra alternativa. Que su origen esté en la acción y gestión de los elementos o sustancias indicados en el cuadro de enfermedades profesionales. Con cumplir una de estas dos condiciones, es una enfermedad profesional.

El pagador está determinado por la duración de la baja. La empresa paga el primer día, mientras que la Seguridad Social pagará el resto. Mientras el primer día cobramos el salario habitual, el resto se reduce al 75% de la base reguladora. La nómina en caso de baja por contingencias profesionales quedaría así:

Día 1 (comienza la baja): la EMPRESA abona el salario habitual.
Día 2 hasta fin de baja: paga la SEGURIDAD SOCIAL, abonando el 75% de la base reguladora.

Conviene señalar que el convenio colectivo puede mejorar esta cuantía del 75%. En ese caso, el pago es compartido entre Seguridad Social (75%) y el empresario (el resto). Estas mejoras repercuten en los empresarios, que no podrá reclamarlas a la mutua o Seguridad Social.

Por ejemplo, imagina un empleado con una base reguladora de 1.000€ al mes. En caso de baja por contingencia profesional, la Seguridad Social le paga 750€ al mes. Si el Convenio Colectiva sube ese 75% al 85%, la Seguridad Social abonará 750€ y el empresario los 100€ restantes.

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Quién paga la nómina de un trabajador de baja por contingencias comunes

Las contingencias comunes hacen referencia a las bajas derivadas de enfermedad común o accidente no laboral. Pueden ir desde una gripe a un resbalón en casa donde nos rompemos el fémur o problemas mucho más graves. Ni todos los días cobramos lo mismo, ni siempre abona la nómina el mismo pagador:

Días 1 a 3: baja no retribuida.
Días 4 a 15: la EMPRESA abona la nómina por un 60% de la base reguladora.
Días 16 a 20: el monto a percibir sigue siendo del 60% de la base reguladora, pero esta vez paga la SEGURIDAD SOCIAL.
Días 21 hasta 1 año: de nuevo la SEGURIDAD SOCIAL paga la nómina por un 75% de la base reguladora.

Recuerda que la base de cotización por contingencias comunes aparece en tu nómina mensual. Es el porcentaje de sueldo del trabajador destinado a la Seguridad Social que tiene múltiples funciones. Entre ellas, abonar las prestaciones o subsidios en caso de baja por enfermedad o accidente no laboral.

Seguridad social o mutua: ¿quién paga a un trabajador de baja?

Hasta 1997, la Seguridad Social se encargaba de estos pagos. Sin embargo, ese año las Mutuas de Accidente de Trabajo pasaron de cubrir exclusivamente contingencias profesionales a poder cubrir también las comunes. La empresa puede elegir entre Seguridad Social o Mutua en caso de contingencia común.

Seguridad Social

La Seguridad Social se encarga del pago de prestaciones por incapacidad temporal en casos de contingencias comunes cuando la empresa no está afiliada a una mutua colaboradora. También gestiona prestaciones por contingencias profesionales en ausencia de una mutua.

Mutua colaboradora

Las mutuas colaboradoras con la Seguridad Social son entidades que gestionan y asumen el pago de prestaciones económicas en casos de contingencias profesionales y, en muchos casos, también en contingencias comunes. Las empresas suelen afiliarse a una mutua para facilitar la gestión de estos pagos y asegurar una atención más personalizada.

Diferencias en la gestión

Contingencias comunes: En general, la prestación es gestionada por la Seguridad Social, salvo que la empresa esté afiliada a una mutua que gestione también las contingencias comunes.
Contingencias profesionales: Siempre gestionadas por la mutua colaboradora o la Seguridad Social si no hay afiliación a una mutua.

En realidad, los efectos para el trabajador de una opción u otra son escasos. Cobrará igualmente la nómina en los porcentajes vistos anteriormente. La única diferencia está en el seguimiento y control de la baja y en quién firma el parte de baja. Por lo demás, no hay diferencias.

¿Quién paga la baja a partir de los 12 meses?

En España, cuando un trabajador se encuentra de baja por incapacidad temporal (IT) y esta baja se prolonga durante más de 12 meses, la gestión del caso cambia. A partir de ese momento, es el Instituto Nacional de la Seguridad Social (INSS) quien toma el control del proceso y asume el pago de la prestación económica.

A partir de los 12 meses el INSS revisa el estado del trabajador y puede tomar una de las siguientes decisiones:

Prorrogar la incapacidad temporal hasta un máximo de 6 meses adicionales (es decir, hasta un total de 18 meses de baja).
Dar el alta médica si considera que el trabajador ya está en condiciones de reincorporarse.
Iniciar el proceso de incapacidad permanente, si se determina que el trabajador no podrá volver a realizar su trabajo habitual.

Pago durante la prórroga (12 a 18 meses):

Si el INSS decide prorrogar la baja, es la Seguridad Social quien paga la prestación económica directamente al trabajador.

Durante este periodo, la cuantía de la prestación sigue siendo la misma que durante los primeros 12 meses, es decir, aproximadamente el 75% de la base reguladora del salario.

Incapacidad permanente

Si después de 18 meses (o antes, en algunos casos) se concluye que el trabajador no puede volver a trabajar, se puede tramitar una incapacidad permanente, lo que dará lugar a una pensión dependiendo del grado de incapacidad (parcial, total, absoluta o gran invalidez).

¿Cuánto le cuesta a la empresa la baja de un trabajador?

El coste de la baja de un trabajador para una empresa en España depende de varios factores, como el tipo de baja, la duración de la incapacidad y los convenios colectivos. A continuación, te explico los principales costes asociados a una baja laboral para la empresa:

Coste del salario durante los primeros días de baja

En la mayoría de los casos, la empresa no tiene obligación de pagar al trabajador por los primeros tres días de baja por incapacidad temporal (IT) por enfermedad común o accidente no laboral. Sin embargo, algunos convenios colectivos pueden establecer que la empresa sí debe cubrirlos.

La empresa debe abonar al trabajador el 60% de la base reguladora de su salario, que equivale a la base de cotización a la Seguridad Social.

A partir del día 16

Desde el día 16 hasta el día 20, la prestación es cubierta por la Seguridad Social o la mutua correspondiente, pero la empresa es la encargada de hacer el pago delegado, es decir, adelanta la prestación económica y luego la Seguridad Social le devuelve el importe. El trabajador percibe el 60% de la base reguladora durante este periodo.

Desde el día 21 en adelante, la Seguridad Social o la mutua sigue asumiendo el coste de la prestación, y el trabajador pasa a recibir el 75% de la base reguladora. Aunque la empresa sigue actuando como intermediaria en el pago, ya no asume directamente el coste de la prestación, salvo que un convenio establezca mejoras.

Mejoras voluntarias o convenios colectivos

Muchos convenios colectivos o acuerdos individuales con los trabajadores pueden establecer mejoras en la prestación por incapacidad temporal. Por ejemplo, en algunos casos, la empresa debe cubrir hasta el 100% del salario desde el primer día de baja o tras un cierto periodo de tiempo. Esto supone un coste adicional para la empresa.

Cotización a la Seguridad Social durante la baja

Durante el tiempo en que el trabajador está de baja por incapacidad temporal, la empresa sigue obligada a cotizar a la Seguridad Social. La parte de las cotizaciones que corresponde a la empresa (contingencias comunes, accidentes de trabajo y enfermedades profesionales, desempleo, formación profesional y FOGASA) debe ser pagada de forma íntegra.

Esto significa que, aunque el trabajador esté de baja y reciba una prestación por parte de la Seguridad Social, la empresa sigue incurriendo en el coste de las cotizaciones sociales sobre la base de cotización del trabajador.

Coste de reemplazo

Otro factor que puede aumentar los costes de la baja laboral es la necesidad de contratar a un trabajador temporal para cubrir la ausencia del empleado que está de baja. El coste de contratar, formar y pagar a un sustituto puede ser significativo, dependiendo de la duración de la baja y la especialización del puesto.

Pérdida de productividad

Aunque no es un coste directo, la empresa puede experimentar una pérdida de productividad debido a la baja del trabajador, sobre todo si su labor es difícil de cubrir o si la baja es prolongada. Esto puede generar ineficiencias y costes adicionales en la operación diaria.

¿Cuáles son los motivos más frecuentes para solicitar una baja laboral?

Los motivos más frecuentes para solicitar una baja laboral en España varían según el tipo de dolencia o situación, pero generalmente se agrupan en dos categorías principales: baja por enfermedad común y baja por accidente laboral o enfermedad profesional. A continuación, te detallo las razones más comunes:

Enfermedades comunes

Las bajas por enfermedad común suelen ser las más frecuentes en el ámbito laboral. Estas enfermedades no están directamente relacionadas con el trabajo y pueden ser de carácter físico o psicológico. Entre los motivos más comunes están:

Infecciones respiratorias: Gripe, resfriados fuertes, bronquitis, neumonía y otras infecciones respiratorias son causas habituales de bajas, sobre todo durante el invierno.
Dolencias musculoesqueléticas: Problemas de espalda, cervicales, lumbalgia, ciática y otras lesiones musculares o articulares son causas muy comunes, especialmente en trabajos que implican movimientos repetitivos o cargas pesadas.
Trastornos digestivos: Enfermedades como gastritis, gastroenteritis o colitis pueden causar ausencias temporales en el trabajo.
Migrañas y dolores de cabeza: Problemas crónicos o episodios agudos de migraña pueden incapacitar al trabajador temporalmente.
Enfermedades crónicas: Condiciones como la diabetes, la hipertensión o enfermedades cardiovasculares pueden requerir periodos de baja para estabilizar al paciente o realizar tratamientos.

Problemas de salud mental

Los problemas relacionados con la salud mental han aumentado en las últimas décadas y son una de las principales causas de baja laboral prolongada. Entre los motivos más comunes están:

Baja por ansiedad: Los trastornos de ansiedad pueden surgir debido a factores externos, personales o relacionados con el entorno laboral, como el estrés laboral crónico.
Depresión: La depresión es una de las principales razones de bajas de larga duración. El agotamiento emocional o el «burnout» (síndrome de desgaste profesional) también entra en esta categoría.
Estrés laboral: Situaciones de alta presión, largas jornadas laborales, falta de reconocimiento y mala gestión del tiempo pueden llevar al estrés laboral, que a menudo resulta en una baja.

Accidentes laborales

Los accidentes que ocurren en el lugar de trabajo o mientras se realizan funciones laborales también son una causa frecuente de bajas. Estos incluyen:

Lesiones físicas: Accidentes como caídas, cortes, golpes o fracturas durante el trabajo.
Accidentes de tráfico: Si el accidente ocurre durante la jornada laboral (por ejemplo, en un trayecto de trabajo), se considera accidente laboral y puede generar una baja.
Problemas derivados de movimientos repetitivos: Las lesiones por esfuerzo repetitivo, como el síndrome del túnel carpiano o la tendinitis, son comunes en trabajos manuales o que requieren el uso constante de teclados o herramientas.

Enfermedades profesionales

Las enfermedades profesionales son aquellas que resultan directamente de la actividad laboral del trabajador. Son menos frecuentes que los accidentes laborales, pero no por ello menos importantes. Algunos ejemplos incluyen:

Alergias o problemas respiratorios: Causados por la exposición a productos químicos, polvo, humos o alérgenos en el trabajo.
Problemas auditivos: La exposición prolongada a niveles de ruido elevados puede provocar pérdidas auditivas.
Dermatitis profesional: La exposición a sustancias químicas o productos agresivos en la piel puede generar alergias o problemas cutáneos.

Embarazo y maternidad

Las mujeres embarazadas pueden solicitar una baja por varias razones, especialmente si el trabajo implica riesgos para la salud de la madre o el bebé. Algunos ejemplos son:

Riesgo durante el embarazo: Si el trabajo puede implicar riesgos (como la manipulación de productos químicos o esfuerzo físico excesivo), el médico puede otorgar una baja por riesgo durante el embarazo.
Complicaciones en el embarazo: Condiciones como hipertensión, diabetes gestacional o amenaza de parto prematuro pueden justificar una baja médica antes de la fecha prevista para el parto.

Intervenciones quirúrgicas

La recuperación de cirugías, tanto programadas como de emergencia, puede llevar a bajas laborales, dependiendo del tipo de intervención.

Cuidados familiares o bajas por accidente de terceros

En algunas circunstancias, los trabajadores pueden necesitar tomar una baja para el cuidado de un familiar enfermo o accidentado, lo cual puede incluir permisos remunerados o no, dependiendo del caso.

¿Cómo gestionar correctamente las bajas de los empleados?

El trabajador deberá solicitar la baja a quien corresponda (Seguridad Social, Mutua). Una vez concedida, debe enviar el parte de baja a la empresa. Se trata del documento específico donde se reflejan la causa y duración de la baja. Como hemos visto, es determinante a la hora de decidir quién paga las nóminas.

Es posible que el trabajador deba superar varias revisiones en las que se extienda la baja. En todo momento habrá que informar a la empresa sobre esta situación, así como de la fecha de incorporación prevista. Las empresas también deberían poner de su parte para facilitar la comunicación de la baja.

👉 En este sentido, contar con un software de Recursos Humanos como Sesame HR facilita la gestión de las bajas. Mediante funciones como el portal del empleado, este puede subir directamente el parte de baja. Así, evita desplazamientos a la empresa. Unos desplazamientos molestos en caso de lesión.

Más allá de facilitar la comunicación de la baja con los trabajadores, estas soluciones nos ayudan de varias formas. Sin ir más lejos, puedes enviar la nómina mediante el portal de usuario para que el empleado la descargue. En ella, se reflejarán las correspondientes reducciones por la baja.

También nos permiten hacer un seguimiento de las bajas y el absentismo en la empresa. Si el número de bajas en nuestras filas es demasiado elevado, es porque estamos haciendo algo mal. Habrá que tomar cartas en el asunto, introduciendo las medidas adecuadas para reducir la accidentabilidad.

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Ricardo López

HR Payroll Specialist en Sesame HR | Web | + posts

Ricardo López ha forjado una carrera sólida en el ámbito de recursos humanos, destacándose en la administración de nóminas, gestión de relaciones laborales, y asesoramiento en el área de empleo. Su formación académica en derecho laboral y recursos humanos, combinada con su experiencia en empresas como Zeus - Smart Visual Data, Sesame HR, y Grupo Noa's, le ha permitido desarrollar una comprensión integral de la dinámica laboral y la gestión de personal.

Con una experiencia de más de 10 años, ha desarrollado una habilidad probada en la administración de beneficios, la documentación de recursos humanos, y la orientación laboral, Ricardo sigue contribuyendo al desarrollo eficiente y humano de las organizaciones en las que trabaja.

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