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Offboarding: ¿qué es y por qué es importante?
El offboarding permite darle fin satisfactoriamente a las actividades de un empleado y es igual de importante que el onboarding.
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Ronny Navarrete
HR Consultant
31 de enero, 2025
Del mismo modo que incorporamos trabajadores, otros empleados nos dejan. Las razones pueden ser de lo más diversas, pero en cualquier es necesario contar un proceso de offboarding.
El hecho de contar con un plan de salida de un empleado nos ayudará en la gestión de Recursos Humanos a facilitar la transición por la que otra persona ocupará su lugar. Ten en cuenta que cualquier trabajador puede dejar la empresa en cualquier momento.
¿Qué es el offboarding?
Podríamos definir el offboarding como el conjunto de actividades destinadas a finalizar de forma satisfactoria la relación laboral. El proceso que va desde que se comunica la salida del trabajador hasta que esta se produce.
El objetivo no es otro que facilitar la salida del trabajador, conseguir que sea lo más satisfactoria para las dos partes. Se trata de una situación en la que difícilmente estaremos cómodos. Una buena salida permite mantener una buena relación con el trabajador, y no perjudicará nuestra reputación.
Para hacernos una idea de su importancia, onboarding y offboarding van de la mano. Es tan importante ofrecer una buena bienvenida como una buena despedida.
Si las primeras impresiones son clave, las últimas también lo serán. Por eso, intentaremos que se marche con un buen sabor de boca.
¿Cuál es la diferencia entre onboarding y offboarding?
La diferencia principal entre onboarding y offboarding radica en el momento en que ocurren dentro del ciclo de vida del empleado en una empresa.
Onboarding: integración de nuevos empleados
El onboarding es el proceso de bienvenida y adaptación de un nuevo empleado a la empresa. Su objetivo es facilitar su incorporación, acelerar su productividad y asegurar una buena experiencia desde el inicio. Los elementos clave del onboarding son:
- Firma de documentos y contratos.
- Capacitación sobre la empresa, cultura y valores.
- Asignación de herramientas y accesos.
- Presentación al equipo y acompañamiento inicial.
- Seguimiento para evaluar la adaptación.
Un buen proceso de onboarding ayuda a mejorar la retención de talento y el compromiso del empleado.
Offboarding: salida de empleados
El offboarding es el proceso de desvinculación de un empleado cuando deja la empresa, ya sea por renuncia, despido o jubilación. Su objetivo es asegurar una transición ordenada, preservar el conocimiento organizacional y mantener una buena relación con el trabajador. Elementos clave del offboarding:
- Notificación formal de la salida.
- Entrega de documentación de liquidación y finiquito.
- Devolución de equipos y desactivación de accesos.
- Entrevista de salida para conocer su experiencia y motivos.
- Comunicación interna para informar al equipo.
Un offboarding bien gestionado protege la reputación de la empresa y puede convertir a ex-empleados en embajadores de la marca o facilitar futuras recontrataciones.
¿Por qué es importante realizar un buen offboarding?
Realizar un buen offboarding es clave para garantizar una salida ordenada del empleado, proteger la reputación de la empresa y mantener un ambiente laboral positivo. Aunque muchas organizaciones se enfocan más en la incorporación de nuevos talentos, gestionar adecuadamente la salida de un trabajador es igual de importante.
Protege la reputación de la empresa
Un empleado que se va con una experiencia positiva puede convertirse en un embajador de la marca, recomendando la empresa a futuros talentos o clientes. En cambio, una mala salida puede generar comentarios negativos que afecten la imagen de la organización.
Facilita la transición y continuidad del trabajo
Cuando un empleado se va, es fundamental asegurar que su conocimiento y responsabilidades sean transferidos adecuadamente a su reemplazo o al equipo. Un proceso de offboarding bien estructurado evita interrupciones en el flujo de trabajo.
Reduce riesgos de seguridad
Es importante desactivar accesos a sistemas, recuperar dispositivos y proteger información sensible. Un proceso ordenado evita filtraciones de datos y riesgos de seguridad.
Mejora la experiencia del empleado hasta el final
El offboarding es la última impresión que un trabajador se lleva de la empresa. Un proceso respetuoso y bien gestionado refuerza una relación profesional positiva y deja la puerta abierta para futuras colaboraciones.
Proporciona información valiosa a la empresa
Las entrevistas de salida pueden revelar problemas internos, áreas de mejora y razones por las que los empleados deciden irse. Esta información ayuda a fortalecer la estrategia de retención de talento.
Favorece el regreso de talento
Exempleados satisfechos pueden considerar volver a la empresa en el futuro con más experiencia y nuevas habilidades, lo que reduce costos de contratación y capacitación.
¿Cómo hacer un offboarding eficaz?
La clave para gestionar correctamente el offboarding proceso es planificar la desvinculación de una empresa. Del mismo modo que tienes hecho el preboarding para las nuevas incorporaciones, habrá que diseñar un offboarding.
Por una parte, el plan de offboarding incluirá la reasignación de tareas hasta encontrar un sustituto. En caso de encontrarlo antes, puede incluir la transición, la colaboración entre el trabajador que sale y el que entra.
Pero también servirá para agilizar las salidas. Alargar los plazos juega en contra de todos, pues el trabajador estará incómodo, la imagen de marca empeorará y el clima laboral también.
Siempre es aconsejable contar con una checklist de offboarding que incluya todas las cuestiones a solucionar antes de la despedida.
Firma de la documentación, pago del finiquito, resolución de tareas pendientes, devolución del coche o teléfono de empresa… Son cuestiones que no podemos dejar al azar. Lo mismo pasa con el acceso a la intranet de la organización o el portal del empleado. Llegado el momento, habrá que cortarlo.
Otra de las acciones que podemos incluir en el plan de salida de un empleado es una encuesta de satisfacción. En ella podemos preguntar por las causas de su salida, pero también por su experiencia en la organización.
Ventajas del offboarding digital
La mejor forma de desarrollar el proceso de offboarding es contar con un software de recursos humanos. Soluciones como Sesame HR te permiten desarrollar un digital offboarding completo y eficiente.
Por ejemplo, contamos con una base de datos de empleados. En ella aparecen la fecha en que vencen sus contratos o su jubilación. De este modo, podemos calendarizar el offboarding, preparar las sucesiones, etc.
Otro punto clave del offboarding es saber por qué nos dejan nuestros trabajadores. Una elevada tasa de rotación nunca es deseable. Conocer las causas de la fuga de talento nos ayudará a diseñar la estrategia adecuada para retenerlo. También sirve para mejorar el día a día de la empresa.
Herramientas como el gestor documental también te ayudarán a completar con éxito la salida del trabajador. Incluso podemos firmar documentos en remoto. De este modo, agilizamos el proceso de salida y evitamos problemas legales en el futuro.
¿Por qué tener el plan de salida?
Ya hemos visto cómo despedirte de un trabajador, y es fácil que te hayas hecho una idea de las muchas ventajas que tiene.
Las 5 razones para tener un plan de offboarding en la empresa:
- Transición organizada. Saber cuándo deja la empresa un trabajador facilita la transición. Puede facilitar información clave a la organización, o trabajar un tiempo junto a su futuro sustituto.
- Clima laboral. Un trabajador descontento, a punto de dejar la empresa, es una bomba de relojería. Medir el ambiente de trabajo siempre es importante.
- No romper la relación. Lo que hoy es una despedida, podría ser un reencuentro en el futuro. Por eso es fundamental mantener una buena relación con los extrabajadores.
- Conseguir información clave para la empresa. Hemos visto que el proceso de offboarding nos permite recopilar información sobre el funcionamiento de la empresa. Identificamos aspectos a mejorar y utilizamos la experiencia del trabajador para introducir los cambios pertinentes.
- Mejorar la retención de talento. El offboarding no está reñido con la retención de talento. Es más, a partir de la información que nos ofrece deberíamos reforzar nuestra estrategia para evitar su fuga.
Después de entender la importancia de implementar un buen offboarding en la empresa, te animo a que pruebes el software de Sesame HR. Solo debes registrarte y obtendrás una prueba gratis por 14 días de la herramienta.
Optimiza los procesos de onboarding y offboarding de tu empresa y aumenta la retención de empleados y mantén un buen clima laboral.
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Soy Sara González, consultora de
Recursos Humanos en Sesame HR. Reserva una reunión con mi equipo para ayudarte.
