¿Qué es la gestión documental de recursos humanos?

8 de septiembre, 2021

Una de las muchas tareas que debe afrontar el equipo de recursos humanos de cualquier empresa es la gestión documental de RRHH. Este departamento maneja una gran cantidad de información relacionada con los trabajadores, y si no se gestiona correctamente tendrá problemas para ello.

Por eso, la gestión documental de recursos humanos consiste en el uso eficiente de toda información relacionada con la plantilla de la empresa. Se trata de información clave, que muchas veces puede llegar a ser confidencial:

• Contratos de los trabajadores.
• Documentos personales del empleado (DNI o NIE, número de afiliado a la Seguridad Social)
• Nóminas.
• Bajas médicas.

Se trata de documentos que el equipo de recursos humanos deberá procesar, archivar y recuperar de la forma más eficiente posible. Una mala gestión documental de recursos humanos ralentizará en gran medida los procesos de la empresa, dificultando incluso el cumplimiento de los requisitos legales relacionados con la protección de datos.

Por esta razón, no son pocos los equipos de recursos humanos que cuentan con un plan estratégico de gestión documental que les ayuda a superar los retos relacionados con la gestión documental de RRHH. Cómo elegir el software de gestión documental adecuado según el tipo de empresa debe formar parte de este plan.

Desafíos de la gestión documental de RRHH

Seguramente, el manejo de los documentos sea el principal reto que afronta recursos humanos en lo relacionado con la gestión documental. Por una parte está la lentitud en la búsqueda de información relacionada con un trabajador. Se pierde tiempo buscando información, en parte por culpa del almacenamiento sin control de documentos, independientemente de si son documentos necesarios o válidos. No es extraño que se almacene información desfasada que ralentiza estos procesos.

Una de las consecuencias de este exceso de información almacenada es un uso abundante de papel con el coste económico y medioambiental que conlleva. En algunos casos, la propia empresa puede enfrentarse a demandas o sanciones por no aportar a tiempo la información que le solicitaba el propio trabajador o incluso autoridades como la Inspección de Trabajo. Por otra parte están los reprocesos, una nueva pérdida de tiempo.

Ventajas de una buena gestión documental de RRHH

Si el equipo de recursos humanos es capaz de desarrollar una adecuada gestión documental de RRHH, podrá realizar su trabajo de forma mucho más eficiente ya que se reducen las labores que hará a mano. Para ello, es importante contar con un gestor de proyectos como Sesame que les ayude a tener bajo control todos los documentos. Las búsquedas serán mucho más rápidas y simples de modo que cualquier persona interesada en consultar un documento pueda acceder rápidamente al mismo.

Una buena gestión documental de recursos humanos también sirve para reforzar la seguridad de los documentos, especialmente de aquellos que incluyen información sensible o confidencial. No solo estarán a salvo de posibles pérdidas, sino que se llevará un registro completo y se evitarán las modificaciones de datos no autorizadas. Un historial con los usuarios que han accedido al documento, los cambios realizados y la fecha del cambio es clave para seguir el rastro de este tipo de documentación.

No hay que perder de vista que se refuerza la actualización de documentos. Se hará de forma rápida e inmediata, lo que puede ser muy ventajoso para aquellas empresas con una tasa de rotación de personal muy elevada.

Finalmente, desde el punto de vista medioambiental, conviene resaltar que la digitalización documental reduce el uso de papel. Además, al almacenarlos en la nube se gana espacio en la empresa al no contar con archivos físicos.

Gestor de documentos para Recursos Humanos

Una de las claves en los cambios experimentados en la gestión documental de RRHH en los últimos tiempos ha sido la digitalización de los procesos. La posibilidad de contar con un gestor de documentos que almacene en la nube toda la información, ha liberado de trabajo al departamento de recursos humanos.

Ahora, este equipo dedica menos esfuerzos a tareas administrativas con la clasificación de documentos y puede centrarse en cuestiones como formar a la plantilla o la búsqueda de nuevas mejoras para la empresa.

En el caso de las funciones de Sesame como software de recursos humanos y gestor de documentos, cabe destacar las ayudas que supone en los procesos de hiring y onboarding. A la hora de seleccionar trabajadores, permite canalizar las candidaturas a través de una única herramienta a la que tendrán acceso todos los integrantes del equipo de rrhh.

También se puede crear una base de datos de candidatos. Una vez seleccionado, las checklist de onboarding permiten al equipo de RRHH asegurarse de que cuentan con toda la documentación necesaria relacionada con el nuevo trabajador.

En definitiva, una gestión documental de RRHH eficiente supondrá una descarga de trabajo para el equipo de recursos humanos, que podrá centrar sus esfuerzos en otros aspectos de más ayuda para la organización.

Contar con un buen gestor de proyectos se antoja imprescindible a la hora de tratar, almacenar y acceder a la documentación relacionada con la plantilla. Cuantos más trabajadores tenga la empresa en nómina, más importante será optimizar la gestión documental para evitar problemas en el futuro.

Iris Serrador

People Partner en Sesame HR | Web | + posts

Orientada al cliente tanto interno como externo, especializada en la definición e implantación de las políticas de RRHH y en la gestión, selección y retención del talento. Capacidad de liderazgo, comunicación, negociación, organización y coordinación de equipos. Experiencia de más de 12 años en Recursos Humanos.

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