6 de agosto, 2024

Para su buen funcionamiento, una empresa a gran escala y deslocalizada necesitará acceso a una amplia variedad de canales de comunicación interna.

Un buen uso de los mismos supondrá enormes beneficios para tu compañía, como la mejora del clima laboral o un aumento de la productividad.

La comunicación interna es un pilar fundamental para el éxito de cualquier organización. Mantener a los empleados bien informados y conectados promueve un ambiente de trabajo saludable, mejora la moral y aumenta la productividad.

Sin embargo, deberás elegir y utilizar solo aquellas herramientas de comunicación interna realmente útiles para la organización. ¿Y cuáles son estos canales de en una empresa? Te contamos todos los secretos a continuación.

Principales tipos de canales de comunicación interna

Los principales canales de comunicación interna para empresas a gran escala abarcan una variedad de herramientas.

Estas van desde las reuniones presenciales hasta las videoconferencias, pasando por el chat interno y otros. Cada uno de estos canales ofrece beneficios específicos.

Sin embargo, su efectividad depende en gran medida de una planificación cuidadosa, la definición clara de objetivos y temas. Te explicamos cuáles son para que puedas elegir los tuyos.

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1. Reuniones

Sin lugar a dudas, estamos ante una de las herramientas de comunicación interna más habituales. Por una parte, permite evaluar el desempeño y evolución de la empresa o sus empleados.

Por otra parte, es el foro ideal para intercambiar ideas, estrategias o propuestas. Una reunión presencial nos obliga a estar con los cinco sentidos en ella, lo que ofrece un mayor impacto que otros canales de comunicación en una empresa.

También es cierto que en ocasiones quitan tiempo o incluyen a más personas de las necesarias. Hay que decidir cuando son necesarias o no, para lo que podemos seguir estas pautas:

¿La reunión es necesaria? Muchas veces se celebran reuniones innecesarias. Solo hay que hacerlas cuando es imprescindible.
El objetivo de la reunión: si no hay un objetivo definido, que todo el mundo conoce, no será efectiva. Hay que centrarse en el tema.
¿Quién acude? Para que sea efectiva, únicamente deben reunirse las personas imprescindibles. No hace falta que tengamos espectadores, cada presente puede reportar el resultado a sus equipos.
Duración limitada. Según el tema a tratar, se puede establecer un tiempo límite mayor o menos. Hay que evitar desviarse del tema o alargarla más de lo necesario.

2. Videoconferencias

Cuando las empresas trabajan en remoto, las videoconferencias son el mejor sustituto de las reuniones presenciales. Daremos prioridad a la reunión cara a cara, pero si no es posible optaremos por la videoconferencia.

Las realizaremos en los mismos supuestos que las reuniones, de nuevo tratando de incluir solo a las personas necesarias y con un tema y objetivo definidos.

Ahorran tiempo y acortan distancias, y para ser efectivas también es necesaria una buena conexión. Si no es posible mantener una buena conectividad, es mejor prescindir de ellas y buscar una alternativa.

3. Portal del empleado

Es un canal bidireccional que mejora la eficiencia de recursos humanos y ayuda a generar confianza en los trabajadores.

Los empleados pueden acceder a la información sin recurrir a terceros. En el portal del empleado tendrán para su consulta:

Nóminas.
Horarios.
Cuadrantes de turnos.
Días de vacaciones disponibles.
Y cualquier otra información de relevancia.

También sirve para automatizar gestiones administrativas o incluso gestionar los procesos de formación. Debe ser accesible y fácil de usar, además de ofrecer transparencia y ser seguro.

4. Muro del empleado

El muro del empleado es una herramienta de comunicación interna que se utiliza en las empresas para compartir comunicados, anuncios, noticias y otra información relevante exclusivamente con los empleados de la organización.

Funciona de manera similar a una red social interna, donde los empleados pueden acceder a un espacio virtual común donde se publican mensajes importantes relacionados con la empresa, como:

Actualizaciones de políticas.
Recordatorios de eventos.
Logros del equipo.
Reconocimientos.

Este tipo de plataforma suele estar integrado dentro de un sistema de gestión de recursos humanos o un software de comunicación interna. Además, puede incluir funciones que permitan a los empleados comentar, compartir o interactuar con los mensajes publicados.

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5. Chat interno

Otro de los canales de comunicación interna es el chat interno, que tiene la facilidad para agilizar procesos e intercambiar mensajes en tiempo real.

Son mucho más ágiles que opciones como el correo electrónico, y tienen la ventaja de que permiten organizar las conversaciones por temas, proyectos, etc. Un mismo trabajador puede tener varios chats, tanto a nivel individual como colectivo.

Para un buen uso, debe decidir qué chats son prioritarios, gestionando las notificaciones y avisos. No solo permiten mantener conversaciones, también sirven para intercambiar archivos y hacer llamadas o videollamadas.

Es un canal de comunicación interna imprescindible cuando se trabaja en remoto.

6. Correo electrónico

Aunque está perdiendo peso a favor de otras herramientas de comunicación interna como el chat, sigue siendo un canal bastante utilizado.

A su favor juegan la familiaridad entre los trabajadores, lo que facilita enormemente su uso. Este es el primer paso para que sea un canal de comunicación interna eficiente.

Pero hay que regular su uso, evitando las interminables cadenas de correo electrónico. Herramientas como el chat pueden sustituirlo, aunque sigue siendo la mejor forma de compartir archivos y enlaces o información importante como la fecha y hora de una reunión.

7. Teléfono

Pasan los años y el teléfono sigue siendo uno de los canales de comunicación interna empresarial más utilizados. Permite mantener la conectividad entre equipos de trabajo, tanto aquellos que desarrollan su labor de forma presencial como en aquellos remotos.

Con el desarrollo de los smartphones, ha ganado peso como herramienta de comunicación interna gracias a la aparición de aplicaciones como WhatsApp. De hecho, incluso es posible fichar en el trabajo con el móvil por esta aplicación.

Su principal hándicap es la invasión a la vida personal de los trabajadores. Por eso, es importante establecer unos horarios para su uso, evitando molestar a quienes no están trabajando.

8. Redes sociales corporativas

Aunque no siempre se exprime todo su potencial, permiten un intercambio de información flexible, continuo e inmediato.

En un entorno de trabajo colaborativo ofrecen un entorno seguro para conversar, compartir conocimientos y oportunidades en tiempo real o para ampliar las redes profesionales.

No hay que abusar de ellas, pero pueden suponer un impulso para la dinámica de grupo y el sentimiento de pertenencia.

Otros ejemplos de canales de comunicación en una empresa

El uso de revistas, blogs o podcasts sirve para transmitir las novedades corporativas y otros temas de interés a los trabajadores. Eso sí, son canales generalmente unidireccionales.

Por otra parte, la celebración de eventos corporativos fomenta la relación entre compañeros de trabajo.

Además, deberás contar con un canal de denuncias para empresas, que ofrece a los trabajadores la oportunidad de comunicar irregularidades.

El anonimato será clave en su éxito, pues permite a los trabajadores una mayor libertad a la hora de comunicarse con la dirección de la empresa.

Además de los canales mencionados, existen otros medios que pueden ser utilizados para mejorar la comunicación interna en una empresa:

Blogs internos: un blog interno puede ser una plataforma donde los líderes de la empresa comparten ideas, actualizaciones y reflexiones sobre la dirección de la organización.
Foros de discusión: los foros permiten a los empleados discutir temas relevantes, hacer preguntas y compartir conocimientos de manera estructurada y accesible.
Aplicaciones móviles: las apps móviles corporativas facilitan el acceso a la información y la comunicación desde cualquier lugar, especialmente útiles para empleados en movimiento.
Encuestas y sondeos: herramientas de encuestas y sondeos ayudan a recopilar feedback de los empleados sobre diversos temas, promoviendo una comunicación bidireccional.
Eventos y actividades de Team Building: organizar eventos y actividades fomenta la interacción entre empleados de diferentes departamentos, fortaleciendo las relaciones y mejorando la cohesión del equipo.

Cómo elegir los canales de comunicación interna en tu empresa

Ahora que conocemos las diferentes herramientas de comunicación interna que tenemos a nuestro alcance, hay que decidir qué criterios utilizar para elegir una u otra.

El primero de ellos será la modalidad de trabajo, ya que las necesidades de un equipo que trabaja presencialmente difieren de las de una empresa cuyos empleados trabajan en remoto:

Trabajo presencial: reuniones, teléfono, chat interno, portal del empleado, o videoconferencias.
Trabajo remoto: videoconferencias, chat interno, portal del empleado, muro del empleado, o correo electrónico.

Hay que buscar canales de comunicación interna usables y directos. Por usable entendemos que sea fácil de usar, intuitivo, que se pueda instalar en los diferentes dispositivos que utiliza la empresa. Cuando esto no es posible, las posibilidades de que sea efectivo se reducen drásticamente.

Y será directo gracias a unas notificaciones que permitan una comunicación rápida, pero también porque nos permita comunicarnos de forma individual o grupal.

Seleccionar los canales de comunicación interna adecuados para tu empresa depende de varios factores:

Tamaño y distribución geográfica: empresas grandes o con empleados distribuidos geográficamente pueden beneficiarse más de herramientas digitales como videoconferencias y chats.
Cultura organizacional: la cultura de la empresa influye en la elección de los canales. Una cultura abierta y colaborativa puede beneficiarse de canales informales y bidireccionales.
Naturaleza del trabajo: dependiendo del tipo de trabajo, algunos canales pueden ser más efectivos. Por ejemplo, empleados de oficina pueden beneficiarse más de la intranet y el correo electrónico, mientras que empleados en campo pueden preferir aplicaciones móviles.
Accesibilidad y usabilidad: los canales deben ser accesibles y fáciles de usar para todos los empleados, independientemente de su nivel técnico.
Feedback de los empleados: recoger opiniones de los empleados sobre sus preferencias y necesidades de comunicación puede guiar en la elección de los canales más efectivos.

Implementa tus canales de comunicación interna con Sesame HR

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Con nuestra plataforma, podrás integrar fácilmente todos los canales mencionados, desde la reserva de salas para reuniones presenciales hasta el muro para comunicados, en un solo lugar.

El chat interno de Sesame HR proporciona un espacio de comunicación instantánea y organizada con el equipo de RRHH. Permitiendo a los empleados intercambiar mensajes de manera eficiente.

Asimismo, nuestro portal del empleado ofrece un acceso centralizado a información relevante, promoviendo la transparencia y la autonomía de los empleados.

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Tiago Santos

HR Influencer en Sesame HR | Web | + posts

Profesional de 𝐇𝐑 con experiencia dedicado a fomentar 𝐜𝐨𝐦𝐮𝐧𝐢𝐝𝐚𝐝𝐞𝐬 𝐜𝐨𝐥𝐚𝐛𝐨𝐫𝐚𝐭𝐢𝐯𝐚𝐬 fuertes entre líderes de RRHH. Como fundador del 𝐇𝐑 𝐂𝐥𝐮𝐛 y la 𝐇𝐑 𝐂𝐨𝐦𝐦𝐮𝐧𝐢𝐭𝐲, utilizo mis más de 15 años de experiencia para mejorar el panorama profesional de los líderes de RRHH.

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