24 de julio, 2024

La gestión de turnos de una empresa es una tarea tediosa, sobre todo en las grandes compañías. No es difícil encontrar errores en las rotaciones. Los más comunes son la asignación de turnos a personas que están de vacaciones o solaparlos sin respetar los descansos que marca la ley. Contar con un programa para hacer cuadrantes de trabajo es la solución para evitarlo.

Estos softwares no solo permiten ordenar los horarios de cada empleado de forma correcta, sino que facilitan saber tanto al trabajador como a los gerentes quién está disponible en cada turno. Además, muchos son capaces de calcular automáticamente los días de vacaciones generados o enviar notificaciones instantáneas.

¿Quieres saber qué programas para efectuar cuadrantes de trabajo de manera sencilla puedes utilizar? ¡Sigue leyendo!

Qué son los programas para realizar cuadrantes de trabajo

Los programas para hacer cuadrantes de trabajo son aplicaciones que recogen la jornada laboral de todos los empleados de una compañía, especificando su hora de entrada y salida. Además, incluyen los días trabajados y los descansados.

Pueden confeccionarse de forma semanal, mensual e incluso anual. Así, los trabajadores sabrán con suficiente antelación sus horarios, facilitando la gestión de su vida laboral con la personal.

Por supuesto, los programas para hacer cuadrantes de trabajo son muy útiles, sobre todo, en las empresas con turnos rotativos. No obstante, en cualquier Pyme es una herramienta excepcional de coordinación para conocer los días trabajados de cada persona y calcular de forma automática los días de vacaciones que les corresponde.

Además, da la opción de intercambiar turnos de una manera simple y dinámica. Deja de ser necesario hablar con la persona con la que se desea cambiar el horario y que esta, a su vez, tenga que hablar con su supervisor. Por último, el supervisor avisaría a Recursos Humanos.

Un programa para realizar un cuadrante de trabajo brinda la posibilidad de solicitar estas modificaciones con un solo clic del empleado. La petición llegará a todas las partes implicadas a la vez, las cuales deberán aceptar el cambio, que quedará reflejado en la aplicación.

Para gestionar eficientemente los turnos, un programa para hacer cuadrantes de trabajo es fundamental. Este software no solo organiza horarios sino que también automatiza el cálculo de días de vacaciones y facilita el intercambio de turnos entre empleados. Utilizar un programa de cuadrantes adecuado puede reducir errores comunes como la asignación de turnos a empleados que están de vacaciones.

Tipos de programa para hacer cuadrantes de trabajo

Son muchos los programas para hacer cuadrantes de trabajo que puedes encontrar en el mercado. No obstante, no todos ofrecen las mismas funcionalidades ni facilidades tanto para las empresas como para los empleados.

Esta lista incluye algunos de los mejores con el objetivo de que puedas comparar y escoger el que mejor se adapte a las necesidades de tu compañía.

1. Sesame HR

Sesame HR es el programa para realizar cuadrantes de trabajo más completo que existe en la actualidad. Facilita la creación de plantillas de turnos, conocer la disponibilidad de los trabajadores, controlar la puntualidad, el fichaje remoto y geolocalizado, asignar roles, notificar modificaciones a tiempo real, etc.

Al seleccionar una aplicación cuadrante de turnos, es importante considerar las características que ofrece. Desde la creación automática de horarios hasta la integración con sistemas de nómina y recursos humanos, estas aplicaciones pueden transformar la manera en que se gestionan los turnos de trabajo. Utilizar una app para hacer cuadrantes puede simplificar enormemente la administración de los turnos y reducir el tiempo dedicado a esta tarea.

De forma complementaria, ayuda a gestionar otras áreas con herramientas dedicadas a:

Administración documental.
Firma digital.
Reclutamiento y selección.
Proceso de onboarding.
Evaluación de desempeño.
Portal de empleo.

2. Timecamp

Este software no solo puede usarse para hacer cuadrantes de trabajo. Ofrece un seguimiento automático del tiempo empleado en cada tarea y asignar una parte del proyecto a miembros del equipo concretos.

Esto facilita la facturación a clientes teniendo en cuenta los recursos exactos invertidos. A esto, se le suman los recursos básicos para organizar las tareas y los calendarios.

Es una aplicación intuitiva que cuenta con planes gratuitos, aunque son muy limitados.

3. Workday

Está diseñado para grandes empresas, ya que sus posibilidades van más allá de la de los programas para crear cuadrantes de trabajo. Es capaz de gestionar el ciclo de vida de los trabajadores, desde su contratación hasta el momento de la jubilación.

Aporta herramientas para mejorar la contabilidad, ayuda a encontrar nuevos talentos, realiza análisis y reportes, y planifica proyectos.

Su precio depende de las funcionalidades que cada compañía requiera.

4. Holded

Esta plataforma de gestión empresarial en la nube abarca varios aspectos de la compañía. Entre ellos la contabilidad, facturación, administración de compras y ventas, el control de inventarios y Recursos Humanos. Destaca por la facilidad para dar de alta a los empleados.

5. Aturnos

Es uno de los programas para hacer cuadrantes de trabajo más antiguos y completos. Es un acierto para los que buscan un software específico para gestionar los turnos de trabajo. Pone a disposición de las compañías uno de los mejores niveles de personalizaciones.

¿Es obligado contar con cuadrantes de trabajo?

La legislación actual no concreta que las empresas estén obligadas a disponer de un cuadrante de trabajo. El artículo 34.6 del Estatuto de los Trabajadores solo les exige elaborar un calendario laboral anual y colocarlo “en un lugar visible”.

La ambigüedad del término “calendario laboral anual” suele ser interpretado como un calendario donde se especifican los días festivos y de trabajo.

Sin embargo, no hay que pasar por alto las excepciones. Existen convenios colectivos donde sí se precisa contar con programas para realizar cuadrantes de trabajo o herramientas similares para registrar esta información. Un ejemplo son los teleoperadores o el sector del Call Center.

Recuerda que desde el año 2019 se requiere que todas las empresas tengan registrada la jornada de sus empleados. Para ello, estos programas para hacer cuadrantes de trabajo son muy valiosos.

Implementar un programa para hacer cuadrantes de trabajo en tu empresa puede ser un cambio positivo significativo. Estos programas permiten a los gerentes asignar turnos de manera más eficiente, evitar solapamientos y asegurar que se respeten los descansos legales. Un programa para hacer cuadrantes de turnos también facilita la gestión de ausencias y bajas, mejorando la planificación y la organización del personal.

Ventajas de realizar cuadrantes de trabajo en la empresa

Adquirir un programa para hacer cuadrantes de trabajo solo aporta beneficios a la compañía, el cual quitará una gran carga de trabajo gracias a:

La automatización de los procesos.
La inmediatez en las consultas de cambio de turnos, bajas, ausencias…
La economía del tiempo en la organización de horarios.
La facilidad para gestionar las modificaciones de turnos.
Los registros de la hora de entrada y salida de los empleados.
La rápida implementación.
La recogida de datos y elaboración de informes de RRHH automáticos.

Beneficios para los empleados

Cambios de turnos ágiles.
Consultar al instante de los horarios.
Velocidad de respuesta y notificaciones.
Accesibilidad desde cualquier dispositivo.

Utilizar una app para cuadrantes de trabajo ofrece ventajas significativas. Estas aplicaciones permiten a los empleados consultar sus horarios en tiempo real, recibir notificaciones de cambios y solicitar modificaciones de turnos de manera eficiente. Además, un programa para hacer cuadrantes de turnos asegura que todas las partes involucradas estén informadas y de acuerdo con cualquier cambio.

Estas son solo algunas de las características y beneficios más destacables de los programas para hacer cuadrantes de trabajo. Si quieres seguir aprendiendo sobre cómo estructurar los turnos de trabajo con ayuda del software de RRHH, ¡en Sesame HR te ayudamos!

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Cristina Martin

People and Talent Director en Sesame HR | Web | + posts

Profesional con amplia experiencia de más de 20 años en diferentes áreas de los Recursos Humanos (Selección, Formación, Prevención de Riesgos Laborales, Gestión de Personal). Experiencia en Dpto de Dirección: Amplia visión de la empresa y los RRHH.

Programas para realizar cuadrantes de trabajo desde RRHH

Qué son los programas para realizar cuadrantes de trabajo