30 de enero, 2025

¿Cómo asegurarte de que tus nuevos empleados se sientan integrados desde el primer día? Un buen proceso de onboarding es la clave. Como director de recursos humanos, sabes que la primera impresión que se llevan tus empleados de su nuevo trabajo marca su experiencia a largo plazo.

Por eso, invertir en un buen onboarding de empresa efectivo no es una opción para las grandes empresas, es una obligación. Si quieres que te acompañemos con nuestro software de RRHH para agilizar la incorporación de tus nuevos fichajes, sigue leyendo.

¿Qué es el proceso de onboarding?

El proceso de onboarding se trata de la integración de un nuevo empleado en la empresa, facilitando su adaptación a la cultura organizacional, sus funciones y el equipo de trabajo. Este proceso va más allá del primer día de trabajo e incluye todas las acciones necesarias para que el nuevo colaborador se sienta bienvenido, comprendido y preparado para desempeñar su rol de manera efectiva.

¿Cómo realizar un proceso de onboarding?

Para diseñar un proceso de onboarding efectivo, deberás definir cada paso desde que se incorporan los empleados hasta que estén plenamente integrados.

Un buen plan de acogida es fundamental para que los nuevos empleados se sientan parte del equipo desde el primer día, rindan mejor y permanezcan más tiempo en la empresa.

1. Diseña las etapas del proceso de onboarding

Un buen plan de acogida de empleados comienza por diseñar las etapas clave del proceso de onboarding. Entre ellas, debes poner especial foco en:

Cumplimentación de documentación previa.
Día de bienvenida.
Material de orientación.
Plan de formación.
Evaluación de seguimiento.

Y recuerda, un software de RRHH como Sesame HR puede ayudarte a automatizar y gestionar las etapas de este crucial proceso de integración de nuevos talentos.

2. Asigna las tareas

Una vez definido este proceso de acogida, es importante asignar responsables en cada una de las etapas.

Mientras que la gestión documental dependerá de tu equipo de RRHH, la formación correrá a cargo del equipo dónde vaya a integrarse el nuevo empleado.

Para poder realizar la evaluación del desempeño, deberás preparar y programar encuestas laborales a tres meses vista.

3. Centraliza la documentación

Una vez tienes claro el plan de acogida, es importante centralizar toda la documentación relevante para el onboarding en un mismo lugar.

Esto facilitará el acceso a la información por parte de los nuevos empleados y evitará pérdidas de tiempo buscando en distintos sitios. Algunos de los documentos que puedes centralizar son:

Contrato de trabajo.
Manual de la empresa.
Políticas y procedimientos internos.
Organigrama de empresa.

Contar con toda esta información reunida en un solo software de recursos humanos hará que el proceso de incorporación de los nuevos empleados sea mucho más eficiente.

4. Prepara un pack de bienvenida

Proporcionar un pack de bienvenida es una forma excelente de acoger a los nuevos empleados y hacerlos sentir integrados desde el primer día. Incluye cosas como:

Una carta de bienvenida personalizada.
Información sobre la empresa, su misión y valores.
Un mapa del lugar de trabajo.
Un obsequio de la empresa como una taza, bolígrafo o camiseta.

Este primer contacto positivo puede marcar la diferencia en la experiencia del nuevo empleado.

5. Designa un mentor

Como parte de la integración, designa un mentor o “compañero de viaje” que guíe al nuevo empleado durante sus primeros meses en la empresa.

No tiene por qué ser un superior, puede ser un compañero del mismo equipo que le sirva de guía dentro de la empresa.

6. Imparte formación y recursos

No está de más recordar la importancia de proveer a los empleados de un buen plan de formación desde el primer día.

Ofréceles un plan de formación específico de la mano de su mentor, así como tutoriales en vídeo y manuales que puedan consultar en cualquier momento. Esto les permitirá adquirir rápidamente los conocimientos necesarios para desempeñar su trabajo.

Invertir en la formación de tus nuevos empleados es clave para su éxito y para el de tu empresa.

7. Haz seguimiento del desempeño

Una vez que el empleado ha sido incorporado, es importante hacer un seguimiento de su desarrollo. Este proceso de evaluación del desempeño permite:

Identificar áreas de mejora.
Detectar posibles problemas de adaptación y solucionarlos.
Confirmar que el nuevo empleado está cumpliendo con las expectativas.
Facilitar retroalimentación.

El seguimiento continuo garantiza el éxito del proceso de incorporación y la retención de talento en la empresa.

Tips para gestionar un proceso de onboarding

Una vez tengas claro el plan de onboarding, llega el momento de ponerlo en marcha. Para que el proceso de adaptación de los nuevos empleados sea óptimo, te traemos algunos consejos.

1. Digitaliza el proceso con software

Hoy en día, existen programas especializados que te permitirán automatizar y mejorar el proceso de onboarding.

Con una solución como Sesame HR, podrás digitalizar documentos, centralizar la información de los nuevos empleados y optimizar tus flujos de trabajo.

También podrás programar recordatorios en el calendario para no olvidar ningún paso y hacer un seguimiento del proceso de incorporación de principio a fin.

2. Organiza al detalle el primer día

En el primer día de trabajo de un nuevo empleado, es importante darle la bienvenida e introducirle a la cultura de la empresa. Organiza una reunión de bienvenida donde expliques la misión y visión de la compañía, así como los valores que promueven.

Presenta el nuevo empleado al equipo y compañeros con los que va a trabajar a diario. Facilita un recorrido por las oficinas y las instalaciones. Esto ayudará a que se familiarice con el entorno y sentirse parte del equipo desde el primer día.

3. Facilita un horario para la primera semana

Durante estos primeros días, tu nuevo talento estará lleno de entusiasmo y nervios, así que tu objetivo debe ser hacerle sentir bienvenido e integrado en la cultura de la empresa. Para que no se sienta perdido, proporciónale un horario para la primera semana.

Es buena idea programar reuniones con compañeros de distintos departamentos, presentarle a todos los miembros del equipo e incluso organizar alguna comida o café para que tu nuevo empleado empiece a conocer a sus colegas en un entorno más distendido.

4. Planifica a largo plazo

Para tener éxito en la implementación de un proceso de onboarding, es fundamental pensar en el largo plazo. Debes visualizar cómo quieres que sea la experiencia del empleado dentro de 3 meses o medio año y trazar un plan para alcanzar esa visión.

Algunas preguntas que puedes hacerte son:

¿Cómo se sentirá integrado el empleado?
¿Qué habilidades y conocimientos tendrá?
¿Cómo podrá aportar valor a la empresa?

Traza un plan de acción detallado con las tareas, plazos y responsables para conseguir tus objetivos.

5. Fomenta la retroalimentación

Tu empresa debe implementar un sistema eficaz de retroalimentación para nuevos empleados. Pide a los managers que programen reuniones frecuentes donde puedan escuchar las impresiones de los empleados y responder a sus dudas. Esto ayudará a detectar posibles áreas de mejora en el proceso de onboarding.

También puedes realizar encuestas de clima laboral para recopilar retroalimentación anónima. Las herramientas de evaluación como las de Sesame HR te permitirán crear cuestionarios y compartirlos de forma sencilla con tus empleados.

Es importante que los empleados se sientan escuchados desde el primer día. ¡Notarás la diferencia!

¿Qué errores se deben evitar en un proceso de onboarding?

El onboarding es una fase clave para la integración de nuevos empleados en una empresa. Un proceso mal gestionado puede generar confusión, baja productividad e incluso desmotivación en los primeros días de trabajo. Para garantizar una experiencia positiva y efectiva, es importante evitar los siguientes errores:

Falta de planificación y estructura: un onboarding improvisado puede hacer que el empleado se sienta desorientado y sin un propósito claro.
No proporcionar información suficiente: si el empleado no recibe documentación esencial sobre la empresa y su rol, puede sentirse perdido.
No asignar un mentor, guía o «buddy»: un nuevo trabajador sin apoyo puede tardar más en adaptarse y resolver dudas.
Sobrecarga de información el primer día: abrumar al empleado con demasiada información puede ser contraproducente.
No integrar al empleado con el equipo: la falta de interacción con compañeros puede generar aislamiento y falta de compromiso.
No hacer seguimiento ni recopilar feedback: si no se da seguimiento al proceso, es difícil identificar posibles problemas o necesidades.
No utilizar herramientas digitales: un onboarding manual y desorganizado puede generar retrasos e ineficiencias.

Procesos de onboarding de grandes empresas

Las grandes empresas han desarrollado estrategias de onboarding innovadoras para garantizar que los nuevos empleados se integren de manera rápida y efectiva. A continuación, te presentamos cinco ejemplos de cómo algunas de las compañías más reconocidas gestionan este proceso.

Google

Google es conocido por su cultura empresarial y su enfoque en el bienestar del empleado.

Su proceso de onboarding se basa en:

Enviar correos previos al primer día con información sobre la empresa y expectativas del puesto.
Asignar un «buddy» o compañero de trabajo que ayuda al nuevo empleado en su integración.
Sesiones de capacitación inmersivas donde se presentan la misión, valores y cultura de la empresa.
Acceso a una plataforma digital con recursos, documentación y guías para el aprendizaje.

Netflix

Netflix valora la independencia y la toma de decisiones desde el primer día.

Su proceso de onboarding incluye:

Un enfoque centrado en la cultura organizacional, destacando su famoso «Netflix Culture Deck», un documento que explica sus valores y principios.
Acceso inmediato a información clave sobre proyectos y objetivos estratégicos de la empresa.
Reuniones con diferentes líderes y equipos para entender el impacto de cada departamento.
Transparencia total: los nuevos empleados pueden acceder a reuniones ejecutivas y materiales de estrategia desde el inicio.

Amazon

Amazon tiene un proceso de onboarding bien estructurado que varía según el tipo de rol del empleado.

Algunas de sus estrategias incluyen:

«Amazonian Experience», una introducción corporativa donde se presentan la historia, cultura y valores de la empresa.
Capacitación intensiva para empleados de almacén, centrada en la seguridad y eficiencia en procesos logísticos.
Programa de mentoría con un líder de equipo para facilitar la integración y resolución de dudas.
Evaluaciones periódicas para medir el progreso del nuevo empleado y ajustar su plan de adaptación.

Facebook

Meta busca que los nuevos empleados se integren a su cultura y formen conexiones desde el primer día. Su proceso de onboarding incluye:

Bootcamp de seis semanas para ingenieros, donde pueden explorar diferentes proyectos antes de elegir en cuál trabajar.
Programas de integración con actividades grupales y dinámicas para fomentar el trabajo en equipo.
Acceso a herramientas internas y documentación clave a través de su plataforma digital interna.
Foco en la retroalimentación y mejora continua, con reuniones de seguimiento en los primeros meses.

Microsoft

Microsoft combina elementos presenciales y digitales en su proceso de onboarding para garantizar una integración fluida. Sus estrategias incluyen:

Plataforma de onboarding digital con acceso a cursos, documentos y redes de empleados.
Un plan de formación estructurado de los primeros 90 días, con objetivos claros y actividades de aprendizaje.
Eventos de bienvenida donde los nuevos empleados pueden conocer a líderes y compañeros de equipo.
Encuestas y reuniones de seguimiento para ajustar la experiencia del empleado según su feedback.

Ventajas de implementar un proceso de onboarding digital en las empresas

Implementar un proceso de onboarding digital en las empresas ofrece múltiples ventajas que optimizan la experiencia del nuevo empleado y mejoran la eficiencia organizacional. Algunas de las principales ventajas incluyen:

Eficiencia y automatización: reduce el tiempo dedicado a tareas administrativas manuales y automatiza el envío de documentos, contratos y formularios.
Mejor experiencia del empleado: ofrece un proceso ágil y sin fricciones desde el primer día y proporciona acceso inmediato a información clave sobre la empresa y su cultura.
Ahorro de tiempo y costos: minimiza el uso de papel y recursos físicos y reduce la carga de trabajo del equipo de recursos humanos.
Accesibilidad y flexibilidad: permite que los empleados completen el proceso desde cualquier lugar y en cualquier momento.
Monitoreo y análisis de datos: proporciona métricas sobre la efectividad del proceso.
Mayor cumplimiento normativo: asegura que todos los documentos legales y requisitos sean completados correctamente.

Ejemplo de proceso de onboarding con Sesame HR

Si optas por un software de gestión de personal como el de Sesame HR, podrás crear un flujo de trabajo personalizado para guiar al empleado durante sus primeros días. Te recomendamos los siguientes pasos:

Recupera anteriores procesos para crear tu planning.
Crea una checklist de tareas a cumplir.
Asigna un responsable a cada tarea.
Organiza los horarios de la primera semana.
Centraliza los documentos de bienvenida en la plataforma.
Comparte la información y notifícalo.
Programa las evaluaciones de seguimiento.

Con estos sencillos pasos conseguirás la plena integración del nuevo talento en tu organización. Sesame HR te permitirá automatizar y gestionar todo el proceso de onboarding de una forma eficiente, ágil y personalizada para cada puesto.

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Orientada al cliente tanto interno como externo, especializada en la definición e implantación de las políticas de RRHH y en la gestión, selección y retención del talento. Capacidad de liderazgo, comunicación, negociación, organización y coordinación de equipos. Experiencia de más de 12 años en Recursos Humanos.

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