Gestión documental
Cómo se digitaliza la gestión documental desde el departamento de RRHH
Descubre cómo se realiza la digitalización de la gestión documental paso por paso dentro de una empresa y sus beneficios más llamativos.
Gestión documental
Descubre cómo se realiza la digitalización de la gestión documental paso por paso dentro de una empresa y sus beneficios más llamativos.
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Miguel Ángel Díaz
HR Consultant
7 de febrero, 2023
La digitalización de la gestión documental ha pasado de oportunidad a obligación. La empresa genera cada vez más documentos. Y es imprescindible tener toda esa documentación almacenada y preparada para su posterior consulta.
Nuestra gestión documental no se puede limitar a guardar los documentos. El orden y la eficiencia son fundamentales para localizarlos rápidamente.
Una gestión documental analógica está desfasada, la gestión documental digitalizada es la única alternativa posible. Vamos a ver en qué consiste y cómo llevarla a cabo.
Por gestión documental entendemos las prácticas y técnicas que permiten optimizar la administración de documentos. De este modo, la empresa puede controlar cualquier actividad y operación. Los procesos se automatizan, facilitando la recuperación de información.
Una gestión documental digitalizada consiste en trasladar al digital todos los documentos que se manejan y generan en la empresa.
Esto incluye desde los contratos de trabajo a los justificantes de las bajas médicas. Pero también facturas, contratos con clientes o proveedores, expedientes, informes, etc.
De este modo, la digitalización de la gestión documental representa un cambio fundamental en nuestra forma de trabajar. Para ser posible, hay que completar un proceso que no siempre es fácil.
Sin embargo, una vez culminemos el proceso aprovecharemos las ventajas de digitalizar la gestión documental:
La suma de todos estos aspectos supone que la digitalización de la gestión documental es más eficiente. Tanto RRHH como la dirección de la empresa ahorramos tiempo.
Quizá la digitalización de la gestión documental te parezca un proceso largo y tedioso. Pero nada más lejos de la realidad. Podemos llevar a cabo este proceso en cuatro sencillos pasos.
Toma nota, porque la gestión documental digitalizada revolucionará el día a día en tu organización. Los pasos son los siguientes:
Contar con un software de gestión documental se antoja imprescindible. Una herramienta como Sesame HR ayuda a optimizar el proceso de digitalización de la gestión documental.
Te permite clasificar todos los documentos, una función que se suma a sus funcionalidades como software de Recursos Humanos.
A priori, podemos digitalizar cualquier documento. Contratos, facturas, actas, informes, pólizas de seguro, justificantes, pagarés, pedidos, planos y diseños, mapas y diagramas.
Todo documento de la empresa es susceptible de ser escaneado. Por eso es fundamental establecer qué se digitaliza y qué no.
También es cierto que algunos documentos, por sus características, presentan dificultades en su digitalización. Por ejemplo, aquellos en papel de calco, estucado, carbón o fotosensible.
También los documentos doblados, con pliegues o arrugas, perforados… Incluso si el papel es muy fino o demasiado grueso.
¿Quieres saber más sobre digitalización de la gestión documental? Descubre en el blog de Sesame.
Orientada al cliente tanto interno como externo, especializada en la definición e implantación de las políticas de RRHH y en la gestión, selección y retención del talento. Capacidad de liderazgo, comunicación, negociación, organización y coordinación de equipos. Experiencia de más de 12 años en Recursos Humanos.