20 de noviembre, 2024

Uno de los procesos más importantes que se llevan a cabo en una empresa es el plan de incorporación de una empresa de personal. También es conocido como proceso de onboarding y, cabe destacar, que no es algo que le concierne únicamente al departamento de RRHH, aunque algunos piensen que es así. De la manera en la que recibas a un nuevo empleado a tu empresa dependerá, a grandes rasgos, su comportamiento a futuro y la productividad que desarrolle. Una recepción eficiente constituye el punto de partida para tener a un empleado comprometido.

En este sentido, tener un software que te permita contar con distintas funcionalidades para este proceso es esencial. Sesame, por ejemplo, es un software de recursos humanos con el que podrás realizar todo el plan de onboarding para la integración de nuevos talentos. Dicho software te permitirá optimizar el tiempo de gestión de este proceso y garantizar una mejor adecuación de tus nuevos trabajadores.

¿Qué es el plan de incorporación a una empresa del personal?

El proceso de incorporación de personal puede definirse como el grupo de acciones realizadas por las empresas enfocadas a la incorporación eficiente de nuevos empleados. La base de dicho proceso gira en torno a la adquisición y conservación de colaboradores que tengan y desarrollen las competencias que se necesitan para el funcionamiento eficiente de la empresa.

Durante el transcurso del proceso de integración de personal es la empresa la que debe presentarse ante el nuevo empleado. Este es justo el momento en el cual se debe comunicar a detalle cuáles son los valores de la compañía.

El tema de los valores empresariales cobra más relevancia a medida que pasa el tiempo. Una muestra de esto es que, según estudios, un 54% de clientes prefiere hacer sus compras en empresas que priorizan la igualdad en sus comunidades de trabajo.

Por otra parte, es necesario que se transmita al nuevo trabajador las normas y los procedimientos que regirán su futuro comportamiento. También, la historia de la empresa, misión, visión y el análisis de los diversos escenarios en los que la empresa se posiciona o desea hacerlo.

Todo este tipo de aspectos debes tenerlos en cuenta sin olvidar de que se trata de una situación en la que debes expresar seguridad y confianza. Esto, para que el proceso de socialización del trabajador resulte siendo fructífero.

Tendencias en el plan de incorporación a una empresa

Digitalizar el proceso de incorporación

Las empresas de tecnología ya lo saben: los métodos tradicionales necesitan de mucho más tiempo. Haz como lo están haciendo ellas y comienza a ahorrar tiempo y dinero convirtiendo el digital todo el proceso de onboarding. En este punto, podrás entregar de forma virtual las guías de bienvenida, documentos, calendarios de trabajo, etcétera.

Un buen sistema de gestión documental será esencial para lograrlo. Gracias a su implementación reducirá errores, además de costes y la complejidad existente.

Medir y aprender después del onboarding

Las empresas que implementan métricas para valorar las funciones esenciales de recursos humanos son más prósperas y alcanzan una mejor retención laboral. Por esta razón, debes asegurarte de medir en todo momento la efectividad y el impacto de tus procesos de incorporación.

En teoría, podrás trabajar con métricas como: evaluación del proceso de onboarding por parte del área de RRHH, medición del desempeño de los recién incorporados, En teoría, podrás trabajar con métricas como: evaluación del proceso de onboarding por parte del área de RRHH, medición del desempeño de los recién incorporados, evaluación de dicho proceso por parte de los empleados, evaluación por competencias de los nuevos empleados, evaluación de dicho proceso por parte de los empleados, entre otros.

Personaliza y modifica el onboarding

Las empresas más prósperas conocen cuándo es importante adaptar todo proceso de incorporación a las características de cada trabajador en específico. Si un empleado se siente incluida o hasta mimado, su integración será mucho más rápida y, por tanto, exitosa. De la misma manera que es necesario adecuar los kits de bienvenida a las particularidades de cada perfil laboral.

Pasos para realizar el plan de incorporación de una empresa

Paso 1. Incorporación en la fase de reclutamiento

Dicho proceso puede iniciarse desde que se inicia la búsqueda del empleado. Cabe destacar que siempre debes comunicarte de manera clara y específica cuando redactes una oferta laboral o realices una entrevista:

¿En qué consistirá el trabajo que se va a realizar?
¿Cuáles son los valores corporativos de la compañía?
Características del equipo o del departamento en el que se desarrollará el trabajo que se ofertó
Normas y horarios a seguir desde el primer día de trabajo.

Paso 2. Incorporación desde el primer día de trabajo

Las primeras impresiones son las que cuentan, y más allá de lo que pase en el proceso de selección está la bienvenida. Un error bastante habitual es esperar al primer día para dar la bienvenida al nuevo trabajador. Sin embargo, deberíamos enviar un email de bienvenida lo más pronto posible.

Es fácil que desde que comunicas la incorporación hasta que se haga efectiva pasen unos días. En este periodo, comenzaremos a integrar al trabajador. En este email de bienvenida nos presentamos y comunicamos al candidato las ganas que tenemos de que se incorpore.

Dentro de este pre onboarnding también hay que hacer llegar el manual del empleado. Se trata de un documento con toda la información útil para el primer día de trabajo. Cómo es el día a día en la empresa, qué plataformas se utilizan y cómo conectarse, el organigrama de la empresa…

También podemos aprovechar para formalizar el contrato del nuevo trabajador. Antes de empezar a trabajar, siempre es bueno haber firmado el contrato y tener resueltas las cuestiones burocráticas.

Si tu empresa ofrece un pack de bienvenida a sus trabajadores, es el momento de hacérselo llegar. A menudo, limitamos estos regalos a quienes trabajan presencialmente en la empresa. Sin embargo, hay que extenderlos a toda la platilla. Y esto incluye a los trabajadores en remoto. Camisetas, bolis, tazas… ¡por ideas no será!

Para cualquier persona el primer día de trabajo es una jornada llena de dudas e inquietudes, expectativas y hasta ilusiones. Por esta razón, es importante que los RRHH se encarguen de facilitar la inducción y:

Acompañar al nuevo empleado hasta su nuevo puesto de trabajo.
Presentarle a los integrantes de su equipo.
Explicarle a detalle de qué manera funciona la empresa en cuanto a: períodos de descanso, turnos, organigrama, horario de entrada y salida, etcétera.

Si la empresa trabaja con un software de recursos humanos como Sesame HR, se le debe explicar al trabajador de qué manera puede utilizarlo. También deben comentarle cuáles son las funciones que puede realizar y gestionar a través de dicho programa.

Paso 3. Primera semana de trabajo

Al igual como sucede con el primer día, la primera semana es vital para que el empleado se sienta bien recibido en su nueva organización. En esta etapa del proceso de incorporación:

Escoge a un mentor el cual se encargue de guiar al nuevo empleado. Siempre que se posible, trata de que sea alguien que pertenezca a su mismo departamento.
Hazle entrega al nuevo empleado un listado con todos los departamentos por donde debe pasar y las responsabilidades que debe conocer.
Resume la información para que no satures sus capacidades cognitivas y así poder evitar las frustraciones.
Garantiza que el mánager hable con frecuencia con los nuevos empleados y de esta manera responda todas sus dudas e inquietudes.
Realiza un balance al final de la semana.

Paso 4. Realiza un onboarding constante

Un buen plan de incorporación de una empresa no termina luego de que transcurre la primera semana de trabajo de un nuevo empleado. Pocos días no son suficientes para que una persona conozca en su totalidad todas las particularidades de un puesto de trabajo.

Por esta razón, debes entender que el onboarding es un proceso continuo y constante en el tiempo. Asegúrate de que los responsables de cada equipo realicen un seguimiento frecuente durante el primer trimestre de trabajo del empleado en cuestión.

Siguiendo estos consejos, te resultará más fácil comprometer a los candidatos recién incorporados a la organización. Además, dejar claras las expectativas y presentar el funcionamiento de la empresa en la entrevista es un plus de motivación antes de la incorporación.

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Iris Serrador

People Partner en Sesame HR | Web | + posts

Orientada al cliente tanto interno como externo, especializada en la definición e implantación de las políticas de RRHH y en la gestión, selección y retención del talento. Capacidad de liderazgo, comunicación, negociación, organización y coordinación de equipos. Experiencia de más de 12 años en Recursos Humanos.

Proceso de incorporación a una empresa: pasos, claves y tendencias

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