18 de septiembre, 2024

Si una organización posee KPIs mal definidos, estos mismos pueden afectar directamente sus ingresos, estrategias, costes o inversiones. Debemos considerar que dichas métricas de rendimiento se han convertido en un aspecto crítico para el éxito en las empresas. A continuación, aprenderás a cómo implementar KPIs de forma correcta e idónea en tu empresa.

¿Para qué sirven los KPIs?

Básicamente, un KPI es un valor que puede medirse y que demuestra la efectividad de una acción enfocada a alcanzar un objetivo determinado. Los indicadores clave de rendimiento, e inglés: key performance indicator, pueden implementarse en distintas áreas de una empresa. Su utilización se lleva a cabo para calcular el nivel de progreso con respecto a una meta establecida.

Por otro lado, las métricas de alto nivel pueden enfocarse al performance general de la empresa. Los de bajo nivel podrían dirigirse a áreas o departamentos puntuales, entre estos podemos mencionar, como ejemplo, a marketing, atención al cliente, contabilidad, entre otros.

¿Cómo implementar KPIs?

Tal como lo mencionamos anteriormente, son esenciales para cualquier compañía, por ende, es importante que conozcamos cómo implementar los KPIs. En resumen, la clave está en el control; el control siempre requiere de una medición. En muchos casos el éxito es amante de la velocidad, más no de la prisa.

Contando con procesos mucho más ágiles, controlados y veloces, tu cliente tendrá una satisfacción mucho mayor. También tus gastos de operación se reducirán al optimizar cada uno de tus recursos actuales. Ahora bien, debemos mencionar que constantemente podemos encontrar métricas e indicadores disfrazados de KPIs.

Ha llegado el momento de mencionar algunos pasos para el diseño, elaboración e implementación correctos y eficientes:

Dirección y control.
Despliegue.
Descripción y detalles de la operación en 6 dimensiones: Clientes, proceso, tecnología, recursos humanos y recursos financieros.
Definición y recopilación.
Procesamiento de datos.
Análisis de los datos.
Diseño y desarrollo de cada uno de los indicadores.
Verificación y validación.
Implementación de los KPIs.

Reunirse con los directivos y realizarles ciertas preguntas, es la última etapa que debe considerarse para la estructuración de una correcta estructura organizativa. Estas preguntas son las siguientes: ¿Qué se espera lograr? Y ¿qué desean lograr?

En base a estas preguntas y del análisis inicial, lograremos conseguir un conjunto de datos que nos permitirán utilizar estas preguntas como directrices. De esta manera, lograremos determinarlo que se espera medir. Así, ya podremos saber cómo implementar KPIs de recursos humanos cada vez que lo necesitemos.

Importancia de saber cómo implementar KPIs para alcanzar el éxito

La importancia principal gira en torno en que puedes contar con un sistema de métricas que te indican con objetividad si cada una de tus acciones están bien encaminadas hacia el éxito de las metas organizacionales.

No importa si decides definir los indicadores clave de rendimiento de forma mensual, trimestral o incluso anual. Si deseas obtener éxito y una evolución progresiva en tu compañía, necesitas hacer ciertas cosas. Estas cosas no son más que alinear la estrategia empresarial empezando por la alta gerencia y terminando con los trabajadores, independientemente del lugar que ocupen en la empresa.

¿Qué son los indicadores KPIs de RRHH?

Un KPI, o también llamado, indicador de desempeño, es una unidad de métrica que se encarga de medir el rendimiento de una actividad específica. El objetivo es que podamos utilizarlo como referencia a la hora de analizar procesos o actividades en función a las metas que se deseen alcanzar. En otras palabras, los KPIs de RRHH nos permitirán medir el éxito de las acciones que se llevaron a cabo, encontrar posibles fallas y ayudarnos a tomar buenas decisiones.

Actualmente podemos encontrar una lista muy extensa de indicadores para recursos humanos. A continuación, mencionaremos algunos de los más destacados dentro de cualquier empresa:

Valor de la rotación laboral

Es vital para conocer la estabilidad que posee la empresa. calcula el tiempo que los trabajadores permanecen o quieren estar trabajando en ella. Lo correcto sería que la rotación laboral se encuentre por debajo del 5%.

Eficacia de los distintos procesos de selección

Gracias a saber cómo implementar Kpis como este, podemos conocer la eficacia y efectividad de los anuncios publicitarios, por ejemplo, para saber si realmente se dirigen al público objetivo correcto. De esta manera, aseguraremos la atracción y retención de los candidatos ideales para el puesto.

Coste y tiempo de contratación

Este indicador es necesario, sobre todo, cuando las empresas se encuentran inmersas en procesos de selección. Básicamente, te permitirá conocer el coste de contratación de cada nuevo empleado.

Tiempo promedio en alcanzar las metas

Si trabajamos para una red comercial y necesitamos saber cuánto tiempo tarda en lograrse los objetivos, este es justo el indicador que debemos implementar. A través de este KPI, el equipo de recursos humanos conocerá la eficacia que está teniendo la fuerza de ventas.

Tiempo medio para cubrir vacantes

Este indicador está diseñado para medir las dificultades a las que se enfrenta la empresa cuando sale en busca de nuevos talentos.

¿Cuáles son los KPIs de RRHH más importantes?

Retención de talento

La retención de talento nos permite conocer la estabilidad laboral de una compañía. En otras palabras, nos ayuda a conocer la disposición media del empleado a quedarse en la compañía. Este KPI va ligado a otros factores como lo son el clima laboral o la retribución.

Además de lo que le cuesta a la empresa perder un trabajador, la fuga de talento requiere de tiempo para reclutar a una nueva persona y capacitarla. En teoría, una tasa alta de rotación implica enormes costes para la organización empleadora.

Duración en el puesto

Muchas de las renuncias por parte de los empleados guardan relación con el tiempo que pasa un trabajador en un mismo cargo. Si los tiempos son muy largos, muchos empleados tienden a buscar nuevas oportunidades y salir de la compañía.

Se puede calcular el tiempo medio que demora un empleado en ascender sumando el número de meses que lleva cada trabajador con el mismo cargo y luego dividiendo el resultado entre el número total de colaboradores en la empresa.

Formación y capacitación

La formación para trabajadores afecta directamente en el desarrollo de la actividad profesional de la compañía. Este KPI de RRHH nos permite mejorar la productividad de cada empleado individualmente. A través de la formación subvencionada para organizaciones se puede mejorar el employer branding de la empresa.

También darles motivación a los trabajadores, incrementar el grado de satisfacción de los empleados en la empresa y el tiempo que demora un trabajador para realizar una actividad.

Los KPIs sólo serán efectivos cuando provoquen las acciones adecuadas para alcanzar las metas establecidas en la empresa. Debido a que también son una forma de comunicación, necesitan ser concisos, claros e importantes para su correcta asimilación.

Como estrategia empresarial, debe ser un proceso lleno de retroalimentación para cada departamento de la empresa. Si dedicas parte de tu tiempo a buscar los datos adecuados, podrás entender, en gran medida, qué tipo de proceso hace falta medir. Para esto y mucho más, es necesario aprender a cómo implementar KPIs en la empresa.

¿Cómo te ayuda Sesame HR en la gestión de KPIs de RRHH?

Sesame HR es una herramienta avanzada que permite a las empresas llevar un control eficaz de los KPIs de Recursos Humanos (indicadores clave de desempeño), facilitando la toma de decisiones estratégicas basadas en datos. Con funcionalidades específicas para recopilar, analizar y visualizar información en tiempo real, Sesame HR ayuda a los equipos de RRHH a optimizar procesos, medir resultados y alinear las operaciones con los objetivos organizacionales. A continuación, se detalla cómo Sesame HR puede ayudarte a gestionar los KPIs de RRHH de manera eficiente:

Recopilación de datos automatizada

Sesame HR consolida datos clave de Recursos Humanos, como control horario, rotación, absentismo y evaluaciones de desempeño, en un único lugar. Su capacidad de automatización reduce errores comunes en la recopilación de datos, garantizando información precisa y confiable.

Seguimiento de KPIs en tiempo real

Proporciona dashboards interactivos que muestran los indicadores clave en tiempo real, permitiendo monitorear la evolución de cada métrica. Configura alertas para identificar desviaciones importantes en los KPIs y actuar de manera oportuna.

Gestión de KPIs específicos de RRHH

Rotación de personal: analiza las tasas de rotación y retención de talento, identificando patrones y áreas que necesitan atención.
Absentismo laboral: registra y analiza ausencias para identificar posibles causas y tomar medidas correctivas.
Satisfacción y compromiso: integra encuestas de clima laboral y engagement para medir la percepción y motivación de los empleados.
Productividad: relaciona el tiempo trabajado con los resultados obtenidos, evaluando la eficiencia del equipo.
Costes de formación: controla la inversión en capacitación y mide su impacto en la mejora de competencias y rendimiento.

Personalización de indicadores

Permite crear KPIs específicos según los objetivos y prioridades de cada organización. Además, analiza indicadores por departamentos, ubicaciones o perfiles profesionales para obtener insights detallados.

Generación de informes detallados

Genera informes visuales y listos para presentar con gráficos, tablas y estadísticas claras. Evalúa la evolución de los KPIs a lo largo del tiempo para medir el impacto de las estrategias implementadas.

Facilita la toma de decisiones estratégicas

Proporciona análisis basados en datos que permiten tomar decisiones fundamentadas para mejorar procesos y optimizar recursos. Los KPIs gestionados con Sesame HR ayudan a establecer metas realistas y medibles, alineadas con los objetivos organizacionales.

Integración con otras funcionalidades

Evaluaciones de desempeño: conecta los resultados de las evaluaciones con KPIs como productividad, compromiso o cumplimiento de objetivos.
Control horario y turnos: relaciona métricas de tiempo trabajado con la eficiencia y el rendimiento.
Gestión de formación: vincula el impacto de los programas de capacitación con la mejora en los KPIs de desempeño.

Fomento de la transparencia y el seguimiento

Los responsables de equipo pueden consultar los KPIs relevantes para sus áreas, mejorando la supervisión y gestión. También monitorea los indicadores de forma regular para garantizar el cumplimiento de las metas establecidas.

Cumplimiento normativo y auditorías

Sesame HR garantiza que los datos relacionados con los KPIs se almacenen de manera segura y cumplan con las normativas vigentes. Por último, facilita la presentación de informes detallados durante inspecciones o auditorías internas.

Con Sesame HR, gestionar los KPIs de Recursos Humanos se convierte en un proceso más simple, ágil y estratégico. Su capacidad para recopilar, analizar y visualizar datos en tiempo real permite a las empresas identificar áreas de mejora, tomar decisiones basadas en información confiable y medir el impacto de sus acciones.

Es la herramienta ideal para convertir los datos de RRHH en un motor de crecimiento empresarial. Compruébalo por ti mismo. Regístrate y obtén una prueba gratuita por 14 días.

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Tiago Santos

HR Influencer en Sesame HR | Web | + posts

Profesional de 𝐇𝐑 con experiencia dedicado a fomentar 𝐜𝐨𝐦𝐮𝐧𝐢𝐝𝐚𝐝𝐞𝐬 𝐜𝐨𝐥𝐚𝐛𝐨𝐫𝐚𝐭𝐢𝐯𝐚𝐬 fuertes entre líderes de RRHH. Como fundador del 𝐇𝐑 𝐂𝐥𝐮𝐛 y la 𝐇𝐑 𝐂𝐨𝐦𝐦𝐮𝐧𝐢𝐭𝐲, utilizo mis más de 15 años de experiencia para mejorar el panorama profesional de los líderes de RRHH.

Paso a paso para implementar KPIs en la empresa

¿Para qué sirven los KPIs?

¿Cómo implementar KPIs?

Importancia de saber cómo implementar KPIs para alcanzar el éxito