Usos de un software de firma digital

3 de noviembre, 2021

Seguramente te hayas dado cuenta de que cada vez se pueden hacer más trámites relacionados con la empresa mediante firma electrónica. Relacionados con la empresa y con la vida privada, ya que la firma digital no deja de extenderse, y cada vez son más los organismos o entidades que nos permiten firmar documentos online gracias a esta herramienta. Contar con un software de firma digital es cada vez más necesario para cualquier organización.

Qué es la firma electrónica

¿Todavía no sabes qué es la firma digital? Se trata de la firma electrónica más avanazada y segura. Al firmar documentos digitalmente se cumplen todos los requisitos legales, pues ofrece los estándares de seguridad más elevados para certificar la autenticidad de los documentos firmados y la identidad del firmante. El certificado emite una autoridad de certificación acreditada a un proveedor de servicios. La firma se asocia al documento a través del cifrado, y en caso de necesidad siempre se puede verificar la firma. Una firma digital debe cumplir con estos tres principios:

• Autenticación: permite verificar la identidad del firmante. Así, se garantiza que nos se ha producido ninguna suplantación de identidad.
• Integridad: la firma digital garantiza la integridad del mensaje y que el contenido no se ha modificado tras la firma para cumplir con la normativa legal.
• No repudio: el firmante no podrá negar el contenido del archivo firmado o la veracidad de la firma, pues su identidad se ha verificado mediante la autenticación.

Qué es y qué hace un software de firma digital

A la hora de implantar la firma electrónica en la empresa, se puede contar con un programa de firma digital. Gracias a este software de rrhh, es posible generar y verificar firmas digitales en cualquier organización, de modo que se simplifica considerablemente el proceso de firma de documentos. No hace falta decir que un documento con firma electrónica tiene la misma validez que uno firmado a mano; y a lo largo del proceso se puede mantener la confidencialidad de los datos y de los documentos que se intercambian para su firma.

Así, el software de firma digital tiene las mismas aplicaciones que cualquier firma manuscrita. En el mundo de la empresa, se puede utilizar entre otras cosas a la hora de realizar transacciones bancarias o comerciales o en las declaraciones de impuestos. También en los contratos públicos, a la hora de participar en votaciones electrónicas o en las certificaciones gubernamentales (leyes, sentencias). Otro de los usos de estas herramientas son los documentos relacionados con los seguros, además de los historiales clínicos o solicitudes de empleo público.

El hecho de contar con un programa de firma digital en la empresa, permite firmar todo tipo de documentos, incluidos PDF, hojas de Excel, Words o XML. Se pueden firmar simultáneamente varios archivos o documentos, y siempre existe la opción de seleccionar diferentes tipos de firma a partir de los distintos valores. Otra de las funciones muy interesantes es la verificación de la autenticidad y el estado de vigencia de las firmas utilizadas. El firmante puede adaptar el tamaño, ubicación, colores o imágenes de la firma según sus necesidades.

Ventajas de tener un programa de firma digital

Cualquier empresa puede aprovechar las muchas ventajas que ofrece un software de firma digital a la hora de certificar y gestionar documentos. Seguridad y comodidad son los más evidentes, pero tu compañía puede beneficiarse de este tipo de herramientas desde muchos niveles:

• Aumenta la seguridad a la hora de afrontar transacciones. Al no poder manipularse los documentos, el riesgo de fraude es menor que si se firma a mano. Y, como se ha repetido, tiene la misma validez legal que si se firma a mano.
• Mejora la productividad y la eficiencia al suprimirse los procesos manuales y automatizar el proceso de firma. También se reducen los errores, algo que lógicamente beneficia al rendimiento de la corporación.
• Firmas más flexibles, ya que no hace falta estar en la empresa para firmar sino que puede hacerse desde cualquier sitio. Ideal para el teletrabajo o para trabajadores que se reúnen con los clientes fuera de la empresa.
• Se reducen los costes operativos, ya que no hace falta utilizar papel ni espacio de almacenamiento de los documentos. Se pueden guardar en la nube, eliminando los desplazamientos físicos. Además, será más fácil encontrarlos en el futuro, y podrán acceder a ellos los diferentes departamentos que los necesiten.
• Es positivo para el medio ambiente, ya que al no utilizar papel reducimos su uso en la empresa, lo que sin lugar a dudas contribuye en una mayor protección medioambiental. También se reduce el consumo eléctrico al no tener que imprimir el documento para firmarlo y escanearlo de nuevo tras estampar la firma.

En resumen, los beneficios de contar con un software de firma digital son muchos y muy diversos. Un programa de firma digital ofrece mucho más que la posibilidad de firmar documentos online, supone una oportunidad para agilizar los procesos en el seno de la empresa y de hacerlo con toda la seguridad del mundo. La firma electrónica tiene la misma validez que la manuscrita, y contar con una herramienta como esta es cada vez más importante en el mundo empresarial.

Julian Ignacio

HR Specialist en Sesame HR | Web | + posts

Julian Ignacio Tur ha desarrollado una sólida carrera en el ámbito de Recursos Humanos, con una destacada trayectoria en roles que abarcan desde la adquisición de talento hasta la gestión integral de recursos humanos.

Su experiencia de más de 10 años abarca tanto el manejo de relaciones laborales como la coordinación de beneficios y programas de desarrollo profesional, contribuyendo al fortalecimiento de la gestión de personas en cada organización donde ha trabajado.

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