Gestión documental
Para qué se utiliza un gestor de documentos de empleados
Contar con un gestor de documentos de empleados es fundamental para un buen manejo de la información en RRHH. ¡Más detalles en el blog!
Gestión documental
Contar con un gestor de documentos de empleados es fundamental para un buen manejo de la información en RRHH. ¡Más detalles en el blog!
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Alba Gijón
HR Consultant
7 de junio, 2023
Incorporar y mantener un trabajador en plantilla genera una gran cantidad de documentos que expedir, ordenar y almacenar. A esto se le suma la tediosa tarea de su recuperación en un momento determinado. Para evitar esta situación, muchas empresas optan por apoyarse en un gestor de documentos de empleados.
De hecho, un gestor documental no solo es útil para organizar información relacionada con la plantilla de la compañía, sino que pueden usarse para cualquier transición que implique documentos.
Un gestor de documentos de empleados es un software diseñado para administrar la información relacionada con los trabajadores de una compañía. Proporciona una base de datos de empleados centralizada y segura para almacenar, gestionar y recuperar dichos documentos.
Las múltiples funciones que ofrece lo convierten en una herramienta fundamental en cualquier tipo de empresa.
Su función principal es facilitar la administración, organización y acceso a la información de manera segura. En el caso de los gestores de documentos de empleados, se enfocará en el material relacionado con el personal de una corporación.
Suele tratarse de documentos como:
Existen muchas formas de clasificar la gestión de documentos empresariales. Cada compañía ha de investigar todas las posibilidades con las que cuenta, y escoger la que mejor se adapte a su contexto.
Para hacer dos grandes grupos, una forma eficaz de separarlos es por su organización y por la continuidad de uso de la información. A su vez, estos se subdividen en otros grupos.
Si los clasificamos por su organización, encontraremos tres tipos de gestión de documentos de empleados. Te los explicamos a continuación.
Los archivos centralizados se almacenan en un único repositorio. Así, todos los usuarios y departamentos acceden y gestionan la información desde un mismo lugar. En el caso de un gestor de documentos de empleado, se guardan en la nube y se pueden consultar desde distintos dispositivos a través de internet.
La administración es más uniforme, aunque la mayor dependencia de una única infraestructura es un problema cuando ocurren problemas técnicos.
En un sistema de archivos descentralizados la información se encuentra dispersa en diferentes lugares de la empresa. En este caso, cada departamento o trabajador contaría con su propio repositorio, ya sea físico u online.
Este método aporta mayor autonomía y flexibilidad a cada pequeño grupo dentro de una organización mayor. Es útil para que cada cual pueda gestionar la información según sus necesidades específicas.
Sin embargo, dificulta la colaboración entre departamentos y es fácil que se duplique contenido o falte acceso a documentos de recursos humanos relevantes.
Como su nombre indica, un sistema mixto mezcla los dos tipos de almacenamiento anteriores. Cierta información se archivará de forma centralizada para que todo el personal tenga acceso. Otra, se guardará en una ubicación específica, estando al alcance un grupo menor de empleados.
Suele utilizarse para aprovechar los beneficios de ambos enfoques. Así, por ejemplo, los documentos donde se establecen las normas que toda la plantilla debe cumplir, estará centralizada. Los proyectos específicos los gestionará cada equipo de forma descentralizada.
Si atenemos al uso que se va a hacer de la información, podemos clasificar los tipos de gestión de documentos de empleados en otros 3, que explicamos más abajo.
Los documentos activos son los que se utilizan con frecuencia y son necesarios para las actividades diarias. Por ello, los empleados pueden recuperarlos de forma rápida.
El gestor de documentos de empleados facilita el acceso a información como contratos vigentes, informes financieros actualizados o los registros de clientes.
Un documento semiactivo hace referencia a la información que no se utiliza de manera habitual, pero aún requieren tenerla cerca por requisitos legales, históricos, reglamentarios, etc. Son menos accesibles, pues se almacenan a largo plazo.
Es una combinación de ambos tipos de archivo, y se establece una jerarquía en su organización. Para ello, se tiene en cuenta la relevancia de los documentos y la frecuencia de uso. De esta forma, se pretende optimizar el acceso a esta información.
La forma de gestión de documentos empresariales queda a la elección de los directivos y el departamento de RRHH. Si te encuentras en esta disyuntiva, recuerda que has de organizarlo según la estructura y la forma que mejor se adapte a la forma de trabajar de tu compañía.
Tener una mala gestión de documentos de empleado en tu empresa no es aconsejable. El único beneficio es no financiar esta herramienta y, por ende, no realizar el trabajo inicial de clasificación.
Por otra parte, existen varios beneficios unidos a utilizar un gestor de documentos de empleados, o de cualquier área de la compañía.
En definitiva, disponer de un gestor de documentos de empleados en tu empresa mejorará el almacenamiento, la gestión y la recuperación de la información. Apuesta por un software de RRHH como el de Sesame HR para optimizar el trabajo de los profesionales de tu compañía.
Orientada al cliente tanto interno como externo, especializada en la definición e implantación de las políticas de RRHH y en la gestión, selección y retención del talento. Capacidad de liderazgo, comunicación, negociación, organización y coordinación de equipos. Experiencia de más de 12 años en Recursos Humanos.