20 de noviembre, 2024

Cada vez es más habitual contratar en remoto, una opción en principio asociada a las restricciones de movilidad o reunión pero que nos permite contratar empleados de otros ámbitos. Y si ya es importante de por sí, el onboarding digital cobra especial importancia. Aquí te cuento cómo aprovechar un onboarding en remoto para tu equipo a distancia.

Las organizaciones se han visto forzadas a actualizar los procesos de incorporación para dar la bienvenida a los nuevos trabajadores y reflejar su realidad actual. Nos permite integrar buenas prácticas en el trabajo a distancia, facilitar la integración de los empleados en remoto o afrontar la gestión proactiva de crisis de forma eficiente. Con un buen onboarding será más fácil conservar el talento y facilitar el progreso de los nuevos empleados en remoto.

La incorporación es más importante que nunca

Todos conocemos las ventajas de un buen onboarding. Mayor retención de empleados, mejora la productividad del nuevo trabajador, se agiliza la adaptación, se reduce la ansiedad, se generan unas expectativas…

Por eso, el onboarding en remoto cobra especial importancia a la hora de llevar a cabo la gestión del talento. Contar con la ayuda de soluciones como un software de recursos humanos y sus checklist de onboarding se antoja decisivo a la hora de conseguir la mejor bienvenida a la empresa.

En el caso de las contrataciones en remoto, el onboarding va más allá de proporcionar aquella información básica para que las nuevas incorporaciones hagan su trabajo. Nos permite empoderar al trabajador en remoto para que pueda tomar decisiones por cuenta propia, además de anticiparnos a las necesidades que puedan tener. El feedback que nos ofrezca nos permitirá reforzar el onboarding de cara a futuras incorporaciones.

Cómo aprovechar al máximo un proceso de onboarding en remoto

Cuando abordamos la llegada de un nuevo trabajador en remoto, deberíamos afrontar el proceso en tres dimensiones: la organizacional, la técnica y la social. A continuación vamos a profundizar sobre cada una, los aspectos que no puedes pasar por alto mientras preparas los primeros días del nuevo empleado en la empresa.

Incorporación organizacional

Parte del onboarding sirve para responder a preguntas clave sobre el día a día en la organización. ¿Qué herramientas se utilizan? ¿Cómo se gestionan las vacaciones y días libres? ¿A quién hay que preguntar en caso de duda? ¿Dónde hay que inscribirse para aprovechar las beneficios que ofrece la compañía? ¿Cómo se lleva el control horario? Esta información debe ser accesible, y para ello cuentas con el manual del trabajador.

Deberíamos hacer llegar el manual del empleado antes de la incorporación efectiva del trabajador. De este modo, el día 1 llegará con un bagaje mínimo y una idea de lo que le espera. También se puede hacer alguna sesión de formación del empleado en remoto para prepararlo. Así, tenemos una incorporación lo menos problemática posible, con unos empleados autosuficientes y proactivos. Si tienen dudas, saben que la respuesta está en el manual de empleado.

Incorporación técnica

No basta con que los nuevos trabajadores sepan qué herramientas se utilizan en la organización sino que deben saber utilizarlas. Dentro del onboarding hay que capacitar a los empleados para el uso de las herramientas clave en su puesto de trabajo. Para ello, además del manual del empleado hay que proporcionar los manuales o la documentación adecuada que permitan el uso de dichas soluciones.

Sorprende que más de la mitad de los responsables de RRHH apunten a la tecnología como una de las grandes deficiencias del trabajo en remoto. Un problema que tiene una solución tan fácil como impulsar el uso de estas herramientas lo antes posible. Cuanto antes lo hagan, más fácil será generar confianza en su uso. Podemos empezar con pequeñas tareas, por insignificantes que sean, para ir cogiendo práctica.

Incorporación social

Seguramente sea el punto crítico del onboarding en remoto. Más si el nuevo empleado nunca antes había trabajado en remoto. Por una parte, hay que asegurarse de las expectativas establecidas en el teletrabajo. Si tenemos en cuenta la sociabilización, los nuevos trabajadores tendrás una mayor conexión con sus compañeros a pesar de no compartir oficina física.

Por otra parte, la propia empresa debe fomentar la comunicación interna informal para facilitar que los trabajadores construyan relaciones. Recursos como el compañero guía contribuyen a este objetivo, a la vez que facilitan la incorporación de las caras nuevas. También los líderes deberían involucrarse aquí, organizando encuentros virtuales para presentar a los nuevos compañeros de trabajo.

¿Cómo hacer un onboarding en remoto?

Las herramientas de colaboración digital juegan un rol fundamental. Facilitan esta incorporación virtual, pero también sirven para fomentar la comunicación y el contacto con el nuevo empleado.

Permiten potenciar la flexibilidad y autonomía que ofrece el trabajo en remoto, acelerando así el proceso de integración en la empresa. De este modo, podrás aprovechar todo el potencial del trabajo en remoto.

Potenciar la comunicación a cada paso

La comunicación interna es clave para el éxito de cualquier empresa, independientemente de su actividad. Pero cuando hablamos de trabajo en remoto, cobra una relevancia todavía mayor pues es el único nexo de unión entre el trabajador y la empresa. RRHH y la dirección deben impulsar la comunicación interna al máximo. Para ello, podemos poner en práctica iniciativas como estas:

Crear horas de oficina: un horario diario donde abrimos una “oficina virtual” para hablar en directo con los empleados en remoto. De este modo, podemos responder a sus dudas y preguntas u ofrecer un feedback de su trabajo. Podemos recurrir a las videollamadas, llamadas o chat en vivo.
Anuncio de la contratación: aunque vaya a trabajar en remoto, hay que anunciar la llegada de un nuevo compañero a toda la empresa. Da igual si trabajan en la oficina o en remoto, presentar al empleado en remoto facilita su integración.
Pack de bienvenida: desde que se acepta la propuesta hasta la incorporación pueden pasar unos días. Para evitar arrepentimientos, podemos hacerles llegar mensajes tipo “deseando que empieces a trabajar con nosotros”, además del paquete de bienvenida a la empresa. También los documentos necesarios para la incorporación o el manual del empleado para que se familiarice con sus tareas.

Dejar claras las funciones del nuevo trabajador

Uno de los elementos críticos para el éxito de cualquier incorporación es que saber cuáles son las funciones exactas que debe realizar. Esta cuestión cobra todavía más importancia cuando se trata de contrataciones en remoto, pues es más fácil que haya dudas sobre el rol. Dejar claros los valores de la empresa, objetivos y deberes del nuevo empleado facilitarán una integración rápida y, lo más importante, exitosa.

Centrarnos en el compromiso del empleado

A parte de la comunicación, hay que esforzarse en fortalecer el compromiso del trabajador con nuestra empresa. Existe cierta tendencia a pensar que un trabajador en remoto estará menos comprometido con la organización que sus compañeros presenciales. Al fin y al cabo, el día a día se vive diferente desde la oficina que en remoto. Y la falta de compromiso puede suponer un lastre muy importante para la competitividad.

El refuerzo positivo es fundamental para fortalecer el sentimiento de pertenencia a la empresa. Si el trabajador ve que sus logros son reconocidos, tenemos más posibilidades de despertar este sentimiento. Y como no podía ser de otro modo, la retroalimentación implica que estamos encima de los trabajadores en remoto, que estamos atentos a su trabajo y queremos ayudarlos a mejorar.

Regularmente se pueden convocar reuniones de seguimiento, individuales o del equipo al completo, para reforzar esta unión con los trabajadores en remoto. Ten en cuenta que estas estrategias no solo permiten reforzar el sentimiento de apego a la empresa, también sirven para impulsar el ambiente de trabajo. Es una forma de mantener la moral y trabajar mejor en la organización.

La flexibilidad es clave para la experiencia

Una de las grandes ventajas del onboarding en remoto es la flexibilidad a la hora de completar el proceso. Podemos optar entre sesiones visuales, donde mandan las videollamadas compartiendo pantalla, o el autoaprendizaje por parte del nuevo empleado. Una flexibilidad que no existe en los onboarding presenciales, y que permite al nuevo empleado prepararse del modo que más le convenga.

No podemos pasar por alto que la nueva realidad del mercado laboral hará que cada vez se produzcan más contrataciones en remoto. Empoderar a los nuevos trabajadores para que ofrezcan su mejor versión, preparándolos y capacitándolos para trabajar a distancia, es la mejor forma de garantizar un buen resultado a corto, medio y sobre todo largo plazo. Nunca hay que menospreciar las ventajas de un buen onboarding.

Asegúrate de que los trabajadores tienen los recursos necesarios

Para facilitar la incorporación y mejorar la experiencia del trabajador, hay que ser proactivos y, sobre todo, asegurarnos de que los nuevos empleados cuentan con los recursos necesarios para empezar a trabajar en remoto. Esto pasa por la formación de empleados necesaria, el manual del trabajador u otros materiales de incorporación, que deben ser digitalizados si queremos agilizar el proceso.

En ocasiones, tendrás que ofrecer al empleado el equipamiento adecuado para que desempeñe su labor, sobre todo si necesitan equipos con unas capacidades específicas. Dentro del paquete de bienvenida también se pueden ofrecer sillas ergonómicas u otros accesorios para hacer más cómoda la actividad de los nuevos empleados.

Como ves, el proceso de incorporación a la empresa ha sufrido un cambio radical en los últimos años. Con la llegada de los trabajadores en remoto, es más importante que nunca integrar cuanto antes a los nuevos empleados en la oficina. Establecer normas y protocolos de comunicación y transparencia, a la vez que les ofrecemos los recursos adecuados, es la mejor carta de presentación para triunfar en el onboarding en remoto.

Implementa un software de onboarding

Si necesitas establecer un plan de onboarding digital porque tienes equipo trabajando en remoto, la mejor solución es contratar un software especializado como Sesame HR. De esta manera, mejoras la experiencia de los nuevos empleados y optimizar los procesos internos de recursos humanos. Aquí tienes una guía paso a paso para hacerlo de manera efectiva:

1. Analiza las necesidades de tu empresa

Evalúa tus procesos actuales de onboarding y detecta cuellos de botella o áreas que se beneficiarían de digitalización, como gestión de documentos, asignación de tareas o seguimiento de objetivos.

Estaría bien si estableces qué deseas lograr con el software, como mejorar la experiencia del empleado, reducir tiempos administrativos o centralizar la información.

2. Elige el plan adecuado

Revisa los planes y funcionalidades disponibles, como creación de flujos personalizados de bienvenida, seguimiento de formación y registro digital de documentos. Considera la cantidad de empleados y el volumen de datos que manejarás para seleccionar el paquete más adecuado.

3. Configura el sistema

Diseña flujos de trabajo de onboarding adaptados a cada puesto o departamento, incluyendo tareas específicas, reuniones iniciales y plazos clave.

Puedes subir manuales, políticas internas y formularios que los empleados puedan revisar y firmar de manera digital. Recuerda configurar accesos para managers, equipos de recursos humanos y responsables de cada área.

4. Formar a los responsables

Proporciona a los responsables de RRHH y managers formación para usar el software y sacar el máximo partido a sus funcionalidades.

5. Integración con otros sistemas

Asegúrate de que el software se integre con otras herramientas utilizadas en la empresa, como sistemas de nóminas, correo corporativo o bases de datos de empleados.

6. Lanzamiento del proceso de onboarding

Implementa el software con un grupo reducido de nuevos empleados para identificar posibles ajustes. Así, una vez afinados los detalles, extiende el uso del software a todos los nuevos empleados.

7. Monitoreo y optimización

Utiliza los informes y métricas de Sesame HR para evaluar la efectividad del onboarding (por ejemplo, tiempos de integración o cumplimiento de tareas).

Está bien que solicites retroalimentación a los empleados para mejorar continuamente los flujos y recursos.

8. Beneficios esperados

Automatización: Tareas administrativas como firma de documentos o recopilación de datos se gestionan sin intervención manual.
Personalización: Los nuevos empleados reciben información específica y relevante para su puesto.
Experiencia positiva: Un onboarding estructurado ayuda a retener talento y mejorar la percepción de la empresa desde el primer día.

Con una implementación efectiva, un software como Sesame HR puede transformar el onboarding en una experiencia fluida y eficiente, contribuyendo a la satisfacción y productividad de los empleados desde el inicio. Descúbrelo por ti mismo y solicita una prueba gratuita de 14 días.

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Iris Serrador

People Partner en Sesame HR | Web | + posts

Orientada al cliente tanto interno como externo, especializada en la definición e implantación de las políticas de RRHH y en la gestión, selección y retención del talento. Capacidad de liderazgo, comunicación, negociación, organización y coordinación de equipos. Experiencia de más de 12 años en Recursos Humanos.

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