25 de julio, 2024

¿Es obligatorio fichar en el trabajo? Sí, desde 2019. En este año entró en vigor el Real Decreto-ley, de 8 de marzo, de medidas urgentes de protección social y de lucha contra la precariedad laboral en la jornada de trabajo.

No obstante, en los dos últimos años ha habido modificaciones normativas al respecto.

El control horario es una obligación legal para todas las empresas, por lo tanto, desde Sesame HR te animamos a continuar leyendo. Tienes que conocer en profundidad los puntos más importantes de esta nueva legislación.

1. Cumplimiento legal

La legislación laboral en muchos países exige que las empresas lleven un registro de las horas trabajadas por sus empleados. Este registro es esencial para garantizar que los trabajadores no excedan las horas máximas permitidas por la ley y que reciban la compensación adecuada por horas extras trabajadas. Por ejemplo, en España, el Real Decreto-ley 8/2019 establece la obligatoriedad del registro diario de la jornada laboral, con el objetivo de evitar abusos y asegurar el cumplimiento de las condiciones laborales acordadas.

2. Protección de los derechos de los trabajadores

El registro de la jornada laboral protege a los empleados al proporcionar evidencia clara y objetiva de las horas trabajadas. Esto es crucial en situaciones de disputa sobre el pago de horas extras o la duración de la jornada laboral. Al tener un registro detallado, los trabajadores pueden asegurarse de que reciben una remuneración justa y que sus derechos laborales son respetados.

3. Mejora en la gestión y productividad

El control de fichaje de trabajadores también beneficia a las empresas al proporcionar datos precisos sobre la asistencia y el rendimiento de los empleados. Estos datos pueden utilizarse para optimizar la planificación de turnos, identificar patrones de ausentismo y mejorar la productividad general. Además, un sistema de fichaje eficiente puede ayudar a identificar necesidades de capacitación o reasignación de recursos.

¿Quién está obligado?

Lo decíamos antes. Sí, es obligatorio fichar en el trabajo. La Ley de Control Horario establece que el registro diario de cualquier jornada se ha de realizar de forma obligatoria.

Esto es independiente del tamaño de la empresa o del centro de trabajo. No se trata de una regulación que está enfocada a grandes empresas.

Esto es así, ya que tanto los trabajadores de un bar o de un call center, por poner algunos ejemplos opuestos, están completamente obligados.

Además, también hay que destacar que es indiferente en qué modalidad se encuentren los trabajadores prestando sus servicios. Es indiferente que sea en la oficina o en teletrabajo desde casa, en un viaje de negocios, etc.

👉 Esta obligación del control horario también se extiende a todos los trabajadores, independientemente de su categoría profesional a la que pertenezcan. Si tienes dudas, puedes descargarte esta guía que los profesionales de Sesame HR han preparado para ti.

Es obligatorio fichar en el trabajo, pero hay excepciones

La publicación de las leyes ha suscitado dudas. Por ello, el Ministerio de Trabajo, Migraciones y Seguridad Social ha elaborado un documento donde se recogen las excepciones a esta obligación:

Las personas que presten sus servicios bajo una relación laboral de carácter especial (art. 2 del Estatuto de los Trabajadores). Entre estas podemos destacar: futbolistas, artistas o altos cargos, etc.
Aquellos empleados que hayan pactado libre disponibilidad para prestar sus servicios. No hay que confundir estos empleados con los de alta dirección. Son aquellos que, por decisión de la empresa, pueden establecer su propio horario de trabajo. Eso sí, sin caer en abusos en lo relativo a la jornada de trabajo.
Las relaciones laborales que se encuentran reguladas fuera del estatuto de los trabajadores.

Ya lo sabes, aunque es obligatorio fichar en el trabajo, hay algunas excepciones. Y debes valorar si es el caso de tu empresa.

¿Cómo se ficha en el trabajo?

La ley no establece un modelo claro para registrar la jornada diaria. Sí que indica que el sistema empleado ha de ser capaz de registrar la jornada laboral independientemente de la flexibilidad horaria del empleado.

Para ello, la organización empresarial tiene que poner a disposición de su plantilla los recursos necesarios para poder fichar los empleados. Tal y como explicaremos más adelante, si no se establece un registro diario y correcto de la jornada, puede haber sanciones económicas.

La norma se limita a indicar que el sistema tiene que incluir el momento de inicio y de finalización de la jornada. Ahora bien, el resto de aspectos o detalles se pueden regular vía negociación colectiva o por acuerdo de empresa.

Por todo lo expuesto antes, será válido cualquier método que la empresa quiera elegir para dar cumplimiento a la ley. Es obligatorio fichar en el trabajo, pero no hay un único método válido.

Por ello, se puede utilizar cualquier soporte físico o telemático. No obstante, la información que proporcione ha de ser fiable e inmodificable por cualquiera de las partes.

Además, a través del citado soporte se tiene que garantizar la trazabilidad y rastreo invariable de la jornada diaria. El sistema que se elija ha de respetar la intimidad de los trabajadores, así como el resto de normativa vigente.

Métodos para fichar empresas

Tras la aprobación de la ley, es obligatorio fichar en el trabajo. Y todas las empresas han tenido que incorporar este nuevo sistema a sus centros. Ello ha dado pie a numerosos sistemas para fichar y registrar la jornada diaria de trabajo:

Control de acceso biométrico. El fichaje puede ser por reconocimiento facial, por huella o por tarjeta individualizada, consiguiendo así que no se realice ningún fraude por parte del empleado. Eso sí, solo es aplicable para algunos tipos de empresas.
Asistencia móvil. Son ya numerosas las apps que se han desarrollado para que los empleados puedan fichar.
Software en ordenadores. Las empresas han contratado numerosos programas para que sus trabajadores accedan a ellos y registren su jornada en tiempo y forma.
Los sistemas tradicionales continúan activos, aunque en menor medida. Un buen ejemplo de ellos son las hojas de cálculo de Excel o las máquinas de fichaje vía tarjeta de cartón o de papel impreso. Este una vez se pasa por la máquina deja escrito la hora y el día de entrada, así como de salida.

Cumplir con la ley y garantizar que el registro horario se administre adecuadamente en tu empresa puede parecer complicado al principio.

Pero gracias al software de Sesame HR, ahora es mucho más sencillo cumplir con la ley sin perder tiempo ni energía.

👉 Los sistemas avanzados como Sesame HR te permiten digitalizar el registro horario de forma instantánea y guardar los registros horarios digitalmente para facilitar las inspecciones laborales. ¡Es sencillo, cómodo y fiable!

Sanciones por incumplimiento

El objetivo de la ley es claro. Está orientada a la protección laboral del trabajador, ya que por este sistema es obligatorio fichar los empleados en el trabajo y quedará reflejada cuál es la verdadera jornada que se efectúa.

Además, también hay que dejar constancia de las posibles horas extraordinarias realizadas. Por ende, su objetivo final es que no se hagan más horas de las pactadas por contrato. Y para monitorizarlo, se pueden usar las bolsas de horas extra.

También se persigue el fin de que exista un medio de prueba para poder demostrar las horas de trabajo efectuadas.

Es obligatorio fichar los empleados en el trabajo, ¿qué pasa si no lo hago?

Ahora bien, ¿qué ocurre en el caso de que la compañía no establezca el registro diario de jornada?

El régimen de sanciones de la normativa establece que, si un trabajador se niega a fichar, es la empresa la que está incumpliendo la ley. Por ello, la multa puede oscilar desde 70 euros hasta 225.018 euros.

Esta sanción puede venir por incumplimiento del trabajador o porque la empresa no dispone de un sistema completo y adecuado. Este hecho podría derivar en una inspección de trabajo o en una denuncia por parte del empleado.

No obstante, si la empresa cuenta con este sistema y el trabajador no cumple, será la compañía la responsable de reconducir esta situación mediante sanciones.

Por aportar otro dato que te puede interesar, el Tribunal Superior de Justicia de Cataluña ha sentenciado que la obligación siempre radica en la empresa. Esto es debido a que hay numerosos avances tecnológicos para implantar un registro diario de jornada sin vulnerar otros derechos. En resumen, sí, es obligatorio fichar en el trabajo.

¿Cómo cumplir la obligación del control horario en empresas?

Cuando se trata del registro horario en tu empresa, es importante comprender que hay aspectos obligatorios para cumplir la ley.

Sin embargo, también hay formas de hacerlo más fácil tanto para ti como para tus empleados.

Los pasos para cumplir con la obligación del control horario en empresas son:

Seleccionar la herramienta que más se ajuste a tus necesidades.
Asegurar que todos los empleados comprendan la importancia del registro de su jornada laboral y sepan cómo utilizar el sistema de fichaje para trabajadores.
Designar un responsable de la administración del sistema de registro.
Asignar un identificador a cada empleado.
Registrar la entrada y salida de cada empleado.
Generar reportes periódicos.
Revisar y aprobar los informes. Revisar periódicamente los registros para asegurarse de que son precisos y completos.
Asegurarse de que las políticas de control horario estén actualizadas y cumplan con la normativa vigente.

El responsable de la administración del sistema de fichaje de trabajo debe ser alguien en quien se pueda confiar. Todo para que haga el seguimiento del cumplimiento de la obligación del control horario en empresas.

Por lo general, será el personal encargado de la gestión de personal de la empresa.

No obstante, uno de los pasos más relevantes para cumplir con la obligación del control horario en empresas es optar por la herramienta adecuada.

👉 En Sesame HR no nos olvidamos de que es obligatorio fichar en el trabajo. Por eso somos una solución única para la gestión integral de la jornada laboral, diseñada para que tu empresa cumpla con la legislación vigente. ¡Prueba nuestro software sin compromiso!

Sesame HR, software de registro horario

Nuestro software de fichaje de trabajo digitaliza la gestión de los fichajes, reduce el absentismo laboral y garantiza el cumplimiento de tu obligación del control horario en empresas.

Además, es de instalación fácil: solo necesitas conexión a internet para poner en marcha Sesame HR.

Con nosotros, puedes beneficiarte del registro de jornada laboral desde cualquier dispositivo: web, móvil y tablet. Con nuestra herramienta podrás llevar un registro exhaustivo y seguro de:

Los fichajes de tus empleados, compatibles también con el trabajo en remoto.
Las vacaciones y ausencias.
El absentismo laboral.
Los informes de RRHH sobre los puntos anteriores.

También puedes implementar el fichaje geolocalizado (GPS) para saber desde dónde fichan tus empleados.

Además, la plantilla tendrá acceso al panel de empleado para acceder al control horario, para pedir vacaciones, acceder a nóminas y mucho más.

Es más, con Sesame HR podrás gestionar las ausencias por trabajo en remoto de tus empleados de forma sencilla. Todo para evitar sanciones por la Ley de Control Horario sin complicaciones.

Por otra parte, el departamento de recursos humanos podrá guardar los registros horarios en formato digital (evitando sanciones). Además de generar los informes para inspecciones de trabajo.

En Sesame HR, sabemos que es obligatorio fichar en el trabajo. Por eso te ofrecemos un software que hace que el control del tiempo sea más fácil que nunca. Podrás centrarte en tu negocio sin tener que preocuparte por la obligación del control horario en empresas.

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Cristina Martin

People and Talent Director en Sesame HR | Web | + posts

Profesional con amplia experiencia de más de 20 años en diferentes áreas de los Recursos Humanos (Selección, Formación, Prevención de Riesgos Laborales, Gestión de Personal). Experiencia en Dpto de Dirección: Amplia visión de la empresa y los RRHH.