Nóminas
Ventajas de la gestión de nóminas online y cómo aplicarla
Te explicamos cómo aplicar la gestión de nóminas online en 6 pasos. Pero antes, te explicaremos todas sus ventajas. ¡Léenos en el blog!
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Ronny Navarrete
HR Consultant
26 de febrero, 2025
¿Estás harto de perder horas cada mes elaborando las nóminas de tu empresa? Seguro que sí. Como responsable de recursos humanos, tu tiempo es muy valioso y no puedes desperdiciarlo en tareas repetitivas y mecánicas. Por suerte, hoy en día existen soluciones sencillas que te permiten automatizar por completo la gestión de nóminas online.
Con ayuda de herramientas como nuestro software de RRHH, podrás optimizar tus procesos y evitar las incidencias en nóminas. Te contamos todos los detalles a continuación. ¡Sigue leyendo!
Ventajas de la gestión de nóminas online
La gestión de nóminas online te permite ahorrar mucho tiempo en su elaboración. Toda la información de tus empleados quedará centralizada en un solo lugar. Olvídate de revisar distintos documentos y actualiza los datos en tiempo real.
Pero estas son solo algunas de sus ventajas. Así que te contaremos el resto a continuación.
1. Base de datos compartida
Con una base de datos de empleados compartida, tienes toda la información de tus empleados en un solo lugar.
Con diferentes niveles de permisos, todos los empleados de RRHH podrán trabajar sobre esta información para generar y revisar las nóminas de tu empresa.
2. Automatización de nóminas
La automatización de nóminas te permite generar las nóminas de tus empleados en base a la información almacenada en tu software de RRHH.
Solo tienes que configurar los conceptos y los procesos de las nóminas. Una vez hecho, el sistema de gestión de nóminas online calculará automáticamente las nóminas aplicando los criterios establecidos, como los días trabajados, retenciones o pagos extra.
3. Firma de nómina digital
La firma digital de nómina permitirá firmar las nóminas a tus empleados a distancia, evitando tener que imprimirlas y firmarlas presencialmente. Todo un avance gracias a la gestión de nóminas online.
Esto supone un gran ahorro de tiempo y papel para tu departamento de RRHH. Tan solo tendrás que revisar las nóminas en la plataforma y comprobar que toda la información es correcta.
4. Encriptación de datos
Los datos de nómina almacenados en la nube están protegidos mediante encriptación. Esto significa que tu información está codificada para que nadie más pueda acceder a ella. De esta forma, evitarás todo tipo de pérdidas de información.
5. Comunicación más ágil
La gestión de nóminas online permite una comunicación más ágil entre los propios miembros del departamento de RRHH, y también con los empleados.
Al acceder a la información en la nube, los empleados pueden consultar sus nóminas, recibos de pago y certificados de retenciones desde cualquier lugar y en cualquier momento.
6. Optimización de procesos
Optimizar tus procesos de nómina te permitirá ahorrar tiempo y dinero en tu departamento de recursos humanos.
Al automatizar tareas repetitivas como el cálculo de conceptos, la generación de informes o el envío de nóminas, podrás centrarte en tareas de mayor valor añadido.
7. Acceso a informes de salarios
Los informes de salarios te permiten analizar la masa salarial de tu empresa y tomar decisiones estratégicas. Al usar una herramienta de nóminas online, tendrás acceso a reportes listos para usar que incluyen:
- Distribución de la masa salarial por áreas/departamentos.
- Evolución salarial por empleado.
- Análisis de aumentos y bonos.
- Comparativos salariales por puesto.
Con estos datos, podrás detectar necesidades de ajuste, prevenir problemas de brecha de género interna y planificar tus presupuestos de manera más eficiente.
¿Cómo aplicar la gestión de nóminas online?
Sabemos que quieres dejar de perder tiempo revisando documentos y automatizar la gestión de nóminas online. Así que te traemos los pasos a seguir para tenerla lista de forma fácil y rápida.
1. Instala tu software de RRHH
Una vez hayas elegido tu software de gestión de nóminas online, es hora de ponerlo en marcha. Para empezar, deberás instalar el software y crear tu cuenta. Selecciona una contraseña segura y configura la autenticación en dos pasos para mayor seguridad.
Para seguir, deberás asignar permisos a tu equipo según sus roles. Esto garantizará que solo aquellos autorizados puedan acceder a datos confidenciales y editarlos. Los permisos más comunes son:
- Administrador: tiene control total sobre la herramienta.
- Editor: puede editar empleados, conceptos y generar nóminas.
- Visualizador: solo puede ver la información, sin posibilidad de editar.
En caso de dudas, contacta con el servicio de atención al cliente para solventar cualquier dificultad que encuentres.
2. Importa tu base de datos de empleados
Una vez tengas tu software de gestión de nóminas online instalado, deberás importar tu base de datos de empleados para comenzar a gestionar tus nóminas de forma digital. Para ello, sigue estos pasos:
- Exporta tu base de datos de empleados desde tu sistema anterior a un archivo CSV o similar.
- En tu software de nóminas, busca la opción para importar empleados desde un archivo. Selecciona el archivo que exportaste.
- Comprueba que todos los datos se han importado correctamente. Corrige los errores antes de continuar.
Recuerda actualizar los datos de tus empleados siempre que haya algún cambio para que sus nóminas se generen de forma precisa. Y ya estarías listo para continuar.
3. Añade los datos de contratos y conceptos de nómina
Es hora de añadir los datos fundamentales para la gestión de nóminas online: contratos y conceptos de nómina. Los contratos contienen información básica de tus empleados como el salario, la jornada laboral o la categoría profesional.
Los conceptos de nómina son los diversos componentes que forman el salario de tus empleados. Retribución base, pluses, pagas extra, aportes de la empresa a la Seguridad Social, etc.
Configurar estos datos con precisión es crucial para generar nóminas correctas mes a mes. Una vez estén listos los diferentes tipos de contrato y los conceptos, podrás generar las prenóminas.
4. Configura el cálculo y la generación de prenóminas
Generar las prenóminas te permitirá obtener los cálculos de los totales a cobrar y validar que la información es correcta antes de generar las nóminas definitivas.
No te olvides de indicar la periodicidad de pago de cada concepto, ya sea mensual, trimestral o anual. Revisa que sean correctos los porcentajes de retención del IRPF y cotizaciones sociales que correspondan.
Por último, programa la generación automática de las prenóminas para una fecha determinada, generalmente unos días antes de final de mes. De esta forma, podrás revisar los cálculos, realizar ajustes en caso de ser necesario y validar que toda la información es correcta. Una vez validadas, ya puedes generar las nóminas definitivas.
5. Aprueba y envía las nóminas
Si todos los datos son correctos, es el momento de aprobar las nóminas. En este momento, ya estarás listo para el envío de nómina. Un proceso que también puedes programar.
Tus empleados podrán descargar sus recibos de nómina desde el portal de empleado o se los enviarás por correo electrónico.
Así que aprovecha las ventajas de la gestión de nóminas online.
6. Da la orden de pago bancario
Para acabar el proceso, deberás generar las órdenes de pago a los bancos designados por tus empleados.
Para emitir las órdenes de pago, verifica que los datos bancarios de tus empleados estén correctos en el sistema. Los números de cuenta, titulares, etc. deben coincidir para evitar retrasos o devoluciones.
También tendrás que generar un archivo de pago para las entidades bancarias, siguiendo sus especificaciones.
Firmar digitalmente cada archivo y cifrar los datos sensibles antes de enviarlo al banco garantizará la seguridad y validez del pago.
Seguir estos pasos te permitirá implementar con éxito la gestión de nóminas online en tu organización. Asegúrate de prestar atención a los detalles en cada fase y no dudes en contactar con el servicio de atención al cliente de tu proveedor ante cualquier duda.
¿Qué debe tener un buen software de nóminas online?
Un software de nóminas en línea eficaz es esencial para gestionar de manera eficiente las obligaciones laborales de una empresa. A continuación, se detallan las características fundamentales que debe poseer:
1. Gestión integral del ciclo laboral: debe permitir el alta y envío de datos de afiliación y contratación, seguimiento de incidencias como incapacidades temporales y ausencias, y realizar cálculos y simulaciones de nóminas, incluyendo atrasos, pagas extras y anticipos.
2. Actualización conforme a la legislación vigente: es crucial que el software se mantenga al día con las normativas laborales y fiscales para asegurar el cumplimiento legal y evitar sanciones.
3. Automatización de cálculos salariales: la herramienta debe automatizar procesos como retenciones de impuestos, cotizaciones a la Seguridad Social y pagos por vacaciones o bajas, reduciendo errores y optimizando el tiempo.
4. Integración con sistemas contables y bancarios: una integración fluida con otros sistemas de gestión empresarial facilita la transferencia de datos y mejora la eficiencia en los procesos financieros.
5. Accesibilidad en la nube: el acceso en línea permite gestionar la información desde cualquier lugar y dispositivo, ofreciendo flexibilidad y facilitando el teletrabajo.
6. Seguridad y protección de datos: es esencial que el software cumpla con el Reglamento General de Protección de Datos (RGPD), garantizando la confidencialidad y seguridad de la información personal de los empleados.
7. Generación de informes financieros: la capacidad de producir informes detallados sobre costos laborales, impuestos y otros aspectos financieros es vital para una toma de decisiones informada.
8. Conectividad con organismos oficiales: debe facilitar la comunicación y el envío de documentos a entidades como la Seguridad Social y la Agencia Tributaria, simplificando las obligaciones administrativas.
9. Facilidad de uso y soporte técnico: una interfaz intuitiva y un servicio de atención al cliente eficiente son fundamentales para resolver dudas y garantizar un uso óptimo del software.
10. Escalabilidad y personalización: el programa debe adaptarse al crecimiento de la empresa y permitir configuraciones específicas según las necesidades particulares de la organización.
¿Cómo escoger el software de gestión de nóminas online adecuado?
Seleccionar el software de gestión de nóminas en línea adecuado es crucial para garantizar una administración eficiente y conforme a la normativa vigente en tu empresa. A continuación, se detallan los pasos y consideraciones clave para tomar una decisión informada:
1. Evaluación de las necesidades específicas de tu empresa:
- Tamaño de la empresa: determina si el software es adecuado para la cantidad de empleados que gestionas.
- Sector de actividad: algunos sectores pueden requerir funcionalidades específicas debido a regulaciones particulares.
- Crecimiento proyectado: considera si el software puede adaptarse al crecimiento futuro de tu empresa.
2. Funcionalidades esenciales a considerar:
- Automatización de cálculos salariales: el software debe calcular automáticamente salarios, retenciones de impuestos y cotizaciones a la Seguridad Social, minimizando errores y ahorrando tiempo.
- Actualización conforme a la legislación vigente: es vital que el sistema se mantenga al día con los cambios normativos para garantizar el cumplimiento legal.
- Gestión integral del ciclo laboral: incluye desde la contratación hasta la desvinculación, abarcando incidencias como incapacidades temporales y ausencias.
- Generación de informes financieros: capacidad para producir reportes detallados sobre costos laborales, impuestos y otros aspectos financieros relevantes.
- Integración con otros sistemas: facilidad para conectarse con plataformas contables, bancarias y de recursos humanos, optimizando la transferencia de datos y la eficiencia operativa.
3. Consideraciones técnicas y de seguridad:
- Accesibilidad en la nube: permite gestionar la información desde cualquier lugar y dispositivo, ofreciendo flexibilidad y facilitando el teletrabajo.
- Seguridad y protección de datos: asegúrate de que el software cumpla con el Reglamento General de Protección de Datos (RGPD) y ofrezca medidas robustas de seguridad para proteger la información sensible de los empleados.
4. Evaluación del proveedor:
- Soporte técnico y formación: verifica la disponibilidad de asistencia técnica y recursos formativos para garantizar una implementación y uso efectivos del software.
- Reputación y experiencia: investiga la trayectoria del proveedor y busca opiniones de otros clientes para evaluar su fiabilidad y calidad de servicio.
5. Coste y escalabilidad:
- Estructura de precios: analiza si los costos se ajustan a tu presupuesto y si ofrecen una buena relación calidad-precio.
- Escalabilidad: considera si el software puede adaptarse a las necesidades cambiantes de tu empresa, especialmente en escenarios de crecimiento o diversificación.
Reduce tus incidencias en nóminas con Sesame HR
Con nuestro software de gestión de nóminas online, ahorrarás tiempo gracias a la información centralizada y los procesos automatizados. También reducirás tus incidencias en nóminas con Sesame HR.
Olvídate de perder tiempo revisando distintos documentos y centraliza toda la información en una sola vista. También podrás descargar las incidencias de nóminas en Excel, listas para enviar a tu asesor.
Súmate a la transformación digital y saca partido de todos las ventajas. No pierdas la oportunidad de optimizar uno de los procesos clave de tu departamento de RRHH. La gestión de nóminas online es la solución que necesitas para reducir incidencias y ganar en eficiencia. ¿A qué esperas para probar nuestro software de RRHH? ¡Regístrate y obtén una prueba de 14 días gratis!
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