25 de febrero, 2025

La ley de control horario fue una noticia muy conocida en lo que fue el año 2019. Sin embargo, desde hace un tiempo atrás comenzamos a evidenciar de qué manera se está actuando con las sanciones. En dicha ley se determinan algunas de las multas por incumplir control horario.

Debemos considerar que el incumplimiento del control horario de los trabajadores conlleva ciertas multas. En el primer semestre de la entrada en vigor de dicha ley, el 20% de las empresas que se inspeccionaron, fueron multadas. Esto, debido a ciertas irregularidades vinculadas con esta norma. A continuación, conoce los detalles sobre este tema.

¿Qué dice la ley sobre la multas por incumplir el control horario?

La ley de control horario podemos encontrarla dentro del Estatuto de los Trabajadores, específicamente en el artículo 34.9.

Mediante este texto, se regulan las relaciones laborales de los empleados por cuenta ajena en España, por otro lado, también se explican los detalles de la regulación en cuestión.

En resumen, se obliga a todas las organizaciones a realizar un registro diario que muestre la hora de inicio y finalización de la jornada laboral. Esto va dirigido a todos y a cada uno de los trabajadores.

Tal y como lo podemos ver en la guía oficial del registro de jornada del Ministerio de Trabajo, el control horario no es algo obligatorio en ciertas excepciones:

Penados en instituciones penitenciarias.
Altas direcciones.
Deportistas profesionales.
Empleados domésticos.
Empleados con diversidad funcional de centros especiales de empleo.
Artistas en espectáculos públicos.
Todo aquel abogado que se encuentre empleado en despachos de abogados, colectivos o individuales.
Cualquier otro tipo de empleado que sea declarado como relación laboral de carácter especial.

Al margen de todo lo mencionado anteriormente, el resto de empresas podrán recibir multas por incumplimiento de control horario.

Tal y como lo podemos leer en la aprobación de la ley, la meta principal se centra en:

“Regular el registro de jornada, a los efectos de garantizar el cumplimiento de los límites en materia de jornada, de crear un marco de seguridad jurídica tanto para las personas trabajadoras como para las empresas y de posibilitar el control por parte de la Inspección de Trabajo y Seguridad Social”.

Todo esto puede resumirse en combatir las horas extra que no son remuneradas y el abuso laboral en las empresas.

Más de 11.000 empresas han sido sancionadas

Desde la entrada en vigor del Real Decreto-Ley 8/2019, la Inspección de Trabajo y Seguridad Social ha intensificado las acciones para garantizar el cumplimiento de la normativa de control horario en España. Hasta la fecha, más de 11,000 empresas han sido sancionadas por incumplir la ley de control horario.

Las infracciones detectadas incluyen desde errores administrativos en el registro horario hasta la falsificación de datos o el impago de horas extras, prácticas que pueden considerarse muy graves. Esto comenzó a suceder luego de que se realizaran inspecciones de trabajo en las empresas, con el objetivo de observar si estaban cumpliendo con sus respectivas obligaciones.

No obstante, se había dicho que la administración solo podría dar aviso de posibles sanciones a las compañías que no cumplían con todos los requisitos.

Debido a que no podía multar por el incumplimiento hasta fin de año, ya que las organizaciones tenían la oportunidad de compensar los horarios hasta dicho momento.

Durante el primer semestre después de la entrada en vigor de la ley del control de horario, se realizaron un aproximado de 189 avisos de multa.

El número creciente de sanciones refleja la importancia de implementar sistemas adecuados de control horario, ya que las multas pueden oscilar entre los 70 y 225.018 euros, dependiendo de la gravedad de la infracción.

Además, algunas comunidades autónomas como Andalucía, Canarias y Cataluña han registrado un mayor porcentaje de incumplimientos, especialmente en sectores como el turismo y la agricultura, que tienen un elevado peso económico en estas regiones.

A partir del mes de septiembre, la administración afirmó que comenzaría a aplicar medidas mucho más estrictas y que el período de adaptación a la normativa ya había cesado.

El primer semestre, después de la implantación de la Ley de control horario, el total de sanciones arrojaban una cifra de 113 mil euros solo por el control horario.

Por otro lado, 1.15 millones de euros de expedientes por tiempo de trabajo. Posteriormente, en el año 2020 pusieron en marcha algunas campañas de control horario en las diversas comunidades autónomas.

Según datos recientes del Ministerio de Trabajo y Economía Social, durante el año 2023, se llevaron a cabo más de 30.000 inspecciones relacionadas con el control horario, y se impusieron multas a más de 5.000 empresas.

Las razones más comunes para estas sanciones incluyen la falta de un sistema de registro adecuado, el registro incompleto o incorrecto de las horas trabajadas, y la no disponibilidad de los registros cuando fueron solicitados por la inspección.

Estas cifras subrayan la necesidad de que las empresas se adapten a la legislación mediante herramientas digitales para el registro horario y la formación adecuada de sus equipos, reduciendo así el riesgo de sanciones

20 millones de euros en sanciones por incumplir la ley de control horario en 2024

En 2024, la Inspección de Trabajo y Seguridad Social en España impuso sanciones por un total de 20,19 millones de euros debido a infracciones relacionadas con el registro de jornadas laborales y la realización de horas extra no remuneradas, lo que representa un aumento del 8,78% respecto al año anterior.

Aunque no se especifica el número exacto de empresas sancionadas, se registraron 13.681 infracciones en materia de tiempo de trabajo y horas extraordinarias, afectando a 178.456 trabajadores.

Es importante destacar que, desde la implementación de la obligatoriedad del registro de la jornada laboral en 2019, las infracciones detectadas y las sanciones han incrementado significativamente. El Ministerio de Trabajo ha propuesto reforzar el registro de jornada, haciéndolo digital e inter operable, con el objetivo de garantizar un control más efectivo y reducir las horas extra no pagadas.

Además, se ha propuesto que las sanciones por incumplimiento del registro de jornada sean aplicadas de forma individual por cada trabajador afectado, con multas que pueden alcanzar hasta 10.000 euros por empleado, incrementando así su efecto disuasorio.

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¿Cuál es la multa por incumplimiento del control horario?

La responsabilidad obligatoria de llevar el registro de jornada laboral de los empleados no es un tema negociable. Por esta razón, su incumplimiento puede llevar a sufrir ciertas sanciones.

Incluso, desde que entró en vigor esta norma hasta finales del 2019, los inspectores de Trabajo abrieron un aproximado de 2.000 expedientes. Todos estos, vinculados exclusivamente con este tema. Estos datos fueron publicados por el Ministerio de Trabajo.

Por otro lado, cabe destacar que las sanciones por el incumplimiento de control horario varían de acuerdo al tamaño de la compañía. Aunque su facturación también influye en este tema.

No obstante, se han definido tres niveles de sanciones diferentes, modificados por el artículo 40 del Real Decreto Legislativo 5/2000, de 4 de agosto.

Sanciones muy graves

Este tipo de sanción podría ocurrir si la organización:

Las horas extra no se han abonado de manera adecuada o han sido remuneradas bajo otros conceptos salariales.
Se supera el máximo legal permitido de 80 horas extra anuales.
Falsificación deliberada de los registros de la jornada laboral.

Las multas por sanciones muy graves pueden oscilar entre 3.751 y 7.500 euros, según lo establecido en la Ley sobre Infracciones y Sanciones en el Orden Social (LISOS). Estas multas no solo representan una carga económica considerable para la empresa, sino que también pueden dañar gravemente su reputación.

Sanciones graves

Las sanciones graves son más comunes y se aplican a infracciones que, sin llegar a la gravedad máxima, todavía representan un incumplimiento importante de las obligaciones legales.

No comunicar a la Representación Legal de los Trabajadores la bolsa de horas extra que fueron realizadas por los empleados.
Horas extras o complementarias no computadas y/o pagadas.

Las multas por sanciones graves pueden variar entre 1.501 a 3.750 euros por empleado. Es importante destacar que, en caso de reincidencia, la cuantía de estas multas puede aumentar considerablemente.

Sanciones leves

Las sanciones leves van desde los 751 hasta los 1.500 euros. Son aplicadas, en su mayoría:

Errores administrativos en el registro de la jornada laboral
Pequeños retrasos en la presentación de los registros solicitados.
No poner a disposición de los empleados los informes desarrollados con el registro de horas.

Estas son las multas por control de horario más impuestas en la actualidad y de las que las empresas suelen enfrentarse.

¿Cuándo es obligatorio el control horario digital?

Desde el 12 de mayo de 2019, con la entrada en vigor del Real Decreto-ley 8/2019, todas las empresas en España están obligadas a llevar un registro diario de la jornada laboral de sus empleados, incluyendo la hora de inicio y finalización de la jornada.

Aunque inicialmente la normativa permitía diversos métodos de registro, como sistemas en papel o digitales, recientes desarrollos indican una tendencia hacia la obligatoriedad de sistemas digitales. El Ministerio de Trabajo y Economía Social ha propuesto reformas para 2025 como la ley de fichaje digital obligatorio que exigirán un registro horario digital y accesible de forma remota tanto para los trabajadores como para la Inspección de Trabajo y Seguridad Social. Estas medidas buscan garantizar la autenticidad y disponibilidad de los registros, reduciendo la posibilidad de manipulaciones.

Además, las empresas estarán obligadas a conservar estos registros durante cuatro años. El incumplimiento de esta normativa puede conllevar sanciones económicas que varían entre 750 y 10.000 euros por cada empleado afectado, dependiendo de la gravedad de la infracción.

Por lo tanto, aunque el registro de la jornada laboral es obligatorio desde 2019, se anticipa que, a partir de 2025, será necesario que este registro se realice mediante sistemas digitales que permitan un acceso remoto y seguro.

¿Cuánto tiempo hay que guardar el control horario?

Según la normativa laboral española, las empresas están obligadas a conservar los registros de la jornada laboral de sus empleados durante un período mínimo de cuatro años. Esta obligación se establece en el artículo 21 de la Ley sobre Infracciones y Sanciones en el Orden Social (LISOS), que considera infracción leve no mantener, durante dicho período, la documentación o los registros que acrediten el cumplimiento de las obligaciones en materia laboral.

Durante estos cuatro años, los registros deben estar disponibles para los trabajadores, sus representantes legales y la Inspección de Trabajo y Seguridad Social. Es fundamental que las empresas implementen un sistema de registro de jornada que garantice la precisión y accesibilidad de estos datos, ya que el incumplimiento de esta obligación puede conllevar sanciones económicas significativas.

Además, es importante destacar que, aunque la normativa no especifica un formato concreto para el registro de la jornada, se recomienda el uso de sistemas digitales que aseguren la integridad y disponibilidad de la información. Esto facilita tanto el cumplimiento de la normativa como la gestión interna de los recursos humanos.

¿Qué hacer si un trabajador no cumple con su horario?

Si un trabajador no cumple con su horario laboral, es fundamental abordar la situación de manera formal y justa para garantizar el cumplimiento de las normas de la empresa y mantener un ambiente laboral adecuado. A continuación, los pasos recomendados para gestionar esta situación:

Revisión de la situación

Es importante verificar el registro horario del empleado y analizar si existe una falta real en su asistencia o puntualidad. Es importante asegurarse de que los datos sean precisos.

Identificar las causas: Comprender las razones detrás del incumplimiento. Podrían ser problemas personales, falta de comprensión de las políticas o desmotivación.

Comunicación con el trabajador

Hablar directamente con el empleado para abordar la situación. Mantener un enfoque empático pero firme para explicar cómo su comportamiento afecta al equipo y la productividad. Además, es primordial reiterar la importancia de cumplir con los horarios establecidos, mencionando cualquier política interna aplicable.

Medidas correctivas

Si es la primera falta, es recomendable emitir una advertencia verbal o escrita. Documentar esta acción para referencia futura. Por otro lado, si el incumplimiento está relacionado con problemas organizativos o personales, ofrecer apoyo, como formación en gestión del tiempo o flexibilización temporal.

Sanciones disciplinarias

Si el incumplimiento persiste, es posible aplicar sanciones según lo estipulado en el convenio colectivo o la legislación laboral vigente. Las sanciones pueden incluir:

Suspensión de empleo y sueldo por un período definido.
Procedimientos para un despido disciplinario en casos graves o reiterados.

Prevención futura

Asegúrate de que todos los trabajadores comprendan las políticas de horario y las consecuencias del incumplimiento.

Además, es de vital importancia implementar sistemas de control horario efectivos para evitar malentendidos y registrar de manera precisa las horas de trabajo.

En todo caso, es fundamental seguir las normativas legales y los procedimientos establecidos en el convenio colectivo aplicable para evitar conflictos legales.

Importancia de cumplir con la normativa de control horario

Cumplir con la ley de control horario no solo evita sanciones, sino que también promueve una cultura de transparencia y confianza dentro de la empresa. Los registros de jornada precisos ayudan a asegurar que los empleados reciban una compensación justa por sus horas trabajadas y permiten a la empresa gestionar mejor los recursos humanos.

Además, en un entorno laboral cada vez más orientado a la flexibilidad y el teletrabajo, llevar un control horario adecuado puede facilitar la implementación de políticas de trabajo flexibles y asegurar el cumplimiento de los derechos laborales, incluso a distancia.

¿Cómo implementar un control horario eficaz y evitar multas?

Implementar un control horario eficaz es crucial para cumplir con la normativa vigente, evitar sanciones y mejorar la gestión del tiempo en la empresa. Aquí te dejo los pasos clave para lograrlo:

1. Conocer la normativa vigente

Como ya te he comentado, el Real Decreto-Ley 8/2019 establece la obligación de registrar la jornada laboral de todos los trabajadores. Esto incluye:

El registro de inicio y fin de cada jornada, sin importar el tipo de contrato.
Mantener estos registros durante al menos 4 años.
Ponerlos a disposición de los trabajadores, sindicatos o inspección de trabajo cuando sea necesario.

2. Implementar un sistema de control horario digital

Optar por herramientas digitales como Sesame HR facilita el registro y la gestión de horarios. Algunas ventajas son:

Automatización: registra entradas y salidas sin intervención manual.
Acceso remoto: permite fichar desde cualquier lugar (ideal para teletrabajo).
Conformidad legal: muchos softwares están diseñados para cumplir la normativa laboral española.

3. Definir políticas internas claras

Recuerda comunicar las normas de registro horario a todos los empleados. Además, establece procedimientos para fichar correctamente (digital o biométrico).

También es vital aclarar las consecuencias del incumplimiento, como advertencias o sanciones internas.

4. Capacitar a los trabajadores

Asegúrate de que todos comprendan cómo usar el sistema de fichaje y laa importancia de cumplir con el registro horario para evitar conflictos o sanciones.

5. Auditar y revisar los registros regularmente

Revisa los registros para identificar inconsistencias o incumplimientos. Así, podrás detectar posibles fraudes o errores en la recopilación de datos.

6. Evitar las multas más comunes

El incumplimiento puede generar multas leves o graves como ya te expliqué anteriormente. Las razones más comunes son:

No contar con un sistema de registro.
Tener registros incompletos o manipulados.
No conservar los datos durante 4 años.

Con estos pasos, puedes garantizar un control horario eficaz que no solo cumpla la ley, sino que también mejore la organización y transparencia en tu empresa.

Evita multas por incumplir la ley de control horario con Sesame HR

Para evitar sanciones por incumplir la normativa de control horario en España, es fundamental implementar un sistema de registro de jornada que cumpla con los requisitos legales. Sesame HR ofrece una solución integral que facilita este cumplimiento y aporta múltiples beneficios a las empresas.

Desde la entrada en vigor del Real Decreto-ley 8/2019, las empresas en España están obligadas a llevar un registro diario de la jornada laboral de sus empleados, incluyendo la hora de inicio y finalización de la jornada. Sesame HR proporciona una plataforma digital que automatiza este proceso, asegurando un registro preciso y conforme a la legislación vigente.

Además, la herramienta permite almacenar estos registros de manera segura durante el período obligatorio de cuatro años, facilitando su acceso en caso de inspecciones laborales.

Funciones destacadas de Sesame HR

Registro de entradas y salidas: los empleados pueden fichar con un solo clic desde diversos dispositivos, incluyendo smartphones, tablets y ordenadores, lo que simplifica el seguimiento de la jornada laboral.
Gestión de ausencias y vacaciones: la plataforma permite solicitar y aprobar permisos de manera eficiente, manteniendo un control detallado de las ausencias y garantizando una planificación óptima de los recursos humanos.
Informes personalizados: genera reportes detallados sobre el tiempo trabajado, horas extra y puntualidad, proporcionando información valiosa para la toma de decisiones y la optimización de procesos internos.
Integración con otros sistemas: Sesame HR se integra fácilmente con diferentes herramientas de nómina y gestión empresarial, permitiendo una sincronización fluida de datos y reduciendo la duplicidad de tareas administrativas.

Además de asegurar el cumplimiento legal, la implementación de Sesame HR contribuye a mejorar la eficiencia operativa y la satisfacción de los empleados. Al automatizar procesos y ofrecer una interfaz intuitiva, se minimizan los errores humanos y se optimiza la gestión del tiempo, lo que se traduce en un ambiente laboral más productivo y organizado.

Adoptar una solución como Sesame HR no solo ayuda a las empresas a cumplir con la normativa de control horario, evitando posibles sanciones, sino que también aporta herramientas efectivas para la gestión integral de los recursos humanos. Regístrate y obtén la prueba gratuita de de 14 días.

Profesional con amplia experiencia de más de 20 años en diferentes áreas de los Recursos Humanos (Selección, Formación, Prevención de Riesgos Laborales, Gestión de Personal). Experiencia en Dpto de Dirección: Amplia visión de la empresa y los RRHH.

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