Motivos por los que es conveniente la firma de nóminas por los empleados

27 de septiembre, 2021

Durante años, en el momento de entregar la nómina los trabajadores firmaban el documento. Sin embargo, la aparición de programas y app de nóminas hacen que cada vez sea menos frecuente la firma de nóminas de empleados Si antes se firmaba en el momento de recibir un cheque, o incluso el salario en efectivo, las transferencias bancarias y las nóminas digitales han eliminado este paso del proceso. Sin embargo, sigue siendo conveniente que los trabajadores firmen las nóminas y para ello, un software de preparación de nóminas y recursos humanos puede ahorrar mucho tiempo.

¿Es obligada la firma de nóminas de empleados?

Seguramente sea una de las preguntas más repetidas, tanto por los responsables de administración o RRHH encargados de enviar las nóminas a los trabajadores como por los propios empleados. No es obligatorio que el trabajador firme la nómina, lo que no significa que sea conveniente. Como hemos dicho, antiguamente la firma del trabajador era la prueba que certificaba que había recibido el pago por parte de la empresa, ya fuese en forma de cheque o en efectivo.

Sin embargo, la transferencia bancaria es válida para demostrar que el trabajador ha cobrado su nómina sin que sea necesario que la haya firmado. En caso de conflicto, la empresa puede presentar el justificante de la transferencia como prueba de que ha realizado el pago. Esto supone una descarga de las tareas administrativas, pues basta con entregar un duplicado de la nómina a cada empleado y no se necesita recoger la copia firmada. Sin embargo, la entrega firmada tiene ciertas ventajas en relación con lo sencillo que es firmar la nómina con una herramienta para firma digital como Sesame.

El desglose de la nómina

Una de las ventajas de recibir la nómina en mano es el acceso a la información relacionada con el sueldo desglosada de modo que el trabajador sepa qué está cobrando. Así, aparecen definidos entre otros el salario base que se percibe, las horas extras que se han trabajado, las gratificaciones extra o los complementos salariales de que disfrute el empleado o incluso el salario que pueda cobrar en especie.

Esto en relación a los devengos, porque también aparecen el detalle de las deducciones que aplican a la nómina. Todos los meses hay que hacer frente a una deducción por IRPF o Seguridad Social, por ejemplo las contingencias comunes o desempleo. A partir de la suma de los devengos y la resta de las deducciones se calcula el líquido a percibir. Recuerda que todo esto se puede calcular mediante una app de nóminas.

Gestión de las incidencias

Además de ver los diferentes aspectos a tener en cuenta en la nómina, el hecho de firmarlas cada mes también permite detectar cuanto antes problemas en las nóminas. Por mucho que utilices a los mejores ERP de nóminas, si introduces mal los datos habrás cometido un error. Por eso, siempre es preferible entregar en mano la nómina para hacer buscar una solución cuanto antes al problema.

Cuando se entregan por correo electrónico, el trabajador debe contestar al e-mail y esperar una nueva respuesta de la dirección de la empresa o del equipo de RRHH. Si se entrega en mano, los problemas se solucionan más rápido. Los responsables de la nómina pueden aclarar dudas más fácilmente, además de corregirla y tomar notas para evitar que el problema se repita en el futuro.

Menos inversión en recursos

La normativa es clara: si el trabajador no tiene medios para acceder a la nómina electrónica, la empresa se los deberá proporcionar. En empresas digitalizadas esto no es un problema, pero en otros sectores como puede ser la construcción los empleados no necesitan un ordenador para su día a día. Es cierto que a día de hoy prácticamente todo el mundo tiene un teléfono con acceso a internet, pero aun así entregar la nómina en papel reduce la inversión en equipos para que los empleados tengan acceso a las mismas.

Un programa de nóminas para pequeñas empresas ayudará a estas organizaciones a preparar las nóminas, a entregarlas y a su archivo una vez las firman los trabajadores. Muchas pymes van con el agua al cuello, y la inversión en medios para el acceso a la nómina eléctrica es un gasto evitable si se entregan en papel, recogiendo la firma de los empleados. Para ello, basta con aprovechar las reuniones de coordinación que se produzcan.

Almacenamiento de nóminas

Cuando el documento se entrega en papel y se produce la firma de nóminas de empleados, estos se quedan una copia. En la mayoría de casos, los trabajadores guardan una copia de la nómina y pueden comparar los datos con los de meses anteriores. Si en una primera revisión no han detectado errores o cambios respecto a nóminas anteriores, es posible que comparándolas en casa descubran un fallo y lo comuniquen cuanto antes a recursos humanos. Es una forma más de asegurarnos de que las nóminas están bien.

Como habrás comprobado, la firma de nóminas por empleados es recomendable. El hecho de que no sea obligatorio no significa que no sea ventajoso, tanto para la empresa que puede justificar su entrega a la plantilla como para los propios trabajadores. Es la mejor forma de detectar errores y subsanarlos cuanto antes. Además, se puede interpretar como un gesto de transparencia hacia unos empleados que siempre agradecerán saber cuándo recibirán la nómina y dejar constancia de ello.

Ricardo López

HR Payroll Specialist en Sesame HR | Web | + posts

Ricardo López ha forjado una carrera sólida en el ámbito de recursos humanos, destacándose en la administración de nóminas, gestión de relaciones laborales, y asesoramiento en el área de empleo. Su formación académica en derecho laboral y recursos humanos, combinada con su experiencia en empresas como Zeus - Smart Visual Data, Sesame HR, y Grupo Noa's, le ha permitido desarrollar una comprensión integral de la dinámica laboral y la gestión de personal.

Con una experiencia de más de 10 años, ha desarrollado una habilidad probada en la administración de beneficios, la documentación de recursos humanos, y la orientación laboral, Ricardo sigue contribuyendo al desarrollo eficiente y humano de las organizaciones en las que trabaja.

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