14 de junio, 2024

Muchos son los directivos de empresas que se preguntan si pueden y deben entregar las nóminas a sus trabajadores en papel o por correo electrónico. Ciertamente la legislación laboral en España no especifica a detalle en qué debe realizarse el envío de nóminas.

Pero, sí que establece que los empresarios están bajo la obligación de realizar el pago de las nóminas de sus trabajadores de manera puntual y responsable. En este sentido, cabe destacar que la entrega en papel no es necesaria, por lo que sí se puede enviar vía email.

Sin embargo, para cumplir con las normativas de protección de datos y obtener el consentimiento de los empleados, es crucial implementar un modelo de autorización adecuado.

Consejos para el envío de nóminas por correo

Sabemos que, para ahorrar mucho tiempo y dinero en tu compañía, lo más probable es que quieras enviar las nóminas vía email. Si este es tu caso, presta atención a los consejos que te indicaremos a continuación:

Informa a todos tus empleados de que vas a realizar el debido envío de nóminas en soporte digital. Esto lo puedes hacer vía correo electrónico, por videollamada o a través de una reunión presencial con el equipo.
Asegúrate de que posees un registro con todas las direcciones de correo electrónico de los empleados, bien sea personal o corporativo.
Asegura la confidencialidad y seguridad de los documentos por medio de una contraseña. En otras palabras, asegúrate de que los trabajadores deban introducir un código específico, como su Nro de DNI, por ejemplo, para poder descargar el archivo adjunto.
Recuerda que la entrega de las nóminas es una obligación por ley de los empleadores. En territorio español, el hecho de no brindar este documento a los trabajadores se considera como una infracción leve. Podría multarse por unos montos que oscilan entre los 60€ y los 625€. Además de esto, el trabajador puede interponer una denuncia ante la inspección de trabajo, o también solicitar judicialmente a la compañía que le aporten sus nóminas.
Cifrado de correos: asegúrate de que los correos electrónicos con las nóminas están cifrados para proteger la información durante la transmisión.
Protección con contraseña: los documentos adjuntos (nóminas) deben estar protegidos con una contraseña que solo el empleado conozca.
Confirmación de recepción: solicita confirmación de recepción para asegurarte de que los empleados han recibido sus nóminas.

👉 También es posible gestionar de una manera automatizada este proceso y, para esto, puedes apoyarte en un software de preparación de nóminas y recursos humanos como Sesame.

Se trata de un programa que contiene una base de datos donde se almacena toda la información de tus trabajadores. A través de esta misma base de datos, podrás tener la dirección de correo y, con otra funcionalidad, programar el envío de nóminas automáticamente. Si quieres probarlo, puedes pedir una demo aquí.

¿Se pueden entregar las nóminas en papel o correo electrónico?

La legislación laboral, por medio del artículo 29 del Estatuto de los Trabajadores, establece la obligación de realizar el pago de manera puntual y documental. Por lo tanto, no hay dudas sobre la obligación que recae sobre la empresa al momento de tener que entregar las nóminas a los trabajadores.

En cuanto a la existencia del papel, el Tribunal Supremo en la sentencia del 1 de diciembre del 2016, considera que no es necesario la entrega en papel. De esta manera, sí se pueden enviar por correo electrónico, siempre que el trabajador pueda ingresar a la misma a través de medios facilitados por la empresa. En otras palabras, que si la empresa le habilita un ordenador al empleado para que pueda disponer de las nóminas, éste puede ser un sistema válido.

En definitiva, si el convenio lo permite o si se llega a pactar entre los representantes de la empresa y los trabajadores, se pueden entregar las nóminas digitalmente. Siempre y cuando la empresa se asegure que los trabajadores cuenten con los medios de recepción.

Opción papel vs correo electrónico

Papel:
- Ventajas: algunas personas prefieren tener una copia física; puede ser más seguro en entornos con baja conectividad digital.
- Desventajas: mayor costo y tiempo de distribución; menos ecológico.
Correo electrónico:
- Ventajas: rápido, eficiente, y ecológico; permite acceso desde cualquier lugar.
- Desventajas: requiere medidas de seguridad robustas; depende de la conectividad y la tecnología.

Cabe destacar que, para que todo esté correcto y legal al cien por ciento, es recomendable contar con un documento firmado entre ambas partes. Nos referimos al empleado y al directivo de la empresa. Esto, con el fin de mantener un respaldo legal en donde se acepta la entrega y envío de la nómina vía correo electrónico.

Modelo de autorización de envío de nóminas

Como ya lo mencionamos anteriormente, para proceder al envío de nóminas vía correo electrónico, es recomendable contar con un modelo de autorización. Se trata de un documento en el que se expresa y se autoriza la entrega de las nóminas de manera digital. Esto le permitirá a tu empresa contar con la total autorización de tu empleado y así tramitar todo de manera legal.

Proceso para implementar el modelo

Diseño del formulario: crea un formulario que incluya todos los componentes clave mencionados anteriormente.
Distribución: distribuye el formulario a todos los empleados para que puedan revisarlo y firmarlo.
Recopilación: recoge los formularios firmados y archívalos adecuadamente.
Actualización: mantén los registros actualizados y revisa las autorizaciones regularmente para reflejar cualquier cambio.

Comunicación del proceso

Anuncio inicial: comunica a los empleados la implementación del envío de nóminas por correo electrónico y la necesidad de firmar la autorización.
Instrucciones claras: proporciona guías sobre cómo completar el formulario y a quién deben enviarlo.
Apoyo continuo: ofrece soporte durante la transición y responde a cualquier duda o preocupación que puedan tener los empleados.

En este sentido, podemos diseñar un documento que contenga distintos datos y que forme una solicitud de recibo de nómina. A continuación, podrás ver los datos que dicho documento debe tener para que sea válido:

Nombres y apellidos del empleado que recibirá la nómina vía correo.
Servicio o función que el empleado cumple en la organización.
DNI.
Dirección de correo electrónico.
Dirección de la empresa.
Fecha de emisión del documento.
Datos de la empresa.

👉 Estos son los datos o requisitos mínimos que debe de tener el documento para que cuente con la validez necesaria. Si decidiste realizar el envío de nóminas por correo electrónico, pero aún no sabes cómo hacerlo, te invitamos a que pruebes Sesame. Se trata de un software que gestiona todo el proceso necesario para que tus empleados reciban su nómina mensual en su email. El software de rrhh de Sesame te permitirá ahorrar mucho tiempo y dinero gracias a su tecnología avanzada y muy fácil de usar. ¡Pide ya tu demo gratuita!

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★★★★☆

Ricardo López

HR Payroll Specialist en Sesame HR | Web | + posts

Ricardo López ha forjado una carrera sólida en el ámbito de recursos humanos, destacándose en la administración de nóminas, gestión de relaciones laborales, y asesoramiento en el área de empleo. Su formación académica en derecho laboral y recursos humanos, combinada con su experiencia en empresas como Zeus - Smart Visual Data, Sesame HR, y Grupo Noa's, le ha permitido desarrollar una comprensión integral de la dinámica laboral y la gestión de personal.

Con una experiencia de más de 10 años, ha desarrollado una habilidad probada en la administración de beneficios, la documentación de recursos humanos, y la orientación laboral, Ricardo sigue contribuyendo al desarrollo eficiente y humano de las organizaciones en las que trabaja.

El modelo de autorización de envío de nóminas por correo electrónico

Consejos para el envío de nóminas por correo