México
Brasil
EEUU
Colombia
Chile
Costa Rica
Perú
España
Francia
Alemania
Reino Unido
Italia
Países Bajos
PortugalEvaluación de desempeño
La matriz de polivalencia en la empresa
La matriz de polivalencia y la evaluación del desempeño del trabajador
¿Necesitas ayuda?
Miguel Ángel Díaz
HR Consultant
3 de noviembre, 2022
¿Le sacas todo el partido posible a las evaluaciones de desempeño?
A menudo, limitamos su uso a un análisis del rendimiento del trabajador. Sin embargo, la evaluación de desempeño tiene otras muchas utilidades.
Por ejemplo, es clave a la hora de elaborar la matriz de polivalencia. Y eso es algo muy interesante.
Ten en cuenta que la polivalencia es clave para el futuro de la empresa. A corto, medio y largo plazo nos resultará imprescindible conocer qué trabajadores pueden desempeñar diferentes funciones.
Se trata de un aspecto clave para la retención y gestión de talento en la organización. Es algo que no podemos pasar por alto.
¿Qué es una matriz de polivalencia?
Si todavía no la conoces, se trata de una herramienta para medir y evaluar la versatilidad de los trabajadores.
Los resultados de la matriz nos facilitarán la toma de decisiones relacionadas con la polivalencia de nuestros equipos. En otras palabras, nos permite saber cómo desempeña diferentes tareas un mismo empleado.
Para ello, será esencial analizar sus competencias mediante la evaluación de desempeño. En base a los resultados obtenidos, podremos crear la matriz de polivalencia.
La idea es reflejar la relación entre requisitos del puesto y capacidades actuales de un grupo de empleados.
Así, sabrás quién está preparado para ocupar otro puesto en caso de necesidad, y quién no. A corto plazo, nos permite sobrellevar las bajas de los trabajadores.
Por ejemplo, cuando uno se pone enfermo. A medio y largo plazo, nos permite desarrollar planes de carrera. Por ejemplo, si sabes que en X años se jubila un empleado clave.
Cómo hacer la matriz de polivalencia
Realmente, hacer una matriz de polivalencia no es complicado. Todo será más fácil si cuentas con una buena base de datos de los trabajadores.
Además, necesitaremos la información sobre su rendimiento que nos revelará la evaluación de desempeño. Por eso, contar con un buen software de recursos humanos será clave.
Herramientas como Sesame HR nos permiten configurar una base de datos actualizada que incluya a todos nuestros empleados.
Además, contribuye de forma decisiva a la evaluación de desempeño. Sin ir más lejos, podemos utilizarla para configurar y distribuir las preguntas, además de volcar y analizar el resultado de la evaluación.
Comenzaremos la matriz de polivalencia con el análisis y descripción de los puestos de trabajo. Para ello, detallaremos las funciones y tareas que implican, la formación exigida o las habilidades y competencias clave.
También, estableceremos los niveles de polivalencia. Generalmente, son cinco aunque se pueden adaptar:
- Nivel 1: el trabajador no tiene los conocimientos/habilidades mínimos para un puesto
- Nivel 2: entrenamiento básico. El trabajador cuenta con los conocimientos/habilidades necesarias y los aplica
- Nivel 3: el trabajador cuenta con los conocimientos/habilidades necesarias y los aplica de forma satisfactoria. Necesita supervisión
- Nivel 4: el trabajador cuenta con los conocimientos/habilidades necesarias, se aplican satisfactoriamente y las tareas se completan en un plazo aceptable sin necesidad de supervisión
- Nivel 5: al nivel 4 se suma la capacidad de transmitir su conocimiento a otros trabajadores. Es un experto
A cada trabajador se le asigna un nivel en función de sus capacidades como polivalente. Así, es más fácil conocer su desempeño en determinada área. También es interesante añadir la variable de formación. Esto nos permitirá abordar las debilidades del trabajador, reforzando su polivalencia.
Matriz de polivalencia: cómo evaluar la polivalencia
Uno de los elementos clave de la matriz de polivalencia será el Indicador de Polivalencias del Personal (IPP).
Para completarlo, recurriremos una vez más a los resultados de la evaluación de desempeño. Como referencia tomaremos los cuatro niveles de polivalencia que hemos visto.
Para crear el IPP, haremos una tabla donde cada fila corresponda a una habilidad y cada columna a un empleado.
Las habilidades pueden dividirse en blandas y duras, puedes añadir una columna con la media del equipo y otra con la media esperada o el mínimo deseado.
A medida que llega la evaluación de desempeño, vamos agregando puntuaciones. Cruzaremos los datos para obtener el resultado, la polivalencia total del equipo. De este modo, conoceremos las aptitudes de la plantilla y su capacidad de asumir nuevas responsabilidades si es necesario.
Te puedes limitar a la tabla, o puedes volcar los datos en una matriz.
Para ello, crearemos un gráfico circular con las habilidades distribuidas alrededor de la circunferencia. En su interior estarán los 5 niveles. De este modo, verás con gran precisión qué trabajadores son más polivalentes.
Una vez tenemos la representación gráfica de la matriz de polivalencia, procedemos a analizar los resultados obtenidos.
A partir de los mismos podemos desarrollar los planes de carrera, asignar nuevas responsabilidades, introducir programas de formación, designar mentores, etc.
Cómo fomentar la polivalencia en la organización
En caso de no haber obtenido los resultados esperados, tendremos que impulsar la polivalencia en la organización.
Para ello, podemos seguir una serie de trucos o estrategias que nos ayudarán a fomentar la flexibilidad entre nuestros trabajadores:
- Identifica aquellas tareas que solo puede hacer un mínimo de personas… y aquellas que pueden completar los trabajadores de otras áreas o departamentos
- Diseña planes de formación para ampliar el número de personas que pueden completar estas tareas exclusivas
- Redacta un manual de procedimientos laborales, donde se incluyan los protocolos o indicaciones técnicas para facilitar la realización de diferentes tareas. Así, minimizamos el problema de la exclusividad
- Utiliza la polivalencia como criterio de selección y/o promoción interna. Cuando incorpores nuevos trabajadores, asegúrate de que pueden desempeñar diferentes funciones en la empresa
- La polivalencia puede ser una categoría laboral. Crea nuevas categorías para incluir a los empleados polivalentes
- Bonificaciones o incentivos económicos a la polivalencia laboral. Un plus complementario en la nómina para estimular la formación que facilite la polivalencia en la organización
¿Quieres saber más sobre la matriz de polivalencia? Descubre los contenidos relacionados en el blog de Sesame HR.
Profesional con amplia experiencia de más de 20 años en diferentes áreas de los Recursos Humanos (Selección, Formación, Prevención de Riesgos Laborales, Gestión de Personal). Experiencia en Dpto de Dirección: Amplia visión de la empresa y los RRHH.
¿Necesitas ayuda?
Soy Alba Gijón, consultora de
Recursos Humanos en Sesame HR. Reserva una reunión con mi equipo para ayudarte.
