11 de enero, 2022

El manual de bienvenida de una empresa, en teoría, es su carta de presentación. El departamento de RRHH debe considerar ciertos aspectos para que esta guía sea útil, original y efectiva. Desde dicho departamento deben preparar este manual y preocuparse porque sea excelente en todos los sentidos.

En él, básicamente, deben sentar las bases de una buena relación entre los trabajadores y la empresa. Dicho documento le dará una primera impresión de la organización al trabajador que recién se incorpora.

Si aún no estás al tanto de cómo se realiza este documento, no te preocupes, realmente no es tarea difícil. Con la ayuda de un software de onboarding para empresas, como Sesame HR, por ejemplo, podrás elaborarlo rápidamente.

¿Qué es el manual de bienvenida de una empresa?

El manual de bienvenida de una empresa es una guía para nuevos talentos que recién están ingresando a la organización. Dicho documento contiene información útil sobre la empresa a la que se están incorporando y su objetivo es optimizar una rápida adaptación a la compañía.

Básicamente, se trata de un elemento clave para incorporar eficientemente a los nuevos empleados.

El manual de bienvenida de una empresa debe ser una guía que facilite la adaptación a la empresa de los nuevos empleados. Un documento en el que se puedan anexar a detalle todos los apartados imprescindibles. Esto te permitirá dejar claro todos los objetivos que los empleados deban tener al entrar a la compañía.

Objetivos esenciales

Los diversos objetivos de un manual de bienvenida se pueden resumir en uno solo: fomentar la motivación laboral del nuevo empleado. El primer día de trabajo en una compañía puede ser algo incómodo y hasta abrumador.

Sin embargo, si el nuevo talento recibe una eficiente acogida, sus ganas de comenzar a producir aumentarán considerablemente. Para cumplir con este importante objetivo, el manual de bienvenida debe establecerse de la siguiente manera:

Brindar una visión general de la empresa.
Detallar y explicar las funciones del trabajador, así como sus objetivos.
Especificar las funciones y los objetivos de los diferentes compañeros de trabajo.

En este sentido, realizar el manual de bienvenida te permitirá tener una buena relación con el nuevo empleado desde sus inicios en la empresa.

En teoría, este manual forma parte de lo que es el proceso de onboarding. Ten en cuenta que, dicho proceso, de manera general, tiene por objetivo hacer sentir cómodo y bien recibido al empleado en la empresa.

¿Por qué es importante un manual de bienvenida en las empresas?

El manual de bienvenida en una empresa desempeña un papel fundamental en el proceso de integración y acogida de nuevos empleados. Su importancia radica en varios aspectos clave que benefician tanto a la organización como a los trabajadores.

Estos son algunos de los principales beneficios de contar con un manual de bienvenida:

Orientación y claridad: el manual proporciona una guía clara sobre la estructura organizativa, cultura empresarial, políticas y procedimientos internos, lo que ayuda a los nuevos empleados a comprender rápidamente su entorno de trabajo y sus responsabilidades.
Facilita la adaptación: al proporcionar información detallada sobre la empresa y sus objetivos, el manual de bienvenida ayuda a los nuevos empleados a adaptarse más fácilmente a su nuevo entorno laboral.
Transmite valores y expectativas: el manual de bienvenida es una herramienta efectiva para comunicar los valores, misión y visión de la empresa, así como las expectativas de desempeño y comportamiento.
Mejora la eficiencia y productividad laboral: al proporcionar información clara y concisa sobre los procesos internos y las herramientas disponibles, el manual de bienvenida ayuda a los nuevos empleados a familiarizarse rápidamente con su trabajo y a desempeñarse de manera más eficiente.

En resumen, un manual de bienvenida bien elaborado es una herramienta de gran valor para promover una integración exitosa de nuevos empleados.

¿Qué elementos mínimos debe tener un manual de bienvenida para empleados?

Cada compañía organiza y elabora su manual en función de sus propias necesidades. Pero existen algunos aspectos que no deberían faltar para brindar toda la información y los datos necesarios para cumplir con los objetivos marcados.

Proporcionar un organigrama de empresa.
Historia.
Filosofía y objetivos de la empresa.
Planos de la oficina o la empresa en general (si es necesario).
Descripción del departamento al que pertenecerá el nuevo talento. Se debe anexar una presentación completa del equipo de trabajo y mostrar cuáles son sus objetivos.
Enumeración de las obligaciones y los derechos legales de los que goza el trabajador.
Descripción de las funciones del puesto de trabajo y sus características. En este punto, se incluirán diversos aspectos como: los días de vacaciones, el horario a cumplir, los beneficios sociales, entre otros.
En el caso de contar con softwares de control horario o de accesos, se deben incluir las claves correspondientes.

¿Cómo se hace un manual de bienvenida de una empresa?

La elaboración del manual de bienvenida en una empresa requiere atención a diversos aspectos para garantizar su efectividad y utilidad.

Te traemos las recomendaciones clave para la elaboración de un manual que facilite la adaptación y el éxito de tus nuevos miembros del equipo:

1. Sé directo y preciso

Múltiples empresas cometen un error frecuente en sus manuales, y es que los hacen demasiado largos y aburridos. El resultado de esto, es que los empleados lo meten en un cajón y se olvidan de él.

Debes asegurarte de incluir solo lo que es necesario. Mantén el estilo sencillo, pero directo y evita repeticiones molestas. Tus nuevos empleados lo sabrán agradecer.

2. Hazlo personal

Toda persona que recién ingresa a una empresa espera sentirse especial y es importante que realices un esfuerzo para lograrlo.

Para esto, puedes escribir el nombre de la persona al inicio del manual de bienvenida, incluir una carta elaborada por el director de la compañía, etcétera. La idea es que hagas sentir especial al empleado.

3. Resume y explica la historia de la empresa

Es esencial que los empleados conozcan la historia de la compañía. Deben estar al tanto de sus fundadores, las particularidades de la organización y su cultura empresarial.

Los empleados deben sentirse identificados con el proyecto en general y sentir que verdaderamente pertenecen a la empresa.

4. Incluye ejemplos y casos prácticos

Para una comprensión más profunda, considera incluir ejemplos prácticos que ilustren los conceptos y procesos descritos en el manual de bienvenida.

Esto ayuda a los empleados a visualizar cómo aplicar la información en su trabajo diario y facilita su aprendizaje y adaptación.

5. Ofrece recursos adicionales

Además del manual, proporciona enlaces o referencias a recursos adicionales, como documentos electrónicos, videos instructivos o páginas web relevantes.

Esto permite a los empleados profundizar en temas específicos según sus necesidades y facilita su autoaprendizaje durante el proceso de incorporación.

6. Solicita retroalimentación

Una vez que los empleados hayan tenido la oportunidad de revisar el manual, solicita su retroalimentación con una breve encuesta de clima laboral.

Esto te permitirá identificar áreas de mejora y hacer ajustes según las necesidades y expectativas del equipo.

En definitiva, crear un manual de bienvenida de una empresa te permite compenetrarte de una mejor manera con el nuevo empleado.

En este sentido, dicho trabajador podrá sentirse a gusto donde se encuentra y comenzar a trabajar con el máximo de productividad. Algo que traerá beneficios en los resultados que le demuestre a la compañía.

Automatiza el proceso de onboarding con software

Si quieres llevar este proceso a otro nivel, utiliza software especializado en la gestión de procesos de onboarding para empleados, como Sesame HR.

Nuestras herramientas te permitirán automatizar parte del proceso, desde la planificación de la bienvenida hasta la comunicación del manual final.

La automatización te ahorrará tiempo y reducirá la posibilidad de errores, garantizando que el manual se entregue de manera oportuna y consistente a cada nuevo empleado.

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Iris Serrador

People Partner en Sesame HR | Web | + posts

Orientada al cliente tanto interno como externo, especializada en la definición e implantación de las políticas de RRHH y en la gestión, selección y retención del talento. Capacidad de liderazgo, comunicación, negociación, organización y coordinación de equipos. Experiencia de más de 12 años en Recursos Humanos.

Qué no puede faltar en el manual de bienvenida de una empresa