18 de febrero, 2025

El control horario de los trabajadores ha sido una cuestión clave en la gestión empresarial, especialmente con las recientes reformas legales. Pero… ¿hay novedades en la ley de control horario?

En 2025, se han introducido varias novedades que buscan adaptarse a las nuevas realidades laborales y mejorar la eficiencia en el control del tiempo de trabajo. A continuación, te contamos todo lo que necesitas saber sobre estas novedades y cómo afectan a tu empresa.

Novedades en la ley de control horario laboral en 2025

La reforma laboral introducida en 2024 buscan hacer más transparente y efectivo el control horario de los trabajadores. Las principales novedades se centran en:

Implementación obligatoria de sistemas digitales

El Real Decreto-ley 5/2024 establece que todas las empresas, independientemente de su tamaño, deben implementar un sistema digital para el registro de la jornada laboral. Esta medida pretende reducir la manipulación de datos y asegurar una mayor precisión en los registros.

Flexibilidad horaria y teletrabajo

Con el aumento del teletrabajo, la normativa se ha adaptado para incluir modalidades flexibles de control horario. Se permite que los trabajadores remotos registren su jornada a través de aplicaciones móviles o software especializado, facilitando así la conciliación laboral y personal.

Acceso y transparencia para los trabajadores

Los trabajadores tendrán derecho a acceder en tiempo real a sus propios registros horarios. Esta medida fomenta la transparencia y permite a los empleados verificar el cumplimiento de sus jornadas de trabajo, evitando así abusos o errores.

Nuevas obligaciones de conservación de registros

Las empresas deben conservar los registros horarios durante un período mínimo de cuatro años. Este cambio amplía el plazo anterior y refuerza la necesidad de contar con sistemas de almacenamiento seguros y eficientes.

👉 Así pues, tenemos que aplicar la nueva ley de control horario, o nos arriesgamos a diversas sanciones. Si quieres conocer a fondo esta nueva ley, también puedes descargar esta guía que Sesame HR ha preparado para ti.

¿Cuándo entra en vigor la nueva ley del horario laboral?

La nueva ley que reduce la jornada laboral en España a 37,5 horas semanales fue aprobada por el Consejo de Ministros el 5 de febrero de 2025. Sin embargo, para su implementación definitiva, aún debe ser debatida y votada en el Congreso de los Diputados. Se prevé que esta medida entre en vigor antes del 31 de diciembre de 2025, otorgando a las empresas un período de adaptación para ajustar sus sistemas y procesos a la nueva normativa.

Además, con la reducción de la jornada laboral, las empresas estarán obligadas a implementar un registro horario digital que permita a la Inspección de Trabajo acceder de forma remota. Esta medida busca garantizar el cumplimiento efectivo de la nueva jornada laboral y mejorar la transparencia en el control horario.

Es importante destacar que, aunque la ley ha sido aprobada en el Consejo de Ministros, su aplicación efectiva depende de su aprobación en el Congreso y de la publicación de las disposiciones reglamentarias correspondientes. Por lo tanto, las empresas deben mantenerse informadas sobre los avances legislativos y preparar sus sistemas internos para cumplir con las nuevas exigencias en materia de jornada laboral y control horario.

¿Qué dice la nueva ley de fichaje digital?

La nueva ley de fichaje digital representa un avance significativo en la regulación de las condiciones laborales y busca garantizar una mayor transparencia en el registro de la jornada laboral. Su principal objetivo es eliminar los registros manuales y establecer un sistema digital obligatorio para todas las empresas, independientemente de su tamaño o sector.

Obligatorio el registro digital: se prohíbe el uso de registros en papel, imponiendo la utilización de sistemas digitales para el registro de la jornada laboral.
Acceso en tiempo real: los trabajadores, representantes sindicales e inspectores laborales deberán tener acceso en tiempo real a los registros de jornada.
Almacenamiento seguro: las empresas estarán obligadas a conservar los registros durante un mínimo de cuatro años y garantizar su seguridad.
Automatización del proceso: el registro de horas deberá ser automatizado para evitar errores y manipulaciones.

¿Es ilegal fichar con Excel ahora?

No, no es ilegal fichar con Excel en sí mismo. El problema radica en que Excel es una herramienta de cálculo y no un sistema diseñado específicamente para el control horario laboral.

La nueva ley de fichaje digital establece que el registro de la jornada laboral debe realizarse mediante medios digitales. Esto implica que el sistema utilizado debe cumplir con ciertos requisitos, como:

Automatización: el registro debe ser automático y no manual.
Inmutabilidad: los registros deben ser inalterables una vez realizados.
Acceso en tiempo real: los trabajadores, representantes sindicales e inspectores deben poder acceder a los registros en cualquier momento.

¿Por qué Excel no cumple con estos requisitos?

Facilidad de manipulación: las hojas de cálculo de Excel pueden ser modificadas fácilmente, lo que puede llevar a registros inexactos o fraudulentos.
Falta de automatización: el registro de horas en Excel suele ser un proceso manual, lo que aumenta el margen de error.
Dificultad para garantizar la inmutabilidad: aunque existen medidas para proteger las hojas de cálculo, siempre existe el riesgo de que sean alteradas.

Si bien no existe una prohibición expresa del uso de Excel para el registro de la jornada laboral, su utilización no es recomendable debido a las limitaciones mencionadas anteriormente. Es altamente probable que las inspecciones de trabajo consideren que el uso de Excel no cumple con los requisitos de la nueva ley.

¿Cómo será el acceso de los inspectores de trabajo al registro horario?

Con la implementación de la nueva ley que reduce la jornada laboral en España a 37,5 horas semanales, se establecerá la obligatoriedad de un registro horario digital y telemático.

Este sistema permitirá a la Inspección de Trabajo y Seguridad Social acceder de manera remota y en tiempo real a los registros de jornada de las empresas, facilitando la supervisión y asegurando el cumplimiento de la normativa laboral.

El acceso remoto por parte de los inspectores implica que podrán revisar los registros de horas trabajadas sin necesidad de personarse físicamente en las instalaciones de la empresa. Para cumplir con esta exigencia, las empresas deberán implementar sistemas de registro horario digitales que sean interoperables y que garanticen la integridad y transparencia de los datos.

Además, se prevé un endurecimiento de las sanciones para aquellas empresas que no cumplan con la implementación de este sistema de registro digital o que presenten irregularidades en los registros de jornada. Las multas podrán alcanzar hasta 10.000 euros por cada trabajador afectado.

Es fundamental que las empresas se preparen para esta transición hacia sistemas digitales de registro horario, asegurando que sus plataformas cumplan con los requisitos establecidos por la nueva normativa y permitan el acceso remoto por parte de la Inspección de Trabajo.

¿Es legal o ilegal tener un sistema de fichaje biométrico en la empresa?

La implementación de sistemas de fichaje biométrico en las empresas españolas ha sido objeto de debate en los últimos años debido a preocupaciones relacionadas con la privacidad y la protección de datos personales.

En noviembre de 2023, el Comité Europeo de Protección de Datos (CEPD) emitió directrices que consideran excesivo el uso de datos biométricos, como huellas dactilares o reconocimiento facial, para el control horario laboral, argumentando que no se cumplen los requisitos de interés o seguridad pública general. Como resultado, se instó a las empresas a cesar el uso de estos sistemas de forma inmediata para evitar posibles sanciones.

En consonancia con estas directrices, la Agencia Española de Protección de Datos (AEPD) publicó la «Guía sobre tratamientos de control de presencia mediante sistemas biométricos», donde se establecen los criterios para la utilización de la biometría en el control de acceso y presencia laboral.

La guía enfatiza que la implementación de sistemas biométricos debe cumplir estrictamente con el Reglamento General de Protección de Datos (RGPD) y que, en la mayoría de los casos, su uso para el control horario no está justificado debido a su naturaleza invasiva y al tratamiento de datos sensibles.

Además, recientes resoluciones han reforzado esta postura. Por ejemplo, en enero de 2025, el Ayuntamiento de Marbella fue obligado a retirar los sistemas de control biométrico de presencialidad tras una reclamación del Sindicato de Empleados Públicos de Málaga, al considerarse que estos sistemas violaban las directrices europeas y nacionales de protección de datos.

Por lo tanto, aunque la legislación no prohíbe explícitamente el uso de sistemas de fichaje biométrico, su implementación se considera, en la mayoría de los casos, desproporcionada y contraria a las normativas de protección de datos vigentes. Las empresas que continúen utilizando estos sistemas podrían enfrentarse a sanciones significativas. Se recomienda optar por métodos de control horario menos invasivos que garanticen el cumplimiento de la normativa y protejan la privacidad de los empleados.

¿En qué consiste la propuesta de reducción de jornada laboral a 37,5 horas?

La propuesta de reducción de jornada laboral a 37,5 horas es una iniciativa gubernamental que busca disminuir el número de horas semanales trabajadas. El objetivo principal es mejorar la conciliación de la vida laboral y personal, así como aumentar la productividad y el bienestar de los trabajadores.

¿Qué implica esta reducción?

Menos horas de trabajo a la semana: en lugar de las 40 horas semanales habituales, los trabajadores disfrutarían de 38,5 horas de trabajo a la semana.
Mayor tiempo libre: esta reducción de la jornada laboral se traduce en más tiempo libre para los trabajadores, lo que podría destinarse a actividades personales, familiares o de formación.
Impulso a la economía: se espera que esta medida tenga un impacto positivo en la economía, al fomentar el consumo y generar nuevos empleos.

¿Cuáles son los beneficios esperados?

Mejor conciliación laboral y familiar: los trabajadores podrán dedicar más tiempo a sus familias y a su vida personal, lo que puede reducir el estrés y mejorar su calidad de vida.
Aumento de la productividad: estudios demuestran que una jornada laboral más corta puede aumentar la productividad, al reducir la fatiga y mejorar la concentración de los trabajadores.
Creación de empleo: la reducción de la jornada laboral podría generar nuevos empleos, al necesitarse más personas para cubrir las mismas tareas en menos horas.
Mayor bienestar: un mejor equilibrio entre la vida laboral y personal puede contribuir a una mayor salud mental y física de los trabajadores.

¿Cuáles son los desafíos?

Impacto en las empresas: la adaptación a una jornada laboral más corta puede suponer un desafío para las empresas, que deberán reorganizar sus procesos y, en algunos casos, contratar a más personal.
Reducción de salarios: existe la preocupación de que la reducción de la jornada laboral pueda ir acompañada de una reducción salarial, lo que compensaría el aumento del tiempo libre.
Impacto en la economía: algunos expertos advierten que una reducción generalizada de la jornada laboral podría tener un impacto negativo en la economía, al disminuir la producción.

¿Qué ha sucedido con esta propuesta?

La propuesta de reducción de la jornada laboral ha generado un amplio debate en España, con opiniones a favor y en contra. En un principio, se planteó una reducción gradual, pasando de 40 a 38,5 horas en 2024 y a 37,5 horas en 2025. Sin embargo, la implementación de esta medida ha experimentado algunos retrasos y modificaciones, especialmente dada por la diferencia de opinión entre los sindicatos y las empresas.

¿Qué dicen los sindicatos?

Los sindicatos, en general, apoyan firmemente la reducción de la jornada laboral. Argumentan que esta medida traerá consigo numerosos beneficios para los trabajadores, como:

Mejor conciliación laboral y familiar: permitirá a los trabajadores dedicar más tiempo a sus familias y actividades personales.
Mayor bienestar: reducirá el estrés laboral y mejorará la salud física y mental de los trabajadores.
Aumento de la productividad: un estudio reciente sugiere que una jornada laboral más corta puede aumentar la productividad.
Democratización del tiempo: consideran que el tiempo libre es un derecho fundamental y que esta medida contribuirá a una distribución más equitativa del mismo.

¿Qué dicen las empresas?

Por su parte, las empresas muestran una postura más dividida. Mientras algunas ven oportunidades en esta medida, otras expresan preocupaciones.

Algunas empresas ven en la reducción de la jornada laboral una oportunidad para mejorar la productividad y atraer y retener talento. Por otro lado, otras empresas expresan preocupaciones sobre aumento de costes, pérdida de competitividad o dificultad en su implementación.

Sanciones por incumplir la ley de control horario

Sean o no novedades en el control horario, las sanciones siguen vigentes e incluso se han incrementado. En función de la gravedad de la infracción, hay tres niveles de sanción.

Ten en cuenta que se aplican tanto al trabajo presencial como al teletrabajo. Incumplir la ley de control horario puede suponer una de estas sanciones.

Estos son los tres niveles de multas por control horario y los motivos de sanción:

Multas leves: oscilaban entre los 60 y 635 euros, y pasan a los 70 y 750 euros. Estas sanciones se aplican principalmente en casos de descuidos ocasionales sin intención de fraude. Por ejemplo, por incumplir el deber de informar al trabajador sobre las horas trabajadas. También, cuando la empresa se niega a compartir el registro de control horario con la plantilla o sus representantes legales.
Multas graves: iban de los 625 a 6.250 euros. Ahora van desde los 751 hasta los 7.500 euros. Están relacionadas con errores en el registro de control horario o el no cómputo -e impago- de horas extras. También puede ser infracción grave la falta de comunicación de horas extras a los representantes legales de la plantilla.
Multas muy graves: antes podían alcanzar los 187.515 euros, y ahora los 225.018 euros, además de posibles repercusiones legales adicionales para la empresa. Las infracciones muy graves incluyen la falsificación de registros o la repetida negativa a cumplir con la normativa. También, están relacionadas con vulneraciones de las horas extras, como aumentarlas sin actualizar el contrato o superar el máximo legal de 80 horas extras.

Sanciones por incumplir el control horario en 2024

En 2024, la Inspección de Trabajo y Seguridad Social de España impuso sanciones por un total de 20,2 millones de euros a empresas que incumplieron la normativa sobre registro de jornada laboral y control horario, lo que representa un incremento del 9% respecto al año anterior.

Durante ese año, se detectaron 1.869 infracciones relacionadas con el control horario, afectando a 21.649 trabajadores. Estas infracciones resultaron en sanciones que sumaron aproximadamente 2,99 millones de euros.

Estas cifras reflejan el esfuerzo continuo de las autoridades laborales para garantizar el cumplimiento de la normativa y la necesidad de evitar una sanción de este tipo en las empresas.

¿Cómo cumplir con la nueva ley de control horario?

Una de las principales novedades de 2025 es la promoción del uso de software especializado para el control horario. Estas herramientas no solo aseguran el cumplimiento de la normativa, sino que también ofrecen numerosas ventajas para la gestión empresarial.

Soluciones como Sesame HR, facilitan a Recursos Humanos el control horario de los trabajadores. También, estos pueden acceder en tiempo real a la información sobre horas trabajadas.

Habitualmente, las empresas cuentan con una consola o un ordenador donde se ficha. Contar con un software de control horario permite fichar desde cualquier lugar. Podemos hacerlo en este espacio dedicado para ello.

👉 Hoy en día, también podemos fichar desde el móvil a través de WhatsApp gracias a Sesame HR. Sin duda, la forma más fácil para fichar en tu empresa. ¿Te animas a probarlo?

Así, un empleado que trabaja en remoto puede fichar el inicio y el fin de la jornada laboral. Incluso trabajadores como los comerciales pueden fichar sin tener que pasar por la oficina. Pueden iniciar la jornada laboral cuando salen de casa, ahorrándose desplazamientos innecesarios.

El trabajador conoce las horas trabajadas en todo momento. Así, también es más fácil gestionar el horario flexible en la empresa o la bolsa de horas extra.

Además, el fichar con geolocalización nos ayuda a prevenir el fraude. Podemos saber en todo momento desde dónde fichan nuestros empleados.

Una herramienta de este tipo nos ayuda no sólo a cumplir con la nueva ley de control horario sino también a almacenar los datos de control horario. Como indica la norma, tenemos que conservarlos durante 4 años.

En este periodo, habrá que facilitar la información a empleados, representantes legales o la Inspección de Trabajo. Ya hemos dicho que los primeros pueden acceder a la misma desde la aplicación.

El fin de las hojas de firmas con la nueva ley de control horario

Volvamos a las tradicionales hojas de firmas. Durante mucho tiempo, el control horario se ha gestionado con las firmas del trabajador al comenzar y acabar su jornada.

Sin embargo, las hojas de firmas no son un mecanismo fácilmente recuperable ni consultable. Si en tu empresa todavía las utilizáis, podríais tener problemas a la hora de archivarlos y localizarlos.

Precisamente, la fiabilidad es uno de los objetivos de la nueva ley de control horario. Pretende obtener información real sobre las horas trabajadas por los trabajadores. De este modo, se evitarán abusos por parte de los empresarios o fraudes.

👉 Por todo ello, es preferible cambiar las hojas de firmas por un software de control horario. ¿Te animas a probar el cambio? Descubre Sesame HR en tan solo 20 minutos con nuestro webinar creado especialmente para ti.

Ventajas de abandonar las hojas de firmas

Las tradicionales hojas de firmas están siendo reemplazadas por sistemas digitales más eficientes y seguros. Esta transición no solo es una exigencia legal, sino también una oportunidad para modernizar los procesos internos de la empresa.

Reducción de papeleo. Digitalizar los registros elimina la necesidad de almacenar y gestionar grandes cantidades de papel.
Mayor seguridad. Los datos digitales son más difíciles de manipular y pueden protegerse con medidas de seguridad avanzadas.
Eficiencia en la auditoría. Los registros digitales facilitan las auditorías internas y externas, asegurando un cumplimiento normativo más transparente y verificable.

La nueva ley de control horario en 2025 representa un paso importante hacia la modernización y transparencia en la gestión laboral. Implementar un software de registro de jornada no solo garantiza el cumplimiento de la normativa, sino que también aporta múltiples beneficios para la eficiencia y seguridad de tu empresa.

Adaptarse a estos cambios puede parecer un reto, pero con la información y herramientas adecuadas, es una oportunidad para mejorar significativamente la gestión de los recursos humanos. Mantente al día con las regulaciones y considera la digitalización como una inversión en el futuro de tu empresa.

👉 Si quieres comprobarlo por ti mismo, optimizar la gestión del control horario de tu empresa y cumplir con la nueva ley de control horario, prueba Sesame HR por 14 días gratis.

Profesional con amplia experiencia de más de 20 años en diferentes áreas de los Recursos Humanos (Selección, Formación, Prevención de Riesgos Laborales, Gestión de Personal). Experiencia en Dpto de Dirección: Amplia visión de la empresa y los RRHH.

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