20 de noviembre, 2024

La implementación de un canal de denuncias en una empresa es un paso fundamental para garantizar la transparencia, la integridad y el cumplimiento de las normativas legales y éticas.

Incorporar un canal en la empresa que permita dar voz a todos los trabajadores es una tendencia cada vez más común en el contexto actual. Por ello, en este artículo te enseñaremos cómo implementar un canal de denuncias de forma exitosa. ¡Sigue leyendo!

Cómo implementar un canal de denuncias en la empresa

El protocolo de un canal de denuncias ha de estar completamente estructurado. Seguir los pasos adecuados te garantizará el éxito de este proceso, y evitará múltiples problemas. Los más destacados son los siguientes:

Incorporar todas las vías de comunicación disponibles

La transformación digital no es ajena a ningún canal de denuncias. Por esta razón, a la hora de definir los diferentes canales de comunicación, el ordenador o el teléfono móvil han de ser algunos de los principales.

Recuerda que es fundamental que sea cual sea la vía elegida ha de garantizar el anonimato.

Dotar al canal de un reglamento

Es importante que se limite el uso del buzón de sugerencias a todo lo que sea estrictamente necesario. No debe verse como un lugar donde dejar quejas o sugerencias sobre la empresa.

Por tanto, el equipo que designes para ello deberá elaborar una normativa que explique adecuadamente el uso de este canal.

Incluir a un responsable

¿Cómo implementar un canal de denuncias de forma correcta? Estos han de tener a un responsable que se ocupe de gestionar todas las incidencias que puedan producirse y llegar al buzón.

No es indispensable que sea una única persona, sino que puedes delegarlo a un equipo u órgano que esté colegiado.

Establecimiento de un protocolo

Además de la normativa, también es importante la elaboración de otro documento que determine el proceso a seguir en este canal.

El proceso de investigación también ha de definir la persona o el equipo que se encargará de cada una de las tareas hasta la resolución de cada expediente.

Registrar todas las denuncias

Cualquier incidencia que se denuncie ha de estar recogida en un libro.

Todos los trámites, investigaciones y resoluciones de cada caso es importante que estén completamente documentadas.

Publicitar el canal de denuncias

Una vez ya se ha puesto en marcha el canal de denuncias, es fundamental que se pueda difundir adecuadamente.

Es recomendable que incluyas una sección en la página web de tu negocio para que todos los empleados puedan detectarlo fácilmente.

Designar a un responsable de protección de datos

Este canal de denuncias es obligatorio para todas las empresas que tenga más de 50 empleados. Al mismo tiempo, otra de tus obligaciones cuando implementas acciones de este tipo es nombrar a un delegado de protección de datos.

Su objetivo será el de garantizar que los datos personales de los denunciantes, así como el de las personas denunciadas y los testigos, están protegidos en todo momento.

¿Qué Ley contempla un canal de denuncias?

A partir de este 2023, la obligatoriedad de un canal de denuncias estará directamente relacionada con el número de trabajadores que tengas en tu empresa. De ahí la importancia de saber cómo implementar un canal de denuncias.

Si es mayor a 50 deberás implementarlo. La ley del canal de denuncias está recogida en la Directiva (UE) 2019/1937 del Parlamento Europeo y del Consejo, de 23 de octubre de 2019.

Esta legislación se conoce también popularmente como la Directiva Whistleblower. Establece la existencia de dos tipos de denunciante. Por un lado, el que lo hace de manera formal, y por otro, el que prefiere mantener su anonimato.

Directiva (UE) 2019/1937

Conocida como la Directiva Whistleblower, esta normativa de la Unión Europea tiene como objetivo proteger a los denunciantes que reportan violaciones del derecho de la UE en varios ámbitos, como contratos públicos, servicios financieros, seguridad del producto y del transporte, salud pública, protección de datos, entre otros.

Transposición a la legislación Española

La directiva debe ser transpuesta al ordenamiento jurídico español, lo que implica la adaptación de las normativas nacionales para cumplir con los requisitos establecidos por la UE. Esto incluye la implementación de canales de denuncias internos y externos, y la protección contra represalias para los denunciantes.

Sea cual sea el caso que elija el denunciante, el protocolo ya establece mecanismos para protegerlos en caso de sufrir cualquier tipo de ataque físico o psicológico. También si existe algún tipo de soborno o tráfico de influencias.

No obstante, también pone mucho hincapié en que las denuncias que se lleven a cabo sean siempre fidedignas y comprobables.

Por ejemplo, no es posible utilizar estos canales para denunciar con mala intención o utilizando información de acceso público.

Aunque en el Código Penal ya existían leyes que protegían a los denunciantes en el caso de fraude o blanqueo de capitales, esta nueva directiva extiende este objetivo a otros tipos de denuncias en España.

Además, debe ser el denunciado el que pruebe su inocencia cuando se produzca una denuncia de este tipo. Algo que suele ser al revés en la mayoría de los delitos tipificados.

Las multas por violar esta directiva pueden llegar a ser muy costosas para la compañía, llegando hasta los 50.000 euros.

Por esta razón, incorporar un software de recursos humanos especializado puede ayudarte a cumplir con la legislación vigente. Además, cuenta con otras muchas funcionalidades, entre las que se incluyen llevar a cabo una encuesta de clima laboral.

Beneficios de la directiva whistleblower

La Directiva Whistleblower es un nuevo paso hacia la lucha contra la corrupción y la violación de los derechos laborales. Uno de los mayores beneficios que puedes encontrarte con esta legislación es una democratización de los denunciantes.

Esta ley se encarga de proteger a todos los denunciantes, independientemente del puesto que ocupen en el organigrama de la empresa.

La meta principal está en dotar de confianza y de un proceso sencillo al empleado, animándole a denunciar. Además, se evitan así posibles represalias en el futuro, especialmente cuando su objetivo es mejorar las condiciones laborales y también la situación de la compañía.

Se prioriza siempre la posibilidad de denunciar, al delito de divulgación de secretos corporativos o información personal.

Algunas de las áreas que abarcan esta nueva directiva van desde la contratación de personal hasta la protección de los productos o servicios que se ofertan, así como los derechos del consumidor.

Algunos de los beneficios de un canal de denuncias son:

Protección del denunciante: la directiva garantiza la protección de los denunciantes contra represalias, lo que fomenta la confianza y el valor para reportar irregularidades sin temor a consecuencias negativas.
Mejora de la cultura empresarial: promueve una cultura de integridad y transparencia, donde se valoran la ética y el cumplimiento normativo. Esto refuerza la reputación de la empresa y aumenta la confianza de empleados, clientes y otros stakeholders.
Prevención de conductas inapropiadas: la existencia de un canal de denuncias disuade a los empleados de participar en conductas inapropiadas, sabiendo que hay mecanismos para reportar y sancionar dichas acciones.
Detección temprana de irregularidades: permite la detección temprana de irregularidades y problemas internos, lo que facilita una intervención rápida y la mitigación de posibles daños o riesgos para la empresa.
Cumplimiento legal: asegura el cumplimiento de las normativas legales y evita posibles sanciones por parte de las autoridades reguladoras. Cumplir con la directiva es esencial para operar dentro del marco legal de la UE.
Mejora del ambiente laboral: fomenta un ambiente de trabajo más seguro y justo, donde los empleados sienten que sus preocupaciones son escuchadas y abordadas de manera adecuada.
Refuerzo de la responsabilidad corporativa: muestra el compromiso de la empresa con la responsabilidad social corporativa y las prácticas empresariales éticas, mejorando su imagen y competitividad en el mercado.

Como conclusión, saber cómo implementar un canal de denuncias es de vital importancia, ya que con la legislación actual hay compañías que tienen la obligación de llevarlo a cabo.

Adicionalmente, las multas por violación de esta legislación pueden llegar a ser muy elevadas. Disponer de un software de recursos humanos especializado es un gran paso adelante para la eficiencia de la compañía.

Importancia de utilizar un canal de denuncias en la empresa

Ahora bien, como directivo también puedes utilizar el canal de denuncias para promover el gobierno corporativo. Usar un sistema eficiente para recopilar y documentar irregularidades a través del canal de denuncias hará que tu empresa sea más transparente.

El canal de denuncias te da la opción de identificar y abordar problemas de manera rápida y sencilla. Así, puedes informar directamente de cualquier comportamiento inaceptable o malas prácticas que se encuentren en la empresa o en el lugar de trabajo.

Esto te da la oportunidad de tomar medidas de manera inmediata para solucionar los problemas y mejorar la cultura de trabajo.

Así, podrás garantizar que se cumpla la ley con una buena gestión del canal de denuncias. Y evitarás las sanciones correspondientes en caso contrario.

Denuncia y pruebas a aportar

Como responsable de gobierno corporativo, tu deber es haber instaurado un sistema de denuncias fiable y seguro. Todo para que los empleados se sientan cómodos al utilizar el canal de denuncias.

Esto significa darles la opción de denunciar con su identidad o mantener el anonimato. Y estos son los parámetros a los que tú deberías enfrentarte también. En este sentido, algunos elementos clave son:

Ofrecer estructuras de canalización simples.
Garantizar el anonimato del denunciante.
Asegurar tiempos rápidos para procesar la información recibida y disponer de los recursos necesarios para investigaciones exhaustivas.

En cuanto a las pruebas aportadas, también habrá que verificar si el caso presentado es verídico. En este sentido, es importante contar con una documentación seria, que avale lo dicho como denunciante.

A partir de ahí se pueden llevar a cabo acciones correctivas más eficaces. Eso sí, es imperativo aportar documentación real, con datos demostrables.

Ejemplos de uso para directivos

Como directivo, también puedes utilizar el canal de denuncias para asegurarte de que todos los asuntos y procedimientos internos se lleven a cabo con transparencia.

Por ejemplo, si hay alguna sospecha de manipulación de datos financieros, la presencia de documentación fraudulenta en tu organización o cualquier situación anómala que no cumpla con los reglamentos internos.

Al recibir la denuncia, se asignará un usuario responsable para la supervisión y el seguimiento del caso. Esta persona tendrá que controlar que el trámite siga los procedimientos adecuados y garantice una solución rápida que respete las leyes vigentes. Esto te asegurará la protección del negocio y los resultados favorables para tu empresa.

Implanta tu propio canal de denuncias con Sesame HR

Si quieres dar un paso más en tu camino hacia la transparencia y cumplimiento de la ley de canal de denuncias, quizás sea el momento.

Con el software de RRHH de Sesame HR, puedes implantar un canal de denuncias a medida. Con él proporcionarás a tus empleados, clientes y proveedores un espacio para comunicar irregularidades de forma anónima.

Usando este tipo de herramientas, cada usuario tendrá un ID único para identificar su caso. Además de poder acceder al mismo y tener un seguimiento del mismo en todo momento.

El proceso se iniciará con un solo clic, mientras adjuntan la información necesaria y los documentos que apoyen el objeto de la denuncia.

Tu equipo de RRHH también recibirá notificaciones cada vez que se inicie o se actualice una denuncia, para permanecer al día durante todo el proceso.

Cuando se trata de utilizar el canal de denuncias, es importante recordar que siempre se debe actuar de buena fe. Empleando Sesame HR serás capaz de garantizar la transparencia en tu organización, al tiempo que evitas posibles sanciones por no cumplir con la ley.

Con el canal de denuncias de Sesame HR, tus empleados pueden informar de manera confidencial sobre cualquier incidencia. Es, sin duda, la forma más efectiva de cumplir con los requisitos legales y asegurar la seguridad en tu empresa.

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Profesional de 𝐇𝐑 con experiencia dedicado a fomentar 𝐜𝐨𝐦𝐮𝐧𝐢𝐝𝐚𝐝𝐞𝐬 𝐜𝐨𝐥𝐚𝐛𝐨𝐫𝐚𝐭𝐢𝐯𝐚𝐬 fuertes entre líderes de RRHH. Como fundador del 𝐇𝐑 𝐂𝐥𝐮𝐛 y la 𝐇𝐑 𝐂𝐨𝐦𝐦𝐮𝐧𝐢𝐭𝐲, utilizo mis más de 15 años de experiencia para mejorar el panorama profesional de los líderes de RRHH.

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