26 de octubre, 2023

¿Tienes la impresión de estar perdiendo el tiempo cuando preparas un informe de nómina? No te preocupes, no eres el único. Como profesional de Recursos Humanos, puede ser frustrante tener que dedicar horas a revisar y corregir datos.

Pero tenemos buenas noticias. La inteligencia artificial ha llegado para facilitarte la vida y hacer que los procesos de nómina sean más eficientes. En este artículo te mostramos cómo optimizar la elaboración de informes de nómina con la ayuda de la Inteligencia Artificial en Recursos Humanos.

¿Qué es un informe de nómina?

Un informe de nómina es un resumen periódico de los pagos realizados a tus empleados. Según el tipo elegido, contendrá unos u otros datos.

Con ayuda de la IA, puedes analizar datos y redactar informes según tus necesidades. Por lo general, deberás escoger entre uno u otro tipo de informe según la persona a la que vaya destinado.

Además, te servirán para detectar posibles incidencias o aspectos en los que poder realizar correcciones en tu gestión de nóminas.

Tipos de reportes de nómina

Existen diferentes tipos de reportes de nómina, aunque todos son esenciales para llevar un control eficiente de tus gastos. Te los explicaremos a continuación.

Con la ayuda de un programa de nóminas con IA, podrás automatizar la creación de estos reportes.

1. Informes de empresa

Un informe de nómina de empresa detalla de forma general todos los pagos hechos a los empleados en un periodo determinado. Contiene información como:

Las horas totales trabajadas.
Los pagos realizados.
Los impuestos pagados por parte de la empresa.
Las deducciones de nómina aplicadas a los trabajadores.

Con estos informes internos, tendrás una visión global de tu empresa y podrás tomar mejores decisiones a nivel presupuestario.

2. Informes de empleados

Un informe de nómina de empleados pondrá el foco en toda la información generada por empleado. Este tipo de informe puede ser útil para comunicarte con tu asesoría si necesitas que te elabore tus nóminas por primera vez.

Este deberá contener tablas con todos los datos relevantes por cada empleado, como puede ser:

Sus datos personales.
Sus condiciones de contrato.
Sus devengos y deducciones.
Sus horas trabajadas.

Estos datos también se pueden usar para realizar un informe individualizado en caso de ser necesario para una posible revisión salarial.

3. Informes de impuestos sobre nóminas

Los informes de impuestos sobre nóminas pondrán el foco en los impuestos asociados a los pagos a los empleados.

En este caso, será de vital importancia desglosar, por una parte, los impuestos asignados al empleador. Y, por otra, a los empleados.

4. Informes sobre incidencias en nómina

Los informes sobre incidencias en nómina son fundamentales para evitar errores y mejorar la eficiencia en la generación de estas.

Pueden ser especialmente útiles para comunicarte con tu departamento de RRHH o con tu consultoría externa. Este informe pondrá el foco en todas las variables que hayan surgido de un mes para el otro en el pago a los empleados, como pueden ser:

Anticipos de sueldo.
Revisiones salariales.
Pagas extra.
Bajas y finiquitos.

5. Informes sobre otras métricas clave en nómina

También puedes generar informes detallados sobre otras métricas clave en nómina, como pueden ser el absentismo laboral o las horas extra remuneradas.

La IA analizará estos datos y te ofrecerá recomendaciones prácticas para mejorar en cada área.

Los informes periódicos te permitirán comparar, ver la evolución y evaluar el impacto de las acciones que tomes. Con datos objetivos podrás también demostrar tu efectividad.

¿Cómo hacer un informe de nóminas con IA?

Ha llegado el momento de automatizar y mejorar tus informes de nómina. Con la ayuda de la Inteligencia Artificial en RRHH puedes generar informes eficientes en cuestión de segundos.

Si te interesa, prueba Sesame AI y conviértete en uno de los primeros en disfrutar de sus ventajas. Mejora tu productividad y ahorra recursos con la ayuda de la inteligencia artificial. ¡Sigue leyendo más para avanzar!

1. Elige el tipo de reporte de nóminas

¿Recuerdas el listado que te dimos al principio? Una vez tengas claro el tipo de reporte de nómina que necesitas, podrás generarlo de forma rápida y sencilla con la ayuda de herramientas de IA.

Para elegir uno, deberás tener claro antes con qué objetivo vas a elaborar tu informe y a quién se dirige.

2. Establece el periodo de tiempo

Para realizar un informe de nómina eficiente, debes establecer claramente el periodo de tiempo que cubrirá. Por ejemplo, ¿será semanal, quincenal o mensual?

Una vez más, esto dependerá del objetivo y para quién estés generando este informe. No es lo mismo preparar un informe mensual de incidencias en nómina para tu asesoría, que hacer una recopilación anual de gastos en nómina para evaluar pagos con tu equipo financiero.

3. Recopila los datos en tablas y gráficos

Recopilar los datos de tus informes de nómina en tablas y gráficos claros te permitirá tener una visión mucho más organizada de la información.

Con la información ordenada en tablas, podrás detectar áreas de oportunidad y optimizar procesos con un solo vistazo.

Independientemente del tamaño de tu empresa, llevar un control adecuado de la nómina es fundamental. Con herramientas como el software de nóminas de Sesame HR, podrás automatizar y optimizar este proceso, ahorrando tiempo y dinero.

4. Genera los prompts

Para poder pasar a la acción, deberás establecer unos prompts o “instrucciones” para que el software pueda realizar de forma correcta el informe de nómina elegido.

En este paso, deberás dar unas especificaciones muy concretas sobre el tipo de reporte que quieres, el periodo a analizar, los datos a tener en cuenta y a quién se dirige el documento.

Por ejemplo, podrías preparar un prompt que diga: “Redacta un informe anual de las nóminas del departamento de producción para evaluar una posible revisión salarial junto con el CEO de la empresa”.

“Quiero que mi informe incluya los siguientes datos y los analice: horas trabajadas, sueldo por hora, horas extras, etc.”

Este proceso suele llevar mucho tiempo, pero gracias a la IA puedes automatizar la selección y redacción del informe.

5. Redacta el análisis para el informe de nóminas

Con la ayuda de la IA, podrás generar informes de nómina eficientes, precisos y claros de forma rápida y sencilla.

Para redactar el análisis, solo deberás introducir los prompts que creaste en el punto anterior e ir corrigiéndolos según los resultados obtenidos.

6. Establece un plan de acción

Una vez tengas tu informe de nómina, solo queda pasar a la acción. Es el momento de pedirle a la IA que te sugiera un posible plan de acción para completar tu reporte.

Con un plan de acción claro, la tecnología adecuada y el equipo correcto, podrás generar informes de nómina mucho más eficientes. Tu empresa y empleados te lo agradecerán.

Redacta tus informes de nóminas con Sesame IA

Con la ayuda de Sesame IA, redactar informes de RRHH es muy sencillo. Solo tienes que seguir el proceso que te acabamos de explicar, y la inteligencia artificial se encarga del resto.

Nuestra IA analiza la información de tu base de datos de empleados y la procesa de forma automatizada. Así te ahorras el tedioso trabajo de analizar datos y redactar informes.

Con la ayuda de software, la creación de informes de nómina deja de ser una tarea tediosa para convertirse en un proceso eficiente. Si quieres saber más sobre nuestro software de RRHH, solo tienes que pedir una demostración de 14 días en Sesame HR. ¡Estamos aquí para ayudarte!

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Ricardo López

HR Payroll Specialist en Sesame HR | Web | + posts

Ricardo López ha forjado una carrera sólida en el ámbito de recursos humanos, destacándose en la administración de nóminas, gestión de relaciones laborales, y asesoramiento en el área de empleo. Su formación académica en derecho laboral y recursos humanos, combinada con su experiencia en empresas como Zeus - Smart Visual Data, Sesame HR, y Grupo Noa's, le ha permitido desarrollar una comprensión integral de la dinámica laboral y la gestión de personal.

Con una experiencia de más de 10 años, ha desarrollado una habilidad probada en la administración de beneficios, la documentación de recursos humanos, y la orientación laboral, Ricardo sigue contribuyendo al desarrollo eficiente y humano de las organizaciones en las que trabaja.

¿Cómo hacer un informe de nómina eficiente con ayuda de la IA?

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