6 de agosto, 2024

¿Te has preguntado alguna vez para qué sirve llevar un informe de gastos de una empresa? Un reporte de gastos bien elaborado te permite tener una visión clara de dónde se está yendo tu dinero, identificar áreas de oportunidad para ahorrar costes y maximizar beneficios.

La gestión de los gastos es crucial para cualquier empresa que desee mantener una buena salud financiera y operar de manera eficiente. Un informe de gastos de empresa es una herramienta fundamental para llevar un control detallado de las finanzas, identificar áreas de mejora y asegurar una planificación adecuada.

Además, te facilita la toma de decisiones que te ayudarán a solucionar problemas de presupuesto y hacer crecer tu empresa de manera más sostenible. Así que si quieres tener al día el control de gastos de tu empresa, ¡continúa leyendo!

¿Para qué sirve un informe de gastos?

Un informe de gastos de empresa te permite llevar un mayor control sobre tus finanzas. Te ayuda a optimizar tu presupuesto y facilita la contabilidad, además de simplificar tus deducciones fiscales.

Con un informe de gastos empresariales podrás verificar que tus empleados estén usando el dinero de la empresa de forma responsable y transparente.

Tus colaboradores deberán registrar cada ticket de gastos, anotando el importe y el motivo, y adjuntando el comprobante correspondiente. De esta forma tendrás una visión general de en qué se está invirtiendo el presupuesto mensual.

Un informe de gastos de empresa tiene varios propósitos importantes:

Control y supervisión financiera: permite a la dirección supervisar cómo se están utilizando los fondos de la empresa, asegurando que se gasten de manera eficiente y conforme al presupuesto.
Identificación de desviaciones: ayuda a detectar desviaciones del presupuesto planificado, permitiendo tomar acciones correctivas antes de que se conviertan en problemas mayores.
Planificación y presupuestación: proporciona datos históricos sobre los gastos, que son esenciales para la planificación futura y la elaboración de presupuestos realistas.
Cumplimiento normativo: asegura que la empresa cumpla con las normativas fiscales y contables, facilitando la auditoría y el cumplimiento de las obligaciones legales.
Toma de decisiones: proporciona información crítica para la toma de decisiones estratégicas, como la inversión en nuevos proyectos, reducción de costos o renegociación de contratos.
Transparencia y responsabilidad: fomenta la transparencia en la gestión financiera y la responsabilidad entre los empleados, promoviendo una cultura de rendición de cuentas.

En definitiva, implementar un informe de gastos de empresa te permitirá tomar mejores decisiones basadas en datos reales. Podrás detectar oportunidades de ahorro, evitar malgastar recursos y tener una empresa mucho más rentable.

Cómo hacer un informe de gastos de una empresa

Si quieres controlar los gastos de tu empresa de forma eficiente, necesitas generar informes periódicos. Un buen informe de gastos de empresa te proporcionará visibilidad sobre el uso de los recursos de tu empresa y te permite optimizarlos para maximizar ganancias.

Si quieres crear uno, te recomendamos seguir los siguientes pasos.

1. Definir el objetivo

Definir el objetivo de tu informe de gastos de empresa es clave para maximizar su utilidad. ¿Qué quieres lograr? ¿Bajar costes en el departamento comercial? ¿O quizás optimizar procesos de producción?

Sea cual sea tu objetivo, asegúrate de que el documento proporcione información concisa, completa y fácil de entender. De lo contrario, no será útil. Define también la periodicidad, que puede ser mensual, trimestral o anual. Esto dependerá de tus necesidades y del nivel de detalle que requieras.

En resumen, tener muy claro el propósito del informe de gastos de empresa te permitirá obtener el máximo provecho.

2. Apostar por el registro digital de recibos

Tener un control eficiente de los gastos de tu empresa es fundamental para no perder tiempo. Por ello, es importante que tus empleados puedan registrar sus recibos de forma sencilla para que tú puedas aprobarlos sin complicaciones.

Una de las mejores opciones es usar una aplicación móvil de control de gastos. De esta manera, tus trabajadores podrán hacer una foto del ticket, apenas lo reciban y subirla a la app. Allí deberán completar algunos datos como el concepto, fecha e importe del gasto.

En cuestión de segundos, tú recibirás una notificación para revisar y aprobar o denegar ese gasto. Así tendrás una visión clara y ordenada de todos los gastos de la compañía.

Tus colaboradores también podrán consultar el historial de sus gastos aprobados en cualquier momento para corregir posibles errores. Es decir, tendrás la información centralizada y disponible desde cualquier dispositivo.

3. Organizar datos con ayuda de software

Una vez tengas tus facturas y datos digitalizados, podrás organizarlos por tablas y categorías para realizar el informe de gastos de empresa.

También puedes generar gráficos con el resumen de tus tipos de gastos. Así podrás analizar tus gastos mensuales o anuales por departamentos para detectar áreas de oportunidad.

Un informe de gastos de empresa actualizado te dará una visión integral de tu negocio. Podrás tomar mejores decisiones basadas en datos reales y no en percepciones.

4. Redactar el documento con ayuda de la IA

Ahora que ya tienes los datos, ha llegado el momento de redactar el informe de gastos empresariales. Si quieres acelerar el proceso, puedes apostar por el uso de la Inteligencia Artificial en RRHH.

Según el objetivo marcado, tu documento puede ser más generalista o específico. No obstante, hay una serie de apartados que deberás incluir para que sea lo más completo posible. Estos contenidos te los detallamos en los siguientes apartados.

No te olvides de comparar los totales de tus gastos reales versus el presupuesto que tenías planeado. Busca formas de reducir costes en aquellas áreas que se pasaron de presupuesto.

Revisa tu informe de gastos de empresa de manera mensual o trimestral para ir corrigiendo poco a poco las desviaciones.

5. Compartir conclusiones con otros departamentos

Compartir las conclusiones de tu informe de gastos de empresa con otros departamentos de la empresa es fundamental para poder mantener o rectificar los presupuestos de la empresa.

Hablar sobre las conclusiones con tu plantilla garantizará que todos estéis en la misma página. Además, los empleados deben colaborar para encontrar formas de ahorrar dinero y ser más eficientes. Tal vez otro equipo ha encontrado proveedores menos costosos.

Puedes estudiar si asignar fondos a áreas que generan más ingresos y recortar gastos innecesarios. De este modo, tu empresa puede seguir creciendo de forma sostenible.

Contenido de un informe de gastos de empresa

Para elaborar un informe de gastos de empresa, es recomendable incluir siempre cierto tipo de información. De hecho, lo ideal es que incluyas estos puntos:

Identificación de la empresa y el empleado que realiza el gasto. Incluye datos como nombre de la compañía, nombre del empleado y cargo.
Período que cubre el informe. También incluye el número de informe.
Un resumen de los gastos realizados en el período, ordenados cronológicamente por fecha.
Descripción y justificación de cada gasto. Explica el motivo del desembolso y adjunta los comprobantes correspondientes.
Clasifica cada gasto dentro de una categoría: materiales de producción, eventos, etc. Esto te permite analizar dónde se concentran tus gastos.
Especifica los importes, también si incluyen IVA y los exentos de IVA.
Incluye observaciones relevantes sobre algún gasto si procede.
Compara con períodos anteriores. Ver cómo han evolucionado los gastos a lo largo del tiempo te permitirá detectar desviaciones y tomar acciones correctivas.
Análisis e interpretación de los resultados. No basta con mostrar números, es importante explicar las causas de los incrementos o reducciones de costes y proponer iniciativas para optimizar el presupuesto.
Proyecciones y presupuestos. Incluye tus estimaciones de gastos para los próximos períodos y establece límites razonables para controlar los costes.

Un informe de gastos de empresa bien elaborado te proporciona una radiografía de los desembolsos de tu negocio. Te permite detectar áreas de oportunidad para optimizar la gestión de gastos de empresa. Sin duda, es una herramienta clave para mejorar la rentabilidad de tu empresa.

Sesame HR te ayuda con los informes de gastos

Ya lo has visto. Un informe de gastos de empresa es una herramienta clave para llevar un control eficiente de las finanzas de tu empresa.

Si quieres llevarlo a otro nivel, puedes optar por la ayuda de un software como el de Sesame HR. Con nuestro programa, tus empleados podrán subir sus recibos de gastos directamente para que tú los apruebes.

Además, quedarán archivados en el histórico de gastos para que puedan corregirlos en caso de ser necesario. Estos datos quedarán centralizados para que los puedas consultar cuando quieras.

La gestión manual de los informes de gastos puede ser una tarea tediosa y propensa a errores. Herramientas como Sesame HR facilitan este proceso de manera significativa, proporcionando varias ventajas:

Automatización del registro de gastos: permite a los empleados ingresar sus gastos de manera rápida y sencilla, con la opción de adjuntar recibos y facturas digitales. Esto reduce el tiempo y los errores asociados con el registro manual.
Clasificación automática: clasifica automáticamente los gastos en categorías predeterminadas, facilitando el análisis y la elaboración de informes.
Integración con software contable: se integra fácilmente con otros sistemas de contabilidad y finanzas, asegurando que los datos estén siempre actualizados y sincronizados.
Generación de informes: genera informes de gastos detallados y personalizables con solo unos pocos clics, incluyendo gráficos y tablas que mejoran la presentación de los datos.
Acceso en tiempo real: proporciona acceso en tiempo real a los datos de gastos, permitiendo a los responsables financieros monitorear el uso de los fondos y tomar decisiones informadas rápidamente.
Cumplimiento y auditoría: facilita el cumplimiento de las normativas fiscales y contables, y simplifica el proceso de auditoría al mantener todos los registros organizados y accesibles.
Feedback y mejora continua: permite recopilar feedback de los empleados sobre el proceso de gestión de gastos, identificando áreas de mejora y ajustando las políticas según sea necesario.

No dejes que la cantidad de datos te abrume, herramientas como la Inteligencia Artificial en RRHH pueden ayudarte. Si quieres saber más sobre nuestra herramienta, sigue leyendo en nuestra sección de recursos. ¡Somos tu software de RRHH de referencia!

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Ricardo López

HR Payroll Specialist en Sesame HR | Web | + posts

Ricardo López ha forjado una carrera sólida en el ámbito de recursos humanos, destacándose en la administración de nóminas, gestión de relaciones laborales, y asesoramiento en el área de empleo. Su formación académica en derecho laboral y recursos humanos, combinada con su experiencia en empresas como Zeus - Smart Visual Data, Sesame HR, y Grupo Noa's, le ha permitido desarrollar una comprensión integral de la dinámica laboral y la gestión de personal.

Con una experiencia de más de 10 años, ha desarrollado una habilidad probada en la administración de beneficios, la documentación de recursos humanos, y la orientación laboral, Ricardo sigue contribuyendo al desarrollo eficiente y humano de las organizaciones en las que trabaja.

¿Para qué sirve un informe de gastos de empresa y cómo hacerlo?

¿Para qué sirve un informe de gastos?